Circulaire CSSF 18/698 — Luxembourg, le 23 août 2018

(1), point b) de la Loi 2013 (ci-après « FIAAG »). Ne tombent pas sous les dispositions de la présente circulaire les GFI visés au chapitre 18 de la Loi

1. Les entités visées à l’article 3 de la Loi 2013 et qui ne sont pas visées par la définition de GFI ci-avant sont également exclues du champ d’application de la présente circulaire. La circulaire CSSF 12/546 telle que modifiée était applicable aux sociétés de gestion de droit luxembourgeois soumises au chapitre 15 de la Loi 2010 ainsi qu’aux SIAG. La présente circulaire a pour objet de procéder au remplacement de la circulaire CSSF 12/546 telle que modifiée afin de tenir compte de l’évolution de la législation en matière de fonds d’investissement alternatifs et de préciser dans une circulaire unique les conditions d’obtention et de maintien de l’agrément de l’ensemble des GFI tels que définis ci-avant. Elle s’applique également aux succursales et aux bureaux de représentation qu’un GFI a, le cas échéant, établis au Luxembourg et/ou à l’étranger. En ce qui concerne l’exercice de la fonction d’agent teneur de registre, les établissements de crédit, les entreprises d’investissement, les professionnels du secteur financier et les GFI de droit luxembourgeois ainsi que les succursales luxembourgeoises d’établissements étrangers doivent se référer au sous-chapitre 5.
2. « Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme », notamment au point
3. La circulaire a pour objet de donner des précisions supplémentaires sur certaines conditions d’agrément dont plus particulièrement la structure d’actionnariat, les exigences de fonds propres, les organes de gestion, les dispositifs en matière d’administration centrale et de gouvernance, et les règles régissant l’encadrement des délégations. Par ailleurs, la circulaire reprend, en référence au Règlement CSSF 10-4 et au Règlement Délégué 231/2013, les modalités d’application en ce qui concerne les fonctions de compliance et d’audit interne, telles que précisées dans les circulaires CSSF 04/155 et IML 98/
4. En conséquence, les circulaires CSSF 04/155 et IML 98/143 ne sont plus applicables aux GFI. Veuillez recevoir, Mesdames, Messieurs, l’assurance de nos sentiments très distingués. COMMISSION de SURVEILLANCE du SECTEUR FINANCIER Jean-Pierre FABER Simone DELCOURT Claude MARX Directeur Directeur Directeur général Circulaire 18/698 Page 2/102 TABLE DES MATIERES Partie I. : Définitions et abréviations .............................................................................................. 8 Partie II. : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un gestionnaire de fonds d’investissement (GFI) autorisé dont l’activité se limite à la gestion d’OPC telle que prévue par l’article 101

(2)de la Loi 2010 et l’article 5

(2)de la Loi 2013 .................................................... 11 Chapitre

1. : Principes de base ...................................................................................................... 11 Chapitre
2. : Actionnariat .............................................................................................................. 11 Sous-chapitre 2.
3. : Agrément initial ........................................................................................ 11 Sous-chapitre 2.
4. : Modification au sein de l’actionnariat .................................................... 13 Chapitre
5. : Fonds propres ........................................................................................................... 14 Sous-chapitre 3.
6. : Fonds propres exigibles ............................................................................ 14 Sous-chapitre 3.
7. : Fonds propres éligibles ............................................................................. 15 Sous-chapitre 3.
8. : Emploi des fonds propres ......................................................................... 16 Chapitre
9. : Les organes du GFI .................................................................................................. 17 Sous-chapitre 4.
10. : Les membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction .......... 17 Section 4.1.
11. : Exigences numériques .............................................................................................17 Section 4.1.
12. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité et de composition de l’organe de direction/organe directeur .....................................................................17 Section 4.1.
13. : Conditions d’exercice de multiples mandats ...........................................................18 Section 4.1.
14. : Obligations en matière de réunion et de délibération...............................................19 Sous-chapitre 4.
15. : Les instances dirigeantes .......................................................................... 19 Section 4.2.
16. : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec le GFI ..........................................................................................................................................................19 Section 4.2.
17. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité des instances dirigeantes .........................................................................................................................................21 Section 4.2.
18. : Organisation des instances dirigeantes ....................................................................21 Section 4.2.
19. : Obligations en matière de réunion et de délibération...............................................23 Sous-chapitre 4.
20. : Procédure d’agrément des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants .......................................................................................................... 23 Sous-chapitre 4.
21. : Indépendance des organes du GFI par rapport au dépositaire ............ 24 Chapitre
22. : Dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne ....... 24 Sous-chapitre 5.
23. : Dispositif en matière d’administration centrale du GFI ....................... 24 Section 5.1.
24. : Précisions sur les ressources humaines ....................................................................25 Section 5.1.
25. : Précisions sur l’infrastructure technique, IT et la continuité opérationnelle............26 Section 5.1.
26. : Précisions sur la fonction comptable .......................................................................28 Section 5.1.
27. : Précisions sur les locaux au Luxembourg ................................................................28 Sous-chapitre 5.
28. : Dispositif général en matière de gouvernance interne ........................... 29 Circulaire 18/698 Page 3/102 Sous-chapitre 5.
29. : Les fonctions de contrôle interne ............................................................. 30 Section 5.3.
30. : Fonction permanente de gestion des risques ............................................................32 Sous-section 5.3.1.
31. : Obligations des GFI en matière de gestion des risques ............................32 Sous-section 5.3.1.
32. : Fonction permanente de gestion des risques ............................................32 Sous-section 5.3.1.
33. : Responsable de la fonction permanente de gestion des risques................33 Sous-section 5.3.1.
34. : Politique de gestion des risques ................................................................34 Sous-section 5.3.1.
35. : Procédure de gestion des risques (« PGR ») à communiquer à la CSSF ..35 Sous-section 5.3.1.6 : Recours à l’expertise de tiers .....................................................................38 Section 5.3.
36. : Fonction permanente de compliance........................................................................38 Sous-section 5.3.2.
37. : Principes généraux....................................................................................38 Sous-section 5.3.2.
38. : Modalités de fonctionnement et charte de compliance.............................38 Sous-section 5.3.2.
39. : Responsabilités spécifiques et champ d’application de la fonction de compliance ....................................................................................................................................39 Sous-section 5.3.2.
40. : Responsable de la fonction permanente de compliance ...........................40 Sous-section 5.3.2.
41. : Recours à l’expertise ou aux moyens techniques de tiers.........................41 Sous-section 5.3.2.
42. : Obligations en matière d’établissement de rapports .................................42 Section 5.3.
43. : Fonction permanente d’audit interne .......................................................................44 Sous-section 5.3.3.
44. : Principes généraux....................................................................................44 Sous-section 5.3.3.
45. : Modalités de fonctionnement et charte d’audit interne ............................44 Sous-section 5.3.3.
46. : Responsabilités spécifiques et champ d’application de la fonction d’audit interne ...........................................................................................................................................45 Sous-section 5.3.3.
47. : Responsable de la fonction permanente d’audit interne ...........................46 Sous-section 5.3.3.
48. : Recours à l’expertise ou aux moyens techniques de tiers.........................46 Sous-section 5.3.3.
49. : Exécution de la fonction d’audit interne suivant un plan d’audit interne .47 Sous-section 5.3.3.
50. : Obligations en matière d’établissement de rapports .................................48 Sous-chapitre 5.
51. : Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ......................................................................................................... 49 Section 5.4.
52. : Obligations applicables à chaque GFI visé par le présent sous-chapitre .................49 Sous-section 5.4.1.1 : Principes généraux.....................................................................................49 Sous-section 5.4.1.
53. : Obligation de nommer un responsable du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT au niveau des instances dirigeantes et établissement d’un rapport de synthèse en matière de LBC/FT...................................................................................50 Sous-section 5.4.1.3 : Contrôle exercé par l’audit interne ............................................................52 Section 5.4.
54. : Obligations applicables au GFI selon la manière dont sont organisées la relation avec les intermédiaires de la commercialisation et la fonction d’agent teneur de registre........................52 Sous-chapitre 5.
55. : Exigences en matière d’organisation et de procédures.......................... 55 Section 5.5.
56. : « Management information » et système de reporting interne .................................55 Section 5.5.
57. : Continuité opérationnelle .........................................................................................57 Circulaire 18/698 Page 4/102 Section 5.5.
58. : Procédure d’approbation de nouvelles relations d’affaires et de nouveaux produits ..........................................................................................................................................................57 Section 5.5.
59. : Manuel de procédures ..............................................................................................58 Section 5.5.
60. : Traitement des plaintes et réclamations ...................................................................58 Section 5.5.
61. : Transactions personnelles ........................................................................................59 Section 5.5.
62. : Gestion des conflits d’intérêts ..................................................................................59 Sous-section 5.5.7.
63. : Politique en matière de conflits d’intérêts ................................................59 Sous-section 5.5.7.
64. : Tenue d’un registre des conflits d’intérêts................................................60 Sous-section 5.5.7.
65. : Obligation d’information des investisseurs ..............................................60 Section 5.5.
66. : Règles de conduite ...................................................................................................61 Section 5.5.
67. : Politique de rémunération ........................................................................................61 Section 5.5.
68. : Exercice des droits de vote.....................................................................................61 Section 5.5.
69. : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligations introduites par le Règlement EMIR ....................................................................................................................62 Section 5.5.
70. : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligations introduites par le Règlement MMF .....................................................................................................................63 Chapitre
71. : Dispositions organisationnelles spécifiques ............................................................ 64 Sous-chapitre 6.
72. : Limites de l’étendue de la délégation ...................................................... 64 Sous-chapitre 6.
73. : Encadrement de la délégation .................................................................. 66 Section 6.2.
74. : Obligation de notifications à la CSSF ......................................................................66 Section 6.2.
75. : Obligation d’établir un contrat .................................................................................67 Section 6.2.
76. : Due diligences initiales et suivi continu des délégataires ........................................67 Sous-section 6.2.3.
77. : Principes généraux....................................................................................67 Sous-section 6.2.3.
78. : Etablissement d’une procédure d’encadrement de la délégation ..............68 Sous-section 6.2.3.
79. : Précisions sur la due diligence initiale .....................................................68 Sous-section 6.2.3.
80. : Précisions sur le suivi continu ..................................................................70 Sous-chapitre 6.
81. : Organisation de la fonction de gestion de portefeuille........................... 71 Section 6.3.
82. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction de gestion de portefeuille en interne ..71 Sous-section 6.3.1.
83. : Mise en œuvre d’une procédure de gestion de portefeuille ......................71 Sous-section 6.3.1.
84. : Précisions sur le personnel et les systèmes informatiques........................72 Sous-section 6.3.1.
85. : Fonctionnement du comité de gestion de portefeuille ..............................72 Sous-section 6.3.1.
86. : Recours à des conseillers en investissement .............................................73 Section 6.3.
87. : Spécificités liées à la délégation de la gestion de portefeuille .................................73 Sous-section 6.3.2.
88. : Conditions spécifiques..............................................................................73 Sous-section 6.3.2.
89. : Due diligences et contrôle continu ...........................................................74 Sous-chapitre 6.
90. : Organisation de la fonction d’administration d’OPC ........................... 75 Section 6.4.
91. : Obligations générales ...............................................................................................75 Circulaire 18/698 Page 5/102 Section 6.4.
92. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’administration d’OPC en interne ou partiellement en interne.....................................................................................................................76 Section 6.4.
93. : Spécificités liées à la délégation de l’administration d’OPC ...................................76 Sous-section 6.4.3.
94. : Conditions spécifiques..............................................................................76 Sous-section 6.4.3.
95. : Due diligences et contrôle continu ...........................................................77 Sous-chapitre 6.
96. : Organisation de la fonction de commercialisation ................................. 78 Sous-chapitre 6.
97. : Organisation de la fonction d’évaluation (dispositions spécifiques applicables aux GFI autorisés en tant que GFIA) ................................................................... 79 Section 6.6.
98. : Obligations générales ...............................................................................................79 Section 6.6.
99. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’évaluation en interne ......................80 Section 6.6.
100. : Spécificités liées à la délégation de la fonction d’évaluation...................................81 Chapitre
101. : Révision externe........................................................................................................ 81 Chapitre
102. : Echanges d’informations entre le GFI et le dépositaire........................................ 81 Chapitre
103. : Programme d’activités ............................................................................................. 82 Partie III. : Conditions d’obtention et de maintien d’agrément des GFI qui ont des activités de gestion d’OPC et de gestion sous mandat individualisé de portefeuilles d’investissement telles que prévues par l’article 101

(3)de la Loi 2010 et par l’article 5

(4)de la Loi 2013 ................ 84 Partie IV. : Le GFI et les principes de libre établissement et de libre prestation de services .. 85 Chapitre

1. : Libre établissement d’une succursale ..................................................................... 85 Sous-chapitre 1.
2. : Obligation de notification ......................................................................... 85 Sous-chapitre 1.
3. : Conditions d’exercice................................................................................ 86 Chapitre
4. : Libre prestation de services ..................................................................................... 87 Chapitre
5. : Dispositions générales en matière de libre établissement respectivement de libre prestation de services ...................................................................................................................... 88 Partie V. : Principe de proportionnalité ....................................................................................... 88 Partie VI. : Le GFI régi par l’article 125-1 du chapitre 16 et le GFI régi par le chapitre 17 de la Loi 2010 ............................................................................................................................................ 88 Chapitre
6. : Le GFI régi par l’article 125-1 du chapitre 16 de la Loi 2010.............................. 88 Chapitre
7. : Le GFI régi par le chapitre 17 de la Loi 2010 ........................................................ 89 Partie VII. : La SIAG et le FIAAG................................................................................................ 90 Chapitre
8. : Conditions d’obtention et de maintien d’agrément............................................... 90 Chapitre
9. : Surveillance prudentielle de la SIAG et du FIAAG .............................................. 91 Partie VIII. : Communication avec la CSSF ................................................................................ 92 Partie IX. : Entrée en vigueur et dispositions diverses ................................................................ 92 ANNEXES : ..................................................................................................................................... 93 ANNEXE 1 : Procédure de gestion des risques à communiquer à la CSSF pour les FIA........ 93
10. Partie générale : gouvernance et organisation de la fonction de gestion des risques .... 93 Circulaire 18/698 Page 6/102
11. Partie spécifique complémentaire : politique de gestion des risques des stratégies ...... 96
12. Partie spécifique complémentaire : exercice de la gestion discrétionnaire .................... 96 ANNEXE 2 : Tableau de synthèse des modalités de communication à la CSSF suivant la nature de la modification (liste non exhaustive) ....................................................................................... 97
13. Modifications sujettes à notification préalable en vue d’une autorisation de la CSSF : (liste non exhaustive) : ................................................................................................................ 97
14. Modifications sujettes à notification à la CSSF (liste non exhaustive) : ......................... 98
15. Liste des documents de clôture à fournir annuellement, au plus tard dans les cinq mois qui suivent la clôture de l’exercice social du GFI, à l’exception des éléments visés aux points 1 et 2, qui doivent être soumis dans le mois suivant l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels du GFI et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice social du GFI : ............................................................................................................ 99 ANNEXE 3 : Renseignements spécifiques applicables aux SIAG et FIAAG .......................... 100 Circulaire 18/698 Page 7/102 Partie I. : Définitions et abréviations
16. On entend aux fins de la présente circulaire par : 1) « ABE » ou « EBA » : Autorité bancaire européenne (European Banking Authority) ; 2) « AEAPP » ou « EIOPA » : Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (European Insurance and Occupational Pensions Authority); 3) « AEMF » ou « ESMA » : Autorité européenne des marchés financiers (European Securities and Markets Authority) ; 4) « BC/FT » : blanchiment de capitaux et financement du terrorisme ; 5) « Circulaire CSSF 07/290 » : circulaire CSSF 07/290 telle que modifiée par la circulaire CSSF 10/451 portant définition de ratios de fonds propres en application de l’article 56 de la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier (circulaire en cours de modification) ; 6) « Circulaire CSSF 17/661 » : circulaire CSSF 17/661 adoptant les orientations conjointes émises par les trois autorités européennes de surveillance (EBA/ESMA/EIOPA) sur les facteurs de risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ; 7) « Circulaire CSSF 11/512 » : circulaire CSSF 11/512 concernant la présentation des principaux changements du cadre réglementaire en matière de gestion des risques suite à la publication du règlement CSSF 10-4 et aux précisions de l’ESMA, donnant des précisions supplémentaires de la CSSF sur les règles relatives à la gestion des risques, donnant une définition du contenu et du format de la procédure de gestion des risques à communiquer à la CSSF ; 8) « CRR » : règlement européen n° 575/2013 du 26 juin 2013 concernant les exigences prudentielles applicables aux établissements de crédit et aux entreprises d'investissement et modifiant le règlement (UE) n° 648/2012 ; 9) « délégataire » : tout tiers exerçant, pour le compte du GFI : • une ou plusieurs des fonctions incluses dans l’activité de gestion collective de portefeuille telles que définies à l’annexe II de la Loi 2010, ainsi qu’une partie des activités de gestion des risques conformément au point 222, respectivement les fonctions incluses dans l'annexe I de la Loi 2013, • pour le GFIA, l’expert externe en évaluation ; 10) « Directive GFIA » : directive 2011/61/UE du Parlement Européen et du Conseil du 8 juin 2011 sur les gestionnaires de fonds d’investissement alternatifs ; 11) « Directive OPCVM » : directive 2009/65/CE du Parlement Européen et du Conseil du 13 juillet 2009 portant coordination des dispositions législatives, réglementaires et administratives concernant certains organismes de placement collectif en valeurs mobilières (OPCVM) ; 12) « ETP » : équivalent temps plein ; 13) « FIA » : fonds d’investissement alternatif au sens de l’article 1 de la Loi 2013, en ce compris les fonds européens d’investissement à long terme (« ELTIF »), les fonds d’entreprenariat social européens (« EuSEF ») et les fonds de capital-risque européens (« EuVECA ») ; 14) « FIAAG » : fonds d’investissement alternatif autogéré : FIA géré de manière interne au sens de l’article 4

(1)b) de la Loi 2013 ; 15) « fonctions-clé » : les fonctions incluses dans l’activité de gestion collective de portefeuille telles que définies à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement les fonctions incluses dans l'annexe I de la Loi 2013, y compris le suivi des délégataires des fonctions précitées, les fonctions permanentes de compliance, de gestion des risques et d’audit interne ainsi que, pour le GFIA, la fonction d’évaluation ; 16) « fonds propres exigibles » : • les fonds propres requis aux termes des articles 101

(4)et 102

(1)a) de la Loi 2010, ainsi que de l’article 8 de la Loi 2013, • pour le GFIA, le cas échéant, les fonds propres visés aux articles 12 à 15 du Règlement Délégué 231/2013, Circulaire 18/698 Page 8/102 • lorsque le GFI est également autorisé à fournir les services visés à l’article 101

(3)de la Loi 2010 et/ou à l’article 5

(4)de la Loi 2013, les fonds propres requis aux termes de l’application de la Circulaire CSSF 07/290 ; 17) « GFIA » : gestionnaire de fonds d’investissement alternatif autorisé suivant le chapitre 2 de la loi du 12 juillet 2013 relative aux gestionnaires de fonds d’investissement alternatifs ; 18) « instances dirigeantes » : les personnes qui dirigent de fait l’activité du GFI au sens de l’article 102

(1)c) de la Loi 2010 et de l’article 7

(2)de la Loi 2010 et l’article 5

(2)de la Loi 2013 Chapitre

1. : Principes de base
2. L’accès à l’activité d’un GFI est subordonné à un agrément préalable délivré par la CSSF (en accord respectivement avec les articles 101 et 125-2 de la Loi 2010 et l’article 6 de la Loi 2013).
3. Il en est de même pour l'ouverture par un GFI de droit luxembourgeois d’agences au Luxembourg, de bureaux de représentation et de succursales au Luxembourg et/ou à l'étranger.
4. Pour un GFIA, l’étendue des responsabilités du GFIA par rapport à chaque FIA géré est à apprécier suivant le caractère obligatoire, sinon complémentaire, des fonctions mentionnées au point 1 ou au point 2 de l’annexe I de la Loi 2013 et exercées par le GFIA. Toutefois, ce principe ne dispense pas le GFIA de respecter les dispositions visées au sous-chapitre 5.
5. « Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme » et au point 516 du sous-chapitre 6.
6. « Organisation de la fonction d’administration d’OPC ». Chapitre
7. : Actionnariat Sous-chapitre 2.
8. : Agrément initial
9. La CSSF n’accorde l’agrément à un GFI que si elle a obtenu communication de l’identité des actionnaires ou associés, directs et indirects 1, personnes physiques ou morales, qui détiennent une participation qualifiée, et du montant de cette participation. La CSSF doit être satisfaite qu’un détenteur d'une participation qualifiée remplisse les conditions d'honorabilité et dispose des qualités requises pour exercer ses pouvoirs de manière à ce que soit assurée une gestion saine et prudente du GFI (articles 103

(1)de la Loi 2010 et 7

(1)d) de la Loi 2013). 6. Par ailleurs, il est exigé que la structure de l'actionnariat direct et indirect, en ce compris les personnes avec lesquelles le GFI entretient des liens étroits, soit clairement déterminée et organisée de telle façon que la CSSF puisse exercer sa surveillance sans entrave (articles 102

(2)de la Loi 2010 et 7

(3)de la Loi 2013). 7. La notion de gestion saine et prudente est appréciée à la lumière des critères d’évaluation énoncés au chapitre 3 des orientations communes de l’AEMF, de l’ABE, et de l’AEAPP relatives à l’évaluation prudentielle des acquisitions et des augmentations de participations qualifiées dans des entités du secteur financier 2 (ci-après « les Orientations Communes »). Les cinq critères sont : • • • • la réputation /l’honorabilité professionnelle du candidat acquéreur ; la réputation/l’honorabilité et l’expérience professionnelles de ceux qui dirigeront l’activité du GFI ; la solidité financière du candidat acquéreur 3 ; le respect des exigences prudentielles du GFI ; 1 Par actionnaires indirects, il faut comprendre les actionnaires ultimes et les bénéficiaires effectifs de la structure de l’actionnariat du GFI. 2 JC/GL/2016/01 du 20 décembre 2016 : https://esas-joint-committee.europa.eu/Publications/Guidelines/JC_QH_GLs_FR.pdf 3 Pour le GFI organisé sous forme de société en commandite, la notion d’acquéreur comprend à la fois l’associé commandité et l’associé commanditaire. Circulaire 18/698 Page 11/102 • l’absence de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme par le candidat acquéreur. 8. Disposition applicable à la SGO : en ce qui concerne le GFI régi par le chapitre 15 de la Loi 2010, la notion de gestion saine et prudente est plus particulièrement appréciée à la lumière des critères d’évaluation énoncés à l’article 108 de la Loi 2010 qui fait référence à l’article 18 de la LSF. 9. Le dossier introduit en vue d’un agrément tel que prévu au point 2 de la présente circulaire doit inclure au moins les informations énoncées à l’annexe I des Orientations Communes. 10. La demande d’agrément doit contenir un organigramme détaillé du groupe auquel appartient le GFI. Celui-ci doit identifier tous les actionnaires directs ainsi que chaque actionnaire indirect détenant une participation qualifiée dans le GFI. En tout état de cause, le bénéficiaire économique ultime du GFI doit être identifié. L’organigramme doit mettre en évidence les éventuelles participations/filiales et succursales du GFI ainsi que, en principe, toutes les entités faisant partie du groupe. 11. En outre, la demande d’agrément doit notamment, pour chaque actionnaire envisageant de détenir une participation qualifiée, comporter les éléments suivants, à fournir dans l’une des langues acceptées par la CSSF, conformément à la partie VIII. de la présente circulaire : • • • la déclaration sur l’honneur du (des) actionnaire(

1. s)dont le modèle est à télécharger sur le site internet de la CSSF ; pour chaque actionnaire personne physique : un curriculum vitae daté et signé, une copie de la carte d’identité, un extrait de casier judiciaire récent, si disponible, ou tout autre document comparable et une déclaration de fortune à jour ; pour chaque actionnaire personne morale : la juridiction dans laquelle celui-ci est établi, l’existence d’une supervision prudentielle ainsi que la nature de la ou des autorisation(
2. s)accordée(
3. s)aux entités concernées, les statuts de la société et ses comptes annuels, si possible audités, relatifs aux trois derniers exercices et l’existence d’une obligation légale d’établir des comptes annuels audités par un réviseur d’entreprises ou équivalent. 12. Le dossier d’agrément doit comporter une justification adéquate quant à la structuration retenue pour l’implantation d’un GFI de droit luxembourgeois. La structuration ne doit pas viser à contourner les exigences applicables en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, telles que précisées dans la circulaire CSSF 17/650 concernant l’application de la Loi LBC/FT et du règlement grand-ducal du 1er février 2010 portant précision de certaines dispositions de la Loi LBC/FT aux infractions primaires fiscales. 13. La demande devra également apporter la preuve du respect des modalités suivantes : • • • l’actionnaire doit, en principe, financer par ses fonds propres la constitution du GFI. Les modalités de financement de la participation détenue dans le GFI, notamment les mécanismes de transferts de liquidités au niveau du groupe le cas échéant, doivent être décrits ; le financement par l’actionnaire doit, en principe, être effectué pour le compte propre de l’actionnaire et non pour le compte de tiers ; les actions détenues par les actionnaires dans le GFI ne peuvent en principe être mises en gage. 14. Chaque actionnaire direct d’un GFI, lorsqu’il est une personne morale, doit, en principe, disposer de fonds propres équivalents au moins au montant qu’il compte investir dans le GFI et tel que comptabilisé à la valeur d’acquisition, déduction faite, le cas échéant, des autres participations détenues. Le dossier d’agrément devra montrer le respect de cette exigence. 15. Dans le cas où le dépositaire détient directement ou indirectement une participation qualifiée dans un GFI, le GFI doit identifier les conflits d’intérêts pouvant résulter de cette participation et s’efforcer Circulaire 18/698 Page 12/102 de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 16. Dans le but de renforcer le respect des exigences prudentielles et des règles de conduite, la CSSF peut demander une lettre de patronage. L’émetteur de cette lettre s’engage vis-à-vis de la CSSF à ce que l’entité patronnée respecte/respectera les exigences prudentielles que le droit applicable impose, notamment en ce qui concerne les exigences de fonds propres. Cette lettre peut être demandée : • • • au moment de l’agrément du GFI, au moment de toute modification de l’actionnariat du GFI et au cours de la vie du GFI, lorsque la solidité financière du GFI et/ou de l’ (des) actionnaire(
4. s)existant(
5. s)n’est plus garantie. Sous-chapitre 2.2. : Modification au sein de l’actionnariat 17. En application de l’article 108

(1)de la Loi 2010 et de l’article 9

(1)de la Loi 2013, le GFI est tenu de notifier au préalable à la CSSF toute modification dans le chef des détenteurs d'une participation qualifiée, et, dans tous les cas au plus tard dès qu'il en a connaissance.

1. Disposition spécifique applicable à la SGO : la SGO doit informer la CSSF par écrit et préalablement à l’opération en vue d’un agrément dans les cas suivants : • • lorsqu’il y a acquisition, directe ou indirecte, d’une participation qualifiée dans une SGO relevant du chapitre 15 de la Loi 2010, ou une augmentation de cette participation qualifiée de telle façon que la proportion de droits de vote ou de parts de capital détenue atteigne ou dépasse les seuils de 20 %, de 331/3 % ou de 50 % ou que la SGO devienne une filiale ; lorsqu’il y a cession, directe ou indirecte, d’une participation qualifiée dans une SGO relevant du chapitre 15 de la Loi 2010, ou une diminution de cette participation, de telle façon que la proportion de droits de vote ou de parts de capital détenue passe sous les seuils de 20 %, de 331/3 % ou de 50 %, ou que la SGO cesse d’être une filiale.
2. La CSSF s’attend à ce que le GFIA informe également la CSSF dans les cas visés au point 18 ciavant.
3. Le dossier de notification visé ci-avant au point 17 doit inclure un organigramme actuel détaillé du groupe auquel appartient l’acquéreur, l’organigramme-cible du groupe après l’opération ainsi qu’une mise à jour des documents prévus au sous-chapitre 2.
4. (« Agrément initial ») ci-avant. En cas d’acquisition par un nouvel actionnaire ayant l’intention de réorienter la stratégie du GFI, le dossier doit inclure une version actualisée du programme d’activités visé au chapitre
6. S’agissant de la modification du nombre de parts ou d’actions détenues par un actionnaire personne physique existant, la copie de la carte d’identité, le curriculum vitae et l’extrait de casier judiciaire ne seront, en principe, pas demandés.
7. Pour toute modification affectant la structure d’actionnariat d’un GFI non couverte aux points 17 et 18 de la présente circulaire, comme par exemple certaines restructurations du groupe auquel appartient le GFI, l’acquisition/cession directe ou indirecte d’une participation non qualifiée, l’augmentation/diminution d’une participation sans toutefois dépasser les seuils visés au point 18, le GFI est tenu d'informer la CSSF.
8. En cas de modification affectant l’organigramme du groupe, le GFI est tenu de fournir un organigramme du groupe actualisé, mettant notamment en évidence les entités faisant l’objet d’une supervision par une autorité de surveillance ainsi que les entités dont les titres sont admis à la cotation sur un marché. Circulaire 18/698 Page 13/102 Chapitre
9. : Fonds propres Sous-chapitre 3.
10. : Fonds propres exigibles
11. Chaque GFI doit disposer de moyens financiers adaptés et suffisants par rapport à ses activités.
12. Le GFI autre que la SIAG et le FIAAG doit disposer, au moment de sa constitution, d’un capital initial d’au moins 125.000 euros, ou d’un montant équivalent dans une autre devise, entièrement libéré au moins à hauteur de ce montant.
13. La SIAG et le FIAAG doivent disposer d’un capital initial d’au moins 300.000 euros, ou d’un montant équivalent dans une autre devise, entièrement libéré au moins à hauteur de ce montant.
14. La CSSF n’admet en principe pas les apports en nature tel l’apport de créances, ni au moment de la constitution du GFI, ni en cas d’augmentation de capital au cours de sa vie sociale.
15. Tout GFI dont l’agrément couvre exclusivement la gestion d’OPC au sens de l’article 101

(2)de la Loi 2010 et/ou de l’article 5

(2)de la Loi 2013 doit à tout moment justifier d’un montant de fonds propres au moins égal au plus élevé des deux montants suivants : • • 125.000 euros, complétés d’un montant supplémentaire de fonds propres égal à 0,02 % du montant de la valeur des portefeuilles du GFI excédant 250 millions d’euros. Le total du capital initial et du montant supplémentaire requis compte tenu de la valeur des portefeuilles gérés n’excède toutefois pas 10 millions d’euros. A cet effet, la valeur des portefeuilles gérés correspond à la somme des valeurs nettes d’inventaires de tous les OPC gérés, y compris les FIA non réglementés et les OPC ne se qualifiant pas de FIA. Lorsqu’un OPC investit dans d’autres OPC gérés par le même gestionnaire externe, cet investissement peut être exclu du calcul des actifs gérés du GFI ; le quart des frais généraux annuels de l’exercice précédent tel que prévu à l’article 102

(1)a), 3e tiret de la Loi 2010 et à l’article 8

(5)de la Loi 2013, en référence à l’article 97 du CRR. En application de l’article 97

(2)du CRR, la CSSF se réserve le droit d’ajuster l’exigence de fonds propres si l'activité du GFI connaît une modification importante par rapport à l'année précédente.

1. Lors de l’agrément du GFI, le montant des fonds propres minimum est calculé sur base de données prévisionnelles de frais généraux pour le premier exercice d’activité.
2. Les modalités de détermination des frais généraux au sens de l’article 97 du CRR sont précisées aux articles 34ter à 34quinter du Règlement Délégué (UE) 241/
4. Le GFI doit calculer les frais généraux de l’année précédente selon une approche par soustraction. A cet effet, en application du paragraphe 2 de l’article 34ter du Règlement Délégué (UE) 241/2014, les frais généraux sont calculés en partant du montant des charges totales après distribution des bénéfices aux actionnaires dans ses derniers états financiers annuels audités, duquel sont retranchés certains frais variables, de sorte que seuls les frais fixes et récurrents d’un exercice à un autre sont retenus. Sont notamment déduits les éléments visés aux points a) à h) du paragraphe 2 de l’article 34ter du Règlement Délégué (UE) 241/2014 lorsque ces éléments sont pertinents pour un GFI. Il convient de préciser que les distributions de bénéfice du GFI n’ont pas un caractère de charge et ne peuvent donc pas être déduites.
5. La CSSF précise que les frais payés par le GFI et correspondant à la rémunération de services prestés par des délégataires pour le compte d’OPC gérés ne sont pas considérés comme des frais généraux au sens de l’article 97 du CRR et peuvent donc être déduits.
6. Dans la limite des dispositions de l’article 102

(1)a) de la Loi 2010 et de l’article 8

(6)de la Loi 2013, un GFI peut ne pas fournir jusqu’à 50 % des fonds propres supplémentaires calculés en fonction de la valeur des portefeuilles gérés excédant 250 millions d’euros s’il bénéficie d’une garantie du même montant donnée par un établissement de crédit ou une entreprise d’assurance qui Circulaire 18/698 Page 14/102 a son siège statutaire dans un État membre, ou dans un pays tiers où il est soumis à des règles prudentielles que la CSSF juge équivalentes à celles fixées par le droit de l’Union. 34. La mise en place ou le retrait d’une telle garantie ainsi que toute modification des conditions de cette garantie doivent être notifiées au préalable à la CSSF. 35. Indépendamment de ce qui précède, le GFI également autorisé à fournir les services visés à l’article 101

(3)de la Loi 2010 et/ou à l’article 5

(4)de la Loi 2013 est en outre tenu de respecter la réglementation luxembourgeoise portant transposition de la directive 2013/36/UE du 26 juin 2013 en matière d’adéquation des fonds propres.

1. La CSSF publie sur son site internet 4 des précisions portant sur les modalités de calcul des fonds propres exigibles des GFI. Dispositions spécifiques applicables au GFIA :
2. Pour couvrir les risques éventuels en matière de responsabilité professionnelle auxquels est exposé le GFIA dans le cadre des activités qu’il exerce en vertu de la Loi 2013, le GFIA et le FIAAG doivent soit : • • disposer de fonds propres supplémentaires d’un montant suffisant pour couvrir les risques éventuels en matière de responsabilité pour négligence professionnelle ; ou être couverts par une assurance de responsabilité civile professionnelle, adaptée aux risques couverts, au titre de l’engagement de leur responsabilité pour négligence professionnelle. A cet effet, chaque GFIA et chaque FIAAG est tenu de respecter les dispositions visées aux articles 12 à 15 du Règlement Délégué 231/
4. Le GFIA ayant décidé de couvrir les risques en matière de responsabilité pour négligence professionnelle via l’apport de fonds propres supplémentaires doit disposer d’un montant additionnel de fonds propres d’un minimum de 0,01 % de la valeur des portefeuilles des FIA gérés. Lorsqu’un FIA investit dans d’autres FIA gérés par le même gestionnaire externe, cet investissement ne peut pas être exclu du calcul des actifs gérés du GFI aux fins du calcul de l’exigence de fonds propres supplémentaire visé au présent point.
5. Le GFIA ayant recours à une assurance de responsabilité civile professionnelle suivant les dispositions de l’article 15 du Règlement Délégué 231/2013 doit notifier à la CSSF, et dès qu’il en a connaissance, toute modification apportée à la police d’assurance, en particulier en ce qui concerne le montant de la franchise et les montants couverts, tels que visés aux paragraphes 3 et 4 de l’article 15 du Règlement Délégué 231/
6. Sous-chapitre 3.
7. : Fonds propres éligibles
8. La composition et les critères d’éligibilité des fonds propres des GFI sont encadrés par les articles 25 à 88 du CRR.
9. Les fonds propres éligibles sont composés : • - des fonds propres de catégorie 1 visés à l'article 25 du CRR, eux-mêmes composés : des fonds propres de base (définis aux articles 26 à 50 du CRR) après déduction des éléments visés aux articles 36 à 49, et 4 Point 17 du https://www.cssf.lu/fr/Document/questions-reponses-gestionnaires-de-fonds-dinvestissementalternatifs/ Circulaire 18/698 Page 15/102 - des fonds propres additionnels (définis aux articles 51 à 61 du CRR) après déduction des éléments visés aux articles 56 à 60 ; • des fonds propres de catégorie 2 visés aux articles 62 à 71 du CRR.
10. La valeur comptable des éventuelles participations détenues par le GFI, telle qu’elle figure au bilan du GFI, est notamment déduite des fonds propres éligibles.
11. Il est rappelé que toute modification du capital social du GFI doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la CSSF.
12. Le GFI est tenu de mettre en œuvre des procédures lui permettant de calculer à tout moment le montant de fonds propres minimum requis aux termes des lois et règlements applicables (i.e. : les fonds propres exigibles) ainsi que les fonds propres éligibles tels que visés au présent sous-chapitre, dont il dispose. Sous-chapitre 3.
13. : Emploi des fonds propres
14. En application des articles 102

(1)b) de la Loi 2010 et 8

(8)de la Loi 2013, la CSSF exige que les fonds propres minimaux requis aux termes des exigences légales et réglementaires soient à disposition permanente du GFI et à investir dans son intérêt propre, afin de garantir la continuité et la régularité des activités et des services fournis par le GFI.

1. Il est admissible que les fonds propres exigibles soient investis dans des actifs liquides ou des actifs aisément convertibles en liquidités à court terme et qui ne comportent pas de positions spéculatives.
2. Dans ce contexte, le GFI doit mettre en œuvre une politique en matière de gestion de sa trésorerie. Le surplus de fonds propres requis aux termes des exigences légales et réglementaires peut être investi dans des actifs non liquides, à condition que ces actifs n’entraînent pas un risque substantiel sur les fonds propres exigibles du GFI et ne mettent pas en péril la gestion saine et prudente du GFI. L’acquisition par le GFI de parts d’OPC, comme par exemple lors du lancement d’OPC ou de classes de parts d’OPC gérés (seeding), doit être financée par les fonds propres excédentaires du GFI par rapport aux fonds propres exigibles.
3. Les fonds propres du GFI, requis aux termes des exigences légales et réglementaires, ne peuvent être utilisés ni à des fins de placement auprès de l’actionnaire du GFI, ni à des fins de financement d’un prêt accordé à cet actionnaire. Modalités de prise de participation et création de filiale
4. Toute prise de participation par un GFI dans une autre société, de même que toute création ou acquisition de filiale au sens de l’article 1

(18)de la Loi 2010 ou de l’article 1

(44)de la Loi 2013, doit être notifiée par écrit au préalable à la CSSF.

1. Le GFI doit être en mesure de démontrer que l’activité de la participation ou de la filiale reste dans la ligne des activités qui peuvent être exercées par un GFI.
2. Le dossier doit inclure, au minimum : • • • • • • • Circulaire 18/698 les motivations à l’origine de l’acquisition et les synergies escomptées ; l’organigramme du groupe post acquisition ; les statuts de la société-cible et une description des activités réalisées par cette dernière ; le montant du capital social de la société-cible ; les modalités de financement de l’acquisition de la société-cible ; l’analyse de l’impact de l’acquisition sur le respect des exigences en matière de fonds propres du GFI ; les comptes annuels, si possible audités, des trois derniers exercices de la sociétécible (si disponibles) ; à défaut, une situation financière et le compte de pertes et profits relatifs aux trois derniers exercices de la société-cible ou, dans le cas Page 16/102 • • • d’une société nouvellement constituée, ses comptes prévisionnels (comptes de résultat et bilan) sur les trois prochains exercices ainsi que les hypothèses de développements retenues ; la confirmation que les procédures du GFI en matière de respect des obligations en matière de LBC/FT couvrent la filiale ; la mise à jour des programmes d'audit interne et de compliance du GFI pour y intégrer les filiales ; les comptes consolidés pro-forma du GFI post acquisition.
3. En application de l’article 102

(1)b) de la Loi 2010 et de l’article 8

(8)de la Loi 2013, l’acquisition doit exclusivement être financée par le surplus de fonds propres dont le GFI dispose au moment de la constitution ou de l’acquisition de la société-cible par rapport aux fonds propres exigibles. 53. En conséquence, le recours à l’emprunt ou à toute autre forme d’avance n’est, en principe, pas autorisé. 54. Le GFI doit analyser les risques de conflits d’intérêts résultant de l’acquisition de la participation ou de la filiale et prendre les mesures nécessaires pour prévenir ou gérer ces conflits d'intérêts en accord avec les dispositions prévues à la section 5.5.7. (« Gestion des conflits d’intérêts ») de la présente circulaire. 55. Le GFI est tenu de mettre à disposition de la CSSF sur demande les comptes annuels, si possible audités, de la filiale ou de la société dans laquelle il détient une participation. 56. Dans le but de renforcer le respect des exigences prudentielles, la CSSF demande au GFI de fournir une situation financière consolidée semestrielle du GFI, de ses filiales et de ses participations qualifiées. A cet effet, les méthodes de consolidation usuelles (par exemple l’intégration globale ou la mise en équivalence) doivent être appliquées. Une entreprise peut être laissée en dehors de la consolidation lorsqu’elle ne présente qu’un intérêt non significatif. Ce document est à adresser à la CSSF par email à opc@cssf.lu dans les deux mois qui suivent la clôture du semestre calendaire. 57. Les fonctions de compliance et d’audit interne doivent également couvrir l’activité des filiales dont dispose, le cas échéant, un GFI. Chapitre 4. : Les organes du GFI Sous-chapitre 4.1. : Les membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction 58. Le présent sous-chapitre est applicable aux membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction. Lorsqu’une personne morale est nommée membre de l’organe directeur ou de l’organe de direction, le présent sous-chapitre s’applique au représentant permanent de la personne morale. Le conseil de surveillance devra également respecter les dispositions visées au présent sous-chapitre. Section 4.1.1. : Exigences numériques 59. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent être au minimum au nombre de trois. Toutefois, dans le cas d'une structure dualiste dans laquelle sont séparées les fonctions de surveillance et de gestion, le conseil de surveillance doit être composé au minimum de trois membres et le directoire doit être composé au minimum de deux membres. Section 4.1.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité et de composition de l’organe de direction/organe directeur 60. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent disposer de compétences et d’une expérience professionnelle suffisantes eu égard au(

1. x)type(
2. s)d’OPC concerné(
3. s)et aux stratégies d’investissement des OPC gérés, en particulier les stratégies visées à l’annexe IV du Règlement Délégué 231/2013 pour lesquelles le GFIA est autorisé, le cas échéant. Circulaire 18/698 Page 17/102 61. Quant à l’expérience suffisante, les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent disposer d’une expérience professionnelle adéquate, par exemple par le fait d’avoir déjà exercé des activités analogues à un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. 62. Chaque membre de l’organe de direction/organe directeur doit justifier de son honorabilité professionnelle. 63. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent présenter dans leur ensemble une composition adéquate qui permet à l’organe de direction/organe directeur de s'acquitter pleinement de toutes ses responsabilités. Le caractère adéquat se réfère en particulier aux compétences professionnelles (connaissances, compréhension et expérience) ainsi qu’aux qualités personnelles des membres de l’organe de direction/organe directeur. Ainsi, l’organe de direction/organe directeur, en tant qu’organe collectif, doit avoir une compréhension parfaite de l’ensemble des activités, des risques encourus par le GFI et les OPC gérés, ainsi que de l’environnement économique et réglementaire dans lequel évolue le GFI. Les membres de l’organe de direction/organe directeur disposent individuellement d’une parfaite compréhension du dispositif de gouvernance interne et de leurs responsabilités au sein du GFI. 64. Les membres de l’organe de direction/organe directeur veillent à ce que leurs qualités personnelles leur permettent d’exécuter leur mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur de manière efficace, avec l’engagement, la disponibilité, l’objectivité, le sens critique et l’indépendance requis. A ce titre, l’organe de direction/organe directeur ne peut pas compter parmi ses membres une majorité de personnes qui assure un rôle exécutif au sein du GFI (dirigeants ou autres employés du GFI, à l’exception des représentants du personnel) sauf justification adéquate. 65. En outre, dans le cas de la gestion d’OPC ayant adopté la forme sociétaire, il est recommandé que l’organe de direction/organe directeur du GFI et celui de l’OPC en question ne soient pas composés majoritairement des mêmes personnes. 66. Au cas où un membre de l’organe de direction/organe directeur fait partie des instances dirigeantes du GFI, il peut cumuler son mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur avec les rôles de « Compliance Officer », de responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT ou de responsable de la gestion des risques. Au cas où un membre de l’organe de direction/organe directeur fait partie des instances dirigeantes du GFI, il peut cumuler son mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur avec le rôle de responsable de l’audit interne, dans le respect de la disposition visée au point 97 ci-après. Section 4.1.3. : Conditions d’exercice de multiples mandats 67. Les membres de l’organe de direction/organe directeur veillent à ce que leur mandat soit et reste compatible avec leurs autres occupations professionnelles. Ils informent l’organe de direction/organe directeur des mandats qu’ils ont en dehors du GFI. Le GFI doit alors identifier les conflits d’intérêts pouvant résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 68. Par ailleurs, chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention requis. Par conséquent, chacun d’entre eux doit veiller à limiter le nombre de ses autres engagements professionnels dans la mesure nécessaire pour pouvoir s’acquitter correctement de ses tâches. Par mandat, il convient d’entendre tout rôle en tant que membre d’un organe directeur/organe de direction ou d’une fonction de surveillance ou des instances dirigeantes, dans des entités réglementées ou non. Les mandats pour lesquels une demande d’autorisation introduite auprès d’une autorité de surveillance est en cours d’analyse sont également à inclure. 69. Il en résulte que chaque candidat à un poste de membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit veiller au respect des limites suivantes :
4. a)le nombre d’heures consacrées à ses engagements professionnels ne doit pas excéder 1920 heures par an, et Circulaire 18/698 Page 18/102
5. b)le nombre de mandats dans des entités réglementées et dans des sociétés opérationnelles ne doit pas excéder 20 mandats. 70. Aux fins de la détermination du nombre de mandats exercé visé au point 69
6. b)ci-avant, la CSSF peut considérer l’ensemble des mandats détenus au sein d’entités entrant dans la structuration de certains OPC gérés (comme par exemple les mandats exercés dans des special purpose vehicles détenus par l’OPC et dans l’OPC lui-même) ou encore des mandats dans des OPC ayant le même initiateur ou des mandats dans des entités appartenant au même groupe et qui sont soumises à une surveillance par une autorité (comme par exemple des GFI appartenant au même groupe) comme comptant pour un seul mandat aux fins d’apprécier le nombre total de mandats exercés en application des dispositions du point 69
7. b)ci-avant. Dans ce cas, le candidat doit fournir les justifications d’un tel regroupement en démontrant les synergies résultant de l’exercice des mandats regroupés en question. 71. Dans le cas où au moins un des seuils visés au point 69 ci-avant est dépassé, compte tenu éventuellement de l’application du point 70, le candidat doit joindre à sa demande d’autorisation une description des mesures mises en œuvre en vue d’assurer son mandat additionnel avec le temps et l’attention requis. La description doit notamment inclure des justifications quant à la façon dont le candidat entend s’organiser pour assumer les responsabilités qui lui incombent, en prenant en compte sa charge de travail existante et à venir. Sont également à prendre en compte le nombre d’OPC/compartiments gérés, la taille, le volume, la nature, l’échelle et la complexité des OPC/compartiments et des entités opérationnelles, le cas échéant. Le dossier doit plus particulièrement détailler le soutien technique et administratif dont le candidat doit ou devra bénéficier. 72. Les seuils visés au point 69 doivent être revus à la baisse lorsque la nature, l’échelle ou la complexité des activités des entités précitées le justifient, ainsi qu’en cas de diminution du temps de travail du candidat. 73. Il est de la responsabilité de chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI de veiller continuellement au respect des principes exposés à la présente section. Section 4.1.4. : Obligations en matière de réunion et de délibération 74. L’organe de direction/organe directeur se réunit régulièrement, et au minimum une fois par trimestre, en vue de s’acquitter de manière efficace de ses responsabilités. La fréquence de réunion doit être adaptée à la nature, à l’échelle et à la complexité des activités du GFI. Le recours à la visio-conférence ou à des moyens de télécommunication à distance permettant l’identification des participants et garantissant une participation effective à la réunion de l’organe de direction/organe directeur est également accepté. 75. Les travaux de l’organe de direction/organe directeur doivent être documentés par écrit. Cette documentation inclut l’agenda des réunions, les procès-verbaux des réunions consignant les décisions et mesures prises par l’organe de direction/organe directeur. Ces procès-verbaux doivent être disponibles ou accessibles dans les locaux du GFI au Luxembourg. Sous-chapitre 4.2. : Les instances dirigeantes Section 4.2.1. : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec le GFI 76. Par instances dirigeantes, on entend les personnes qui dirigent de fait l’activité du GFI au sens de l’article 102

(1)c) de la Loi 2010 et de l’article 7

(1)a) de la Loi 2010, 8

(7)de la Loi 2013 et à l’article 14

(2)second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, est inférieure à un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent : a) b) c) 82. Lorsque la valeur des portefeuilles gérés par le GFI, telle que définie aux articles 102

(1)a) de la Loi 2010, 8

(7)de la Loi 2013 et à l’article 14

(2)second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, excède un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent :

1. a)
2. b)
3. c)83. les dirigeants ne doivent pas exercer plus de deux mandats de dirigeant dans des GFI ; la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, que seul un des dirigeants requis légalement se trouve de façon permanente au Luxembourg, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le dirigeant qui ne se trouve pas de façon permanente au Luxembourg dans son ou ses domaines de responsabilité et que ce dirigeant puisse se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées ; si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, les dispositions du point 81 s’appliquent également à ce(
4. s)dirigeant(
5. s)additionnel(s). les deux dirigeants requis légalement ne doivent pas exercer d’autre mandat de dirigeant dans des GFI ; si le GFI a recours à deux dirigeants uniquement, alors ces deux dirigeants doivent se trouver de façon permanente au Luxembourg conformément au point 79 ; si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, alors la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, qu’un ou plusieurs de ces dirigeants additionnels ne se trouve(
6. nt)pas de façon permanente au Luxembourg et/ou consacre(
7. nt)moins d’un ETP à sa (leur) tâche, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le(
8. s)dirigeant(
9. s)en question dans son (ses) domaine(
10. s)de responsabilité et qu’il(
11. s)puisse(
12. nt)se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées. Dans l’application des dispositions visées aux points 81 et 82
13. c)ci-avant, une personne exerçant plus d’un mandat de dirigeant doit être en mesure de démontrer de façon satisfaisante à la CSSF que l’exercice d’un second mandat de dirigeant ne l’empêche pas, ni n’est susceptible de l’empêcher, de s’acquitter de manière convenable, honnête et professionnelle de l’une quelconque de ses fonctions, avec le temps et l’attention requis. Le GFI doit en outre identifier les conflits d’intérêts pouvant Circulaire 18/698 Page 20/102 résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 84. La CSSF doit pouvoir contacter directement chacun des dirigeants. Ces personnes doivent être en mesure de fournir toutes les informations que la CSSF juge indispensables à sa surveillance. 85. Les dirigeants doivent en outre bénéficier dans leur travail quotidien d’un support approprié fourni par du personnel qualifié, suffisant en nombre, et travaillant au Luxembourg (section 5.1.1. « Précisions sur les ressources humaines »). Le personnel employé, le cas échéant, au sein d’une ou plusieurs succursale(
14. s)du GFI, peut être pris en compte. Dans tous les cas, chaque GFI doit employer au siège luxembourgeois au moins trois personnes (i.e. : personnel dirigeant et/ou non-dirigeant) à temps-plein dédiant leur temps de travail à l’exercice de fonctions-clé, conformément au point 123. Section 4.2.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité des instances dirigeantes 86. Les dirigeants du GFI doivent disposer de compétences et d’une expérience professionnelle suffisantes eu égard au(
15. x)type(
16. s)d’OPC concerné(
17. s)et aux stratégies d’investissement des OPC gérés, en particulier les stratégies visées à l’annexe IV du Règlement Délégué 231/2013 pour lesquelles le GFIA est autorisé, le cas échéant. 87. Quant à l’expérience requise, les dirigeants doivent disposer d’une expérience professionnelle adéquate, par exemple par le fait d’avoir déjà exercé des activités analogues à un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. 88. Chaque dirigeant doit justifier de son honorabilité professionnelle. 89. Les dirigeants possèdent, à la fois individuellement et collectivement, les compétences professionnelles (connaissances, compréhension et expérience), l’honorabilité et les qualités personnelles nécessaires pour accomplir leurs tâches, en vue de garantir une gestion saine et prudente du GFI. Section 4.2.3. : Organisation des instances dirigeantes 90. Les dirigeants de chaque GFI font partie d’un comité de direction. Les membres de ce comité coopèrent étroitement et collégialement afin d'accomplir tous les actes relevant de leurs responsabilités. 91. Le comité de direction doit, entre autres, sous la responsabilité ultime de l’organe de direction/organe directeur : • • • 92. mettre en œuvre des stratégies et des principes directeurs en matière d’administration centrale et de gouvernance interne visés au chapitre 5. ci-après, par le biais de politiques et de procédures internes écrites précises ; mettre en œuvre de mécanismes de contrôle interne adéquats (i.e. les fonctions permanentes de gestion des risques, de compliance et d’audit interne) ; veiller à ce que le GFI dispose des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour exercer son activité. En outre, le comité de direction du GFI doit : • • Circulaire 18/698 s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement et la stratégie mises en œuvre respectent et reflètent de façon adéquate le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID de chaque OPC et que la politique générale d’investissement et la stratégie sont décrites de façon transparente dans le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID ; mettre en œuvre, pour chaque OPC que le GFI gère, la politique générale d’investissement telle qu’elle est définie, selon le cas, dans le prospectus, le Page 21/102 • • • • • • règlement ou les documents constitutifs de l’OPC, en application de l’article 10

(2)a) du Règlement 10-4 et de l’article 60

(2)a) du Règlement Délégué 231/2013 ; superviser l’adoption de stratégies d’investissement pour chaque OPC que le GFI gère, en application de l’article 10

(2)b) du Règlement 10-4 et de l’article 60

(2)b) du Règlement Délégué 231/2013 ; s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement, les stratégies d’investissement et les limites de risque de chaque OPC géré sont effectivement et correctement mises en œuvre et respectées, même si la fonction de gestion des risques est assurée par un tiers en application de l’article 10

(2)d) du Règlement 10-4 et de l’article 60

(2)e) du Règlement Délégué 231/2013 ; adopter, puis soumettre à un réexamen régulier, des procédures internes adéquates pour l’adoption des décisions d’investissement concernant chaque OPC géré, afin de garantir la conformité de ces décisions avec les stratégies d’investissement adoptées, en application de l’article 10

(2)e) du Règlement 104 et de l’article 60

(2)f) du Règlement Délégué 231/2013 ; adopter, en application de l’article 10

(2)f) du Règlement 10-4 et de l’article 60

(2)g) du Règlement Délégué 231/2013, puis soumettre à examen régulier la politique de gestion des risques ainsi que les dispositions, procédures et techniques de mise en œuvre de cette politique, telles que visées à l’article 43 du Règlement 10-4 et à l’article 40 du Règlement Délégué 231/2013, et notamment le système de limitation des risques pour chaque OPC géré ; mettre en œuvre et assurer le suivi de la politique de commercialisation et du réseau de distribution des OPC gérés par la SGO, et le cas échéant par le GFIA ; définir et de mettre en œuvre une politique de rémunération conforme à l’article 111ter de la Loi 2010, respectivement à l’annexe II de la Directive GFIA en accord avec l’article 60

(2)h) du Règlement Délégué 231/

2. Dispositions spécifiques applicables au GFIA : les instances dirigeantes d’un GFIA doivent également veiller à ce que des politiques et procédures d’évaluation soient établies et mises en œuvre conformément à l’article 19 de la Directive GFIA, en accord avec l’article 60

(1)e) de la Loi 2010 et 7

(1)e) de la Loi 2013, ne doit pas être confondue avec la fonction « administration » visée à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement à l’annexe I de la Loi

1. 5 https://www.cssf.lu/fr/Document/questions-reponses-relatives-a-la-loi-du-17-decembre-2010-concernantles-organismes-de-placement-collectif-version-10/ Circulaire 18/698 Page 24/102
2. L’administration centrale du GFI, qui englobe au sens large les fonctions de direction et de gestion, d'exécution et de contrôle, doit permettre au GFI d’avoir la maîtrise de l’ensemble de ses activités.
3. La notion de centre de prise de décision ne comprend pas seulement l'activité des instances dirigeantes suivant l’article 102

(1)c) de la Loi 2010 et l’article 7

(1)c) de la Loi 2013, mais également celle des responsables des différentes fonctions-clé, respectivement de toute autre unité opérationnelle existant à l'intérieur du GFI.

1. Le centre administratif comprend en particulier une bonne organisation administrative et comptable qui assure, entre autres, l'exécution adéquate des opérations, l'enregistrement correct et exhaustif des opérations, la production d'une information de gestion fiable et rapidement disponible, le suivi des activités déléguées, la gestion des conflits d’intérêts et le respect des règles de conduite et des autres conditions d’exercice applicables. A cet effet, le GFI doit se doter au Luxembourg des moyens humains et techniques nécessaires et suffisants pour pouvoir exercer les activités qu’il veut réaliser et pour contrôler les fonctions déléguées. Ceci implique qu’il dispose au Luxembourg des éléments suivants dont la liste n’est pas exhaustive : • • • • son propre personnel exécutant compétent, suffisant en nombre afin d’exécuter les décisions prises (section 5.1.
2. : « Précisions sur les ressources humaines ») ; ses propres systèmes d’exécution, c’est-à-dire des procédures et de l’infrastructure technique et informatique (section 5.1.
3. : « Précisions sur l’infrastructure technique, IT et continuité opérationnelle ») ; une fonction comptable (section 5.1.
4. : « Précisions sur la fonction comptable ») ; ses propres locaux (section 5.1.4 : « Précisions sur les locaux au Luxembourg »).
5. La notion d’administration centrale implique aussi qu’un GFI doit disposer au Luxembourg de : • • • • ses propres fonctions de contrôle interne (sous-chapitre 5.
6. : « Les fonctions de contrôle interne ») ; ses propres procédures (sous-chapitre 5.
7. : « Exigences en matière d’organisation et de procédures ») ; son propre dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (sous-chapitre 5.
8. : « Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ») ; la documentation relative à ses opérations et à celles effectuées par les délégataires pour le compte du GFI (chapitre
9. : « Dispositions organisationnelles spécifiques »). Section 5.1.
10. : Précisions sur les ressources humaines
11. Conformément à l’article 6 du Règlement 10-4 et à l’article 22 du Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit employer au Luxembourg un personnel suffisant en nombre et disposant des qualifications, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour assurer les tâches qu’il veut exercer et pour surveiller de manière efficace les activités déléguées.
12. Le personnel doit disposer des compétences professionnelles individuelles et collectives appropriées eu égard aux stratégies d’investissement des OPC gérés.
13. Chaque GFI doit employer au siège luxembourgeois au moins trois personnes à temps-plein (trois ETP) dédiant leur temps de travail à l’exercice de fonctions-clé. Suivant la nature, l’échelle et la complexité de son activité, le GFI doit adapter la taille des équipes dédiées à l’exercice de fonctionsclé et ainsi employer davantage de personnes disposant des qualifications, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour l’exercice des fonctions-clé.
14. Des absences de longue durée ou des départs de membres du personnel (p. ex. : démissions ou licenciements) ne doivent pas entraver à terme le bon fonctionnement du GFI. Circulaire 18/698 Page 25/102
15. En cas d’absence d’un membre du personnel engagé dans les fonctions-clé, il est nécessaire de prévoir qu’un membre du personnel disposant d’une expérience adaptée et de l’indépendance nécessaire puisse le remplacer si besoin.
16. Le personnel est, en principe, salarié du GFI, avec lequel il est lié par un contrat de travail.
17. La CSSF peut accorder une dérogation à l’exigence visée au point 126 et autoriser qu’une partie du personnel soit détachée ou mise à disposition par une entité appartenant au même groupe ou par une société tierce. Dans ce cas, le contrat réglant ce détachement ou cette mise à disposition doit être soumis à la CSSF pour accord préalable. Par ailleurs, le contrat doit contenir des règles de gestion des conflits d’intérêts entre le personnel concerné et l’entité pour laquelle le personnel preste également des services. Ledit contrat doit en outre préciser la mission du personnel concerné, le lien de rattachement hiérarchique aux dirigeants du GFI pour les fonctions exercées dans l’entité en application des articles 5

(1)a) du Règlement 10-4 et 57

(1)a) du Règlement Délégué 231/2013, ainsi que le temps de présence effectif au sein du GFI. Le personnel ainsi mis à disposition du GFI ou détaché doit se trouver de façon permanente au Luxembourg et pouvoir être contacté à tout moment pendant les heures de travail usuelles. Cela n’empêche toutefois pas que les membres du personnel aient leur domicile dans un lieu qui leur permet de se rendre, en principe, chaque jour au Luxembourg.

1. Lorsque, en raison de la taille réduite du GFI, il est indispensable de regrouper plusieurs tâches et responsabilités sur une même personne, ce regroupement doit être organisé de sorte à ne pas porter préjudice à l'objectif poursuivi par la séparation des tâches.
2. Disposition spécifique applicable à la SGO : l’exercice de multiples fonctions par une même personne ne doit pas l’empêcher, ni être susceptible de l’empêcher, de s’acquitter de manière convenable, honnête et professionnelle de l’une quelconque de ses fonctions, conformément à l’article 6

(3)du Règlement 10-

2. Recommandation spécifique au GFIA : il est recommandé au GFIA de respecter également la disposition visée au point 129 ci-avant.
3. L'organigramme du GFI donne le détail pour les différentes fonctions (opérationnelles et de contrôle) de la structure et des liens hiérarchiques et fonctionnels entre ces fonctions, ainsi qu'avec les instances dirigeantes et l’organe de direction/organe directeur du GFI.
4. L'organigramme et la description des tâches sont établis sur base du principe de la séparation des tâches. En vertu de ce principe, les tâches et responsabilités doivent être attribuées de façon à éviter qu'elles ne soient incompatibles dans le chef d'une même personne. Le but poursuivi est d’écarter les conflits d’intérêts et de prévenir au moyen d'un environnement de contrôles réciproques qu'une personne puisse commettre des erreurs et irrégularités.
5. Sur demande de la CSSF, le GFI est tenu de fournir un organigramme actualisé. A cet effet, l’organigramme doit notamment inclure : • • le nom des membres de l’organe de direction/organe directeur, des dirigeants et des responsables des fonctions-clé ; le nombre de collaborateurs affectés à chaque service ou unité du GFI, en distinguant notamment les fonctions de gestion de portefeuille, d’administration d’OPC, de commercialisation, de gestion des risques, de compliance, d’audit interne, ainsi que les personnes en charge de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et celles en charge du suivi des délégataires. Section 5.1.
6. : Précisions sur l’infrastructure technique, IT et la continuité opérationnelle
7. Chaque GFI doit se doter dans ses locaux d’une infrastructure technique et informatique adaptée à l’activité qu’il veut réaliser. Circulaire 18/698 Page 26/102
8. Selon l’article 5

(2)du Règlement 10-4 et l’article 57

(2)du Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit établir, mettre en œuvre et garder opérationnels des systèmes et des procédures appropriés pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des informations, en tenant compte de la nature des informations concernées.

1. Les exigences du paragraphe précité sont remplies au mieux lorsque le GFI dispose de sa propre infrastructure informatique, qui est prise en charge par son propre service informatique, lui-même organisé et encadré par un dispositif de contrôle interne fixé par les instances dirigeantes. En règle générale, le GFI doit donc disposer, dans ses locaux au Luxembourg, de ses propres ordinateurs et de programmes informatiques appropriés et dûment documentés.
2. Ainsi, le GFI doit mettre en place des procédures et un dispositif lui permettant d’identifier et de gérer les risques informatiques, notamment dans les domaines suivants : • • • • • le risque d’atteinte à la confidentialité, à l’intégrité et à l’accessibilité des données ; les risques liés à la continuité des activités du GFI et à la capacité de résilience des systèmes informatiques ; les risques liés à l’externalisation de la fonction informatique, le cas échéant ; le risque de fraude informatique, caractérisée par l’usage de données, de logiciels et de matériel informatique du GFI à des fins malicieuses ; les risques de cyberattaques.
3. Les dispositions susmentionnées n’empêchent toutefois pas un GFI de recourir, sous sa responsabilité, aux services d’un tiers spécialisé en matière de conseil, de programmation, de maintenance ou de gestion de systèmes informatiques. Tout recours à un tiers doit être notifié préalablement à la CSSF et être formalisé par un contrat de services. Le tiers doit en outre faire l’objet d’une due diligence initiale et d’un suivi continu, en accord avec les dispositions prévues au sous-chapitre 6.
4. (« Encadrement de la délégation ») de la présente circulaire.
5. Il est également admissible qu’un GFI soit lié par voie de télécommunication au centre de traitement informatique se trouvant auprès de sa maison-mère ou d’une filiale de celle-ci. En cas de recours au service de sa maison-mère ou d’une filiale de celle-ci, le GFI doit vérifier que l’entité en question est qualifiée pour, et capable de, prester le service en question.
6. Au cas où le GFI a recours aux services d’un tiers, il doit veiller à avoir un accès rapide et non limité aux informations le concernant, stockées au centre de traitement informatique. Ces informations doivent être encryptées ou encore protégées selon d'autres moyens techniques disponibles de nature à assurer la sécurité des communications et la confidentialité des données des clients.
7. Par ailleurs, le GFI doit être en mesure de fonctionner normalement en cas d’indisponibilité de son système informatique. A cet effet, il doit mettre en place une solution de « back-up » en adéquation avec un plan de continuité de ses activités, tel que prévu par l’article 5

(3)du Règlement 10-4 et par l’article 57

(3)du Règlement Délégué 231/

1. Ce plan de continuité doit décrire les actions à mettre en œuvre par le GFI afin de poursuivre ses activités en cas d’incident ou de sinistre lié à des événements anormaux. Dans le cas où le GFI a recours aux services de sa maison-mère ou d’une filiale de celle-ci, le GFI peut se baser sur la solution de « back-up » de sa maison-mère ou de la filiale en question, à condition que la ségrégation des données du GFI soit assurée.
2. Un GFI doit disposer de systèmes informatiques adaptés permettant de respecter les dispositions en matière de bonne organisation administrative prévues à l’article 109

(4)du Règlement 10-4 et l’article 57

(4)du Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit établir, mettre en œuvre et garder opérationnelles des politiques et procédures comptables ainsi que des règles en matière d’évaluation permettant de fournir des informations financières offrant une image fidèle et sincère de la situation financière du GFI.

1. Par conséquent, chaque GFI doit communiquer à la CSSF le nom de la personne responsable au sein du GFI qui peut fournir des informations sur la situation comptable du GFI.
2. L’identité du responsable de la fonction comptable ainsi que de toute personne lui succédant dans sa fonction doit être immédiatement notifiée à la CSSF.
3. En ce qui concerne l’organisation de la fonction comptable, le GFI peut soit se doter de sa propre fonction comptable, soit recourir, sous sa responsabilité, à l’expertise d’un tiers en matière de tenue de la comptabilité. Tout recours à un tiers doit être notifié préalablement à la CSSF et être formalisé par un contrat de services. Le tiers doit en outre faire l’objet d’une due diligence initiale et d’un suivi continu, en accord avec les dispositions prévues au sous-chapitre 6.
4. (« Encadrement de la délégation ») de la présente circulaire.
5. Indépendamment du modèle d’organisation de la fonction comptable, notamment le recours à un tiers, les pièces comptables relatives à l’activité du GFI doivent toujours être disponibles et/ou accessibles électroniquement à partir du siège du GFI au Luxembourg de sorte que le GFI reste en mesure d’établir un bilan et un compte de pertes et de profits de manière autonome.
6. La fonction comptable opère sur base de procédures écrites qui prévoient : • • • • • d'identifier et d'enregistrer toutes les transactions entreprises par le GFI ; d'expliquer l'évolution des soldes comptables d'un arrêté à l'autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables ; de conserver toutes les pièces comptables suivant les dispositions légales en vigueur ; de réaliser les réconciliations des comptes et des écritures comptables ; de s’assurer de la fiabilité du reporting financier.
7. L'ensemble de l'organisation et des procédures comptables sont décrites dans un manuel des procédures comptables. Dans la définition et la mise en œuvre de ces procédures, le GFI veille au respect du principe d’intégrité afin d’éviter en particulier que le système comptable ne puisse être utilisé à des fins frauduleuses. Section 5.1.
8. : Précisions sur les locaux au Luxembourg
9. La notion d’administration centrale implique aussi qu’un GFI doit disposer de ses propres locaux au Luxembourg. L’accès aux locaux du GFI doit être sécurisé et limité au personnel du GFI. En cas de changement de locaux, le GFI doit informer la CSSF au préalable, en vue d’un agrément des modifications statutaires le cas échéant. Le dossier transmis à la CSSF doit inclure un plan des locaux, et si le GFI n’est pas propriétaire des locaux, le contrat de bail. Circulaire 18/698 Page 28/102 Sous-chapitre 5.
10. : Dispositif général en matière de gouvernance interne
11. En application des articles 109 et 111 de la Loi 2010 ainsi que des articles 16 et 11 de la Loi 2013, chaque GFI doit posséder un solide dispositif de gouvernance interne qui assure la gestion saine et prudente de ses activités et des risques qui leur sont inhérents.
12. La gouvernance interne doit assurer en particulier la gestion saine et prudente des activités, y compris des risques qui leur sont inhérents. Afin d’atteindre cet objectif, les GFI mettent en place un dispositif de gouvernance interne qui répond au concept des « trois lignes de défense » (« three-lines-ofdefence model »).
13. La première ligne de défense est constituée par les unités opérationnelles qui prennent ou acquièrent des risques dans le cadre d’une politique et de limites prédéfinies et qui effectuent des contrôles.
14. La seconde ligne est formée par les fonctions permanentes de gestion des risques (section 5.3.1.) et de compliance (section 5.3.2.) qui contribuent au contrôle indépendant des risques, ainsi que par les fonctions de support, y compris la fonction informatique (section 5.1.2.) et la fonction comptable (section 5.1.3.).
15. La troisième ligne est constituée par la fonction d’audit interne (section 5.3.3.) qui effectue une évaluation indépendante, objective et critique des deux premières lignes de défense.
16. Les trois lignes de défense sont complémentaires, chaque ligne de défense assumant ses responsabilités de contrôle indépendamment des autres lignes.
17. Ce dispositif de gouvernance interne doit notamment s’articuler autour des domaines suivants, développés pour l’essentiel dans le Règlement 10-4 et dans le Règlement Délégué 231/2013 : • • • • • • • les exigences organisationnelles, en ce compris les mécanismes de contrôle interne (sous-chapitre 5.
18. « Les fonctions de contrôle interne ») ; les exigences en matière de reporting interne ; les transactions personnelles ; la gestion des conflits d’intérêts ; l’exercice des droits de vote ; les règles de conduite ; la politique de rémunération.
19. Concrètement, le dispositif de gouvernance interne comprend notamment: • • • • • Circulaire 18/698 une structure organisationnelle et opérationnelle claire et cohérente comportant des pouvoirs de décision, des liens hiérarchiques et fonctionnels et un partage des responsabilités clairement définis, transparents, cohérents, complets et exempts de conflits d’intérêts ; des mécanismes adéquats de contrôle interne ; une procédure formelle d’escalation (procédure d’intervention par paliers), de règlement et, le cas échéant, de sanctions pour les problèmes, déficiences et irrégularités relevés par le biais des mécanismes de contrôle interne ; un dispositif de communication interne comprenant un dispositif interne d’alerte (« whistleblowing ») qui permet au personnel du GFI d’attirer l'attention des responsables sur toutes leurs préoccupations importantes et légitimes liées à la gouvernance interne du GFI ; un dispositif de gestion de continuité des activités visant à limiter les risques de perturbation grave des activités et à assurer le maintien des opérations-clé telles que définies par l’organe de direction/organe directeur sur proposition des instances dirigeantes. Ce dispositif comprend un plan de continuité qui décrit les actions à mettre en œuvre afin de poursuivre les activités en cas d’incident ou sinistre ; Page 29/102 • un dispositif de gestion de crises qui assure une capacité de réaction appropriée en cas de crise, y compris un plan de rétablissement des activités.
20. Chaque GFI promeut une culture interne du contrôle et du risque qui vise à assurer que tous les membres du personnel participent activement à la détection, à la déclaration et au contrôle des risques encourus par le GFI. Sous-chapitre 5.
21. : Les fonctions de contrôle interne
22. Conformément au Règlement 10-4 et au Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit établir et garder opérationnelle une fonction permanente de compliance, de gestion des risques et d’audit interne.
23. Les politiques mises en œuvre en matière de gestion des risques, de compliance et d’audit instaurent trois fonctions de contrôle interne distinctes : d’une part, la fonction de gestion des risques et la fonction compliance qui relèvent de la deuxième ligne de défense et, d’autre part, la fonction d’audit interne qui relève de la troisième ligne de défense. Ces politiques décrivent par ailleurs les domaines d’intervention relevant directement de chaque fonction de contrôle interne, règlent clairement les responsabilités en matière de domaines d’intervention communs et définissent les objectifs ainsi que l'indépendance, l’objectivité et la permanence des fonctions de contrôle interne.
24. Chaque fonction de contrôle interne est placée sous la responsabilité d’un responsable de fonction distinct qui est nommé et révoqué suivant une procédure interne écrite. Les nominations et révocations des responsables des fonctions de contrôle interne sont approuvées par l’organe de direction/organe directeur et communiquées par écrit à la CSSF, conformément aux dispositions visées à la sous-section 5.3.1.
25. pour la fonction de gestion des risques, à la sous-section 5.3.2.
26. pour la fonction de compliance et à la sous-section 5.3.3.
27. pour la fonction d’audit interne.
28. Les responsables des trois fonctions de contrôle interne sont responsables vis-à-vis des instances dirigeantes et, en dernier ressort, vis-à-vis de l’organe de direction/organe directeur pour l’exécution de leur mandat. A ce titre, ces responsables doivent pouvoir contacter et informer directement et de leur propre initiative l’organe de direction/organe directeur ou, le cas échéant, les membres du comité d’audit, ainsi que la CSSF.
29. Les fonctions de contrôle interne ont pour objectif principal de vérifier le respect de l’ensemble des politiques et procédures internes qui tombent dans leur champ d’attribution, d’en évaluer régulièrement l’adéquation par rapport à la structure organisationnelle et opérationnelle du GFI, aux stratégies, aux activités et aux risques du GFI ainsi que par rapport aux exigences légales et réglementaires applicables, et d’en rendre compte directement aux instances dirigeantes ainsi qu’à l’organe de direction/organe directeur. Elles fournissent aux instances dirigeantes ainsi qu’à l’organe de direction/organe directeur les avis et conseils qu’elles jugent utiles en vue d’améliorer le dispositif d’administration centrale et de gouvernance interne du GFI.
30. Les responsables des fonctions de contrôle interne répondent dans les meilleurs délais aux demandes d’avis et de conseils émanant des instances dirigeantes et de l’organe de direction/organe directeur du GFI ou des comités spécialisés du GFI, le cas échéant. Lorsqu’ils estiment que la gestion efficace, saine ou prudente des activités est compromise, les responsables des fonctions de contrôle interne en informent promptement et de leur propre initiative les instances dirigeantes et l’organe de direction/organe directeur suivant les modalités internes applicables.
31. Les fonctions de contrôle interne doivent également couvrir l’activité des succursales, des bureaux de représentation, des agences et des filiales dont dispose, le cas échéant, un GFI.
32. Il convient de préciser que les fonctions de compliance et d’audit interne ne peuvent pas être assurées par la même personne physique. De même, en cas de délégation de l’exécution de la fonction permanente de compliance ou d’audit interne, dans le respect des conditions visées dans les sections respectives ci-dessous (5.3.
33. et 5.3.3.), le suivi de ces fonctions ne peut pas être confié à la même personne physique. Circulaire 18/698 Page 30/102
34. Par ailleurs, les responsables des fonctions de contrôle interne doivent remettre des rapports annuels à la CSSF conformément au point 212 (pour la fonction de gestion des risques), à la sous-section 5.3.2.
35. (pour la fonction compliance) et à la sous-section 5.3.3.
36. (pour la fonction d’audit interne) ci-après. Caractéristiques des fonctions de contrôle interne
37. Les fonctions de contrôle interne sont des fonctions permanentes et indépendantes dotées chacune d’une autorité suffisante. Les responsables de ces fonctions ont le droit d’accès direct à l’organe de direction/organe directeur, au réviseur d’entreprises agréé du GFI ainsi qu’à la CSSF.
38. L’indépendance des fonctions de contrôle interne est incompatible avec une situation dans laquelle : • • • le personnel des fonctions de contrôle interne est chargé de tâches qu’il est appelé à contrôler ; les fonctions de contrôle interne sont intégrées d’un point de vue organisationnel dans les unités opérationnelles qu’elles contrôlent ou dépendent hiérarchiquement d’elles ; et la rémunération du personnel des fonctions de contrôle interne est liée à la performance des activités qu’elles contrôlent ou déterminée suivant d’autres critères qui compromettent l’objectivité du travail accompli par les fonctions de contrôle interne.
39. L’autorité dont doivent jouir les fonctions de contrôle interne requiert que ces fonctions puissent exercer leurs responsabilités de leur propre initiative, s’exprimer librement et accéder à toutes les données et informations externes et internes (dans l’ensemble des unités opérationnelles du GFI qu’elles contrôlent) qui sont jugées nécessaires pour l'accomplissement de leurs missions.
40. Le personnel des fonctions de contrôle interne ou les tiers agissant pour compte de ces fonctions doivent effectuer leurs travaux avec objectivité.
41. Afin de garantir leur objectivité, les personnes relevant de fonctions de contrôle interne doivent posséder l’indépendance d’esprit et de jugement nécessaires à la bonne exécution de leur tâche.
42. L’allocation des responsabilités et des fonctions au sein d’un GFI doit être organisée de telle sorte que les conflits d’intérêts soient évités, ou du moins atténués. Lorsque le GFI fait partie d’un groupe, l’existence de lignes de reporting du GFI vers des fonctions ou des individus du groupe ne doivent pas mettre en péril l’indépendance des fonctions de contrôle interne.
43. Afin de garantir l'efficacité des fonctions de contrôle interne, les membres de chaque fonction de contrôle interne doivent posséder à un niveau individuel et collectif des compétences professionnelles élevées dans le domaine des activités du GFI et des normes applicables. Cette compétence doit être évaluée en tenant compte non seulement de la nature de la mission des collaborateurs, mais également de la complexité et de la diversité des activités exercées par le GFI en vue de permettre une couverture intégrale des activités et des risques. Cette compétence individuelle doit comporter la capacité de porter des jugements critiques et d’être écouté par les dirigeants du GFI ainsi que par l’organe de direction/organe directeur.
44. Les responsables des fonctions de contrôle interne maintiennent à jour les connaissances acquises et assurent une formation continue et actualisée à chacun de leurs collaborateurs.
45. En sus de leur expérience professionnelle élevée, les responsables de fonctions de contrôle interne qui accèdent pour la première fois à une telle position possèdent les connaissances théoriques qui leur permettent d'exercer cette fonction d'une manière efficace.
46. Pour garantir l'exécution des tâches qui leur incombent, les fonctions de contrôle interne disposent des ressources humaines, de l’infrastructure et des budgets nécessaires et suffisants, conformément au principe de proportionnalité. Le budget doit être suffisamment flexible pour tenir compte d’une adaptation des missions des fonctions de contrôle en réponse à des changements du profil de risque du GFI. Ces dispositions sont compatibles avec le recours des fonctions de contrôle interne à des Circulaire 18/698 Page 31/102 experts externes conformément aux dispositions exposées dans les sous-sections 5.3.1.6., 5.3.2.
47. et 5.3.3.
48. de la présente circulaire.
49. Le champ d’intervention des fonctions de contrôle interne couvre l’ensemble du GFI, dans le respect de leurs compétences respectives.
50. Chaque GFI prend les mesures nécessaires pour assurer que les membres des fonctions de contrôle interne exercent leurs fonctions avec intégrité et discrétion.
51. Les responsables des fonctions de contrôle interne documentent les travaux effectués conformément aux responsabilités assignées, notamment afin de permettre de retracer les interventions ainsi que les conclusions retenues.
52. En cas de problèmes, déficiences et irrégularités graves, les responsables des fonctions de contrôle interne en informent immédiatement les instances dirigeantes et l’organe de direction/organe directeur.
53. Les responsables des fonctions de contrôle interne vérifient le suivi effectif des recommandations relatives aux problèmes, déficiences et irrégularités qu’elles ont relevées. Ils rapportent de manière régulière à ce sujet aux instances dirigeantes et à l’organe de direction/organe directeur du GFI. Section 5.3.
54. : Fonction permanente de gestion des risques Sous-section 5.3.1.
55. : Obligations des GFI en matière de gestion des risques
56. Les articles 42

(1)de la Loi 2010 et 14 de la Loi 2013 introduisent notamment l’obligation pour un GFI d’employer une méthode, respectivement des systèmes, de gestion des risques qui lui permettent de détecter, mesurer et contrôler les risques associés aux positions des OPC.

1. La fonction permanente de gestion des risques et la politique de gestion des risques en sont des éléments centraux. Sous-section 5.3.1.
2. : Fonction permanente de gestion des risques
3. Conformément aux articles 13 du Règlement 10-4 et 39 du Règlement Délégué 231/2013, un GFI doit, entre autres, établir et garder opérationnelle une fonction permanente de gestion des risques.
4. La fonction permanente de gestion des risques doit être indépendante, d’un point de vue hiérarchique et fonctionnel, des unités opérationnelles conformément à l’article 13

(2)du Règlement 10-4 et à l’article 14

(1)de la Loi 2013, tel que précisé au point 533 de la présente circulaire.

1. La séparation sur le plan fonctionnel et hiérarchique des fonctions de gestion des risques est examinée par la CSSF conformément au principe de proportionnalité, étant entendu que le GFI est en tout état de cause en mesure de démontrer que des mesures de protection spécifiques contre les conflits d’intérêts permettent l’exécution indépendante des activités de gestion des risques et que le processus de gestion des risques répond aux exigences des articles 42 de la Loi 2010 et 14 de la Loi 2013 avec une efficacité constante.
2. La fonction permanente de gestion des risques est chargée : • • • • Circulaire 18/698 de mettre en œuvre la politique et les procédures de gestion des risques ; de veiller au respect du système de limitation des risques des OPC gérés, et notamment des limites légales sur le risque global et le risque de contrepartie, conformément aux articles 46, 47 et 48 du Règlement 10-4 pour les OPCVM et, en ce qui concerne les FIA, des limites fixées en conformité avec l’article 44 du Règlement Délégué 231/2013 ; de participer à la définition, à l’élaboration et au suivi du profil de risque des OPC conformément aux articles 13 du Règlement 10-4 et 39 du Règlement Délégué 231/2013 ; de faire régulièrement rapport à l’organe de direction/organe directeur du GFI et à sa fonction de surveillance, si elle existe, sur les points mentionnés à l’article Page 32/102 • • 13

(3)d) du Règlement 10-4 et à l’article 39

(1)d) du Règlement Délégué 231/2013 ; de faire régulièrement rapport aux instances dirigeantes du GFI sur le niveau de risque actuel encouru par chaque OPC géré et sur tout dépassement effectif ou prévisible des limites fixées, afin que des mesures rapides et appropriées puissent être prises ; d’examiner et le cas échéant de contribuer à l’efficacité des dispositifs et procédures d’évaluation des actifs conformément aux articles 13 et 49 du Règlement 10-4 et 70 du Règlement Délégué 231/

2. La mission principale de la fonction permanente de gestion des risques est donc d’identifier, de mesurer et de gérer les risques des OPC, et de faire des rapports à l’organe de direction/organe directeur et aux instances dirigeantes du GFI. Ces rapports écrits doivent contenir des analyses permettant notamment aux destinataires de vérifier la cohérence entre : • • • les niveaux de risque et le profil de risque de chaque OPC, les niveaux de risque et les limites fixées pour chaque OPC, le profil de risque et les limites fixées pour chaque OPC, et de s’assurer qu’aucun risque nouveau n’apparaisse.
3. Les rapports doivent également inclure les plans d’actions visant à remédier aux défaillances constatées et rendre compte de l’efficacité des actions menées à cette fin.
4. Le profil de risque établi pour chaque OPC joue un rôle central dans la mission de la fonction permanente de gestion des risques. Sa documentation ainsi que celle de l’analyse de sa cohérence avec les limites fixées et les niveaux de risque constatés doivent être disponibles immédiatement sur demande de la CSSF.
5. De manière générale, toutes les interventions de la fonction permanente de gestion des risques doivent être documentées.
6. La fonction permanente de gestion des risques doit disposer de suffisamment de ressources humaines et de moyens techniques, et de toute l’expertise nécessaire pour pouvoir s’acquitter de ses fonctions. Elle doit de plus jouir de l’autorité nécessaire et avoir accès à toutes les informations pertinentes nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions. Des canaux de communication doivent notamment être établis entre la fonction permanente de gestion des risques et