Circulaire CSSF 21/790 — Circulaire CSSF

(2)de la Loi OPC, de l’article 45

(3)de la Loi SIF et de l’article 32 de la Loi SICAR qui permettent à la CSSF d’exiger des OPC repris dans le champ d’application de la présente circulaire des informations dans le cadre de l’exercice de sa mission de surveillance. - La définition du cadre réglementaire spécifique applicable à la lettre de recommandations à préparer par le REA, tel que spécifié par la section 3 de la présente circulaire, se fait en application de l’article 154

(3)de la Loi OPC, de l’article 55

(3)de la Loi SIF et de l’article 27

(3)de la Loi SICAR qui permettent à la CSSF de fixer des règles quant à la portée du mandat de contrôle des documents comptables annuels des OPC repris dans le champ d’application de la présente circulaire et quant au contenu des rapports et commentaires écrits du REA. - Le rapport distinct à préparer par le REA, tel que spécifié par la section 3 de la présente circulaire, est introduit en application de l’article 154

(3)de la Loi OPC, de l’article 55

(3)de la Loi SIF et de l’article 27

(3)de la Loi SICAR qui permettent à la CSSF de demander à un REA d’effectuer un contrôle portant sur un ou plusieurs aspects déterminés de l’activité et du fonctionnement des OPC repris dans le champ d’application de la présente circulaire. CIRCULAIRE CSSF 21/790 4/13 2. Règles applicables aux OPC 2.1 Questionnaire d’auto-évaluation à soumettre annuellement par les OPC et règles pratiques y liées La présente circulaire introduit, en application de l’article 147

(2)de la Loi OPC, de l’article 45

(3)de la Loi SIF et de l’article 32 de la Loi SICAR, un questionnaire d’auto-évaluation à remplir par les OPCVM, les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR pour chaque année ou période qui a fait l’objet, conformément à l’article 154

(1)de la Loi OPC, à l’article 55

(1)de la Loi SIF et l’article 27

(1)de la Loi SICAR, d’un contrôle légal des comptes. Le questionnaire d’auto-évaluation est mis à disposition des OPC via le portail eDesk (https://edesk.apps.cssf.lu). Le questionnaire d’auto-évaluation reprend des questions réparties selon des thématiques prédéfinies et tient compte des caractéristiques des différents types d’OPC visés ainsi que des risques y associés (exemples : valorisation des actifs, conformité des investissements, coûts/dépenses). Il vise notamment à demander aux OPC de procéder à une auto-évaluation de leur conformité par rapport à des exigences légales et réglementaires. En fonction des évolutions des exigences légales et réglementaires applicables aux OPC ainsi que des besoins de la surveillance prudentielle, le questionnaire d’auto-évaluation pourra faire l’objet d’adaptations au cours des années. La thématique concernant la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, qui est couverte, entre autres, par la circulaire CSSF 21/788, n’est pas couverte dans ce questionnaire d’auto-évaluation. Les dirigeants de l’OPC, tels que visés par l’article 129

(5)de la Loi OPC, l’article 42

(3)de la Loi SIF et l’article 12

(3)de la Loi SICAR, sont responsables du contenu du questionnaire d’auto-évaluation. Aux fins du remplissage du questionnaire d’auto-évaluation, les dirigeants sont tenus de mettre en place des processus organisationnels adéquats au niveau de l’OPC afin de permettre une remontée des informations nécessaires de la part des prestataires de services (par exemple, le gestionnaire de fonds d’investissement) en vue de répondre aux différentes questions posées. Avant la soumission du questionnaire d’auto-évaluation à la CSSF, les dirigeants de l’OPC sont tenus de procéder à une revue et une validation de son contenu. Le questionnaire d’auto-évaluation doit être soumis à la CSSF dans un délai de 3 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPCVM et de 4 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR. CIRCULAIRE CSSF 21/790 5/13 En cas de radiation de l’OPC de la liste officielle, le questionnaire d’autoévaluation couvrant la période depuis la dernière date de clôture jusqu’à la date de radiation est, en principe, requis suivant les mêmes délais de 3 mois pour les OPCVM et de 4 mois pour les autres types d’OPC. Les délais de soumission, tels que repris ci-avant, pourront être revus par la CSSF pour les exercices subséquents. 2.2 Suivi des opinions d’audit modifiées exprimées par les REA dans le cadre du contrôle légal des comptes des OPC Les OPCVM, les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR doivent, conformément à l’article 154

(1)de la Loi OPC, l’article 55

(1)de la Loi SIF et l’article 27

(1)de la Loi SICAR, faire l’objet d’un contrôle légal des comptes. L’attestation du REA et le cas échéant ses réserves sont reproduites intégralement dans chaque rapport annuel. Dans ce contexte, à chaque fois que le rapport d’audit établi par le REA contient une opinion d’audit modifiée au niveau d’un ou de plusieurs compartiments de l’OPC et/ou de l’OPC dans son ensemble, les dirigeants de l’OPC doivent envoyer une lettre à l’attention de la CSSF, sans qu’ils n’y soient expressément invités par celle-ci, qui explique les raisons sous-jacentes à l’opinion d’audit modifiée, son impact sur l’OPC et ses investisseurs ainsi que les mesures correctrices, ensemble avec leur calendrier d’implémentation, prises par les dirigeants. Les informations spécifiques que les OPC doivent transmettre à la CSSF dans ce contexte, en application de l’article 147

(2)de la Loi OPC, de l’article 45

(3)de la Loi SIF et de l’article 32 de la Loi SICAR, se trouvent précisées sur le site internet de la CSSF au lien https://www.cssf.lu/en/investment-funds-vehicles/, dans une section dédiée concernant la transmission périodique d’informations relative au type d’OPC concerné au titre de la présente circulaire. Par opinion d’audit modifiée, sont visées les opinions qualifiées, les opinions défavorables et le refus d’émettre une opinion. Les paragraphes d’observation et les paragraphes d’information ne sont pas visés par cette obligation. Cette lettre doit parvenir à la CSSF dans le mois qui suit la publication du rapport annuel, sachant que les OPCVM doivent publier un rapport annuel, conformément à l’article 150 de la Loi OPC, dans les 4 mois qui suivent la clôture de leur exercice social et que les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR doivent publier un tel rapport annuel, conformément à l’article 150 de la Loi OPC, l’article 52 de la Loi SIF et l’article 23 de la Loi SICAR, dans les 6 mois qui suivent leur clôture. Cette lettre, signée par les dirigeants de l’OPC, doit être envoyée à la CSSF sur l’adresse e-mail opc_sp_courrier@cssf.lu et être accompagnée de toutes les pièces et de tous les documents supportant son contenu. CIRCULAIRE CSSF 21/790 6/13 3. Règles pratiques concernant la mission des REA d’OPC Les OPCVM, les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et SICAR doivent, conformément à l’article 154

(1)de la Loi OPC, à l’article 55

(1)de la Loi SIF et à l’article 27

(1)de la Loi SICAR, faire l’objet d’un contrôle légal des comptes par un REA sur une base annuelle. Dans ce contexte, la présente circulaire définit, en application de l’article 154

(3)de la Loi OPC, de l’article 55

(3)de la Loi SIF et de l’article 27

(3)de la Loi SICAR, un cadre réglementaire spécifique applicable à la lettre de recommandations que le REA doit préparer à l’attention des dirigeants de l’OPC et de la CSSF. En outre, la présente circulaire introduit, conformément à ces mêmes articles, un rapport distinct à préparer, en accord avec les spécifications fournies à la section 3.3. ci-après, par le REA sur une base annuelle en relation notamment avec le questionnaire d’auto-évaluation des OPC. Conformément à l’article 32

(2)de la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l’audit, l'entité contrôlée et le REA, le cabinet de révision agréé ou le cabinet d'audit informent la CSSF de la révocation ou de la démission du REA, du cabinet de révision agréé ou du cabinet d'audit en cours de mandat et en donnent une explication appropriée. La CSSF analysera lors de toute demande de changement de cabinet de révision agréé les raisons du changement envisagé et appréciera si l’OPC a, dans la procédure de choix du nouveau cabinet de révision agréé, évalué soigneusement l’adéquation des compétences et des ressources de ce dernier par rapport au type et au volume d’activité de l’OPC. 3.1 Le contrôle légal des comptes d’un OPC Le contrôle légal des comptes d’un OPC doit être effectué, en application de l’article 33 de la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l’audit, conformément aux normes d’audit internationales telles qu’adoptées par la Commission européenne, respectivement aux normes émises par la CSSF. Sur cette base, le REA présente les résultats du contrôle légal des comptes dans un rapport d’audit comprenant son opinion d’audit. CIRCULAIRE CSSF 21/790 7/13 3.2 La lettre de recommandations La présente circulaire introduit un cadre réglementaire spécifique concernant la lettre de recommandations que les REA doivent préparer, pour chaque année ou période qui a fait l’objet d’un contrôle légal des comptes, à l’attention des dirigeants d’OPCVM, d’OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, de SIF et de SICAR. Le formulaire de la lettre de recommandations est mis à disposition des REA via le portail eDesk (https://edesk.apps.cssf.lu). Une fois la lettre de recommandations finalisée par les REA, les dirigeants d’OPC doivent soumettre la lettre de recommandations à la CSSF via le portail eDesk. Dans le cadre de la lettre de recommandations, le REA n'est pas tenu d'effectuer d'autres procédures que celles déjà réalisées lors du contrôle légal des comptes et de toute autre mission légale ou réglementaire concernant les OPC pour le même exercice social. Parmi les faiblesses détectées ou les points à améliorer portés à l'attention des dirigeants de l’OPC, le REA détermine, selon son jugement professionnel, ceux qui sont d'une importance telle qu'ils doivent être signalés dans la lettre de recommandations. La lettre de recommandations doit contenir au moins les constatations suivantes: - une faiblesse importante ou un point d’amélioration communiqués à qui de droit conformément à : o la norme ISA 260 « Communication avec les personnes constituant le gouvernement d’entreprises »; o la norme ISA 265 « Communication des faiblesses du contrôle interne aux personnes constituant le gouvernement d'entreprise et à la direction »; - toute autre faiblesse ou tout point d’amélioration qui, sur base du jugement professionnel du REA, est d'une importance suffisante pour mériter l'attention des dirigeants de l’OPC ou de la CSSF. La lettre de recommandations doit aussi reprendre le suivi des faiblesses ou des points d’amélioration soulevés dans les lettres de recommandations émises au cours des exercices précédents qui n'ont pas été « clôturés » dans la lettre de recommandations précédente. La faiblesse ou le point d’amélioration est considéré comme « clôturé » lorsque les mesures correctrices nécessaires ont été mises en place pour remédier à cette faiblesse ou ce point d’amélioration et que les dirigeants de l’OPC ont mis en place des mesures appropriées pour éviter la réapparition de ceux-ci à l'avenir. CIRCULAIRE CSSF 21/790 8/13 Chaque faiblesse ou point d’amélioration soulevé par le REA doit être lié à un thème sélectionné dans une liste de sujets prédéterminés par la CSSF, repris dans le formulaire de la lettre de recommandations disponible sur le portail eDesk. Le REA doit aussi fournir des informations complémentaires en répondant à un questionnaire, repris dans le même formulaire de la lettre de recommandations, afin de permettre à la CSSF de déterminer le niveau de risque pour chaque faiblesse ou point d’amélioration. Ce niveau de risque sera pris en compte dans l’approche de la supervision prudentielle exercée par la CSSF sur les OPC. En outre, chaque faiblesse ou point d’amélioration doit être accompagné des commentaires des dirigeants de l’OPC qui doivent obligatoirement contenir notamment les informations suivantes : - une explication détaillée des raisons et des circonstances relatives à la survenance de la faiblesse ou du point d’amélioration soulevé par le REA ; - une explication détaillée des mesures prises ou décidées afin de corriger la faiblesse ou le point d’amélioration et d'éviter qu’ils ne se reproduisent à l'avenir. Ces mesures doivent être accompagnées d’un plan de remédiation détaillé avec un calendrier y associé. Si les dirigeants de l’OPC n'ont pas répondu en temps utile et dans un délai raisonnable aux faiblesses ou points d’amélioration soulevés par le REA dans la lettre de recommandations, le REA émettra cette lettre de recommandations en spécifiant qu’il n’a pas obtenu de commentaires de la part des dirigeants de l’OPC sur les faiblesses ou points soulevés. Lorsque le REA n’a relevé aucun point devant être repris dans une lettre de recommandations, il doit néanmoins valider le formulaire « lettre de recommandations » via le portail eDesk en spécifiant cette absence de point en utilisant le champ spécifique prévu à cet effet dans le formulaire (i.e. « No comment ML »). La lettre de recommandations doit être soumise à la CSSF par les dirigeants de l’OPC dans un délai respectivement de 4 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPCVM et de 6 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR. CIRCULAIRE CSSF 21/790 9/13 3.3 Le rapport distinct La présente circulaire introduit un rapport distinct à remplir par les REA des OPCVM, des OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, des SIF et des SICAR, pour chaque année ou période pour laquelle un questionnaire d’auto-évaluation a été soumis par l’OPC. Ce nouveau rapport, qui doit être rempli via le portail eDesk sous le lien https://edesk.apps.cssf.lu, a pour objet notamment de fiabiliser certaines réponses apportées par l’OPC au questionnaire d’auto-évaluation et de répondre à un ensemble de questions déterminées par la CSSF. La préparation d’un rapport distinct consiste en un ensemble de procédures définies par la CSSF à mettre en œuvre par le REA, réparties selon des thématiques prédéfinies. Ces procédures sont directement indiquées dans le rapport distinct. En fonction des évolutions des exigences légales et réglementaires applicables aux OPC ainsi que des besoins de la surveillance prudentielle, les procédures qui devront être mises en œuvre par le REA pourront faire l’objet d’adaptation au cours des années suivant notamment les modifications qui seraient également faites au niveau du questionnaire d’auto-évaluation. Les résultats de ces procédures sont consignés dans le rapport distinct sous forme de réponses à un ensemble de questions principalement de type fermé et ne donnent pas lieu à une opinion en application de normes d’audit, d’assurance ou de services connexes. Les commentaires apportés par le REA dans les champs libres de ce questionnaire doivent être concis, clairs et répondre aux questions posées. Le rapport distinct doit être soumis par les dirigeants de l’OPC à la CSSF dans un délai de 5 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPCVM et de 6 mois après la clôture de l’exercice social pour les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les SIF et les SICAR. En cas de radiation de l’OPC de la liste officielle, le rapport distinct couvrant la période depuis la dernière date de clôture jusqu’à la date de radiation est, en principe, requis suivant les mêmes délais de 5 mois pour les OPCVM et de 6 mois pour les autres types d’OPC. Les délais de soumission tels que repris ci-avant pourront être revus par la CSSF pour les exercices subséquents. CIRCULAIRE CSSF 21/790 10/13 4. Procédures pour la préparation et la transmission du questionnaire d’autoévaluation, du rapport distinct et de la lettre de recommandations Des procédures et des explications quant aux modalités pratiques de préparation et de transmission du questionnaire d’auto-évaluation, du rapport distinct et de la lettre de recommandations sont mises à disposition de l’OPC et de son REA via le portail eDesk (https://edesk.apps.cssf.lu) sous la rubrique « Fonds et véhicules d’investissement/Gestionnaires de fonds d’investissements ». Les exigences en matière de procédures et de démarches auprès de la CSSF à effectuer au moyen du portail eDesk sont spécifiées dans la circulaire CSSF 19/721. Un guide d’utilisateur « Authentification et gestion des comptes utilisateurs » est mis à disposition des OPC et des REA via le portail eDesk de la CSSF. 5. Dispositions finales 5.1 Dispositions abrogatoires Lors de l’entrée en vigueur de la présente circulaire, seront abrogées la circulaire CSSF 02/81 portant sur les règles pratiques concernant la mission des réviseurs d’entreprises d’organismes de placement collectif ainsi que le chapitre P de la circulaire CSSF 91/75 concernant l’obligation des OPC d'informer la CSSF sur les contrôles effectués par le REA. En outre, pour les clôtures au ou après le 30 juin 2022, la lettre de recommandations pour les OPC ne sera plus à transmettre à la CSSF selon les dispositions de la circulaire CSSF 19/708. 5.2 Entrée en vigueur Pour les OPCVM et les OPC soumis à la partie II de la Loi OPC, les instructions de la présente circulaire sont à observer dans leur ensemble pour les exercices comptables clôturant au ou après le 30 juin 2022. Ainsi, pour ces OPC, toutes les clôtures à partir de cette date sont sous le champ d’application de cette circulaire. CIRCULAIRE CSSF 21/790 11/13 Pour les SIF et les SICAR, les instructions de la présente circulaire sont à observer, à l’exception des dispositions relatives au rapport distinct de la section 3.3. de la présente circulaire, pour les exercices comptables clôturant au ou après le 30 juin 2022. Les dispositions relatives au rapport distinct sont à observer par les SIF et les SICAR pour les exercices comptables clôturant au ou après le 30 juin 2023. Ainsi, pour ces OPC, toutes les clôtures à partir des dates précitées sont sous le champ d’application de cette circulaire. Claude WAMPACH Directeur Marco ZWICK Directeur Françoise KAUTHEN Claude MARX Directeur Directeur général CIRCULAIRE CSSF 21/790 Jean-Pierre FABER Directeur 12/13 Commission de Surveillance du Secteur Financier 283, route d’Arlon L-2991 Luxembourg (+352) 26 25 1-1 direction@cssf.lu www.cssf.lu CIRCULAIRE CSSF 21/790 13/13