COMMISSION de SURVEILLANCE du SECTEUR FINANCIER Luxembourg, le 1er juillet 2010 A toutes les sociétés de gestion soumises au chapitre 13 de la loi du 20 décembre 2002 CIRCULAIRE CSSF 10/467 Concerne : 1) Transmission électronique des informations financières à remettre périodiquement à la CSSF par les sociétés de gestion soumises au chapitre 13 de la loi du 20 décembre 2002 relative aux organismes de placement collectif 2) modifications apportées à certains tableaux périodiques. Mesdames, Messieurs, Nous avons l’honneur de nous référer à la circulaire CSSF 03/108 relative aux sociétés de gestion de droit luxembourgeois soumises au chapitre 13 de la loi du 20 décembre 2002 relative aux organismes de placement collectif. Alors que la circulaire précitée n’a spécifié ni le mode ni la voie de transmission des données statistiques en laissant à chaque société de gestion le soin d’effectuer cette transmission par le moyen qu’elle juge approprié, le but de la présente circulaire est de tenir compte des nouveaux moyens de communication en imposant dorénavant pour les sociétés de gestion soumises au chapitre 13 de la loi du 20 décembre 2002 la transmission électronique des données ainsi que le recours aux nouveaux canaux de transmission sécurisés des données financières périodiques. La présente circulaire introduit par ailleurs l’obligation de fournir des tableaux définitifs qui reflètent fidèlement les chiffres audités par le réviseur d’entreprises agréé à la clôture de chaque exercice social. Ce template renferme à côté de la situation financière définitive, le compte de profits et pertes définitif, le tableau relatif à la gestion d’OPC, le tableau relatif aux services prestés ainsi que l’effectif du personnel. Ces tableaux sont à communiquer à la CSSF un mois après l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels. Enfin la présente circulaire a également pour but d’apporter certaines modifications aux tableaux périodiques annexés à la circulaire CSSF 03/
- Par ailleurs, les sociétés de gestion disposant de succursales à l’étranger sont tenues de communiquer comme par le passé outre les tableaux périodiques dans la version comptable « L » (chiffres du siège établi au Luxembourg uniquement), la version « N » (chiffres globaux incluant les chiffres du siège et de toutes les succursales) et « S » (chiffres de chaque succursale prise individuellement). Entrée en vigueur des nouvelles dispositions en matière de transmission électronique du reporting des sociétés de gestion Les dispositions de la présente circulaire entrent en vigueur le 1er octobre 2010 (les premières données à communiquer par voie électronique sont donc celles au 30 septembre 2010 dont le délai de remise est le 20 octobre 2010 au plus tard). Comme des modifications mineures ont été opérées au niveau des tableaux trimestriels annexés à la circulaire CSSF 03/108, les sociétés de gestion sont priées de télécharger les nouveaux schémas des tableaux qui figurent sur le site Internet de la CSSF pour le reporting au 30 septembre
- Tous les envois qui parviendront à la CSSF après la date d’entrée en vigueur sont donc à envoyer à la CSSF en utilisant la nouvelle nomenclature et à travers les nouveaux canaux. Veuillez recevoir, Mesdames, Messieurs, l’assurance de nos sentiments très distingués. COMMISSION DE SURVEILLANCE DU SECTEUR FINANCIER Claude SIMON Directeur Andrée BILLON Directeur Simone DELCOURT Directeur Jean GUILL Directeur général Annexes : Annexe 1 : Spécifications techniques concernant la transmission des tableaux Annexe 2 : Tableaux SG 1A à SG personnel Circulaire CSSF 10/467 page2/2 Annexe 1 Spécifications techniques concernant la transmission des tableaux I Template à utiliser en vue de la transmission électronique des tableaux statistiques Le reporting trimestriel à communiquer par voie électronique par les sociétés de gestion soumises au chapitre 13 de la loi du 20 décembre 2002 comprend : 1) la situation financière (tableau SG 1A) 2) le compte de profits et pertes (tableau SG 1B) 3) le tableau relatif à la gestion d’OPC (tableau SG 1C) 4) le tableau relatif aux autres activités (tableau SG 2) 5) le tableau du personnel (tableau SG Personnel). En vue de la transmission électronique directe de ces tableaux trimestriels, les sociétés de gestion sont priées de télécharger le « Template » spécifique, en format Microsoft Excel, qui se trouve sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Reporting légal/Reporting périodique/Sociétés de gestion» et qui contient les tableaux sus-mentionnés. Les sociétés de gestion qui disposent d’une ou de plusieurs succursales sont priées de remettre, à côté des tableaux se rapportant aux activités du siège (version « L »), également les tableaux relatifs aux activités développées dans chaque succursale prise séparément (version « S »), de même que des chiffres globaux, totalisant ceux du siège et des succursales (version « N »). Les tableaux trimestriels sont à établir le dernier jour de chaque trimestre-calendrier, c’est-àdire le 31 mars, le 30 juin, le 30 septembre et le 31 décembre et doivent parvenir à la CSSF pour le 20 du mois qui suit la date de référence. Les tableaux définitifs sont à communiquer à la CSSF un mois après l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels. II Transmission sécurisée des données vers la CSSF En considération du caractère confidentiel de certaines des données à renseigner sur les tableaux précités, il est indispensable de recourir à une transmission sécurisée de toutes les données. La CSSF a mis en place un concept de sécurité basé sur l’encryptage de bout à bout entre l’établissement soumis au reporting prudentiel et le régulateur, à l’instar des exigences en vigueur pour le reporting TAF/MIFID et le reporting prudentiel comptable des établissements de crédit (FINREP/COREP en format XBRL). 2 Les spécifications d’encryptage applicables aux fichiers du reporting prudentiel des sociétés de gestion sont identiques à celles détaillées dans la circulaire CSSF 08/334 « Spécifications d’encryptage pour les déclarants ». Les sociétés peuvent consulter cette circulaire sur le site Internet de la CSSF, rubique « Législation et réglementation/Circulaires ». III Utilisation de nouveaux canaux de transmission pour la communication du reporting prudentiel des sociétés de gestion Compte tenu de l’importante quantité des fichiers électroniques à communiquer à la CSSF et dans un souci d’optimisation du processus de traitement en interne des données communiquées, il est indispensable de remplacer les moyens de transmission disparates actuellement utilisés par un mode de transmission électronique standardisé. Ainsi, les sociétés de gestion communiqueront dorénavant l’intégralité du reporting prudentiel prévu à travers l’un des canaux de transmission qui sont couramment en utilisation à la CSSF notamment e-file ou SOFIE. Il est rappelé que les deux canaux susmentionnés sont offerts en combinaison avec un module d’encryptage/décryptage compatible avec les spécifications d’encryptage mentionnées dans la circulaire 08/
- Les précisions techniques (y compris les numéros signalétiques des sociétés de gestion) relatives à la transmission du reporting à travers les deux canaux peuvent être consultées sur le site Internet de la CSSF, rubrique « Reporting légal/Transport et sécurisation ». Pour des questions techniques, le Helpdesk du service informatique de la CSSF est à votre disposition sous le numéro 26 25 1-
- Avant toute transmission, le certificat Luxtrust utilisé pour la signature électronique des rapports est à enregistrer auprès de la CSSF selon la procédure décrite dans la circulaire CSSF 08/
- IV Spécifications techniques Afin de faciliter le traitement des fichiers envoyés, il est demandé aux déposants de respecter la nomenclature suivante pour les fichiers électroniques : Format : TYRDIR-ENNNN-YYYY-MM-TAB-LL-C-D-S.ext 3 Signification : Code TYR DIR Signification Type de reporting Direction E NNNN YYYY MM TAB Entité rapportante Numéro signalétique Année Mois Tableau LL C D S .ext Layout Version comptable Version définitive Sous-type Extension Structure Char
(3)Char
(3)Valeurs autorisées Constante ‘SGO’ ‘REP’ pour Report Æ fichier vers CSSF ‘FBR’ pour Feedback Æ fichier retour réception Char
(1)‘S’ (Société de gestion) Number
(4)0001…9999 Number
(4)Number
(2)03, 06, 09, 12 Char
(3)‘G21’ pour reporting G2.1 des sociétés de gestion à la CSSF Char
(2)‘L2’ pour G2.1 Char
(1)‘L’, ’N’, ‘S’ Char
(1)‘D’ ou ‘N’ Char
(1)‘-‘ Char
(5)Pour fichiers ‘REP’ : ‘.xls’(Excel 2003) ou ‘.xlsx’ (Excel 2007) Pour fichiers ‘FBR’ : ‘.xml’ Exemples SGOREP-S9999-2009-03-G21-L2-S-N--.xls SGOREP-S9999-2009-12-G21-L2-L-D--.xlsx NNNN représente le numéro signalétique attribué par la CSSF à la société de gestion; YYYY-MM représente • Pour la version comptable (‘N’) à envoyer trimestriellement : l’année et le dernier mois du trimestre auquel les données se rapportent • Pour la version définitive (‘D’) à envoyer annuellement : l’année et le dernier mois de l’exercice Sociétés de gestion Rapport S2.1 L2 Annexe 2 Page de couverture (champs obligatoires marqués par *) Informations générales Périodicité: Période*: Devise*: Excel layout: Version comptable*: Version définitive*: Numéro société*: S Nom de la Société*: No, Rue*: Code postal*: LLocalité*: Responsable reporting*: Téléphone*: Fax: Email*: Dirigeant 1: Téléphone: Fax: Email: Dirigeant 2: Téléphone: Fax: Email: trimestrielle 2 Tableau SG 1A SITUATION FINANCIERE AU 00/01/1900 Devise du capital: 0 Numéro Soc.: 0 Nom Société: 0 1A1 ACTIF LIBELLE 1 Capital souscrit non versé 2 Frais d'établissement 3 Montant [AMT] Actif immobilisé 3.1 Immobilisations incorporelles 3.2 Immobilisations corporelles 3.3 Immobilisations financières 0.00 0.00 3.3.1 Parts dans des entreprises liées 3.3.2 Créances sur des entreprises liées 3.3.3 Participations 3.3.4 Créances sur des entreprises avec lesquelles la société a un lien de participation 3.3.5 Titres ayant le caractère d'immobilisations 3.3.6 Autres actifs immobilisés 4 Actif circulant 0.00 4.1 Caisse 4.2 Avoirs en banque, avoirs en compte chèques postaux 4.3 Créances 4.4 Valeurs mobilières 4.5 Autres 5 Comptes de régularisation 6 Divers 7 Perte de l'exercice 9999 Total Actif (1+2+3+4+5+6+7) 0.00 1A2 PASSIF 1 Capitaux propres 1.1 Capital souscrit ou de dotation 1.2 Primes d'émission 1.3 Réserve de réévaluation 1.4 Réserve légale 1.5 Autres réserves 1.6 2 0.00 Résultats reportés Emprunts subordonnés 3 Provisions pour risques et charges 3.1 Provisions pour pensions et obligations similaires 3.2 Provision pour impôts 3.3 Autres provisions 4 Comptes de régularisation 5 Dettes 6 0.00 Bénéfice de l'exercice 6.1 9999 moins acompte sur dividende Total Passif (1+2+3+4+5+6+6.1) 0.00 Tableau SG 1B COMPTES DE PROFITS ET PERTES AU 00/01/1900 Devise du capital: 0 Numéro Soc.: 0 Nom Société: 0 LIBELLE Montant [AMT] 1 Intérêts et commissions perçus + 2 Intérêts et commissions payés - 3 Autres produits d'exploitation + 4 Résultat brut 5 Revenus de valeurs mobilières 5.1 revenus de participations 5.2 revenus d'autres valeurs mobilières 5.3 Frais généraux administratifs 6.1 0.00 - 0.00 Frais de personnel 6.1.1 Salaires et traitements 6.1.2 Charges sociales 6.1.2.1 7 + revenus de participations ou de parts dans des entreprises liées 6 6.2 0.00 0.00 dont charges sociales couvrant les pensions Autres frais administratifs Correction de valeur sur: 7.1 Actifs incorporels et corporels 7.2 Immobilisations financières et val. mobilières faisant partie de l'actif circulant 7.3 Autres - 8 Reprises de corrections de valeur + 9 Provisions pour risques généraux - 10 Impôts sur le revenu provenant des activités ordinaires - 11 Résultat provenant des activités ordinaires après impôts 12 Produits exceptionnels + 13 Charges exceptionnelles - 14 Résultat exceptionnel 15 Impôts sur le résultat exceptionnel - 16 Autres impôts ne figurant pas sous les postes ci-dessus - 17 Résultat de l'exercice 0.00 0.00 0.00 0.00 Tableau SG 1C GESTION D'OPC AU 00/01/1900 Devise du capital: 0 Numéro Soc.: 0 Nom Société: 0 I. OPC gérés par la société de gestion Nombre OPC Nombre compartiments [NOP] [NCO] Valeur d'évaluation [VEV] I.1 OPC de droit luxembourgeois 10 FCP 20 Partie I Partie II 30 FIS 40 SICAV Partie I 50 Partie II 60 70 FIS Autres OPC: (SICAF…) 80 Sous-total 0 0 0.00 I.2 OPC de droit étranger 90 UCITS 100 NON-UCITS 110 Sous-total 0 0 0.00 9999 Total général 0 0 0.00 II. OPC gérés par délégation Nombre OPC Nombre compartiments [NOP] [NCO] Valeur d'évaluation [VEV] II.1 OPC de droit luxembourgeois 10 UCITS 20 NON-UCITS 30 Sous-total 0 0 0.00 II.2 OPC de droit étranger 40 UCITS 50 NON-UCITS 60 Sous-total 0 0 0.00 9999 Total général 0 0 0.00 III. Fonds propres 10 Montant [AMT] Fonds propres de la société de gestion N.B. OPC gérés: il s'agit des OPC gérés par la société de gestion en tant que société de gestion désignée, y compris les portefeuilles dont elle a délégué la gestion mais à l'exclusion des portefeuilles qu'elle gère par délégation. Par société de gestion désignée on entend le fait que la société est au moins responsable pour les trois fonctions de la gestion collective telles que définies par l'annexe II de la loi du 20 décembre 2002 OPC gérés par délégation: il s'agit des OPC pour lesquels la société de gestion exerce au moins une des fonctions telles que définies à l'annexe II de la loi du 20 décembre 2002 sur base d'un contrat de délégation. Fonds Propres: Le montant des fonds propres est à déterminer au sens du titre V, chapitre 2, section 1 de la directive 2006/48/CE Tableau SG 2 AUTRES ACTIVITES AU 00/01/1900 Devise du capital: 0 Numéro Soc.: 0 Nom Société: 0 Nombre [NBR] Valeur d'évaluation [VEV] 1. Gestion de portefeuilles d'investissement 1.1 1.1.1 Mandats de gestion Dont: fonds de retraite 1.2 Commissions perçues au cours du trimestre 2.1 Contrats de conseil existant 2.2 Commissions perçues au cours du trimestre ---- 2. Conseil en investissement --- 3. Garde et administration de parts d'OPC 3.1 Dépôts de parts d'OPC 3.2 Commissions perçues au cours du trimestre --- N.B. 1. Gestion de portefeuilles d'investissement 1) Le total des avoirs sous gestion doit être renseigné à la valeur de marché au moment de l'établissement du tableau. 2) En ce qui concerne les commissions perçues au cours du trimestre, il s'agit d'indiquer le montant brut des commissions perçues (commissions de gestion, de performance, etc.) dans le cadre de la gestion de fortune au cours du trimestre pour lequel le tableau est établi. 2. Conseil en investissement 1) Les contrats de conseil: il s'agit des contrats conclus avec un client en vue de lui fournir sur une période déterminée ou indéterminée des conseils sur les instruments énumérés à la section B de l'annexe II de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier, telle que modifiée. 2) Montant: il s'agit d'indiquer le volume du patrimoine conseillé en moyenne durant l'exercice en cours, à savoir de calculer sur base du montant déterminé à la fin de chaque mois une moyenne du montant du patrimoine des clients sous «conseil» pendant l'exercice en cours en y incluant le montant du patrimoine à la date de clôture de l'exercice précédent. 3) Montant des commissions perçues au cours du mois en cours: il s'agit d'indiquer à la date d'établissement du tableau le montant des commissions de conseil perçues au cours du trimestre. 3. Garde et administration de parts d'OPC 1) Dépôts de parts d'OPC: il s'agit d'indiquer le nombre de dépôts ainsi que la valeur d'évaluation de ces dépôts. 2) Commissions perçues au cours du trimestre: il s'agit d'indiquer à la date d'établissement du tableau le montant des commissions perçues dans le cadre du service de dépôts de parts d'OPC. Tableau SG Personnel EFFECTIF DU PERSONNEL AU Numéro Soc.: 0 Nom Société: 0 00/01/1900 Détail du personnel P1 Masculin Luxembourgeois** Etrangers** [NAM] [FOM] Féminin Luxembourgeois** Etrangers** [NAF] [FOF] Total Luxembourgeois** Etrangers** [NLU] [NFO] 10 Dirigeants* 0 0 20 Employés 0 0 30 Ouvriers 40 Total 0 0 0 0 50 Dont à temps partiel Personnel détaché P2 Total [NBR] 10 Effectif total de la société de gestion 0 Dont nombre de personnes détaché ou mis à disposition par une 20 société ayant son siège social au Luxembourg Dont nombre de personnes détaché ou mis à disposition par une 30 société ayant son siège social à l'étranger * suivant l'article 78, b) de la loi du 20 décembre 2002 concernant les organismes de placement collectif, la conduite de l'activité d'une société de gestion doit toujours être assurée par deux dirigeants ** Il s'agit de renseigner les personnes suivant leur nationalité: luxembourgeoise ou étrangère 0 0 0 0 0 0