Circulaire CSSF 08/359 — COMMISSION de SURVEILLANCE

(2)de la loi du 11 janvier 2008 relative aux obligations de transparence sur les émetteurs de valeurs mobilières CIRCULAIRE CSSF 08/359 Concerne : Normes de qualité minimales à respecter par un mécanisme officiellement désigné pour le stockage centralisé des informations réglementées Mesdames, Messieurs, La loi du 11 janvier 2008 relative aux obligations de transparence sur les émetteurs de valeurs mobilières (ci-après, la « Loi ») oblige, dans son article 20

(1), les émetteurs qui tombent dans son champ d’application de mettre les informations réglementées qui les concernent à la disposition d’un mécanisme officiellement désigné (Officially Appointed Mechanism) pour le stockage centralisé des informations réglementées (ci-après « OAM »), visé à l’article 20

(2)de la Loi. La présente circulaire a pour objet principal de déterminer les normes de qualité minimales qu’un OAM doit respecter en ce qui concerne la source des informations réglementées, les modalités de dépôt des informations réglementées, les dispositions de sécurité de ses systèmes et l’accès aux informations réglementées par les utilisateurs finaux. Par ailleurs, elle donne des précisions quant à la tarification des services fournis par l’OAM et rappelle le mode de désignation d’un OAM luxembourgeois. 1. Définition Un OAM est un mécanisme officiellement désigné pour le stockage centralisé des informations réglementées, tel que mentionné à l’article 20

(2)de la Loi. L’OAM réceptionne l’information réglementée, telle que définie à l’article 1, point 10), de la Loi, relative aux émetteurs dont le Luxembourg est l’Etat membre d’origine en application de l’article 1, point 9), de la Loi. Il indexe et classe ces informations réglementées et les met à la disposition du public sur un site Internet. La circulaire CSSF 08/337 contient, dans son point 3, une liste précise des différentes informations réglementées en question. 2. Source des informations réglementées

(1)L’OAM dispose de systèmes qui sont conçus pour obtenir des assurances quant à la source des informations réglementées déposées. Ainsi, il doit mettre en place des moyens permettant de vérifier que les informations réglementées qu’il reçoit proviennent effectivement et directement d’une personne ou entité qui est habilitée à effectuer le dépôt des informations réglementées en question. A cet effet, il peut imposer l’utilisation de signatures numériques, de codes d’accès ou toute autre mesure destinée à vérifier l’identité de l’expéditeur et son habilitation à déposer les informations réglementées en question. Il est à remarquer que la Loi n’empêche pas l’émetteur de recourir à une tierce personne pour remplir ses obligations de dépôt auprès de l’OAM. L’émetteur reste toutefois entièrement responsable quant aux obligations que la Loi lui impose.

(2)L’OAM accuse électroniquement réception des informations réglementées qu’il reçoit et confirme ou rejette automatiquement leur dépôt. Il dispose également d’une fonction de non-répudiation permettant l’enregistrement de l’acte de dépôt et de l’identité du déposant afin d’éviter que ce dernier ne puisse contester d’avoir procédé au dépôt en question. 3. Accès aux services de l’OAM

(1)Compte tenu des conditions particulières dans lesquelles il opère, l’OAM offre un accès permanent aux émetteurs et aux utilisateurs. Toutefois, l’OAM peut interrompre pendant des périodes limitées l’accès à ses systèmes afin d’effectuer des entretiens nécessaires au bon fonctionnement de ses systèmes ou dans le but d’élargir la gamme ou la qualité des services offerts. Ces périodes d’interruption doivent, dans la mesure du possible, être annoncées à l’avance.

(2)La capacité des systèmes de l’OAM (notamment la capacité des serveurs et la bande passante disponible) devrait être conçue de sorte à permettre la prise en charge des dépôts d’informations réglementées de la part des émetteurs et les requêtes des utilisateurs finaux en ce qui concerne l’accès aux informations stockées et leur traitement dans des délais raisonnables et dans des circonstances normales. Circulaire CSSF 08/359 page 2/6 4. Sécurité des moyens de communication

(1)L’OAM dispose de mécanismes conçus pour assurer la sécurité de l’utilisation par les déposants des moyens de communication utilisés lors du dépôt des informations réglementées auprès de lui.

(2)L’OAM peut limiter les moyens de communication utilisés. L’OAM met en place un ou plusieurs mécanismes pour recevoir des dépôts électroniques par l’intermédiaire d’un système accessible à l’émetteur, tel que l’Internet. Le ou les moyens de communication mis en place par l’OAM doivent être aisément accessibles, communément utilisés et largement disponibles à des prix raisonnables. 5. Validation des informations réglementées

(1)L’OAM met en place des moyens permettant de procéder à une inspection automatique des documents déposés quant à leur forme et intégrité. Ainsi, il doit pouvoir vérifier si ces documents ont été transmis par les moyens de communication prescrits et en utilisant les formats prescrits.

(2)L’OAM est en mesure de détecter une coupure du flux de données électroniques (ou toute autre transmission incomplète) et de requérir la retransmission de toutes les données dont la réception aurait échoué. 6. Enregistrement des informations réglementées

(1)L’OAM est en mesure d’enregistrer automatiquement les dépôts électroniques.

(2)L’OAM met en place un système horodateur qui permet de marquer les dépôts électroniques de la date et de l’heure correspondant au moment de leur enregistrement dans ses systèmes.

(3)L’OAM peut imposer des modèles prédéfinis pour le dépôt des informations réglementées aux fins de traitement automatique de bout en bout. Ces formulaires sont soumis préalablement au nihil obstat de la CSSF et doivent être publiés et être aisément accessibles. Les formulaires en question doivent être alignés, le cas échéant, sur ceux utilisés pour le dépôt des mêmes informations réglementées auprès de la CSSF.

(4)L’OAM peut imposer des formats de fichiers aux fins de traitement automatique de bout en bout. Ces formats sont soumis au préalable au nihil obstat de la CSSF et doivent être aisément accessibles. Les formats doivent être alignés, le cas échéant, sur ceux utilisés pour le dépôt des informations réglementées auprès de la CSSF. Circulaire CSSF 08/359 page 3/6 7. Procédures internes

(1)L’OAM prévoit une procédure interne permettant de traiter des dépôts non conformes du fait de problèmes techniques au niveau de ses systèmes.

(2)L’OAM prévoit d’autres mécanismes de dépôt (tel que, par exemple, un envoi par simple courrier électronique, la remise de l’information sur CD, DVD, etc.) en lieu et place du mécanisme principal, lorsque ce dernier est hors service. A la demande de l’OAM, l’émetteur doit, toutefois, déposer à nouveau les informations réglementées concernées via le mécanisme principal, dès le rétablissement de ce dernier. Cette demande peut prendre la forme d’un message électronique standardisé. 8. Intégrité des informations réglementées

(1)L’OAM dispose de mécanismes de sécurité conçus pour permettre de réduire au minimum le risque d’altération des informations réglementées lors de leur dépôt ainsi que le risque d’accès non autorisé à ses systèmes. Ces mécanismes sont destinés à garantir que les informations réglementées que l’OAM enregistre dans ses systèmes sont complètes et correspondent à celles qui ont été déposées.

(2)L’OAM veille également à ce que les informations réglementées déposées ne soient pas modifiées pendant le stockage. Par ailleurs, il doit être en mesure de détecter un changement par rapport à l’envoi d’origine.

(3)L’OAM veille à ce que les informations réglementées reçues et mises à disposition du public ne puissent être retirées de ses systèmes. Si un ajout ou une correction doivent être effectués, l’information ajoutée ou corrigée doit identifier l’objet qu’elle modifie et être identifiée comme un ajout ou une correction.

1. Systèmes de sauvegarde L’OAM doit disposer de systèmes de sauvegarde, ayant les mêmes fonctionnalités que le système de base, qui permettent l’entretien et la restauration de ses services dans un délai raisonnable. Les formats utilisés pour assurer le back-up des informations réglementées devraient être compatibles avec n’importe quels autres formats (ou avec les mêmes formats mais dans des versions ultérieures) et machines.
2. Présentation des informations réglementées aux utilisateurs finaux

(1)L’OAM veille à distinguer les informations réglementées déposées en vertu de la Loi et, le cas échéant, les autres informations qu’il met à disposition dans le cadre d’autres activités ou services. Circulaire CSSF 08/359 page 4/6

(2)L’OAM met les documents à la disposition du public dans toutes les variantes linguistiques qu’il reçoit de l’émetteur. En aucun cas, l’OAM n’est obligé de traduire les documents dans des langues différentes de celles dans lesquelles l’émetteur a effectué son dépôt. 11. Accessibilité technique

(1)L’OAM met en place des systèmes techniques permettant l’accès par Internet aux informations réglementées stockées auprès de lui.

(2)L’OAM veille à ce que les utilisateurs finaux puissent accéder aux informations réglementées le plus rapidement possible et, dès que cela est techniquement réalisable, après leur dépôt, en fonction des structures et procédures d’exploitation de l’OAM.

(3)Sans préjudice du point 3 de la présente circulaire, l’OAM met en place un système technique qui permet aux utilisateurs finaux d’accéder en permanence (24 heures sur 24 et 7 jours 7) aux informations réglementées.

(4)L’OAM met une assistance technique à la disposition des utilisateurs finaux. Les modalités de l’assistance technique seront définies par l’OAM et soumises au nihil obstat de la CSSF. 12. Format des informations réglementées mises à la disposition des utilisateurs finaux

(1)L’OAM conserve les informations réglementées déposées auprès de lui dans un format qui permet aux utilisateurs finaux de les consulter, de les télécharger et de les imprimer.

(2)L’OAM organise les informations réglementées de telle sorte que les utilisateurs finaux puissent effectuer des recherches. A cet effet, il les classe par catégories et enregistre suffisamment de données de référence permettant d’indexer les informations réglementées. Les données de référence portent au moins sur les éléments suivants :

1. a)l’identification des informations stockées en tant qu’informations réglementées ;
2. b)le nom de l’émetteur dont proviennent les informations réglementées ;
3. c)le code ISIN de chaque catégorie d’actions dans le cas des émetteurs d’actions ;
4. d)l’identifiant attribué à l’émetteur par la CSSF ;
5. e)la nature des informations réglementées ;
6. f)le titre du document ;
7. g)l’année de référence à laquelle l’information réglementée se rapporte ;
8. h)la date et l’heure auxquelles les informations réglementées ont été diffusées ;
9. i)la langue du document. Circulaire CSSF 08/359 page 5/6

(3)Les fonctionnalités de recherche sont disponibles au minimum dans les langues française et anglaise.

(4)L’OAM peut exiger des émetteurs qu’ils fournissent les références requises lors du dépôt de l’information réglementée concernée.

1. Tarification des services fournis par l’OAM L’OAM est libre de définir sa propre tarification. L’OAM est libre de facturer les personnes physiques et morales déposant auprès de lui des informations réglementées. La tarification applicable est établie à des conditions commerciales raisonnables et sur une base non discriminatoire. Par ailleurs, il accorde aux utilisateurs finaux un accès gratuit aux informations réglementées, tout au moins pendant une durée de six mois après le dépôt par l’émetteur des informations réglementées qui le concernent. Il est à remarquer que les principes en matière de tarification exposés ci-dessus ne concernent pas la fourniture par l’OAM d’autres services à valeur ajoutée.
2. Désignation d’un OAM Conformément à l’article 20

(2)de la Loi, tout OAM est désigné par voie de règlement grand-ducal. COMMISSION DE SURVEILLANCE DU SECTEUR FINANCIER Simone DELCOURT Arthur PHILIPPE Directeur Directeur Circulaire CSSF 08/359 page 6/6