Commentaire des articles Ad article 1er – Champ d’application L’article 1er fixe le champ d’application de la loi et dét

Commentaire des articles Ad article 1er – Champ d’application L’article 1er fixe le champ d’application de la loi et détermine les catégories, groupes et sous-groupes de traitement pour lesquels l’admission au stage se fait sur base de l’examen-concours. Le champ d’application reste identique à celui du règlement-grand-ducal modifié du 30 septembre 2015, en prenant en compte les nouveaux groupes de traitement prévus par le projet de loi n°8040 sur l’harmonisation des carrières inférieures des fonctionnaires et employés de l’État, voté par la Chambre des Députés le 30 avril

1. Ad article 2 – Organisation de l’examen-concours - Paragraphe 1er Le paragraphe 1er définit les 2 parties de l’examen-concours, à savoir l’épreuve d’aptitude générale (EAG) qui est organisée par le ministre de la Fonction publique et plus particulièrement par les équipes du CGPO, et une épreuve spéciale, qui est organisée par le ministère ou l’administration ayant le poste vacant à occuper. Cette disposition trouve son origine à l’article 5bis du règlement grand-ducal modifié du 30 septembre 2015 fixant les conditions et modalités d’inscription et d’organisation des examenconcours d’admission au stage dans le administrations et services de l’État. Le contenu de l’épreuve d’aptitude générale sera détaillé à l’article 7 et celui de l’épreuve spéciale à l’article
2. À souligner que la possibilité d’organiser un examen-concours spécial tel que prévu à l’article 2, paragraphe 2, alinéa 3, du statut général n’est plus reprise (disposition prévue à l’article 2, alinéa 2 du règlement grand-ducal du 30 septembre 2015). En effet, la réforme de l’EAG de 2018 a rendu obsolète un tel examen spécial dans la mesure où les épreuves de l’EAG ne sont plus liées à une connaissance des 3 langues administratives. Les tests standardisés sont tous disponibles en français et en allemand. La langue de passation du test est au choix du candidat alors que le but est de mesurer la compétence du candidat sans impact du degré de maitrise d’une langue. Il va de soi que de nombreuses fonctions exigent la maitrise des 3 langues. Dans ce cas, l’administration va tester les compétences linguistiques indispensables à l’exercice de la fonction lors de l’épreuve spéciale : expression orale, rédaction, compréhension écrite ou orale – selon les exigences de la fonction. Par ailleurs, le contrôle de la connaissance des 3 langues administratives pour le recrutement, tel que fixé actuellement par le règlement grand-ducal modifié du 12 mai 2010, reste toujours applicable avant une éventuelle admission au stage d’un candidat. - Paragraphe 2 Pour chaque poste vacant publié, le ministre de la Fonction publique organise des EAG. En pratique, cela signifie que ces épreuves sont organisées en continu. La pratique de 2 à 3 grandes sessions par année est ainsi abandonnée au profit d’une organisation beaucoup plus flexible qui permet aux 1 candidats de participer à l’EAG au moment où ils s’intéressent à un poste précis. Les candidats dont la réussite à l’EAG en question ne date pas de plus de 12 mois sont également éligibles à postuler pour le poste vacant. Pour plus d’explications sur la validité de l’EAG, il est renvoyé au commentaire de l’article 10, paragraphe 1er. Afin de répondre aux interrogations du Conseil d’État dans son avis n° CE 61.600 du 12 novembre 2024, ce changement important dans la manière d’organiser les examens s’explique par les raisons suivantes :
3. Contraintes budgétaires : Organiser plusieurs sessions d’examens par an représente un coût significatif. Ces coûts incluent la mobilisation de personnel pour surveiller les examens et les frais administratifs liés à l’organisation des épreuves. En remplaçant les sessions par des épreuves directement liées aux postes à pourvoir, l’administration cherche à alléger cette charge budgétaire.
4. Manque de place dans les locaux : Les locaux disponibles pour accueillir de nombreux candidats sont limités. Avec l’augmentation du nombre de postulants, les infrastructures actuelles ne suffisent plus à garantir des conditions d’examen optimales. En procédant à une évaluation ciblée sur les postes brigués, cette contrainte logistique peut être évitée.
5. Un changement culturel nécessaire L’objectif de cette réforme est de recentrer l’intérêt des candidats sur les postes spécifiques plutôt que sur l’obtention du simple statut de fonctionnaire de l’État. Cela encourage : • Une amélioration de la performance des agents recrutés : ceux qui postulent en fonction de leurs intérêts et compétences pour un poste précis sont plus susceptibles d’exceller dans leurs fonctions. • La fin d’une vision utilitariste de la Fonction publique : certains candidats se présentent simplement pour obtenir un emploi, sans réelle vocation pour le service public ou le poste en question. Ce changement vise à encourager une implication et une ambition professionnelle plus authentiques. Ad article 3 – Publication des postes vacants L’article 3 porte sur la publication des postes vacants et reprend les modalités de l’article 3 et de la 2ème phrase de l’article 5bis, paragraphe 2, du règlement grand-ducal du 30 septembre 2015 (« Le ministre procède à la publication par voie électronique des postes vacants qui lui ont été communiqués »). Désormais, il n’y a plus de sessions de l’EAG indépendamment de la publication d’un poste. Depuis 2020, les administrations transmettent au CGPO leurs offres d’emploi à publier via une démarche électronique. L’alinéa 1er dispose que les informations requises pour la publication du poste doivent se baser sur la description de fonction et le profil de compétences y associés que chaque administration a arrêtés depuis 2015 dans le cadre de la gestion par objectifs conformément à l’article 4 du statut général. Alors que le règlement grand-ducal du 30 septembre 2015 envisageait une publication des sessions d’examen « par la voie appropriée », l’alinéa 2 précise que chaque poste est publié sur le site Internet dédiée au recrutement dans la Fonction publique. Il s’agit du portail www.govjobs.lu, en ligne depuis 2
6. Les candidats y trouvent toutes les informations relatives aux procédures de recrutement de la Fonction publique et peuvent notamment s’abonner à des alertes par e-mail pour être informés sur les offres d’emploi publiées. Ad article 4 – Modalités d’inscription à l’épreuve d’aptitude générale Afin de tenir compte de la suggestion du Conseil d’État, l’intitulé de l’article a été complété. Les plages horaires des tests sont indiquées dans l’offre publiée et le candidat choisit le créneau qui lui convient lors de sa candidature. Pour renforcer la transparence au niveau du processus de recrutement, la publication du poste renseignera désormais la date d’envoi des résultats au candidat. L’inscription se fait exclusivement par voie électronique, à l’instar de ce qui est déjà prévu à l’article 4 du règlement grand-ducal à abroger, ceci dans les délais indiqués dans la publication du poste sur GovJobs. Ad article 5 - Conditions d’admission à l’épreuve d’aptitude générale - Paragraphe 1er Le paragraphe 1er reprend quant au fond les conditions d’admission de l’article 5, alinéa 1er du règlement grand-ducal à abroger. Or, les conditions d’études pour accéder à un groupe de traitement seront fixées au niveau de la loi avec l’entrée en vigueur du projet de loi n°8040 sur l’harmonisation des carrières inférieures des fonctionnaires et employés de l’État. L’article 2 du projet de loi précité introduira un nouvel article 1bis dans la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État en y fixant désormais les conditions d’études pour les 5 groupes de traitement. Une nouvelle condition est introduite par le point 3° : il y a désormais une limite au niveau du nombre de participations d’un candidat à l’EAG. En cas d’un 2e échec dans un délai d’1 an à partir de la notification du premier échec, le candidat doit attendre 1 an avant de pouvoir se représenter à une EAG du même groupe de traitement. Pour de plus amples détails, il est renvoyé au commentaire de l’article
7. Par ailleurs, pour les raisons indiquées au commentaire de l’article 8, il est précisé que les candidats disposant d’une réussite à l’EAG ne peuvent pas y participer aussi longtemps qu’elle est encore valide pour un groupe de traitement donné. - Paragraphe 2 Le paragraphe 2 reprend les dispositions de l’article 5, alinéa 2 du règlement grand-ducal à abroger, tout en introduisant 2 critères supplémentaires pour que la candidature soit admissible : - en plus de sa notice biographique, le candidat doit désormais fournir une copie de son diplôme ; le candidat ayant un diplôme étranger qui n’est pas rédigé en français, en allemand ou en anglais, doit fournir une traduction assermentée de son diplôme. Ceci répond à des difficultés auxquelles le CGPO est de plus en plus confronté lors du traitement des candidatures. Il y a lieu de constater que depuis 2017, suite au règlement grand-ducal du 7 avril 2017 ayant pour objet de réduire le nombre de pièces exigées lors de la candidature dans une optique de simplification administrative, les renseignements des candidats sur leur notice biographique ne sont 3 pas toujours exacts ou assez détaillés pour garantir que leur diplôme donne effectivement accès au groupe de traitement brigué. Par ailleurs, les équipes du CGPO sont parfois confrontées à des diplômes rédigés dans des langues qu’elles ne maîtrisent pas. Afin de pouvoir évaluer si le diplôme du candidat donne effectivement accès au groupe de traitement brigué, une traduction assermentée dans l’une des langues officielles ou usuelles (français, allemand ou anglais) est désormais exigée. Ad article 6 – Déroulement de l’épreuve d’aptitude générale - Paragraphe 1er Cette disposition est reprise de l’article 10, paragraphe 5 du règlement grand-ducal à abroger. Un contrôle de l’identité du candidat a lieu avant le début de l’EAG. - Paragraphe 2 Tous les candidats doivent respecter les consignes relatives aux modalités d’accès, de connexion et de sécurité communiquées. Ces consignes sont communiquées aux candidats avant le début de l’épreuve. - Paragraphe 3 Le paragraphe 3 fixe les conséquences en cas de fraude d’un candidat. Il s’agit des paragraphes 7 et 8 de l’article 10 du règlement grand-ducal à abroger. Ad article 7 – Épreuve d’aptitude générale Paragraphes 1 à 5 Les paragraphes 1 à 5 de l’article 7 déterminent la batterie de tests de l’EAG pour chaque groupe de traitement. Les expériences avec les tests psychométriques informatisés et standardisés, et plus précisément des tests de raisonnement (abstrait, verbal, numérique) et des exercices du type bac à courrier (désormais intitulé « test de jugement situationnel » qui définit mieux la nature du test) sont concluantes depuis leur introduction en 2018 au niveau de l’EAG. En vertu de l’article 5bis, paragraphe 2 du règlement grand-ducal à abroger (« L’épreuve spéciale est organisée par les administrations, en cas de besoin en collaboration avec le ministre »), de plus en plus d’administrations collaborent avec le CGPO au niveau de leur épreuve spéciale. Le portefeuille de tests du CGPO a ainsi été élargi considérablement et les équipes du Centre de compétences RH (CCRH) du CGPO ont gagné en expérience sur les besoins des administrations par rapport aux compétences à évaluer. Voilà pourquoi il est envisagé d’intégrer directement au niveau de l’EAG certains des tests les plus utilisés en épreuve spéciale. L’objectif est de cibler davantage les tests sur les exigences et besoins dans les différents groupes de traitement. Voilà pourquoi la batterie de tests varie selon le groupe de traitement. Pour les tests utilisés dans plusieurs groupes de traitement, il y a à chaque fois une norme propre par groupe de traitement. À noter que les compétences évaluées par le test de jugement situationnel (« servir le client-usager » et « conseiller » pour les groupes de traitement A1 et A2, « servir le client-usager » et « coopérer » pour les groupes de traitement B1, C1 et C2) se basent sur le modèle de compétences applicable dans la Fonction publique (cf. « Dictionnaire des 32 compétences comportementales de la Fonction publique », disponible sur le portail de la Fonction publique). 4 La nouvelle loi vise ainsi une meilleure adéquation des candidatures avec les exigences des postes. Cela rend le processus de sélection plus efficace, alors que les administrations peuvent s’investir davantage dans la qualité de l’épreuve spéciale et consacrer leur temps à l’évaluation des compétences sociales en entretien, via des questionnaires de personnalité ou encore des exercices de mise en situation. - Paragraphe 6 L’EAG se compose de tests psychométriques informatisés pour lesquels l’évaluation est standardisée. L’évaluation des tests se fait sur une échelle en Stanine (STAndard NINE), une méthode de classement utilisée en psychométrie qui ordonne les scores selon une distribution normale standard (distribution gaussienne). Les résultats des candidats sont donc normés, c’est-à-dire calculés par rapport à une population de référence (norme). L’échelle en Stanine distribue les scores de 1 à 9, 1 étant le score le plus faible et 9 le score le plus élevé. Il y a lieu de souligner que depuis la réforme de 2018, tous les tests psychométriques de l’EAG sont à la base déjà évalués sur une échelle en Stanine. Or, pour des raisons de lisibilité et de compréhensibilité, le règlement grand-ducal à abroger a défini une transformation du résultat Stanine en une note sur 100 points (article 5bis du règlement grand-ducal précité du 30 septembre 2015). Le candidat a réussi à l’EAG s’il a obtenu une moyenne en Stanine qui s’élève au moins à 5 et ce score de 5 équivaut à une note de 50 sur 100 points. Jusqu’à présent, le candidat se voyait expliquer la formule de calcul dans la lettre qui reprenait ses résultats de l’EAG. Pour des raisons de transparence, le présent projet de loi envisage de considérer directement les scores en Stanine et de les communiquer ainsi aux candidats, avec les explications pour lire et interpréter leurs résultats. Les scores en Stanine sont à interpréter comme suit : • Les scores en Stanine (entre 1 et 9) qu’un candidat a obtenus ne sont pas des notes sur
8. Il s’agit d’un score qui lui permet de se situer par rapport à un groupe de référence (groupe normatif). Autrement dit, lorsqu’un candidat a passé le test, il a été comparé à une population générale qui a passé le même niveau de test et dans la même langue. • La lecture et l’interprétation des scores se font en référence au graphique ci-dessous. Cette figure, appelée courbe de Gauss, représente la population générale à laquelle le candidat a été comparé. Les scores 4, 5 et 6 sont situés au centre de cette courbe et illustrent la moyenne. En effet, c’est entre 4 et 6 que nous allons retrouver le plus grand nombre de la population. Les scores 1, 2 et 3 sont en-dessous de la moyenne. La taille de la courbe diminue progressivement car nous allons retrouver dans ce segment un nombre moins élevé de personnes que celles situées dans la moyenne. Les scores 7, 8 et 9 sont considérés comme élevés parce qu’ils s’écartent eux aussi de la moyenne. Donc, plus un score se rapproche des extrémités, moins il est fréquent parce qu’il concerne un nombre moins élevé de la population. 5 - Paragraphe 7 Pour le calcul du résultat final, les tests de l’EAG ont désormais une pondération égale. Le candidat a réussi s’il a obtenu au moins un score de 5 Stanine. - Paragraphe 8 Ce paragraphe règle les modalités d’envoi des résultats : le candidat reçoit les résultats exclusivement par voie électronique (ce qui se fait déjà actuellement) et la date d’envoi des résultats est indiquée dans la publication du poste. Ad article 8 – Échec à l’épreuve d’aptitude générale L’article 8 introduit une limite au nombre de participations d’un candidat à l’EAG pendant la durée d’1 an. Un tel frein est le corollaire de la nouvelle pratique de pouvoir faire l’EAG à tout moment pour chaque poste vacant publié. Ceci est indispensable pour garantir la fiabilité et la validité des tests psychométriques et d’éviter un biais des normes alors que les candidats sont de plus en plus préparés suite à un exercice répété des tests. Un tel effet d’apprentissage a pu être constaté au niveau des tests de l’EAG actuelle : le taux de réussite pour l’ensemble des groupes de traitement a augmenté progressivement depuis
9. Cette tendance peut s’expliquer par 2 facteurs : d’une part, les candidats peuvent repasser l’EAG autant de fois qu’ils le souhaitent et s’améliorent donc au fur et à mesure et, d’autre part, les candidats 1 Augmentation progressive du taux de réussite de l’EAG pour l’ensemble des groupes de traitement depuis 2019 : • • • • • • • Groupe de traitement A1 : de 50,4% à 58,1 % Groupe de traitement A2 : de 42,4 % à 56,4 % Groupe de traitement B1 : de 43,4 % à 58,5 % Groupe de traitement C1 : de 42,8 % à % Groupe de traitement D1 : de 43,1 % à 46,3 % Groupe de traitement D2 : de 41,0 % à 43,1 % Groupe de traitement D3 : de 63,6 % à 71,7 % 6 sont de plus en plus préparés, en particulier pour le test de raisonnement abstrait. Or, ce test comptait pour 50% de la note globale de l’EAG avant la réforme. Même si les tests de raisonnement ont, d’un point de vue théorique en psychométrie, une certaine résistance à l’effet d’apprentissage, en pratique, ils ne sont pas complètement à l’abri de ce phénomène, surtout en cas d’utilisation excessive. À titre d’exemple, on constate que sur un total de 5.403 candidats qui ont participé à l’EAG dans le groupe de traitement A1 depuis 2020, 17% de ces candidats ont repassé l’EAG au moins une 2ème fois. Pour le groupe de traitement B1, sur un total de 11.410 candidats depuis 2020, 20% de ces candidats repassent l’EAG au moins pour la seconde fois. Par ailleurs, des prestations de coaching personnel et des livres de préparation désormais disponibles sur le marché rendent le test de raisonnement abstrait beaucoup moins abstrait. Ceci entraîne un avantage pour les candidats qui se donnent les moyens de préparation ou qui ont passé l’examen plusieurs fois. Dans ces conditions, le test de raisonnement abstrait ne mesure donc plus les aptitudes qu’il est censé mesurer. Ces tendances ont une influence sur les normes de référence. À moyen terme, les normes évolueront de manière trop importante de sorte à ne plus refléter le niveau réel de la population de référence. Pour garantir l’équité de l’examen-concours, il y a donc lieu de limiter la participation à l’EAG. Concrètement, un candidat qui a échoué une 1ère fois à l’EAG d’un groupe de traitement donné, peut se présenter une 2ème fois à l’EAG organisée pour un autre poste dans un même groupe de traitement. En cas d’un 2ème échec, il est bloqué pour l’EAG de ce groupe de traitement pendant 1 an. Ad article 9 – Épreuve spéciale L’article 9 introduit une définition de l’épreuve spéciale dans le dispositif de l’examen-concours. Alors que l’EAG, en tant que 1ère étape de l’examen-concours, évalue des compétences et capacités génériques, l’épreuve spéciale est axée sur le profil spécifique du poste vacant. Elle est en règle générale séquencée en plusieurs étapes, réduisant le nombre de candidats au fur et à mesure en vue de sélectionner le candidat qui correspond le mieux aux exigences du poste à occuper. D’après le bilan sur l’examen-concours réalisé en 2020, au moins 2 à 3 tests sont proposés dans 90% des épreuves spéciales : des tests d’aptitude, des tests rédactionnels, des questionnaires de personnalité ou encore des entretiens. Un des objectifs est de rendre le processus de l’épreuve spéciale plus efficace pour les administrations et plus transparent pour les candidats. Une sélection se fait toujours en plusieurs étapes. Il s’agit de réduire le nombre de candidats d’une étape à l’autre à l’aide de critères pertinents, pour finalement pouvoir choisir le candidat dont le profil correspond le plus aux exigences du poste à pourvoir. Le détail des étapes de cette pyramide de la sélection reste à définir par chaque administration (cf. modèle cidessous). En tant qu’acteur central de la Fonction publique, le CGPO accompagne les administrations en offrant des outils et méthodes de sélection, des bonnes pratiques et des moyens procéduraux pour chaque étape. 7 - Paragraphe 1er Le paragraphe 1er définit les différentes formes que peut prendre l’épreuve spéciale. Elle peut revêtir la forme de tests spécifiques d’aptitude ou de raisonnement, d’exercices de mise en situation professionnelle, d’épreuves linguistiques ou rédactionnelles ou encore d’entretiens structurés. Ces méthodes de sélection reflètent la pratique actuelle des épreuves spéciales organisées dans les ministères et administrations. - Paragraphes 2 et 3 Il s’agit des dispositions de l’article 5bis, paragraphe 2, alinéas 7 et 8 du règlement grand-ducal à abroger. Les procédures de recrutement du personnel policier et des pompiers professionnels prévoient la réussite de l’EAG en tant que 1ère étape, mais les modalités de leur épreuve spéciale respective sont fixées de manière spécifique. Ad article 10 – Conditions d’admission à l’épreuve spéciale L’article 10 fixe les conditions d’admission à l’épreuve spéciale pour les candidats ayant réussi l’EAG et qui ont ainsi postulé pour un poste vacant donné. L’objectif de cet article est de garantir une meilleure adéquation des candidatures par rapport aux exigences du poste vacant. Un des constats du bilan de l’examen-concours est qu’il y a actuellement trop de candidats sur la liste de réserve de sorte à alourdir considérablement le processus de recrutement. La réforme de l’examen-concours de juin 2018 avait comme objectif d’augmenter le taux de réussite à l’examen-concours et d’agrandir ainsi le pool de candidats sur les listes de réserve afin que les administrations aient réellement un choix pour sélectionner le candidat qui corresponde le mieux au 8 profil vacant. Force est de constater que depuis cette réforme, le nombre de candidats figurant sur les listes de réserve dans les différents groupes de traitement a fortement augmenté
10. Les ministères et administrations sont régulièrement confrontés à une cinquantaine, voire plus d’une centaine de candidatures pour un seul poste. Ceci est particulièrement vrai pour les fonctions administratives dans le groupe de traitement B
11. Le processus de recrutement devient ainsi très lourd et chronophage pour les administrations. Il arrive parfois de perdre de bons profils/talents quand le processus est très long alors que le règlement grandducal sur l’examen-concours imposait d’inviter à l’épreuve spéciale chaque candidat qui a réussi l’EAG. Il est vrai que la charge de travail d’un processus de recrutement sérieux n’est pas négligeable et mobilise les gestionnaires RH et les supérieurs hiérarchiques. Mais si les administrations doivent accueillir en épreuve spéciale des candidats pour lesquels le profil ne correspond, dès le départ, pas aux exigences du poste vacant, cela risque de ralentir considérablement la procédure, de mobiliser inutilement des ressources et engendrer des dépenses inutiles qui pourraient être utilisées de manière plus efficace. Il s’agit également d’éviter de créer de fausses attentes auprès des candidats, qui souvent doivent prendre congé pour se rendre à une épreuve spéciale qui est organisée par l’administration. L’article 10 prévoit ainsi que l’administration dispose d’un vrai choix pour trouver le meilleur candidat et des moyens efficaces pour écarter des candidatures en inadéquation avec le poste. Depuis quelques années, le processus de recrutement s’est beaucoup professionnalisé dans les différentes administrations. Voici le processus type pour un recrutement : - Présélection avec grille sur base du CV et lettre de motivation ; Organisation d’une épreuve écrite/tests (par exemple étude de cas, QCM, questions ouvertes ou des tests ou même une combinaison) ; « Speed-entretiens » avec une grille d’observation ; Pour les derniers candidats, envoi d’un questionnaire de personnalité et de motivation ; Entretiens finaux. - Paragraphe 1er Le principe d’une inscription sur une liste de réserve pendant 5 ans est abandonné. Une réussite à l’EAG est dorénavant valide pour la durée d’1 an. Il y a lieu de souligner qu’une inscription sur une liste de réserve pour 5 ans crée potentiellement de fausses attentes chez les candidats. Le fait d’avoir réussi à l’EAG n’est pas une garantie d’avoir un poste auprès de l’État. Or, comme les résultats de l’EAG sont actuellement valides pour une durée de 5 ans, de nombreux candidats restent sur la liste de réserve et postulent régulièrement à plusieurs postes. 2 Au 1er avril 2023, les listes de réserve se présentent comme suit : Groupe de traitement A1 A2 B1 C1 D1 D2 D3 Nombre de candidats sur la liste de réserve 3.018 2.012 6.482 3.857 3.480 1.108 1.548 9 Par exemple, 83% des candidats ayant réussi l’EAG dans le groupe de traitement B1 depuis 2020 restent sur la liste de réserve et ne sont pas recrutés
12. Par ailleurs, ces candidats postulent souvent aux mêmes postes dans les mêmes administrations et participent donc toujours aux mêmes épreuves spéciales. Au vu de la règlementation en vigueur, les administrations n’ont aucun moyen d’écarter ces candidats de l’épreuve spéciale. L’alinéa 2 précise que la réussite à l’EAG d’un candidat qui a été admis au stage n’est plus valide. Il a en quelque sorte consommé son « ticket d’accès ». Il s’agit ici d’une reformulation de l’article 12 du règlement grand-ducal à abroger, qui disposait que des candidats auxquels une admission au stage n’a pas encore été proposée constituent une réserve de recrutement. Or, le CGPO a constaté que des fonctionnaires-stagiaires postulent à des postes vacants. Leur candidature est bien évidemment refusée puisqu’ils ont déjà été admis au stage sur base de leur réussite à l’examen-concours. L’alinéa 2 vise donc à clarifier ce point. - Paragraphe 7 Il est évident que l’administration doit motiver sa décision de refus et l’envoyer au candidat. Ceci vaut d’ailleurs aussi pour les décisions pour écarter des candidats dans une étape ultérieure d’une épreuve spéciale. Ces décisions doivent aussi être motivées et communiquées aux candidats. Un des objectifs du nouveau SI est d’ailleurs de faciliter et d’améliorer la communication avec les candidats en publiant les résultats des tests standardisés dans un espace candidat. Ceci répond ainsi à une critique des candidats sur l’absence de feedback par rapport à leurs résultats aux tests des épreuves spéciales. Ad article 11 – Validité des résultats de l’épreuve spéciale Une partie des administrations ont standardisé leur épreuve spéciale. Elles sont souvent soutenues par le CGPO dans ces efforts de standardisation, notamment en proposant via le portefeuille de tests du CCRH, des batteries de tests d’aptitude et de compétences spécifiques, ciblées sur les exigences du poste vacant. Ces tests sont donc proposés sur demande de l’administration. Au vu du succès de cette offre et à la lumière du nombre très élevé de candidats qui postulent à plusieurs postes, il y a lieu de constater que le CCRH accueille souvent les mêmes candidats pour les mêmes tests, mais pour l’épreuve spéciale d’une autre administration. Or, il n’y a actuellement pas de base légale ou réglementaire claire pour pouvoir réutiliser les résultats d’une épreuve spéciale à l’autre. À côté du fait qu’il est exagéré d’obliger des candidats à passer plusieurs fois les mêmes tests, il est à souligner qu’une passation excessive de tests entrainera un effet d’apprentissage auprès des candidats qui postulent fréquemment, ce qui est à éviter, d’une part, pour des raisons d’équité et, d’autre part, en raison de l’épuisement rapide de la validité psychométrique des tests. 3 Taux des lauréats EAG, par groupe de traitement, non recrutés au 08.04.2025: • 77% pour le groupe de traitement A1 • 84% pour le groupe de traitement A2 • 83% pour le groupe de traitement B1 • 91% pour le groupe de traitement C1 • 82% pour le groupe de traitement D1 • 95% pour le groupe de traitement D2 • 94% pour le groupe de traitement D3 10 Voilà pourquoi il est proposé d’introduire une disposition qui prévoit de réutiliser d’office le résultat d’un même test d’aptitude dans l’épreuve spéciale de plusieurs administrations. Ceci est transparent pour le candidat alors qu’il voit ses résultats aux différents tests de l’épreuve spéciale dans son espace candidat. Afin de répondre aux interrogations du Conseil d’État, il a été clarifié que les résultats d’un candidat obtenus dans un ou plusieurs tests sont d’office pris en compte dans le cadre des épreuves spéciales organisées pour d’autres administrations concernées. Le CGPO est chargé de l’organisation des épreuves, ainsi que de la gestion et de l’administration des résultats. Il vieille à ce que ces derniers soient systématiquement pris en compte, sans intervention supplémentaire des différentes administrations. À souligner que les tests de l’épreuve spéciale ne sont pas éliminatoires (contrairement aux résultats de l’EAG). Il n’y a donc pas de seuil pour déterminer un échec ou une réussite : un candidat ayant un score faible dans un test reste admissible à l’épreuve spéciale d’une autre administration où ce même test est exigé. Mais il ne pourra pas refaire ce test, ceci indépendamment du résultat obtenu auparavant. L’administration considère ces résultats pour en savoir plus sur les forces et faiblesses d’un candidat. Cette information permet de prendre de meilleures décisions par rapport aux candidats à inviter à une prochaine étape de l’épreuve spéciale. Au vu de ce qui précède, le point 1° introduit une validité d’un an pour les résultats des tests de raisonnement et d’aptitude utilisés en épreuve spéciale. Il s’agit des tests suivants : • • • • • • • • • • • • Tests de raisonnement abstrait Tests de raisonnement logique Tests de raisonnement verbal Tests de raisonnement numérique Tests de raisonnement technique Tests de raisonnement analytique Tests de raisonnement spatial Tests de capacité de planification Tests de capacité de contrôle et de précision Exercices de bac à courrier électronique Tests de gestion de l‘information Tests de jugement situationnel Le point 2° introduit une validité de 6 mois pour des tests linguistiques qui sont effectués de manière informatisée et standardisée. Les tests de langues en ligne du CGPO, disponibles en anglais, français, allemand et luxembourgeois, mesurent la compréhension écrite, la compréhension orale, la grammaire et le vocabulaire. Ces tests évaluent les compétences par rapport au cadre européen commun de référence pour les langues (CECF). La validité est ici de 6 mois, car il est tout à fait réaliste qu’un candidat puisse améliorer ses compétences linguistiques et progresser d’un niveau dans le CECF dans ce laps de temps. Pour répondre à des remarques du Conseil d’État à ce sujet, il y a lieu de relever que les données traitées dans le cadre de ces épreuves (nom, prénom, résultats obtenus, etc) sont similaires à celles recueillies et utilisées pour l’EAG. Elles sont traitées exclusivement dans un cadre administratif et pour 11 une finalité spécifique : organiser les épreuves et évaluer les compétences des candidats. Dans l’arrêt C-434/16, la CJUE a considéré que les copies d’examen et les observations d’un examinateur pouvaient être qualifiées de données à caractère personnel dans certains cas. Cependant, elle a également précisé que ce statut dépendait de l’objectif des données et du lien avec l’identité de la personne. Ainsi, les résultats et observations peuvent être qualifiés de fonctionnels lorsqu’ils sont utilisés pour évaluer les compétences d’un candidat et n’impliquent pas d’informations liées à sa sphère privée. Par conséquent, les résultats des épreuves ne sont pas qualifiables de données à caractère personnel, car ils ne fournissent aucune information subjective ou confidentielle sur le candidat. Les résultats bruts obtenus sont des indicateurs objectifs de performance et d’aptitudes. Ils ne retracent pas des pensées personnelles, ni des aspects subjectifs de l’identité du candidat. Ils ne sont qu’un outil d’évaluation des compétences et leur finalité est strictement administrative
13. Ad article 12 - Commission de surveillance Tenant compte des observations du Conseil d’État, la commission de contrôle a été renommée en commission de surveillance, ce qui permet de donner un caractère plus neutre et moins intrusif à cette instance. - Paragraphe 1er L’EAG se compose déjà aujourd’hui de tests informatisés et standardisés qui ne nécessitent aucune validation par un humain. Or, jusqu’à présent, une commission d’examen a dû valider les résultats de chaque session. Le présent projet de loi prévoit de remplacer la commission d’examen par une commission de surveillance qui a pour mission de suivre les taux de réussite à l’EAG tout au long de l’année et de veiller ainsi à la validité et la fiabilité des tests. Le paragraphe 1er définit les missions de la commission de surveillance. Cette commission examinera toute doléance qui lui parvient, ceci aussi bien par rapport à l’organisation de l’EAG que par rapport à l’organisation des épreuves spéciales dans les différentes administrations. Cette nouvelle mission permet donc d’effectuer une veille par rapport à la qualité des épreuves spéciales dans les administrations. Un rôle important revient dans ce contexte à l’observateur dans la mesure où chaque candidat sera informé de son nom et ses coordonnées pour le contacter en cas de doléances (cf. article 13, paragraphe 3). L’observateur est donc un acteur essentiel pour que la commission de surveillance puisse bien exécuter sa mission définie au point 2°. À noter que le Service Recrutement et le CCRH du CGPO récoltent d’ores et déjà toutes les doléances des candidats qui leur parviennent par e-mail ou par téléphone. Par ailleurs, le CGPO fait régulièrement des sondages de satisfaction auprès des candidats. Toutes ces informations pourront également servir à la commission de surveillance dans le cadre de ses travaux. - Paragraphe 2 Les membres de la commission sont nommés annuellement par le ministre et sont révocables à tout moment. Le ministre nomme également un membre suppléant pour chaque membre effectif. - 4 Paragraphe 3 CJUE, arrêt du décembre , Peter Nowak c. Data Protection Commissioner, /C-, EU : C :2017 ,considérant 51 12 Pour exécuter ses missions, la commission se réunit au moins 2 fois par an de même qu’à la demande d’un membre de la commission ou d’un des observateurs. Ad article 13 - Nomination des observateurs Cet article reprend certaines dispositions de l’article 7 du règlement grand-ducal à abroger tout en redéfinissant les modalités d’échanges entre observateurs et la nouvelle commission de surveillance instituée en vertu de l’article 12 du présent projet de loi. - Paragraphes 1er et 2 Pour chaque groupe de traitement, le ministre nomme un observateur, sur proposition de la CHFEP. Les observateurs participent aux travaux de la commission avec voix consultative. - Paragraphe 3 Les observateurs sont des interlocuteurs importants des candidats en cas de doléances au niveau de l’organisation de la procédure de recrutement. Or, au vu de l’organisation flexible de l’EAG qui se fait en continu, il devient matériellement impossible pour un observateur de se présenter aux différentes épreuves. Ce constat vaut d’autant plus pour l’organisation des épreuves spéciales dans les administrations qui se font à tout moment et en parallèle, selon les plannings de recrutement propres à chaque administration. Pour des raisons d’équité par rapport à tous les candidats et afin de faciliter la mission des observateurs, le paragraphe 3 prévoit la communication du nom et des coordonnées de contact de l’observateur du groupe de traitement respectif aux candidats lors de l’envoi de leur convocation suite à leur inscription à l’EAG. Le paragraphe 3 prévoit que l’observateur peut récolter des doléances par rapport à l’organisation de l’EAG et dorénavant aussi par rapport à l’épreuve spéciale dans une administration. - Paragraphes 4 et 5 Ces missions de l’observateur sont reprises de l’article 7 du règlement grand-ducal à abroger. L’observateur doit informer la commission de surveillance s’il croit avoir constaté une irrégularité dans l’organisation de l’EAG. Avec le présent projet de loi, cette obligation s’applique également à l’organisation de l’épreuve spéciale. En cas de constat d’un fait grave risquant de mettre en cause la validité d’une épreuve, l’observateur a le droit d’en informer immédiatement le Ministre de la Fonction publique. Ad article 14 - Sélection et affectation des candidats Cet article reprend les dispositions de l’article 11 du règlement grand-ducal à abroger. Le libellé du paragraphe 2, point 3°, a été adapté (alinéa 2, point c) de l’article 11 du règlement grand-ducal à abroger) dans la mesure où une copie du diplôme est déjà fournie au moment de la candidature. Le candidat ne doit donc plus fournir cette pièce au moment de son admission au stage. En répondant aux critiques du Conseil d’État relatives aux précisions concernant les modalités selon lesquelles le classement des candidats sera établi, le terme « du classement » à l’alinéa 1er est remplacé par « de l’adéquation du profil des compétences et résultats des épreuves spéciales ». La sélection du candidat n’est pas déterminée exclusivement sur base du classement aux termes des épreuves, mais repose principalement sur l’adéquation entre le profil des compétences démontrées par le candidat et les exigences spécifiques du poste ou de la mission à pourvoir. Les résultats retenus 13 constituent un élément d’appréciation parmi d’autres, dans une démarche globale visant à garantir le meilleur ajustement entre les compétences du candidat et les besoins identifiés. 14