Loi du 8 juillet 2021 portant introduction de l'obligation d'effectuer par voie électronique le dépôt de documents soumis à la formalité de l'enregist

Avis de la Chambre des Notaires concernant le projet de loi portant transposition de la directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l'utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés et portant modification ; 1) du Code civil ; 2) de la loi modifiée du 9 décembre 1976 relative à l'organisation du notariat ; 3) de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales 4) de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises ; et ayant pour objet la digitalisation du notariat 1) Ad article 36-1 de la loi notariale La Chambre des Notaires propose de mettre à 'our le nouvel article 36-1 de la loi notariale comme suit : « Les actes authentiques sous format électronique sont mentionnés au répertoire avec mention « acte authentique électronique » et sont archivés sous format papier avec les autres minutes. Dans ce cas l'impression se fait à des fins d'archivage, revêtue du sceau et de la signature du notaire avec mention expresse que ce document remplace l'original électronique, et tient lieu de minute et certifie la reproduction visuelle exacte de l'ajout électronique au sens des articles 12 et 13 de la loi du 8 juillet 2021 portant introduction de l'obligation d'effectuer par voie électronique le dépôt de documents soumis à la formalité de l'enregistrement et de la transcription auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA. Les spécificités techniques, le libellé ainsi que l'apparence dudit certificat sont déterminés par la Chambre des Notaires. Cette mise à jour tient compte des échanges que l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA, le Centre des technologies de l'information de l'Etat et la Chambre des Notaires ont menés en vue de la mise en oeuvre technique du cadre légal et réglementaire du dépôt électronique' » 2) Ad article 100-4, nouvel alinéa 3, de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales Aux yeux de la Chambre des Notaires, il paraît justifié de compléter le nouvel article 4 de l'article 100-4 de la loi modifiée du 10 août 1915 comme suit : Loi du 8 juillet 2021 portant introduction de l'obligation d'effectuer par voie électronique le dépôt de documents soumis à la formalité de l'enregistrement et de la transcription auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA et portant modification : 10 de la loi modifiée du 22 frimaire an VII organique de l'enregistrement ; 2° de la loi modifiée du 25 septembre 1905 sur la transcription des droits réels immobiliers ; 3° de la loi modifiée du 25 juillet 2002 portant réorganisation de l'administration du cadastre et de la topographie ; règlement grand-ducal du 8 juillet 2021 relatif au dépôt par voie électronique des documents soumis à la formalité de l'enregistrement et de la transcription auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA et modifiant le règlement grand-ducal modifié du 26 novembre 1971 portant simplification de la formalité de l'enregistrement des actes civils publics et des actes ou écrits faits sous signature privée. « La libération du capital en numéraire peut être effectuée en ligne sur un compte ouvert au nom de la société à constituer auprès d'un établissement de crédit au sens de l'article 4, paragraphe ler, point 1), du règlement (UE) nr. 575/2013 établi dans un État membre au moyen d'un service de paiement en ligne largement disponible qui puisse être utilisé pour les paiements transfrontières, qui permette l'identification de la personne qui a effectué le paiement et soit fourni par un établissement fmancier ou un prestataire de services de paiement établi dans un État membre ou dans un Etat tiers. En outre, la preuve de ce versement peut également être fournie en ligne ». De l'avis de la Chambre des Notaires, la limitation aux établissements financiers et prestataires de services de paiement établis dans l'Union européenne n'est pas justifiée et ne correspond guère à la réalité économique de la place luxembourgeoise. 3) Ad article 19-1 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises Le nouvel article 19-1 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises est libellé comme suit : « Le dépôt est signé au moyen d'une signature électronique au moins avancée, au sens du règlement (UE) N° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, afin de garantir leur origine et leur intégrité. » Au commentaire des articles, il est, entre autres, expliqué que : « (...) notre législation nécessite une adaptation afin de transposer le paragraphe 2 de l'article 13undecies qui dispose que « Les États membres veillent à ce que l'origine et l'intégrité des actes déposés en ligne puissent être vérifiées par voie électronique ». Afin de s'y conformer, il est proposé de compléter l'article 19-1 de la Loi RCS de 2002 pour y préciser que le dépôt électronique des actes, extraits d'actes ou indications dont la loi prescrit la publication doit être signé par la personne effectuant le dépôt, au minimum au moyen d'une signature électronique avancée au sens du règlement (UE) N° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. Le choix d'une telle signature a pour but de concilier pratique existante et sécurité juridique, afin que cette nouvelle obligation ne soit pas une charge supplémentaire pesant sur les entreprises ou le secteur associatif. S'agissant d'une part de la pratique actuelle, le déposant doit d'ores et déjà utiliser un certificat électronique d'un niveau de garantie au moins substantiel pour s'authentifier sur le site internet du gestionnaire et effectuer une demande de dépôt. D'autre part et en termes de sécurité juridique, qui doit entourer la démarche de dépôt, il est nécessaire de s'assurer que le contenu de la demande de dépôt transmise n'a pas été modifié entre le moment de son envoi et celui de sa réception par le gestionnaire du RCS. Le fait d'imposer au minimum une signature électronique avancée à apposer sur la demande de dépôt permettra au déposant d'utiliser le même certificat électronique pour se connecter sur le site du gestionnaire et signer sa demande de dépôt. La signature s'intégrera fmalement à la démarche actuelle de dépôt comme une étape supplémentaire et permettra de répondre à l'exigence découlant du paragraphe 2 de l'article 13undecies la directive 2019/

1. Par cette disposition générale, il est donc proposé d'aller au-deIà du champ d'application de la Directive 2017/1132 (SA, SCA et SARL) et d'imposer une signature sur tous les dépôts d'actes, extraits d'actes ou indications soumis à publicité légale. » La Chambre marque son accord de principe avec l'article 19-1 proposé, tout en suggérant de le compléter à des fins de clarification et de simplification, et ceci à l'instar de l'article 2, point 5, du règlement grand-ducal dépôt électronique susmentionné. Cet amendement tiendrait compte de l'objectif général recherché par la digitalisation du notariat, lequel consiste notamment en la simplification des tâches administratives et formalistes incombant aux études notariales. 11 y a par conséquent lieu de prévoir que la signature électronique doit uniquement être valable jusqu'au moment où le dépôt est techniquement accompli et de clarifier ainsi que l'étude déposante n'est pas obligée d'assurer la pérennité de la signature électronique : « Le dépôt est signé au moyen d'une signature électronique au moins avancée, au sens du règlement (UE) N° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, afin de garantir leur origine et leur intégrité. Cette signature électronique doit être valable au moment du dépôt. » 4) Proposition de dispositions transitoires supplémentaires La Chambre des Notaires met en avant que l'entrée en vigueur du cadre légal et réglementaire dépôt électronique' est prévue pour le 1" novembre 2022 seulement
2. Par conséquent, l'ajout de dispositions transitoires s'impose pour ce qui est des formalités de l'enregistrement concernant les sociétés SA, SCA, SARL qui seront constituées en ligne. La Chambre des Notaires suggère de compléter le nouvel article 16 du projet de loi par un nouveau deuxième alinéa libellé comme suit : Art.
3. Les succursales créées au Grand-Duché de Luxembourg par des sociétés commerciales et civiles, des groupements d'intérêt économique et des groupements européens d'intérêt économique, préalablement inscrites au registre de commerce et des sociétés en application des articles 11 et I lbis de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises, se voient attribuer un numéro d'immatriculation par le gestionnaire du registre de commerce et des sociétés. Le gestionnaire leur constitue un dossier, en 2 Voir l'article 19 de la loi dépôt électronique ainsi que l'article 9 du règlement dépôt électronique. reprenant les informations contenues dans la banque de données du registre de commerce et des sociétés. Jusqu'à l'entrée en vigueur de la loi du 8 htillet 2021 portant introduction de l'obligation d'effectuer par voie électronique le dépôt de documents soumis à la formalité de l'enregistrement et de la transcription auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA et du règlement grand-ducal du 8 iuillet 2021 y relatif les actes de sociétés au sens de l'article 100-4 alinéa 2, phrase 2, de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales sont enregistrés sous forme papier sur la base d'expéditions-minutes au sens de l'article 2, ° 1 de la même loi. 5) Adaptation du délai de prescription concernant la responsabilité civile du notaire Il est finalement soumis à discussion une adaptation du délai de prescription concernant l'action en responsabilité civile professionnelle à l'encontre des notaires. Ce délai est actuellement de 30 ans (voir article 2262 du Code Civil) et devrait être réduit à 10 ans, compte tenu des évolutions législative qu'ont connues d'autres professions ces derniers temps3 et au vu de l'importance notamment économique inhérente à la plupart des transactions spécifiques dans le cadre desquelles interviennent les notaires. Par conséquent, la Chambre des Notaires propose de compléter l'article 2262 du Code Civil par un nouvel alinéa 4 libellé comme suit : 1) Les juges sont déchargés des pièces cinq ans après le jugement des procès. 2) Les huissiers, après deux ans, depuis l'exécution de la commission, ou la signification des actes dont ils étaient chargés, en sont pareillement déchargés. 3) Les avocats sont déchargés de leur responsabilité professionnelle et de la conservation des pièces cinq ans après l'achèvement de leur mission. Cette prescription n'est pas applicable lorsque l'avocat a été constitué expressément dépositaire de pièces déterminées 4) Les actions en responsabilité civile professionnelle dirigées contre les notaires se prescrivent par dix ans à compter de la date de l'acte authentique ou, à défaut d'acte, de la date de la prestation de service. Voir l'article 11 alinéa 2 de la loi modifiée du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit (cinq ans), l'article 3 alinéa 3 de la loi modifiée du 10 juin 1999 portant organisation de la profession d'expert-comptable (cinq ans) ainsi que l'article 2276 du Code Civil (huissier de justice : 2 ans ; avocats : 5 ans). 3 Avis de la Chambre des Notaires concernant le projet de règlement grand-ducal modifiant le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises La Chambre des Notaires propose l'a'out suivant à l'article 6 du projet de règlement : « Tous les actes, extraits d'actes, procès-verbaux et documents quelconques dont le dépôt ou la publication est ordonné par la loi sont déposés auprès du gestionnaire du registre de commerce et des sociétés, sous un format dont les spécificités techniques sont définies par règlement ministériel, sur avis du comité de concertation permanent rnis en place à cet effet et composé de représentants du reeistre de commerce et des sociétés et de la Chambre des Notaires, dans le dossier de la personne immatriculée, sauf dispositions légales particulières ». La Chambre des Notaires suggère de prévoir un mécanisme d'échange permanent inspiré par l'article 2 du règlement grand-ducal dépôt électronique mentionné supra.