Circulaire CSSF 20/763 — Abrogée par la circulaire CSSF 23/834

Abrogée par la circulaire CSSF 23/834 Circulaire CSSF 20/763 Circulaire CSSF 20/763 relative à l’utilisation obligatoire par les établissements de crédit importants du PORTAIL IMAS pour les demandes en matière d’honorabilité et de compétence CIRCULAIRE CSSF 20/763 1/6 Abrogée par la circulaire CSSF 23/834 En cas de divergences entre les textes français et anglais, le texte anglais prévaut. Circulaire CSSF 20/763 Concerne : Utilisation obligatoire par les établissements de crédit importants du Portail IMAS pour les demandes en matière d’honorabilité et de compétence Luxembourg, le 15 décembre Mesdames, Messieurs, 2020 À tous les établissements de crédit importants de droit luxembourgeois La Banque centrale européenne (« BCE ») et la CSSF lanceront le 27 janvier 2021 le portail IMAS pour les demandes en matière d’honorabilité et de compétence (« demandes FAP »). Le portail IMAS est un nouveau portail numérique dédié aux processus prudentiels, développé en collaboration avec le secteur bancaire. Il s’inscrit dans le contexte de l’engagement de la BCE et des autorités nationales compétentes (« ANC ») de renforcer l’efficacité à travers la numérisation, ainsi que d’améliorer la communication et la transparence lors des processus prudentiels. Le portail IMAS est à utiliser par les banques importantes dans le cadre de la soumission de leurs demandes en matière d’évaluation de l’honorabilité et de la compétence, du suivi de l’état d’avancement de ces évaluations et de l’échange d’informations y relatives avec les autorités de surveillance. L’utilisation du portail ne modifie pas l’environnement juridique en vertu duquel la BCE et la CSSF interagissent avec les établissements surveillés et ne modifie aucunement la répartition des responsabilités entre la CSSF et la BCE. La CSSF demeure le point d’entrée conformément au règlement-cadre MSU et disposera d’un accès primaire aux informations reçues via le portail. Champ d’application La présente circulaire s’applique à tout établissement de crédit important de droit luxembourgeois. Utilisation obligatoire du portail IMAS La CSSF a décidé de rendre obligatoire l’utilisation du portail IMAS pour tous les établissements de crédit importants. À partir du 27 janvier 2021, les établissements de crédit importants devront utiliser exclusivement ce portail dédié afin de soumettre de nouvelles demandes FAP concernant les membres de l'organe de direction, à la fois dans leur fonction exécutive et leur fonction de surveillance (non exécutive). CIRCULAIRE CSSF 20/763 2/6 Les demandes envoyées par courrier ou par courriel ne seront plus acceptées. La Déclaration de compétence et d’honorabilité (FAP Declaration) (document Word) précédemment publiée sur le site de la CSSF ne devra plus être utilisée. Elle sera remplacée par la déclaration en ligne - FAP Luxembourg - à compléter directement sur le portail IMAS. Cas dans lesquels le portail IMAS ne devra pas être utilisé Le portail IMAS ne doit pas être utilisé dans les cas suivants : - Notification des titulaires de fonctions clés (qui ne sont pas censés devenir aussi membres de l’organe de direction) ; - Notification de renouvellements (sans qu’il n’y ait de changement dans la nature exécutive ou non exécutive du mandat) ; - Communication de nouveaux faits marquants concernant des personnes nommées déjà évaluées et approuvées. Inscription et autorisations utilisateurs préalables L’utilisation du portail IMAS nécessite des « administrateurs délégués » et des « utilisateurs du portail ». Dans un premier temps, pour utiliser le portail IMAS, les administrateurs délégués nommés doivent être formellement enregistrés auprès de la BCE. Ces administrateurs délégués enregistrent, à leur tour, les utilisateurs du portail habilités à traiter les demandes en matière d’honorabilité et de compétence conformément aux autorisations qu’ils ont reçues. Veuillez noter que la demande d’inscription d’un administrateur délégué auprès de la BCE ne peut être faite qu’au niveau de l’entreprise mère des groupes bancaires au sein du Mécanisme de Surveillance Unique (MSU). Le formulaire d’inscription au portail IMAS a été envoyé par la BCE aux entités mères des groupes bancaires avec la lettre annonçant le lancement du portail IMAS (« lettre de lancement de la BCE »). Aspects pratiques L’accès au portail IMAS est disponible via le lien publié sur le site Internet de la CSSF : https://www.cssf.lu/fr/exigences-legales-et-procedures-autorisationetablissements-de-credit/#fap La soumission d’une demande FAP implique que le formulaire en ligne « FAP Luxembourg » (uniquement en anglais) soit complété et que les documents de support soient téléchargés (« upload ») (à la section 8), la plupart de ces documents étant obligatoires (Déclaration de la banque, Déclaration du candidat, curriculum vitae, copie de la carte d’identité/passeport(s), extrait(s) du casier judiciaire, procès-verbaux du conseil, etc.). CIRCULAIRE CSSF 20/763 3/6 À la section 8, des liens de téléchargement (« download ») sont fournis concernant la Déclaration de la banque et la Déclaration du candidat qui doivent d’abord être signées avant d’être téléchargées (« upload »). Il n’est plus nécessaire de soumettre une version signée de la déclaration de confidentialité de la BCE. En signant la Déclaration du candidat, la personne nommée « déclare avoir pris connaissance du traitement et du stockage des données à caractère personnel par la BCE et par la CSSF conformément au règlement sur la protection des données applicable (règlement UE) et à la déclaration de confidentialité de la BCE, ainsi qu’à la législation luxembourgeoise applicable. » La Déclaration du candidat inclut un lien vers la version la plus récente de la déclaration de confidentialité de la BCE publiée sur le site Internet de la BCE. Cette nouvelle manière de procéder implique que la CSSF ne recevra plus de documents papier originaux et qu’il n’est plus requis de les envoyer par courriel non plus. Cependant, les entités surveillées ont l’obligation de s’assurer que les documents téléchargés électroniquement (« upload ») constituent une copie conforme de l’original et que les documents originaux sont conservés dans les archives de la banque. Veuillez noter que le formulaire en ligne est conçu de manière à ce que la soumission soit impossible lorsque les champs du questionnaire considérés comme obligatoires n’ont pas été complétés ou que certains documents obligatoires n’ont pas été téléchargés (« upload »). Bien que le système IMAS accepte le groupement des demandes, la CSSF vous invite à effectuer une demande séparée pour chaque personne nommée. Cette approche aidera la CSSF à mieux traiter et tracer les différentes demandes et, avant tout, à éviter qu’un manque d’informations ou le besoin de clarifications supplémentaires concernant une personne nommée ne retarde les demandes concernant d’autres personnes. De plus, nous souhaitons souligner que les banques importantes doivent utiliser le portail IMAS non seulement pour soumettre leur demande initiale en matière d’honorabilité et de compétence, mais également pour tout échange d’informations ultérieur y relatif avec les autorités de surveillance. Les courriels en dehors du portail IMAS sont peut-être inévitables ; toutefois, la communication nécessaire pour compléter la documentation et faire avancer le processus doit avoir lieu sur le portail IMAS, si nécessaire avec référence à la communication (de la direction de la banque/de l’organe de surveillance) faite en dehors du portail IMAS. Support technique Pour tout problème technique concernant le portail IMAS (accès au portail, navigation sur le portail, etc.), veuillez contacter l’équipe d’assistance de la BCE à l’adresse supportcenter@ecb.europa.eu ou en composant le +49 69 1344 7766. CIRCULAIRE CSSF 20/763 4/6 La CSSF est à contacter uniquement pour des questions directement en relation avec les demandes FAP. Informations supplémentaires et formations Nous vous invitons à consulter le site Internet de la supervision bancaire de la BCE pour de plus amples informations portant, notamment sur : - les conditions d’utilisation du portail IMAS - une démonstration vidéo - l’assistance de la BCE - le manuel relatif à l’activation de compte - le guide rapide relatif aux demandes en matière d’honorabilité et de compétence via le portail IMAS Des instructions supplémentaires concernant à la fois les aspects techniques et opérationnels du portail seront fournies par la BCE dans une série de formations en ligne qui se tiendront début 2021. Les dates et détails d’inscription seront inclus dans la lettre de lancement de la BCE (envoyée uniquement aux entités mères). Veuillez recevoir, Mesdames, Messieurs, l’assurance de nos sentiments distingués. COMMISSION de SURVEILLANCE du SECTEUR FINANCIER Claude WAMPACH Directeur Marco ZWICK Directeur Françoise KAUTHEN Directeur Claude MARX Directeur général Jean-Pierre FABER Directeur CIRCULAIRE CSSF 20/763 5/6 Commission de Surveillance du Secteur Financier 283, route d’Arlon L-2991 Luxembourg (+352) 26 25 1-1 direction@cssf.lu www.cssf.lu CIRCULAIRE CSSF 20/763 6/6