ĻĪŃŅĄĶĪĀĖÅĶČÅ

ĻĪŃŅĄĶĪĀĖÅĶČÅ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЛИТОВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ от 22 июля 1993 г. N 551 Вильнюс Об утверждении Регламента хранения, упорядочения, изучения и использования архивных документов особой важностияя —————————————————————————————————————— Во исполнение постановления Сейма Литовской Республики от 1 июня 1993 г. N I-168 "О внесении изменений в постановление Верховного Совета Литовской Республики "Об учреждении Государственного центра по изучению геноцида населения Литвы и о порядке введения в действие Закона Литовской Республики "О сохранении архивов особой важности" Правительство Литовской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить Регламент хранения, упорядочения, изучения и использования архивных документов особой важности (прилагается). Премьер-Министр Адолфас Шляжявичюс Министр юстиции Йонас Прапестис __ УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Литовской Республики от 22 июля 1993 г. N 551яяя РЕГЛАМЕНТ хранения, упорядочения, изучения и использования архивных документов особой важности Общие положения _______________

1. Настоящий Регламент устанавливает порядок хранения, упорядочения, изучения и использования архивных документов особой важности (в дальнейшем - документы).
2. Документы хранятся, упорядочиваются, изучаются и используются в соответствии с Законом Литовской Республики об архивах, Законом Литовской Республики "О сохранении архивов особой важности", постановлением Сейма Литовской Республики от 1 июня 1993 г. N I-168, Положением о Государственном архивном фонде Литвы, Временным порядком охраны тайн Литовской Республики и перечнем сведений, составляющих государственную тайну Литовской Республики.
3. Хранение, упорядочение, изучение и использование архивных документов подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР до передачи этих документов в ведение Генеральной дирекции архивов Литвы организуются рабочими группами Временной комиссии Верховного Совета по расследованию деятельности КГБ Советского Союза в Литве (в дальнейшем - рабочие группы) на основе программы, предусматривающей конкретные работы и порядок их выполнения. Программу составляют руководители рабочих групп в месячный срок со дня утверждения настоящего Регламента. Руководители рабочих групп для каждого из работников своей группы устанавливают конкретные обязанности и отвечают за организацию работы.
4. Для решения методических вопросов, касающихся хранения, упорядочения, изучения и использования неупорядоченных документов, генеральный директор архивов Литвы создает методическую комиссию из представителей заинтересованных институций.
5. После передачи документов в ведение Генеральной дирекции архивов Литвы их хранение и использование организуются в соответствии с настоящим Регламентом и другими нормативными документами. Перед выполнением отдельных работ разрабатываются методические указания и инструкции. Учет документов _______________
6. Учетные документы архивов особой важности составляются и заполняются согласно требованиям, установленным для Государственного архивного фонда.
7. Неупорядоченные документы и дела подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР, а также так называемых первых отделов бывших учреждений, предприятий и организаций Литовской ССР инвентаризуются путем составления их перечней.
8. Для всего упорядоченного фонда документов составляются описи, а также оформляются лист и дело фонда.
9. Для ведения учета информационных систем (картотек, каталогов, справочников) заполняется журнал, составляется регистр связанных с сопротивлением документов. Создаются автоматизированная система учета документов и информационно-поисковая система.
10. Для ведения учета микрофильмов запасного и используемого фонда заполняются книги получения этих фондов, составляются описи. Хранение документов ___________________
11. Документы хранятся в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях с охранной и противопожарной сигнализацией. В техническом отношении должным образом оборудованных хранилищах соблюдается оптимальный режим хранения документов. Хранилища архивных документов подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в ЛитовскойяССР охраняются вооруженной охраной.
12. Документы по характеру хранения подразделяются на документы общего и специального хранения. В документах специального хранения содержатся сведения, составляющие государственную тайну.
13. Документы хранятся на полках, в ящиках или в папках, с тем чтобы защитить их от пыли, прямых солнечных лучей или другого отрицательного источника воздействия. Физически поврежденные документы подлежат реставрации.
14. Архивные документы и дела подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в ЛитовскойяССР согласно инвентаризационному перечню передаются руководителями рабочих групп назначенным ими фондодержателям.
15. Дела из хранилищ выдаются: 15.
16. работникам архива и читателям (после заполнения листка заказа); 15.
17. Верховному Суду, Генеральной прокуратуре и Службе безопасности Литовской Республики для временного пользования (с разрешением, в виде исключения, выноса дел из архива согласно акту). Выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел, в которой за каждое дело расписывается получившее его лицо, а при возврате дел в хранилище - фондодержатель. В каждое выдаваемое из хранилищ дело вклеивается лист пользования документами. При выдаче и приеме дел проверяется физическое состояние содержащихся в них документов. Ответственность за сохранность дел в хранилище несет фондодержатель, а при пользовании ими - пользователь.
18. В конце рабочего дня хранилища опечатываются и включается сигнализация. Не возвращенные в хранилища необходимые для работы дела хранятся в находящихся в кабинетах сейфах. Порядок хранения ключей и печатей устанавливается руководителем учреждения.
19. На время упорядочения архивных документов подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР дела и документы из хранилищ выдаются и принимаются фондодержателями обеих рабочих групп, а хранилища опечатываются их печатями. Сейфы с ключами хранилищ и архивными документами опечатываются обоими руководителями рабочих групп.
20. Для обеспечения сохранности оригиналов документов создается фонд использования важных документов. С документов этого фонда снимаются копии в виде микрофильмов. Со всех архивных документов подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР снимаются копии в виде микрофильмов, а также создаются их запасной и используемый фонды. Находящиеся в уголовных делах изъятые у лиц документы и вещи их владельцам возврату не подлежат. По желанию их владельцев им выдаются копии документов. Объекты неархивного хранения согласно акту могут быть переданы в музей. Упорядочение документов _______________________
21. Документы упорядочиваются по традиционно сформировавшейся системе ведения дел.
22. Упорядоченные дела подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР распределяются по группам согласно структурному, хронологическому, предметному, географическому и другим критериям, описываются, перенумеровываются, шифруются по утвержденной методической комиссией схеме ведения дел.
23. Не включенные в дела документы (разрозненные материалы) подлежат упорядочению. Упорядочение таких документов включает в себя: 21.
24. изучение документов с учетом их состава, содержания, физического состояния и их систематизацию на основании имеющих преобладающее значение критериев; 21.
25. составление дел - группирование отобранных по соответствующим критериям документов по делам, в которых они располагаются в хронологическом, тематическом, алфавитном порядке. Удостоверения личности, снимки, карты и другие материалы вкладываются в конверты; 21.
26. написание заглавий дел на титульном листе. Лист вклеивается или вшивается в начале дела. Написанное в краткой форме заглавие должно отражать содержание документов; 21.
27. нумерацию листов сформированных дел. Листы ранее пронумерованных дел при необходимости перенумеровываются. Содержащиеся в делах конверты нумеруются в порядке очередности. Содержащиеся в них документы и другие приложения нумеруются отдельно. В утвердительном листе указываются имеющееся количество листов, недостающие листы, количество листов с физическими повреждениями и повреждений, а также количество конвертов и содержащихся в них документов или других приложений; 21.
28. составление внутренней описи дела. В описи указываются порядковый номер, наименование документа, листы документа согласно нумерации, конверты и содержащиеся в них документы или предметы; 21.
29. шифрование дел (по выбранной для сгруппированных дел схеме запись архивного номера на титульном листе). Шифр составляют номер фонда, номер описи, номер дела. Номер дела обозначает его порядковый номер в описи; 21.
30. прошнуровывание дел и их передачу фондодержателю; 21.
31. запись всех зашифрованных дел в соответствующую опись. Опись составляют титульный лист, содержание описи, перечень дел, предисловие к описи, схема систематизации, информационные указетели, описание сокращений, таблица перешифрования дел, утвердительная опись; 21.
32. историческую справку фонда (описание истории составителя фонда и состава документов).
33. Описи документов утверждаются руководителем учреждения, осуществляющего хранение документов, по согласованию с экспертной комиссией этого учреждения и экспертной комиссией архива, принимающего документы на государственное хранение. Описи подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР утверждаются руководителями рабочих групп по согласованию с методической комиссией.
34. Методическая литература особой важности и не включенные в дела печатные издания составляют отдельную опись фонда. Изучение и использование документов ___________________________________
35. На время упорядочения документов до их окончательной передачи в ведение Генеральной дирекции архивов Литвы ими могут пользоваться только лица, уполномоченные руководителями Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Службы безопасности Литовской Республики и Государственного центра по изучению геноцида населения Литвы. Документами, переданными в ведение Генеральной дирекции архивов Литвы, в установленном законодательством порядке может пользоваться руководитель архива, а документами, в которых содержатся сведения, составляющие государственную тайну, - руководитель архива по ходатайству руководителя Службы безопасности.
36. Документами могут пользоваться представители научных и правоохранительных институций по представлении ходатайства институции, в котором указываются имя, фамилия исследователя, место его работы или учебы, должность, тема работы и хронологические ее границы. С делами о ссылке или уголовными делами могут ознакомиться бывшие ссыльные и политзаключенные, а в случае их смерти - члены их семей. Исследователи иностранных государств представляют ходатайство соответствующей институции Литовской Республики, в котором указывается конкретный объект изучения.
37. Лица, имеющие разрешение на пользование документами, дают письменное обязательство об ответственности за состояние документов, аутентичное использование содержащейся в них информации и достоверность фактов.
38. Лицам, получившим разрешение на пользование документами, выделяется специальная рабочая комната (читальня), где читателей обслуживает и работу с ними организует заведующий читальней. Читатель заполняет анкету установленного образца и знакомится с правилами работы исследователей в читальнях архивов.
39. На каждого читателя заводится личное дело, в которое входит: 28.
40. ходатайство институции с резолюцией руководителя архива, позволяющая пользоваться документами; 28.
41. анкета читателя; 28.
42. заказы на получение дел. Каждое личное дело регистрируется в журнале регистрации читателей.
43. Посещения исследователей читален регистрируются в журнале.
44. Дела выдаются читателю только по изучаемой теме. На один день читатель может заказать не более 10 дел (до 3000 листов). При наличии в архиве копий документов их оригиналы исследователям и читателям не выдаются.
45. Получив заказанные документы, читатель проверяет их состояние и расписывается на листке заказа. Читатель своей подписью подтверждает должное состояние полученных дел и свою ответственность на время пользования ими.
46. Читателям запрещается делать в архивных документах отметки, подчеркивания, оставлять пометки, сгибать листы, передавать документы другому лицу, а также выносить их из помещений архива.
47. По окончании работы читатель каждый день сдает документы работнику читальни, который расписывается на листке заказа. В случае нехватки листов в возвращаемых документах или наличия в них повреждений составляется акт и читатель лишается права работать с документами. При наличии фактов хищения документов или сознательного их повреждения, а также при выявлении нарушения или повреждения текста документа виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке.
48. На время упорядочения архивных документов подразделения бывшего Комитета государственной безопасности (КГБ) СССР в Литовской ССР для изучения и пользования представляются описанные вне очереди рабочими группами документы, а именно пронумерованные архивные дела, имеющие внутреннюю опись и занесенные в журнал регистрации выдачи дел.
49. На основе имеющихся документов юридическим и физическим лицам выдаются справки, копии, выписки архивов. Бывшие политзаключенные и ссыльные имеют преимущественное право на получение таких документов. ___________________________