LE GOUVERNEMENT DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Ministère d'État Le Ministre aux Relations avec le Parlement Monsieur le Président du Conseil d'État Luxembourg Luxembourg, le 20 juillet 2016 Personne en charge du dossier: Pascal Thill 247 - 82955 SCL L 5154 / R 5338 / R 5339 / R 5340 / R 5341 —1147 /ak V/réf. 51.437 / 51.438 / 51.439 / 51.440 / 51.441 Doc. parl. 6913 Objet :
- Projet de loi sur l'archivage.
- Projet de règlement grand-ducal sur la communication, la reproduction et la publication des archives.
- Projet de règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne du Conseil des archives.
- Projet de règlement grand-ducal relatif à l'exercice du droit de surveillance des archives publiques par les Archives nationales.
- Projet de règlement grand-ducal fixant les modalités d'établissement des tableaux de tri, de destruction d'archives, de versement et de transfert d'archives aux Archives nationales. Monsieur le Président, Comme suite à ma lettre du 27 novembre 2015, j'ai l'honneur de vous faire parvenir en annexe l'avis de la Chambre des Notaires ainsi que l'avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics sur le projet de loi et les projets de règlement grand-ducal sous rubrique. Veuillez agréer, Monsieur le Président, l'assurance de ma haute considération. Pour le Ministre aux Relations avec le Parlement John Dann Directeur 43, boulevard F.-D. Roosevelt Tél. (+352) 247-82952 L-2450 Luxembourg Fax (+352) 46 74 58 scl@scl.etat.lu www.gouvernement.lu www.luxembourglu N° 6913 - Projet de loi sur l'archivage - Projet de règlement grand-ducal fixant les modalités d'établissement des tableaux de tri, de destruction d'archives, de versement et de transfert d'archives aux Archives nationales Projet de règlement grand-ducal relatif à l'exercice du droit de surveillance des archives publiques par les Archives nationales - Projet de règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne des Conseils des archives Projet de règlement grand-ducal sur la communication, la reproduction et la publication des archives *** Avis de la Chambre des Notaires Le projet de loi sous avis a pour objet de règlementer l'archivage auprès des Archives nationales, d'en définir le champ d'application, les obligations qui y sont liées et le mode de communication de ces archives. Les projets de règlement sous avis définissent les mesures d'application des principes édictés par la loi. La Chambre des Notaires a été sollicitée pour avis dans la phase de l'avant-projet de loi et des avant-projets de règlements. Le présent avis complètera la position de la Chambre des Notaires quant aux projets de loi respectivement de règlements sous rubrique. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES Le projet de loi a pour ambition de donner une règlementation de l'archivage dans l'intérêt public, historique, scientifique, culturel ou sociétal du Grand-Duché de Luxembourg. Les archives participent à l'histoire du Grand-Duché de Luxembourg et permettent de comprendre le passé et d'appréhender l'avenir. Les minutes des notaires participent à cette histoire. Elles sont légalement qualifiées d'archives publiques. Le notariat est depuis bien longtemps concerné par l'obligation d'archivage. Une ordonnance royale grand-ducale du 3 octobre 1841 imposait déjà en son article 76 le dépôt aux tribunaux d'arrondissement, pour conservation, des protocoles des notaires de plus de 100 ans de date en cas de cessation de leur fonction. 1 Cette obligation a été reprise dans la loi organique modifiée relative à l'organisation du notariat du 9 décembre 1976 (ci-après loi organique) en son article 69 dans les termes suivants : «Les minutes ayant plus de soixante ans de date doivent être déposées par leur détenteur aux archives du Gouvernement » Les Archives nationales sont aujourd'hui détentrices du minutier central des notaires, les minutes les plus anciennes datant de
- Le principe de l'archivage des minutes lui-même et les modalités de la réalisation de cet archivage sont donc déjà fixés depuis longue date. Le projet de loi apporte une modification quant au délai pour l'obligation de procéder à l'archivage qui est amené à 50 ans. La Chambre des Notaires n'y voit pas d'objection et constate que des délais particuliers sont prévus pour certains types de minutes. La Chambre des Notaires est beaucoup plus réticente quant à certains autres points des projets qui viennent désavouer la mission du notaire et se portent en contradiction avec la loi organique. Ces points concernent notamment la libre consultation, les inspections ainsi que le tri des archives. 111 Si la Chambre des Notaires a parfaitement conscience que le rôle des archives nationales n'est pas de servir de lieu de stockage aux notaires en manque de place, la finalité poursuivie par les archives n'est pas entendue à l'identique par les Archives nationales et la Chambre des Notaires. Les minutes des notaires sont déposées aux archives nationales pour en assurer leur conservation. II est d'une importance primordiale pour un État de droit que les droits de propriété respectivement les titres les constituant soient conservés et préservés. Les minutes contiennent des données personnelles des comparants et peuvent être l'expression de leur volonté, leur pensée notamment pour les testaments. Ces données doivent être absolument protégées. La protection offerte par le projet de loi est de 10 ans après le décès de la personne concernée, ou 50 ans à partir du document le plus récent si la date de décès n'est pas connue ou si la recherche entraîne un effort administratif démesuré (article 3 du projet de règlement sur la communication, la reproduction et la publication des archives). Le projet de loi indique avoir examiné notamment les lois française et belge en matière d'archivage. Or ces lois sont plus protectrices en matière de communication des minutes. La loi belge n'autorise une libre communication des minutes que dès lors qu'elles ont plus de 100 ans. Les actes contenant testament, contrat de mariage, constitution d'héritier contractuelles et actes de dernières volontés ne sont déposé aux archives du royaume qu'après 100 ans contrairement aux autres minutes pour lesquelles le délai n'est que 75 ans. Le code du Patrimoine français prévoit une communication des archives de plein droit dans un délai de 75 ans à compter de la date de la minute, 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref et 100 ans si un mineur est concerné. 2 En comparaison à ces législations dont le projet s'est inspiré le délai de communication proposé n'apparaît pas suffisamment protecteur des données à caractère personnel des personnes. • Les minutes sont sous la responsabilité des notaires tant qu'elles ne sont pas encore versées aux Archives nationales. L'étendue de cette responsabilité est fixée par l'article 41 de la loi organique en ces termes : « Les notaires ne peuvent, sans une ordonnance du président du tribunal d'arrondissement, délivrer soit expédition, soit copie, ni donner connaissance des actes à d'autres qu'aux personnes intéressées en nom direct ou à leurs héritiers et ayants droit, sous réserve des dispositions légales en matière d'enregistrement, de celles relatives aux actes qui doivent être publiés et des cas où le juge aurait ordonné différemment. » Les notaires sont tenus au secret professionnel absolu des actes qu'ils reçoivent et dont ils assurent la conservation. Un accès aux minutes en dehors de ces cas ne saurait être admis. • Une minute a un caractère inaltérable et un intérêt illimité. Ces caractères s'opposent à un quelconque tri respectivement une sélection. La Chambre des Notaires relève que les commentaires tant du projet de loi que des différents projets de règlements font référence aux archives des administrations et aux obligations qui incombent à leurs agents. Les Offices notariaux ne sont pas des administrations. Les documents qu'ils produisent sont d'une nature particulière, légalement définie. EXAMEN DES PROJETS DE 101 RESPESCTIVEMENT DE REGLEMENTS ■ Projet de loi : Chapitre IV — Sélection et élimination des archives publiques du projet de loi relatif à l'archivage Projet de règlement fixant les modalités d'établissement des tableaux de tri, de destruction d'archives, de versement et de transfert d'archives aux Archives nationales Les archives et les producteurs d'archives doivent procéder à une évaluation des archives consignées dans un tableau de tri afin de sélectionner et déterminer les documents qui ne sont pas destinés à être archivés de façon définitive. Ces tableaux indiquent le sort final de chaque type de documents à l'issue du délai d'utilité administrative. La Chambre des Notaires rappelle les particularités de l'acte authentique, légalement définies - aux termes de l'article 1317 du Code civil, « L'acte authentique est celui qui a été reçu par officiers publics ayant le droit d7nstrumenter dans le lieu où l'acte a été rédigé, et avec les solennités requises » - aux termes de l'article 1er alinéa 1er de la loi organique: « Les notaires sont les officiers publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique, et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions.» 3 Une minute est l'original d'un acte authentique qui comprend tant l'acte lui-même que les documents qui lui sont annexés. Le notaire tient répertoire de tous les actes qu'il reçoit, il est tenu jour par jour et contient la date, la nature de l'acte, les noms des parties. Ces minutes et répertoires ont un intérêt et une durée de validité illimités dans le temps. Une destruction totale ou partielle n'est donc pas envisageable. La Chambre des Notaires constate et approuve les commentaires du projet de loi qui indiquent que les minutes notariales gardent leur valeur juridique indéfiniment. Elle en tire comme conséquence logique que les minutes et répertoires ne sont pas soumis à cette formalité du tri. 11 apparaît donc important qu'une précision en ce sens soit ajoutée dans le texte du projet de loi respectivement du règlement fixant les modalités d'établissement des tableaux de tri, de destruction d'archives, de versement et de transfert aux Archives nationales. • Projet de loi : Chapitre VI — Surveillance de la gestion et de la conservation des archives publiques Projet de règlement grand-ducal relatif à l'exercice du droit de surveillance des archives publiques par les Archives nationales L'article 9 du projet de loi accorde un droit de surveillance sur la gestion et la conservation des archives publiques aux Archives nationales, ce droit leur permettant de contrôler l'état des documents conservés dans les locaux des producteurs d'archives. II est précisé que ce contrôle doit s'opérer dans le respect ou la confidentialité de certains documents prévus par d'autres lois. Un rapport quant à ces contrôles doit être dressé annuellement par le directeur des Archives nationales et remis au ministre de la culture. La Chambre des Notaires relève que ce droit accordé aux Archives nationales est en contradiction avec l'article 41 de la loi organique précitée qui, pour rappel, dispose expressément : « Les notaires ne peuvent, sans une ordonnance du président du tribunal d'arrondissement, délivrer soit expédition, soit copie, ni donner connaissance des actes à d'autres qu'aux personnes intéressées en nom direct ou à leurs héritiers et ayants droit, sous réserve des dispositions légales en matière d'enregistrement, de celles relatives aux actes qui doivent être publiés et des cas où le juge aurait ordonné différemment. » Le présent projet de loi accorde aux Archives nationales des prérogatives plus importantes que celles attribuées à un procureur ou un commissaire de police qui seraient dans l'obligation d'obtenir une autorisation du juge pour accéder aux minutes du notaire. Les personnes pouvant prendre connaissance des minutes sont strictement énoncées par la loi organique. Cette disposition est préservatrice tant de l'intérêt privé des parties aux actes que de l'intérêt public eu égard au caractère authentique des actes. Les notaires nommés par le Grand-Duc ont la qualité d'officier public. Ils sont placés sous la seule tutelle du Ministère de la Justice. La Chambre des Notaires considère qu'il y a là une confusion dans les responsabilités respectives des conservateurs des archives. 4 Tant que les minutes et répertoires ne sont pas versés aux Archives nationales, la responsabilité quant à leur conservation incombe aux notaires, responsabilité qu'ils tiennent de la loi elle-même. Ce n'est que lors du versement aux Archives nationales que la responsabilité juridique et les charges inhérentes à la conservation des minutes et répertoires leurs sont juridiquement transférés. Le texte proposé introduit une immixtion inappropriée et abusive des Archives nationales dans mission du notaire. La Chambre des Notaires souhaite donc qu'il soit fait une stricte applkation des dispositions issues de la loi organique limitant les personnes à qui les minutes et répertoires peuvent être communiqués. Un accès d'office à des agents des Archives nationales est à exclure. La Chambre des Notaires est toutefols favorable à une collaboration avec les Archives nationales pour proposer à la profession des recommandations en vue de l'archivage. " Projet de loi : Chapitre IX — Communication des archives publiques. Projet de loi : article 27 Projet de règlement grand-ducal sur la communication, la reproduction et la publication des archives Le projet de loi (article 16
(1)) garantit une communication gratuite des archives publiques à toute personne qui en fait la demande à l'expiration du délai d'utilité administrative des documents. La Chambre des Notaires rappelle que les minutes et répertoires• ont une valeur juridique illimitée dans le temps ainsi que les rédacteurs du projet de loi l'ont d'ailleurs" eux-mêmes rappelé dans les commentaires au point relatif au délai de versement des archives publiques aux archives nationales. L'article 16
(3)du projet de loi prévoit un régime particulier pour les minutes et répertoires qui ne peuvent être communiqués à des fins de consultation à d'autres qu'aux personnes intéressées en nom direct ou à leurs héritiers et ayants droit qu'après l'expiration des délais de communication prolongés. Pour ces archives publiques aucune communication antérieure à des fins de consultation par des tiers ne peut avoir lieu. La Chambre des Notaires approuve cette disposition. Le projet de règlement fixe ce délai de communication prolongé à 10 ans à compter du décès de la personne si la date est connue ou 50 ans à compter de la date du document le plus récent au cas où la date de décès n'est pas connue ou la recherche de cette date entraînerait un effort administratif démesuré. Les commentaires indiquent que ce délai de 50 ans est en vigueur dans de nombreuses législations étrangères en matière archivistiques. La Chambre des Notaires relève que parmi les législations qui ont inspiré le projet, les deux législations les plus proches du Grand-Duché de Luxembourg, prévoient un délai de communication de 75 ans respectivement de 100 ans, donc bien plus longs pour la protection des données à caractère privé. 5 Ce court délai de liberté de consultation se veut innovateur en Europe dans le but de faire du Grand-Duché de Luxembourg un lieu de recherche historique. La Chambre des Notaires constate qu'avec les délais prévus par les projets de loi respectivement de règlement, des recherches indiscrètes ou non appropriées sur la vie privée voire l'intimité de la vie privée pourraient donc être effectuée du vivant des personnes concernées, l'espérance de vie s'élevant aujourd'hui à 81 ans. La Chambre des Notaires considère que ce délai de 50 ans n'apparaît pas suffisamment protecteur de la vie privée. La Chambre des Notaires approuve la dérogation introduite par le projet de loi à l'article 27 quant à rimpossibilité de transmettre aux Archives nationales les dispositions pour cause de mort du vivant du disposant. 11 paraît impensable de rendre public les volontés d'un disposant et rexistence même tant du testament que du contenu. Toutefois la Chambre des Notaires tient à faire remarquer que la recherche pour les notaires des dates de décès de chaque personne concernée par une disposition pour cause de mort se révèle tout aussi démesurée qu'elle ne rest pour les autres administrations. La Chambre des Notaires considère qu'il serait plus approprié et réalisable en pratique qu'un délai légal prolongé soit fixé pour verser ces dispositions pour cause de mort aux Archives nationales. Elle propose un délai de 100 ans (au minimum) à compter de la date de la disposition. La Chambre des Notaires tient encore à relever que les commentaires du projet de loi énumèrent des dispositions unilatérales pour cause de mort : testament publics, mystiques, donations entre époux, testaments olographes et leur acte de dépôt etc. Les répertoires des notaires mentionnent l'ensemble des actes reçus par les notaires, y compris les actes contenant des dispositions pour cause de mort. L'existence de dispositions pourrait alors être portée à la connaissance des tiers alors que la personne est encore en vie. Là aussi, la Chambre des Notaires suggère que le dépôt des répertoires soient soumis à un délai prolongé de 100 ans car le répertoire est côté et paraphé par le président du tribunal et les pages ne peuvent en être dissociées. La Chambre des Notaires s'interroge enfin sur le sort qui sera réservé aux testaments versés aux Archives nationales qui n'ont pas été ouverts suite au décès des disposants (cas de succession non réglées, réclamées...) notamment les testaments mystiques. Même si ces derniers ne sont pas nombreux, la procédure d'ouverture devrait être respectée par le directeur des Archives nationales et la mention de la date d'ouverture devrait en être faite. La Chambre des Notaires se demande enfin si la procédure pour obtenir une copie d'un acte qui nécessite l'autorisation du Président du tribunal ne devrait pas s'appliquer également lorsque la responsabilité de la conservation des archives a été transférée aux Archives nationales. Afin de respecter le parallélisme des formes pour la consultation des minutes, les personnes intéressées non parties à l'acte ou ayants-droits ne devraient-elles pas solliciter l'autorisation 6 du président du tribunal d'arrondissement et justifier d'un intérêt légitime pour accéder aux min utes conservées par les Archives nationales ? La responsabilité du notaire étant transférée aux Archives nationales, le même formalisme devrait s'appliquer si contrairement à l'avis de la Chambre des Notaires les délais restaient maintenus. A titre final, la Chambre des Notaires précise qu'elle n'est pas favorable à la mise en ligne des minutes et répertoires des notaires même après un délai de 75 ans. S'il est dans l'ère du temps de faciliter les démarches en ligne, la Chambre des Notaires estime cette possibilité insuffisamment protectrice de la vie privée du vivant des personnes. Un délai plus long d'au moins 100 ans devrait être envisagé et exclure les dispositions de dernières volontés sous toutes ses formes pour préserver la volonté et la mémoire des personnes et leurs héritiers. A titre final, la Chambre des Notaires souhaite indiquer que même si une telle possibilité existe aujourd'hui, la libre consultation des dispositions pour cause de mort après le délai fixé ne devrait pas être possible pour chaque quidam. II est observé par les notaires que des testaments peuvent contenir des dispositions virulentes voire insultantes envers certaines personnes qui, ainsi que leurs familles, méritent d'être protégées. *** La Chambre des Notaires considère le projet présenté insuffisamment protecteur des données à caractère personnel et de la spécificité des minutes. La Chambre des Notaires souhaiterait que ses observations formulées dans l'intérêt de la protection des données privées et de la mission du notaire soient prises en considération par les auteurs du projet. 7 A-2775/164 , 26, boult,vdrd koval 1.2-4.19 1..w,em1ourg Tél.: 47 22 2-1-1 ee.:;•* 1- a>,:: -17 2$ 7-1 CHFEP Chambre des fonctionnaires et employés publics thfetechiepiu A ][ S sur - - le projet de loi sur l'archivage; le projet de règlement grand-ducal fixant les modalitès d'etablissement des tableaux de tri, de destruction d'archives, de versement et dc transfert d'archives aux Archives nationales; le projet de règlement grand-ducal relatif à l'exereice du droit de surveillance des archives publiques par les Archives nationales; le projet de règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne du Conseil des archives; le projet de règlement grand-ducal sur la communication, la reproduction et la publication des archives www.chrep.lu Par dépêche du 23 novembre 2015, Madame le Ministre de la Culture a demandé l'avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics sur lc projet de loi et les quatre projets cie règlements grandducaux spécifiés à l'intitulé. Aux termes de l'exposé des motifs accompagnant le projet de loi, celui-ci a pour but de "combler (des) lacunes" concernant les règles nationales applicables en matière d'archivage, de "clarifier les incohérences inserites dans la législation actuelle" et de "cloter les Archives nationales d'un Cadre et d'instruments légaux solides pour remplir leurs missions dune manière plus cificace". Ainsi, le projet définit notamment un cadre préeis de normes dans le domaine de l'archivage, qui seront à respecter par tous les organismes publics détenant des archives, mais également par certaines personnes de statut privé, propriétaires d'archives qui sont "d'intérêt historique. selentifique, eulturel, économique ou sociétal". Les projets de règlements grand-ducaux pour leur part sont destinés à préciser plus particulièrement les aspects repris dans leurs intitulés respectifs, ceci en exécution de la future loi. Les textes soumis pour avis à la Chambre des fonctionnaires et employés publics appellent les observations suivantes. Remarques préliminaires La Chambre apprécie tout d'abord que le dossier lui transmis soit bien licelé et complet. Elle approuve particulièrement que le projet de loi soit accompagné d'une fiche financière et de projets de reglements grand-ducaux d'exécution. L'élaboration des règlements d'exécution ensernble avec leur fondement légal a en effet l'avantaze de faciliter l'analyse du dossier., dans la rnesure où ces textes fournissent des précisions sur les dispositions légales et qu'ils perrnettent d'éviter des situations de vide juridique pouvant résulter de l'absence de rnesures d'exécution nécessaires voire de Foubli ou de la négligence de les prendre. Ensuite, selon les informations dont dispose la Chambre des fonctionnaires et ernployés publics, les Archives nationales seraient autorisées à recruter deux agents sous le statut de l'employé de l'État et relevant du groupe d'indemnité A I pour pouvoir assumer les nouvelles missions qui incomberont à l'avenir à cette institution. La Chambre constate que la fiche fmancière annexée au projet de loi se lirnite à énoncer que, "qfin de pouvoir réaliser ces tahleaux (de tri pour déterminer les archives publiques à conserver)pour la totalité des administrations dans le délai de 7 ans prévu par deux collahorateurs métier expérimentés devra étre recruté (sie) à durée indéterminée. Cette personne (sie) coordonnera et complètera les travaux d'établissement des tableaux de tri sur le terrain et s'occupera du suivi et des mises à jour des tableaux de tri après Ia de 7 ans. Cene personne (sic) sera recrutée phase sclon Ia procédure habituelle du numerus clausus". Si la Chambre ne s'oppose pas au recrutement futur de "deux collahorateurs", elle regrette toutefois que le statut de ceux-ci ne soit pas précisé dans le dossier lui transmis. Aussi dernande-t-elle que ces ar2ents soient impérativement recrutés sous le statut du fonctionnaire de l'État, alors surtout qu'il s'agit de postes permanents et non à durée déterminée. En ce qui concerne les archives des communes, la Chambre se demande si, nonobstant le principe de l'autonornie cornmunale et la possibilité pour les communes de conclure des contrats de coopération avec l'État, iI n'aurait pas été opportun de les sournettre quand même aux règles prévues par la réforme. Cette façon de faire aurait en effet pour avantage que toutes les communes procéderaient selon des normes uniformisées à l'archivage de leurs documents. - 1xaineri du projet de loi Ad intittalé La Chambre des fonctionnaires et employés publics constate que le projet de loi procède à la modification d'un certain nombre de textes législatifs sans que l'intitulé du projet fasse cependant référence à ceux-ci. Lintitulé d'un acte législatif ou réglementaire devant énoncer tous les textes que celui-ci a pour objet de modifier, iJ y a lieu de compléter la future loi en mentionnant dans son intitulé les actes modifiés dans son chapitre XV. Ad article 1" I]ariicie 1" définit l'objet de la future loi sur l'archivage. La Chambre propose de supprimer le bout de phrase "par Ie hiais de lu sauvegarde d'un patrimoine archivistique national et dans un esprit de transparenee démocratique", qui n'a en effet aucune valeur normative et n'a dès lors pas sa place dans un texte législatif. Ad article 4 Uarticle 4, paragraphe ( I), institue un régime dérogatoire selon lequel les archives publiques classifiées en application de la loi du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité ne peuvent être proposées au versement aux Archives nationales qu'après avoir été déclassifiées. La Chambre des fonctionnaires et employés publics constate que ce rég,ilne dérogatoire ne s'applique qu'au cas prévu par l'article 3, paragraphe
(1), qui ohlige les organismes publics à proposer leurs archives au versement aux Archives nationales. En revanche, il ne s'applique pas dans Phypothèse où il serait "mis fìn c, l'existence dune institution d'un ministère. d'une administration. d'un service. ou tout autre détenteur d'archives En effet, dans ce dernier cas, prévu par l'article 3, paragraphe
(2), du projet, les archives classifiées des organismes dissous seront directement propo, -4- sées et versées aux Archives nationales sans devo r être déclassifiées au prealable. Étant donné que les archives classifiées en application de la loi précitée du 15 juin 2004 contiennent des informations sensibles dont la divulgation est susceptible de porter atteinte aux intérêts et à la sécurité de l'État la Chambre estime que ces documents devraient dans toutes les circonstances, et donc également en cas de dissolution d'un organisme public, d'abord être déclassifiés avant d'être communiqués aux Archives nationales. Au vu de cette remarque, la Chambre des fonctionnaires et employés puhlics recommande de conférer la teneur suivante à Particle paragraphe
(1), de la future loi: "Par eiét-ogation au jeenner paragraphe aux dispositions de l'article 3, le.s arehives publiques classifiées (...). Ad article 5 L'article 5. paragraphe
(1), dispose que "le ministre ayant dans ses anributions les Archives nationales (...) peut, après avoir demandé du direeteur des Arehives nationales, aceorder un régime dérogatoire relatif à l'arehivage aulonome I,a Chambre ne peut se déclarer d'accord avec la formulation de ce texte, selon 1aque11e le rninistre du ressort peut prendre une décision sans avoir ohtenu ni considéré au préalable l'avis du directeur des Archives nationales, ledit avis devant en effet tout simplement être "demandé". Pour éviter des situations dtabus, il y a donc lieu d'adapter la disposition en question de la façon suivante: "
(1)l.e ministre mant dans ses attributions les .frehives nationales, dénonnné Ci-a/»C. Ie ministre' peut, api sivoirdemandé direeteur des Arehives nationales entendu en son Pavis avis, accorder nn régime dérogatoire relatif rarchivage autolinnle . . La même remarque vaut pour le paragraphe
(3)de Particle 5. qui doit être modifié comme suit: "
(3)Le nunistre peut, atet; s avoie-dernandé l'avis du Ie directeur des Arehives nationales entendu en son avis et l'organisine public entendu en ses explications, révoquer l'archivage autononie si les conditions et les critères à remplir ne sont plus réunis." Ad article 8 L'article 8, paragraphe
(1), prévoit que "sans préjudice des dispositions qui précèdent, les producteurs ou détenteurs darchives publiques peuvent confier la conservation de leurs archives publiques à 1117 sous-traitant cette conservation visant, aux terrnes du commentaire de l'article en question, Ies "archives courantes. intermédiaires ou définitives". La Chambre des fonctionnaires et employés publics fait remarquer qu'en application "des dispositions qui précèdent", les producteurs ou détenteurs d'archives publiques (à l'exception de ceux soumis à un régime dérogatoire) ont toutefois l'obligation de proposer le versement de leurs archives définitives aux Archives nationales aux fins de conservation. Le texte de l'article 8 est donc contradictoire à ces dispositions. surtout par l'emploi de la locution "sans préjudice". La Chambre recommande par conséquent d'apporter des cIarifications aux conditions et modalités sous Iesquelles un organisme public peut confier la conservation de ses archives à un sous-traitant. Ad article 15 Au vu de l'observation formulée au sujet de l'article 5. l'article 15. paraaraphe
(2). doit être adapté comme suit: "(...)
- Lorsque l'initiative du chusernent érnane d'un membre du gouvernement. ministre. apres avoir demandé pris l'avis du directeur des Archives nationales, notifie au propriétaire des archives laproposition de classement
- Lorsque l'initiative du classeinent émane du propriétaire des sownet sa deniande molivée au ministre qui archives. demende prend l'avis du directeur des Archives nationales." Fn outre, la première phrase du para2raphe
(3)doit être rectiliée de la facon suivante: "Le déclassement total ou partiel d'archires ciassées peut avoir lieu lorsque Pintérét public visé au paragraphe 1 du présent arlicle vtuaii ae viendrait à disparaître." Ad artiele 24 L'article 24 a pour objet de remplacer l'article 7 de la "Ioi du 25 juin 2004 portant réorganisation des instituts culturels de l'État" afin d'y inserire les futures missions des Archives nationales. Cette loi, citée à la phrase introductive de l'article 24, ayant déjà fait l'objet de modifications depuis son entrée en vigueur, la Chambre des fonetionnaires et employés publics fait remarquer qu'il faudra v ajouter l'adjectir "modifiée" avant la date. Quant au fond, la Chambre constate que ie texte qui est censé remplacer l'actuel article 7 de la loi précitée prévoit, à l'avant-dernier tiret, que les Archives nationales auront pour mission "deprésider Conseil des archives". Étant donné que, d'une part, est impossible que les Archives nationales, en tant qu'institution, président ledit conseil et que, d'autre part, l'artiele 22, paragraphe
(3), première phrase, du projet de loi dispose correetement que "la présidence du Conseil des archives scra a.s-suréc par le directeur ties Archives nationales", il y a lieu de supprimer l'avant-dernier tiret susmentionné, Ad a rtieles 25 et 26 I,es articles 25 et 26 prévoient de remplacer deux dispositions figurant respectivement dans la loi du decembre 2002 portant création d'un Centre de Documentation et de Recherehe sur Résistance et dans la loi du 4 avril 2005 portant création
- a)d'un Comité directeur pour le Souvenir de 111nrôlement l'orcé;
- b)d'un Centre de Documentation et de Recherche sur l'Enrôlement forcé. Chambre dcs fonctionnaires et emplo_vés publics signale que les deux lois en question ont été ahrogées entre-temps par la loi du 21 -7 juin 2016 portant création d'un Comité pour la mémoire de la Deuxième guerre rnondiale. L'artiele 5 de ce texte disposant que les archives des deux centres de documentation et de recherche concernés sont de plein droit recueillies par les Archives nationales à la date d'entrée en vigueur de la loi, íl est évident que les articles 25 et 26 du projet de loi sous avis n'ont plus de raison d'être et peuvent partant être supprirnés. Ad articles 27, 29 et 30 La Chambre des fonctionnaires et employés publics fait remarquer que la loi du 9 décembre 1976 relative à l'organisation du notariat, le décret du 18 juin 1811 contenant règlement pour Padministration de la justice en matière crirninelle, de police correctionnelle et de simple police ainsi que Parrêté royal grand-ducal du 8 février 1878 portant règlernent sur Porganisation et le serviee des bureaux du Gouvernement — textes eités respectivement aux articles 27, 29 et 30 du projet de loi sous avis — ont déjà fait Pobjet de modifications depuis leur entrée en vigueur. 11 y a donc lieu d'ajouter à chaque fois l'adjectif"modifié(
- e)avant la date. Ad article 31 La Chambre signale que le titre officiel de Parrêté royal grandducal du 15 février 1888, cité à l'article 31 du projet de loi, est "arrêté royal grand-ducal du 15 fivrier 1888 autorisant Ia suppression des papiers inufiles des archives de la Chambre des comptes". Examen des projets de reglements grand-ducaux Chambre des fonctionnaires et employés publies n'a pas d'observations particulières à forrnuler quant au fond concernant les quatre projets de règlements grand-ducaux qui prevoient des mesures d'exécution et de précision de eertaines dispositions du projet de loi. Quant à la forme, la Chambre fait d'abord remarquer que les textes en question portent tous le titre de "prgiet", alors que trois des -8 quatre fiches financières annexées à ces projets font toutefois référence à un "avant-projet". De plus, la tiche financière du projet de règlernent grand-ducal relatif au fonctionnement interne du Conseil des archives renvoie à "ravant-projet de h)i sur rarehivage", ce dernier texte étant néanmoins transmis à la Chambre des fonctionnaires et employés publics sous forme de "projet". Ensuite, la Chambre s'étonne que les preambules des quatre projets de reglements grand-ducaux contiennent les rnentions relatives à la consultation de la Chambre de commerce et de la Chambre des metiers, mais qu'ils ne lbnt toutefois pas référence à la consultation de la Charnbre des fonctionnaires et employés publics. Elle signale que le préambule de chacun des futurs règlements grand-ducaux devra impérativement ètre complété par les formules relatives à toutes les chambres professionnelles consultées. Finalement, la Chambre relève qu'il y a lieu de supprirner la préposition superflue "à" figurant au premier visa ("Vu Ia sur l'arehivage") du préambule du projet de règlement eand-ducal relatif à l'exercice du droit de surveillance des archives publiques par les Archives nationales. Sous la réserve de toutes les observations qui précèdent, la Chambre des fonctionnaires et employés publics marque son accord avec les projets de loi et de règlements grand-ducaux lui soumis pour avis. Ainsi délibéré en séance plénière le 1 I juillet 2016. Le Directeur, ,e Président, G. MULLER R. WOLFF