Circulaire CSSF 08/369 — COMMISSION de SURVEILLANCE

COMMISSION de SURVEILLANCE du SECTEUR FINANCIER Luxembourg, le 31 juillet 2008 A tous les « autres professionnels du secteur financiers » (PSF) CIRCULAIRE CSSF 08/369 Concerne : Transmission électronique des « Informations statistiques ad hoc » (tableaux II.

1. - II.22.) à remettre à la CSSF par les « autres professionnels du secteur financier » (PSF) Modification de la périodicité des statistiques ad hoc et adaptation du mode de transmission du reporting prudentiel des PSF Mesdames, Messieurs, Nous avons l’honneur de nous référer aux circulaires IML 96/124 concernant l’effectif du personnel, CSSF 05/187 et CSSF 08/364 relatives au reporting prudentiel à remettre périodiquement par les PSF, ainsi qu’à la circulaire CSSF 05/197 relative à la transmission électronique de ces informations financières. La circulaire CSSF 05/197 prévoyait dans une première phase une transmission électronique de certains tableaux du reporting prudentiel, à savoir la situation financière mensuelle (tableau I), le hors-bilan trimestriel (tableau III.1.), le compte de profits et pertes trimestriel (tableau III.2.) et l’effectif du personnel trimestriel (tableau 2.9.). Par contre, les tableaux « ad hoc » spécifiques aux différentes catégories de PSF continuaient à être communiqués sur support papier. Une transmission électronique de cette partie du reporting prudentiel devait se faire dans une deuxième phase. En ce qui concerne la voie de transmission des fichiers électroniques, la circulaire CSSF 05/197 permettait, soit l’envoi postal d’un support informatique de type CD-Rom ou disquette, soit une transmission électronique directe ou bien une transmission par tout autre moyen jugé approprié par le PSF. La présente circulaire a comme objectif premier d’étendre la transmission électronique à tous les tableaux « ad hoc » spécifiques aux différentes catégories de PSF. Sont à communiquer dès lors par voie électronique tant les tableaux I., III.1., III.
2. et 2.
3. (ciaprès « reporting prudentiel de base ») que les tableaux « ad hoc » II.
4. à II.
5. Le deuxième objectif de la circulaire est de réduire la périodicité de transmission mensuelle des tableaux « ad hoc » vers une périodicité trimestrielle. Il s’ensuit que la situation financière (tableau I) reste le seul tableau à communiquer sur une base mensuelle. Le troisième objectif de la présente circulaire consiste à remplacer les modes actuels de transmission du reporting par un mode de transmission sécurisé et standardisé. I. Template à utiliser en vue de la transmission électronique des tableaux « ad hoc » Le reporting « ad hoc » des PSF couvre les tableaux II.1.-II.
6. « Informations statistiques ad hoc ». En vue de la transmission électronique directe de ces tableaux trimestriels, les PSF sont priés de télécharger le « Template » spécifique, en format Microsoft ®Excel, qui se trouve sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Reporting légal/Reporting périodique/PSF Instructions », sous-rubriques « PSF autres que les PSF de support » ou bien « PSF de support » (www.cssf.lu), et qui contient les tableaux « ad hoc » susmentionnés. Les PSF sont priés de remplir chaque tableau spécifique qui se rapporte aux différentes activités couvertes par leur autorisation d’établissement. Les PSF qui disposent d’une ou de plusieurs succursales sont priés de remettre, à côté des tableaux se rapportant aux activités du siège, également les tableaux « ad hoc » relatifs aux activités développées dans chaque succursale prise séparément, de même que des chiffres globaux, totalisant ceux du siège et des succursales. Des instructions techniques en relation avec les tableaux « ad hoc », ainsi que des explications concernant l’utilisation du Template « ad hoc » peuvent être consultées sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Reporting légal/Reporting périodique/PSF Instructions ». Le Template spécifique aux tableaux « ad hoc » est à utiliser, la première fois, pour les tableaux à communiquer au 30 septembre 2008, dont le délai de remise est le 20 octobre 2008 au plus tard. Afin d’assurer que la transition se fasse sans heurts, les PSF sont invités à remettre les tableaux « ad hoc » au 30 septembre 2008 et au 31 décembre 2008 tant par voie électronique directe que sur support papier. II. Transmission sécurisée des données vers la CSSF En considération du caractère confidentiel de certaines des données à renseigner sur des tableaux « ad hoc », il est indispensable de recourir à une transmission sécurisée des données. La CSSF a mis en place un concept de sécurité basé sur l’encryptage de bout à bout entre l’établissement soumis au reporting prudentiel et le régulateur, à l’instar des exigences en vigueur pour le reporting TAF/MIFID et le reporting prudentiel comptable des établissements de crédit (FINREP/COREP en format XBRL). L’encryptage s’étend Circulaire CSSF 08/369 page 2/4 aussi aux tableaux du reporting prudentiel de base, à savoir aux tableaux I., III.1., III.
7. et 2.
8. Les spécifications d’encryptage applicables aux fichiers du reporting prudentiel des PSF sont identiques à celles détaillées dans la circulaire CSSF 08/334 «Spécifications d’encryptage pour les déclarants ». Les PSF peuvent consulter cette circulaire sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Législation et réglementation / Circulaires ». III. Utilisation de nouveaux canaux de transmission pour la communication du reporting prudentiel de base et pour le reporting « ad hoc » des PSF Les possibilités de transmission du reporting prudentiel acceptées en vertu de la circulaire CSSF 05/197 n’ont pas donné satisfaction à la CSSF. Compte tenu de l’ampleur des fichiers électroniques à communiquer à partir du 30 septembre 2008 et dans un souci d’optimisation du processus de traitement en interne des données communiquées, il est indispensable de remplacer les moyens de transmission disparates actuellement utilisés par un mode de transmission électronique standardisé. Ainsi, les PSF communiqueront dorénavant l’intégralité du reporting prudentiel prévu par les circulaires IML 96/124, CSSF 05/187 et CSSF 08/364 à travers l’un des canaux de transmission qui sont couramment en utilisation à la CSSF, tant pour la transmission du reporting TAF/MIFID que pour celle du reporting prudentiel comptable des établissements de crédit. En l’état actuel, il s’agit des canaux E-file et SOFiE. Il est rappelé que les deux canaux susmentionnés sont offerts en combinaison avec un module d’encryptage/décryptage compatible avec les spécifications d’encryptage mentionnées dans la circulaire CSSF 08/
9. Les précisions techniques relatives à la transmission du reporting à travers les deux canaux peuvent être consultées sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Reporting légal / Transport et sécurisation ». Pour des questions techniques, le Helpdesk du service informatique de la CSSF est à votre disposition sous le numéro 26 25 1 -
10. A toutes fins utiles, il est rappelé qu’avant toute transmission, le certificat LUXTRUST utilisé pour la signature électronique des rapports est à enregistrer auprès de la CSSF et ceci à partir du 15 septembre 2008 selon la procédure décrite dans la circulaire CSSF 08/
11. IV. Entrée en vigueur des nouvelles dispositions en matière de transmission électronique du reporting PSF, abolition de la circulaire CSSF 05/197 Les dispositions de la présente circulaire entrent en vigueur le 30 septembre
12. La circulaire CSSF 05/197 est abrogée avec effet au 30 septembre
13. Circulaire CSSF 08/369 page 3/4 Tous les envois qui parviendront à la CSSF après cette date sont donc à envoyer à la CSSF en utilisant la nouvelle nomenclature et à travers les nouveaux canaux, quelle que soit la période à laquelle les données envoyées à la CSSF ont trait. Veuillez recevoir, Mesdames, Messieurs, l’assurance de nos sentiments très distingués. COMMISSION DE SURVEILLANCE DU SECTEUR FINANCIER Simone DELCOURT Directeur Circulaire CSSF 08/369 Arthur PHILIPPE Directeur Jean-Nicolas SCHAUS Directeur Général page 4/4