LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO VALDYBA SPRENDIMAS DĖL SEIMO KOMITETŲ IR KOMISIJŲ POS?DŽIŲ PROTOKOLŲ RA?YMO TAISYKLIŲ IR DOKUMENTŲ PERDAVIMO ARCHYVUI TVARKOS PATVIRTINIMO 1999 m. vasario 1 d. Nr. 1407 Vilnius Lietuvos Respublikos Seimo valdyba, vadovaudamasi Seimo statuto 125 straipsniu, n u s p r e n d ž i a : 1. Patvirtinti Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolų rašymo taisykles (pridedamos). 2. Patvirtinti Seimo komitetų ir komisijų dokumentų perdavimo Seimo kanceliarijos Archyvui tvarką (pridedama). 3. Sprendimas įsigalioja nuo priėmimo. LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO PIRMININKO PIRMASIS PAVADUOTOJAS ANDRIUS KUBILIUS PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos Seimo valdybos 1999 m. vasario 1 d. sprendimu Nr.1407 LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO KOMITETŲ IR KOMISIJŲ POSĖDŽIŲ PROTOKOLŲ RAŠYMO T A I S Y K L Ė S Protokolas - informacinis dokumentas, kuriame fiksuojami kolegialių organų (komitetų, komisijų) posėdžių (1 priedas) ar kitokių renginių eiga ir priimti sprendimai. Protokolas rašomas remiantis garso įrašais, įrašais kompaktiniuose diskuose įstaigos kolegialaus organo (Seimo komiteto, komisijos) bendrajame blanke. Dokumento pavadinimui skirtoje vietoje (iš 4-osios tabuliatoriaus padėties po 36 spausdintus ženklus (91,44
- mm)nuo kairiosios paraštės ribos) didžiosiomis raidėmis įrašomas žodis PROTOKOLAS, po juo Raštvedybos standarto numatytoje vietoje nurodoma data ir protokolo eilės numeris kalendoriniais (raštvedybos) metais. Protokolo teksto antraštėje rašomas kolegialaus organo darbo pobūdis ir rūšis, pvz.: komiteto (komisijos) posėdis, uždaras, išvažiuojamasis, išplėstinis, bendras (jungtinis) dviejų komitetų (komisijų) posėdis. Protokolas turi dvi dalis - įvadinę ir pagrindinę. Įvadinėje dalyje (įvade) nurodoma posėdžio pirmininkas, renginio dalyviai, darbotvarkė. Seimo komiteto (komisijos) posėdyje dalyvaujančių asmenų ir kviestųjų asmenų(nurodant jų atstovaujamą įstaigą ir pareigas) vardo raidės, pavardės su registracijos duomenimis pateikiamos atskiruose abėcėliniuose sąrašuose, kurie pridedami prie protokolo. Įvade surašomi svarstomieji klausimai (darbotvarkė). Kiekvienas darbotvarkės klausimas rašomas iš naujos eilutės. Darbotvarkė gali būti pridedama prie protokolo. Protokolo pagrindinėje dalyje kiekvieno klausimo svarstymo eiga surašoma pagal schemą SVARSTYTA - KALBĖJO - NUSPRĘSTA. Šie žodžiai spausdinami nuo kairiosios paraštės didžiosiomis raidėmis, po jų rašomas dvitaškis. Prieš žodį SVARSTYTA rašomas svarstomo klausimo numeris pagal darbotvarkę, po žodžio SVARSTYTA įrašomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo vardas ir pavardė, pareigos ir trumpas pranešimo turinys. Jei pranešimas pridedamas, nurodoma: (pranešimas pridedamas, X priedas). Pranešimas turi būti pranešėjo pasirašytas. Po žodžio KALBĖJO rašoma kalbėjusių asmenų vardai ir pavardės, pareigos ir trumpas jų kalbų turinys (jei tekstas nepridedamas). Kiekvieno kalbėjusiojo kalbos turinys rašomas iš naujos eilutės. Kalbos užrašomos ne pažodžiui, o atpasakojamos esamuoju (kalba, pritaria, siūlo…) arba būtuoju kartiniu laiku (kalbėjo, pritarė, pasiūlė…). Svarstymo pagrindinio komiteto posėdyje metu pagal galimybes daromas garso įrašas (ar įrašas kompaktiniame diske), o kalbos išsamiai protokoluojamos. Po žodžio NUSPRĘSTA užrašomas priimtas sprendimas svarstytu klausimu. Jeigu priimtas ne vienas sprendimas, tai kiekvienas rašomas iš naujos eilutės ir numeruojamas. Sprendimo punktai turi būti konkretūs ir aiškūs. Teisės akto projekto svarstymo pagrindiniame komitete metu pagal Seimo statuto 150 straipsnį turi būti priimtas vienas iš šių sprendimų, kuris pateikiamas projekto svarstymui Seimo posėdyje: 1) pritarti iniciatorių pateiktam arba komiteto patobulintam įstatymo projektui ir komiteto išvadoms; 2) pritarti arba nepritarti įstatymų leidybos iniciatyvos teisę turinčių asmenų pateiktoms įstatymo projekto pataisoms (pataisos, kurioms pritarta, įtraukiamos į komiteto patobulintą įstatymo projektą; visos iš šių asmenų gautos pataisos įtraukiamos į komiteto išvadas); 3) daryti svarstymo komitete pertrauką ir grąžinti įstatymo bei išvadų projektus tobulinti išvadų rengėjams, kurie turi atlikti komiteto nurodytus veiksmus; 4) paskelbti projektą visuomenei svarstyti; 5) grąžinti projektą iniciatoriams patobulinti; 6) projektą atmesti. Sprendimas dėl svarstyto teisės akto projekto įforminamas atskiru dokumentu - komiteto (komisijos) išvada, kuri pridedama prie protokolo. Protokole įrašoma: “išvada pridedama, X priedas”. Komiteto (komisijos) išvada yra išsamus svarstymo komitete (komisijoje) aprašymas, pateikiamas Seimui. Ta pačia tvarka protokoluojami kiti svarstomi dalykai. Protokolą pasirašo posėdžio pirmininkas - komiteto (komisijos) pirmininkas ir protokolą rašęs komiteto (komisijos) darbuotojas. Protokolai nevizuojami, nederinami. Seimui pateikiamos išvados, suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims siunčiami protokolų išrašai arba išvadų kopijos. Prie komiteto (komisijos) posėdžio protokolo pridedama: posėdyje dalyvaujančių asmenų abėcėlinis sąrašas ir registracijos duomenys, kviestųjų į posėdį asmenų abėcėlinis sąrašas ir registracijos duomenys, darbotvarkė (jei pateikiami kaip priedai, o ne įrašyti į protokolą), pranešėjo pasirašytas pranešimas (išvados, pastabos), jei jis buvo pateiktas protokoluojančiam posėdį asmeniui, kiti svarstomi dokumentai (teisės aktų projektai, įstaigų ir gyventojų pasiūlymai dėl teisės aktų ir kt.) ir išvados. Bendrų (jungtinių) komitetų posėdžių protokolai įforminami nurodant abiejų komitetų pavadinimus, suteikiant protokolui dvigubą registracijos numerį, pasirašant abiejų komitetų pirmininkams, kurie pirmininkauja paeiliui, bei protokolą rašiusiems darbuotojams (2 priedas). Seimo specialiosios tyrimo komisijos posėdžiai (Seimo statuto 238 straipsnis), susiję su apkaltos procesu, paprastai yra uždari. Posėdžių protokolai rašomi pagal teismo posėdžių protokolavimo pagrindines taisykles. Posėdžio protokolą pasirašo komisijos pirmininkas ir protokolą rašęs komisijos paskirtas sekretorius. Posėdžiuose išklausomi apkaltos proceso iniciatorių ir asmens, kuriam taikoma apkalta, (ar jų atstovų) paaiškinimai bei argumentai, apklausiami liudytojai, kurių sąrašas sudaromas pagal visų specialiosios tyrimo komisijos narių bei asmens, kuriam taikoma apkalta, pasiūlymus, renkami, tiriami ir vertinami kiti įrodymai bei įkalčiai, prireikus kviečiami ekspertai bei specialistai, diskutuojama. Posėdžiuose gali dalyvauti ir asmens, kuriam taikoma apkalta, advokatas. Liudytojai ir ekspertai kviečiami ir apklausiami pagal baudžiamojo proceso taisykles: jie įspėjami dėl atsakomybės už atsisakymą ar vengimą duoti parodymus ir už žinomai melagingus parodymus, o įspėjimas patvirtinamas jų parašais. Surašomas liudytojų apklausos protokolas, kuris, liudytojui perskaičius, gali būti papildytas ar pataisytas ir po to turi būti liudytojo pasirašytas. Ekspertai savo išvadas pateikia raštu ir pasirašo. Išvados turinys nurodytas Seimo statuto 241 straipsnyje. Specialioji tyrimo komisija , baigusi tyrimą, surašo išvadą, kurioje išdėstoma: 1) kaltinimo esmė, nusižengimo padarymo vieta ,laikas, būdai, motyvai ir kitos esminės aplinkybės; 2) nustatyti faktai ir įrodymai; 3) asmens, kuriam taikoma apkalta, paaiškinimai. Jeigu pareikšti kaltinimai nepasitvirtina, tai nurodoma išvadoje ir kartu trumpai apibūdinami atlikti tyrimo veiksmai. Atsižvelgiant į tyrimo rezultatus, išvados pabaigoje konstatuojama, ar yra pagrindas pradėti apkaltos procesą Seime, ar tokio pagrindo nėra. Seimo statuto 242, 243 straipsniuose nurodytas specialiosios tyrimo komisijos išvados tvirtinimas ir kaltinimų suformulavimas, kaltintojų skyrimas. 1 priedas (KOMITETO, KOMISIJOS BLANKAS) PROTOKOLAS 1997 03 25 Nr.15 Vilnius Komiteto (komisijos) posėdis Posėdžio pirmininkas (vardo raidė, pavardė) Protokolą rašė (pareigos, vardo raidė, pavardė) Dalyvavo: Nariai ................................................................................................................................................. (vardo raidė, pavardės (abėcėlės tvarka) arba sąrašas pridedamas, 1 priedas) Kviestieji asmenys ……………………................................................................................................................. (vardo raidė, pavardė, darbovietė, pareigos arba sąrašas pridedamas, 2 priedas) DARBOTVARKĖ: 1. ……………………………………………………………………………………. (klausimo pavadinimas, kas kuruoja) 2. ................................................................................................................................. 1. SVARSTYTA: ..................................................................................................................................... (klausimo pavadinimas, pranešėjo vardas, pavardė, trumpas pranešimo turinys arba pranešimas pridedamas, 3 priedas) KALBĖJO: ........................................................................................................................... (vardas, pavardė, trumpas pastabų, pasiūlymų turinys) NUSPRĘSTA: ……............................................................................................................................. (sprendimas (sprendimai), išvada pridedama, 4 priedas) Balsavimo rezultatai: ............................................................................................................ 2. SVARSTYTA: .................................................................................................................. KALBĖJO: ........................................................................................................................... NUSPRĘSTA: ……….......................................................................................................... Komiteto (komisijos) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) pirmininkas Protokolą rašė komiteto (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (komisijos) padėjėja 2 priedas (SEIMO BLANKAS) (PIRMOJO KOMITETO PAVADINIMAS) PROTOKOLAS (ANTROJO KOMITETO PAVADINIMAS) 1997 03 25 Nr.15 / 17 Vilnius Bendras komitetų posėdis Posėdžio pirmininkai: Biudžeto ir finansų komiteto pirmininkė (vardo raidė, pavardė) Ekonomikos komiteto pirmininkas (vardo raidė, pavardė) Protokolą rašė: (Pareigos, vardo raidė, pavardė) (Pareigos, vardo raidė, pavardė) Dalyvavo: Nariai ..................................................................................................................................... (vardo raidė, pavardės abėcėlės tvarka arba sąrašas pridedamas, 1 priedas) Kviestieji asmenys ............................................................................................................... (vardo raidė, pavardė, darbovietė, pareigos arba sąrašas pridedamas, 2 priedas) DARBOTVARKĖ: 1. ................................................................................................................................ (klausimo pavadinimas, kas kuruoja) 2. ................................................................................................................................ 1. SVARSTYTA: ..................................................................................................................................... (klausimo pavadinimas, pranešėjo vardas, pavardė, trumpas pranešimo turinys arba pranešimas pridedamas (3 priedas) KALBĖJO: ............................................................................................................................ (vardas, pavardė, trumpas pastabų, pasiūlymų turinys) NUSPRĘSTA: ................................................................................................................................ (sprendimas (sprendimai), išvada pridedama, 4 priedas) Balsavimo rezultatai: ................................................................................................ 2. SVARSTYTA: ..................................................................................................................................... KALBĖJO: ........................................................................................................................... NUSPRĘSTA: ................................................................................................................................…. Biudžeto ir finansų Ekonomikos komiteto komiteto pirmininkė pirmininkas (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) Protokolą (1, 2 klausimai) rašė Protokolą (3, 4 klausimai) rašė (Pareigos) (Pareigos) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos Seimo valdybos 1999 m. vasario 1 d. sprendimu Nr.1407 LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO KOMITETŲ IR KOMISIJŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO SEIMO KANCELIARIJOS ARCHYVUI TVARKA Dokumentai, įvykdžius jų užduotis ar su jais susipažinus, suskirstomi ir segami į bylas pagal suderintą su Seimo bei Lietuvos valstybės naujojo archyvo ekspertų komisijomis ir Seimo kanclerio pavirtintą Seimo bylų nomenklatūrą. Raštvedybos bylos Seimo komitetuose ir komisijose iki jų perdavimo į Seimo kanceliarijos Archyvą laikomos spintose vertikaliai. Ant bylų viršelių nugarėlių turi būti užrašyti bylų indeksai ir antraštės pagal Seimo bylų nomenklatūrą. Ten pat turi būti spintoje saugomų bylų sąrašas - išrašas iš patvirtintos Seimo bylų nomenklatūros. Už dokumentų rengimą, tvarkymą, bylų formavimą, saugojimą Seimo komitetuose, komisijose ir jų perdavimą į Seimo kanceliarijos Archyvą atsakingi Seimo komitetų ir komisijų pirmininkai ir už raštvedybą atsakingi komitetų, komisijų darbuotojai (sekretorės, padėjėjai, konsultantai). Bylų formavimui raštvedyboje metodiškai vadovauja, šią veiklą koordinuoja ir kontroliuoja Seimo ekspertų komisija ir Seimo kanceliarijos raštvedybos vyriausioji konsultantė. Keičiantis Seimo komitetų, komisijų pirmininkams arba atsakingiems už raštvedybą darbuotojams, raštvedybos bylos turi būti perduodamos pagal aktą, dalyvaujant Seimo kanceliarijos raštvedybos vyriausiajai konsultantei (1 priedas). Pasibaigus metams, pirmajame Seimo bylų nomenklatūros egzemplioriuje Seimo kanceliarijos raštvedybos vyriausioji konsultantė užpildo skiltį "tomų skaičius" bei baigiamąjį nomenklatūros įrašą, kuriame susumuojama, kiek nuolatinio, ilgo, laikino saugojimo bylų susidarė Seime per metus. Šis Seimo bylų nomenklatūros egzempliorius su suvestinėmis žiniomis perduodamas į Seimo kanceliarijos Archyvą. Pasibaigus raštvedybos (kalendoriniams) metams, suformuotos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos vienerius metus gali būti saugomos Seimo komitetuose ir komisijose, po to perduodamos saugoti į Seimo kanceliarijos Archyvą.Visi laikinosios komisijos dokumentai turi būti perduoti Seimo kanceliarijos Archyvui ne vėliau kaip per 10 dienų, pasibaigus šios komisijos įgaliojimų laikui. Rengiant bylas perduoti į archyvą, komitetuose ir komisijose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo bylos (iki 10 metų) įforminamos iš dalies: dokumentai paliekami segtuvuose (bylos neįrišamos), lapai nenumeruojami, apyrašai nesudaromi, nes šių bylų apskaita tvarkoma pagal Seimo bylų nomenklatūrą. Tie laikino saugojimo dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, ekspertizės metu atrenkami naikinti, bylos įrašomos į aktą ir nustatyta tvarka perduodamos Seimo ekspertų komisijai, kuri peržiūri, derina aktus ir organizuoja dokumentų naikinimą. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylose pertvarkomas dokumentų chronologinis išdėstymas (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama - vėliausiu) atvirkščiai, negu buvo segama raštvedyboje. Patikrinama, ar nepažeisti pagrindiniai bylų formavimo raštvedyboje reikalavimai: 1. Nuolatinio, ilgo (daugiau kaip 10 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas, kaip ir nurodyta Seimo bylų nomenklatūroje. Tuo atveju, kai vienoje byloje kaupiami dokumentai, susiję su to paties klausimo sprendimu, saugotini skirtingą laiką, pasibaigus raštvedybos metams, iš šių dokumentų sudaromos dvi bylos: viena nuolatinio saugojimo, kita - laikino. 2. Į bylas segamų dokumentų turinys turi atitikti bylos antraštę pagal Seimo bylų nomenklatūrą. Negalima segti į bylą jai nepriklausančių dokumentų. 3. Į bylas galima segti tik tuos dokumentus, su kuriais darbuotojai supažindinti, kurių užduotys įvykdytos ir tai pažymėta dokumente ar yra kitas dokumentas, įrodantis dokumento užduoties įvykdymą. Raštai, kurių užduotys neįvykdytos, laikinai saugomi kontrolės aplanke ar aplankuose, o gavus atsakymą į išsiųstą raštą, įvykdžius dokumentų užduotis, dokumentai įsegami į atitinkamas bylas, užvestas pagal Seimo bylų nomenklatūrą. 4. Dokumentai, įforminti pažeidžiant galiojančius raštvedybos reikalavimus - Lietuvos standartą "Raštvedyba. Organizacinių-tvarkomųjų dokumentų įforminimo reikalavimai" LST 6.1-92 ir Raštvedybos taisykles, - į bylas nesegami ir grąžinami vykdytojui, kuris privalo teisingai ir galutinai dokumentą įforminti. 5. Į bylas grupuojami tik vienerių metų dokumentai, išskyrus įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo dokumentų bylas. 6. Vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu. Priedai, neatsižvelgiant į jų datas, pridedami prie tų dokumentų, kuriems priklauso. Dideli priedai gali sudaryti atskirus bylos tomus, pvz.: komitetų, komisijų posėdžių protokolų priedai - komiteto, komisijos posėdyje svarstyti Lietuvos Respublikos teisės aktų projektai. 7. Į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius: vidaus ir gaunamų dokumentų - pirmas egzempliorius, siunčiamų - dokumento kopija. Dokumentų juodraščiai, dubletai, grąžintini dokumentai į bylas nesegami. 8. Kad dokumentus būtų patogu skaityti ir kopijuoti, bylos formuojamos ne daugiau kaip 150-200 lapų, jeigu lapų daugiau, sudaromas antras bylos tomas. Patikrinus, ar nepažeisti pagrindiniai bylų formavimo raštvedyboje reikalavimai, lapai sunumeruojami, įforminamas bylos titulinis lapas, viršelis (2 priedas), jei reikia, sudaromas dokumentų vidaus apyrašas (3 priedas), parašomas baigiamasis įrašas (4 priedas), iš bylų išimamos sąvaržėlės ir bylos įrišamos į standartinius viršelius arba įdedamos į specialius aplankus. Numeruojami visi bylos lapai, išskyrus titulinį, vidaus apyrašo, baigiamojo įrašo ir tuščius lapus. Lapo numeris rašomas juodu grafitiniu pieštuku ar mechaniniu numeratoriumi arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe. Kelių tomų bylos numeruojamos atskirai. Bet kurio formato lapas, įrišamas į bylą iš vieno krašto, numeruojamas kaip vienas lapas, o sulenktas ir įrištas per vidurį - numeruojamas kaip du lapai. Fotografijos ar kita iliustracinė medžiaga numeruojama antroje pusėje, kairiajame viršutiniame kampe. Jei fotografijos, iškarpos ir pan. priklijuojamos ant popieriaus lapo, numeruojama kaip vienas lapas. Baigiamajame įraše turi būti pažymėta, kurie lapai turi priklijuotų fotografijų ar kitų dokumentų. Į bylą įrišti vokai su fotografijomis, dokumentais, kitais įdėklais taip pat numeruojami, kiekvienas įdėklas numeruojamas tolesniu numeriu po voko numerio. Jeigu įdėklų sunumeruoti negalima (medaliai ar pan.), jie pažymimi baigiamajame įraše. Jeigu numeruojant buvo padaryta daug klaidų, bylos lapai numeruojami iš naujo, senieji numeriai užbraukiami. Jeigu klaidų nedaug, lapų numeracija ištaisoma, ant nesunumeruoto lapo rašomas prieš jį esančio lapo numeris su raidėmis (a, b, c ir t.t.). Visos klaidos ir numeracijos pataisymai pažymimi baigiamajame įraše. Sunumeravus lapus, kiekvienos bylos pabaigoje įdedamas ir užpildomas baigiamojo įrašo blankas. Pernumeravus bylą, rašomas naujas baigiamasis įrašas, o senasis perbraukiamas. Norint palengvinti dokumentų, esančių bylose, kurių antraštės nenusako dokumentų turinio, paiešką, sudaromas dokumentų vidaus apyrašas (pavyzdžiui, komitetų, komisijų posėdžių protokolų bylose - priimtų išvadų; gyventojų pasiūlymų, pareiškimų, skundų ir susirašinėjimo jų sprendimo klausimais bylose - pareiškėjų). Vidaus apyrašo lapai numeruojami atskirai ir pažymimi bylos baigiamajame įraše. Visos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos privalo turėti titulinį lapą. Nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylos viršelyje ir tituliniame lape nurodoma: Seimo komiteto ar komisijos pavadinimas; bylos indeksas pagal Seimo bylų nomenklatūrą; bylos antraštė; bylos chronologinės ribos (datos); bylos lapų skaičius; bylos saugojimo terminas; bylos šifras (užrašomas Seimo kanceliarijos Archyve). Jeigu bylos formavimo laikotarpiu pasikeičia komiteto, komisijos pavadinimas, ra?omas paskutinis pavadinimas. Rašant antraštes ant bylos viršelio ir titulinio lapo, patikslinama bylos antraštė, užrašomi dokumentų (įstatymų, nutarimų, protokolų) numeriai. Pavyzdžiui, "Komiteto posėdžių protokolai su priedais Nr.1-Nr.8. Bylos viršelyje ir tituliniame lape nurodoma jos sudarymo raštvedyboje pradžios ir pabaigos data. Pavyzdžiui: Pradėta: 1997 01 10 Baigta: 1997 12 30 Jeigu data nurodoma bylos antraštėje, bylos sudarymo pradžios ir pabaigos nurodyti nereikia. Bylos lapų skaičius užrašomas vadovaujantis baigiamojo įrašo duomenimis. Ant nuolatinio saugojimo bylų užrašoma "saugoti nuolat", ant ilgo saugojimo bylų nurodomi metai. Bylos viršelyje įrašai daromi juodu rašalu arba tušu, o tituliniame lape spausdinami rašomąja mašinėle ar kompiuteriu. Aprašant audiokasetes, nurodomas įrašo turinys, įrašo data, kasetės gamybos Nr. ir trukmė. Aprašant įrašus kompaktiniuose diskuose, nurodomas įrašo turinys, įrašo data, kompaktinio disko numeris. Seimo kanceliarijos Archyvas priima baigtas, tinkamai sutvarkytas bylas pagal Seimo kanceliarijos vadovo patvirtintą grafiką. Bylos ir audiokasetės į Archyvą perduodamos pagal apyrašus (5, 6 priedai), kompaktiniai diskai perduodami pagal aktus (7 priedas). Apyrašai, aktai rašomi komiteto, komisijos blanke. Juos pasirašo atsakingas už raštvedybą darbuotojas, perdavęs bylas (audiokasetes, kompaktinius diskus), ir archyvo darbuotojas, jas priėmęs, nurodydamas gavimo datą, bylų (audiokasečių, kompaktinių diskų) skaičių. Priimant į Seimo kanceliarijos Archyvą bylas iš Seimo komitetų, komisijų, patikrinama, ar visos bylos tinkamai įformintos, ar Seimo bylų nomenklatūroje numatytos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos įrašytos į apyrašą ir perduodamos Archyvui. Jeigu bylų trūksta, surašomas bylų dingimo aktas, kurį pasirašo komiteto, komisijos pirmininkas. 1 priedas ................................................................ AKTAS (KOMITETO, KOMISIJOS BLANKAS) 199.. ... ... Nr. .......... ................................................................ Vilnius TVIRTINU Komiteto (komisijos) pirmininkas …….................................................. (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) 199... ... ... Dėl bylų perdavimo Pagrindas. Sekretorės J.Jonaitytės atleidimas iš pareigų, nutraukus darbo sutartį su Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarija. Dalyvaujant Seimo kanceliarijos raštvedybos vyr. konsultantei D.Malikėnaitei, J.Jonaitytė perdavė, o sekretorė A.Adomaitytė priėmė 199.... m. raštvedybos bylas: Eil.Nr. Bylos indeksas pagal Seimo bylų nomenklatūrą Bylos antraštė Saugojimo terminas Bylų sk. Lapų sk. Pastabos 1 2 3 4 5 6 1. 108-09 Komiteto posėdžių protokolai su priedais Nuolat 2 150 170 2. 108-10 Susirašinėjimas su Vyriausybe Nuolat 1 160 …………. …………… ……… …. ….. 10. …………. …………… ……… …. ….. Iš viso perduota 10 (dešimt) bylų. Aktas surašytas 3 egzemplioriais: pirmasis egz. - A.Adomaitytei; antrasis egz. - J.Jonaitytei; trečiasis egz. - Seimo kanceliarijos raštvedybos vyr.konsultantei. Perdavė Priėmė (Parašas) J.Jonaitytė (Parašas) A.Adomaitytė 2 priedas LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMAS FONDO Nr. ....................... APYRAŠO Nr. ................... BYLOS Nr. ...................... Ekonomikos komitetas -------------------------------------------------------- BYLA Nr. 108 - 09...................... tomas Nr. 1.................. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Komiteto posėdžių protokolai su priedais --------------------------------------------------------------------------------------------------------- (Nr.1 - Nr. 8) --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- PRADĖTA : 1997 01 10........................ BAIGTA : 1997 02 12........................... LAPŲ 180........................ SAUGOTI : nuolat................................................ 3 priedas Fondo Nr. .......... VIDAUS APYRAŠAS Apyrašo Nr. .......... Bylos Nr. .............. Eil. Nr. Dokumento indeksas Data Dokumento antraštė Lapų Nr. Pastabos Iš viso .......................................................................... dokumentų lapų (skaitmenimis ir žodžiais) Vidaus apyrašo lapų ............................................................................................................. (skaitmenimis ir žodžiais) (Pareigos) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Data) 4 priedas Byloje sunumeruota ....................................................................………………….. (skaitmenimis ir žodžiais) ................................................................................................................................ lapų (-
- ai)Iš jų: raidinių ..........................................................................................………………… praleista .........................................................................................…………………. su defektais ….…………………………………………………………...………… + vidaus apyrašo ..................................................................................... lapų (-
- ai)PASTABA………………………………………………………………………….. (Pareigos) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Data) 5 priedas (KOMITETO BLANKAS) APYRAŠAS 1998 01 15 Nr. 1 Vilnius 1996 m. nuolatinio saugojimo bylos Eil. Nr. Bylos antraštė Chronologinės ribos Bylos lapų sk. Pastabos Pradėta baigta 1. 1996 m. lapkričio 25 d. priimto… įstatymo (Nr.I-535) rengimo dokumentai (projektai, pasiūlymai, atsiliepimai) 1996 01 12 1996 11 13 150 2. Komiteto posėdžių protokolai su priedais (Nr.1-30) 1 tomas 1996 01 30 1996 06 20 160 3. Komiteto posėdžių protokolai su priedais (Nr.31-60) 2 tomas 1996 09 01 1996 12 20 150 4. Susirašinėjimas su Lietuvos Respublikos Vyriausybe komiteto veiklos klausimais 1996 01 03 1996 12 30 130 5. Susirašinėjimas su Finansų ministerija komiteto veiklos klausimais 1996 01 10 1996 12 20 88 Į apyrašą įrašytos 5 (penkios) bylos. Seimo kanceliarijos Archyvui perduodamos 5 (penkios) bylos. Perdavė Priėmė Komiteto sekretorė Archyvo archyvarė (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) 6 priedas (KOMITETO BLANKAS) APYRAŠAS 1996 02 10 Nr.1 Vilnius 1994 m. komiteto posėdžių įrašų nuolatinio saugojimo audiokasetės Eil. Nr. Įrašo turinys Įrašo data Kasetės gamyb. Nr. ir trukmė Pastabos 1. Dėl Lietuvos Respublikos gynybos doktrinos projekto 1994 03 15 LN 90 2. Dėl Valstybinės specialiosios technikos tarnybos įstatymo projekto Komiteto narių informacijos ir pareiškimai 1994 03 21 LN 90 3. ………………………….. …………….. ………….. ………………………….. …………….. ………….. 12. ………………………….. …………….. ………….. Iš viso į apyrašą įrašyta ir Seimo kanceliarijos Archyvui perduota 12 (dvylika) audiokasečių. Perdavė Priėmė Komiteto padėjėja Archyvo archyvarė (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Data) (Data) 7 priedas (KOMITETO BLANKAS) AKTAS 1999 01 15 Nr.1 Vilnius Dėl komiteto posėdžių įrašų TVIRTINTU kompaktiniuose diskuose (CD) Seimo kancleris perdavimo (Vardo raidė, pavardė) (Data) PAGRINDAS. Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr.107-2389) 9 straipsnis; Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos Archyvo nuostatų (Seimo valdybos 1997 04 21 sprendimas Nr.232) 2 punktas. Perdavė Lietuvos Respublikos Seimo Ekonomikos komitetas. Priėmė Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos Archyvas. Perduoti 1997 metų Lietuvos Respublikos Seimo nuolatinio saugojimo kompaktiniai diskai su Ekonomikos komiteto posėdžių įrašais. Eil. Nr. Įrašo turinys Įrašo data CD numeris Pastabos 1. Energetikos įstatymo 1, 9, 11 straipsnių pakeitimo įstatymo svarstymas 1997 10 01 VIII-3s-004 …. …………………………. ……………. ……………. 20. …………………………. ……………. ……………. Iš viso perduota 20 (dvidešimt) CD Iš viso gauta --------------------------- Perdavė Priėmė Ekonomikos komiteto padėjėja Archyvo archyvarė (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Parašas) (Vardo raidė, pavardė) (Data) (Data)