LE GOUVERNEMENT DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Ministère d'État Le Ministre aux Relations avec le Parlement Monsieur le Président du Conseil d'État Luxembourg Luxembourg, le 4 juillet 2018 Personne en charge du dossier: Jean-Luc Schleich 12 247 - 82954 SCL : R 5592 — 1386 / nb V/réf. 52.178 Objet : Projet de règlement grand-ducal concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel. Monsieur le Président, Comme suite à ma lettre du 12 avril 2018, j'ai l'honneur de vous faire parvenir en annexe l'avis complémentaire de la Chambre de commerce portant sur les amendements gouvernementaux relatifs au projet de règlement grand-ducal sous rubrique. Veuillez agréer, Monsieur le Président, l'assurance de ma haute considération. Pour le Ministre aux Relations avec le Parlement John Dann Directeur 43, boulevarcl F.-D. Roosevelt L-245o Luxembourg Tél. (+352) 247-82952 Fax (+352) 46 74 58 scl@scl.etat.lu www.legilux.lu www.gouvernement.lu www.luxembourg.lu CHAMBRE DE COMMERCE LUXEMBOURG Luxembourg, le 20 juin 2018 Objet : Projet de règlement grand-ducal concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel et abrogeant 1) le règlement grand-ducal modifié du 21 septembre 1979 concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel ; 2) l'article ler du règlement grand-ducal modifié du 24 septembre 1974 concernant les opérations électorales pour la désignation des représentants du personnel dans les comités mixtes d'entreprise et les conseils d'administration ou les conseils de surveillance. (4824bisSBE) Saisine : Ministre du Travail, de l'Emploi et de l'Economie sociale et solidaire (13 avril 2018) AVIS COMPLEMENTAIRE DE LA CHAMBRE DE COMMERCE La Chambre de Commerce a été saisie de dispositions modificatives au projet de règlement grand-ducal concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel, qui a déjà été avisé par la Chambre de Commerce'. Les auteurs précisent que les dispositions modificatives visent à tenir compte notamment de toutes les recommandations qui ont été formulées par le Conseil Etat dans son avis du 24 octobre 2017 sur le texte initial mais aussi à digitaliser certaines démarches administratives dans le prolongement du projet de loi n°7290 portant modification des articles L.413-1, L.414-14, L.414-15 et L.416-1 du Code du travail2 (ci-après, le « Projet de loi n° 7290 »). Un texte coordonné du futur règlement grand-ducal figure en annexe des dispositions modificatives de manière à en faciliter la lecture. Considérations générales Remarque préliminaire La Chambre de Commerce préconise, pour plus de clarté juridique, de compléter l'intitulé du projet de règlement grand-ducal sous avis par « et abrogeant 1) le règlement qrand-ducal modifié du 21 septembre 1979 concernant les opérations électorales pour la désimation des déléqués du personnel ; 2) l'article ler du règlement qrand-ducal modifié du 24 septembre 1974 concernant les opérations électorales pour la désionation des représentants du personnel dans les comités mixtes d'entreprise et les conseils d'administration ou les conseils de surveillance. » La Chambre de Commerce précise qu'elle s'est attachée dans le cadre du présent avis à examiner uniquement les dispositions modificatives et que ses commentaires sont à rapprocher, le cas échéant, de ceux émis dans le cadre de son premier avis portant sur le texte initial. Avis commun de la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers du 28 juin 2017 2 Ledit projet de loi fait egalement l'objet d'un avis de la Chambre de Commerce du 20 juin 2018 GAJURIDIQUE‘Avis \201814824bisSBE_PRGELopérations électorales docx CHAMBRE DE COMMERCE LUXEMBOURG -2 l. Quant aux adaptations issues des recommandations du Conseil Etat La Chambre de Commerce tient, indépendamment de la remarque introductive, à revenir particulièrement sur la question du vote électronique avant de commenter les autres adaptations issues de l'avis du Conseil d'Etat du 24 octobre
- La possibilité de recourir, sur demande de l'entreprise concernée, au système de vote électronique (en remplacement du vote secret à l'urne) qui avait été introduite par le texte initial sous l'article 15, paragraphe 4) est supprimée. Le Conseil d'Etat a relevé que la mesure était incompatible avec l'article L.413-1 du Code du travail qui dispose que les délégués titulaires et suppléants du personnel sont élus au « scrutin à l'urne », la seule exception offerte étant le vote par correspondance. La Chambre de Commerce ne peut que déplorer la suppression de cette mesure dans le texte initial du projet de règlement grand-ducal qui constituait une véritable modernisation dans le déroulement des opérations électorales même si elle avait exprimé une réserve, dans son premier avis, sur le fait que la modalité particulière de vote puisse être ajoutée par voie réglementaire. Etant donné que les auteurs ont par ailleurs élaboré un projet de loi avec l'ambition de moderniser les opérations électorales, la Chambre de Commerce est d'avis que le vote électronique devrait être inséré dans le Projet de loi n°7290 en vue d'une modification ponctuelle de l'article L. 413-1 du Code du travail. Parmi les autres adaptations effectuées par les auteurs sur base des considérations du Conseil d'Etat, la Chambre de Commerce relève en particulier que les règles organisant le vote par correspondance et prévues à l'Annexe I du texte initial, ont été insérées directement dans le corps du règlement grand-ducal sous l'article 16 pour former le paragraphe 2 et que de menues adaptations (qui n'appellent pas de commentaires particuliers de la part de la Chambre de Commerce) ont par ailleurs été faites (article 16, paragraphe 2 tel que modifié); les employeurs devront dorénavant afficher clairement les éléments permettant le calcul des effectifs du personnel en vue de pouvoir déterminer le nombre de délégués effectifs et suppléants à élire (article 3, paragraphe 1er , alinéa 1er tel que modifié) ; le rôle de « robservateur » que chaque liste présentée par une organisation syndicale peut désigner, par bureau de vote, est précisé (article 5,15, 32 tels que modifiés).
- Quant aux adaptations nécessaires en vue de l'exécution du Projet de loi n°7290 A. Recours à la plateforme MyGuichet Bien que le Projet de loi n°7290 soit présenté par les auteurs comme un texte modernisant la communication avec l'Inspection du travail et des mines (ci-après, l'« ITM ») dans le cadre des opérations électorales, il fait naître une série de nouvelles contraintes qui ne peuvent pas être qualifiées de « modernisation » et encore moins de simplification administrative du point de vue des entreprises. G: 1JURIDIQUE1Avis1201814824bisSBE_PRGD_opérations électorales.docx CHAMBRE DE COMMERCE LUXEMBOURG 3 La Chambre de Commerce réitère donc les critiques et réserves déjà formulées à l'encontre du Projet de loi n°7290 en ce que les entreprises auront l'obligation d'utiliser la plateforme électronique MyGuichet à compter du ier février 2019 aux fins de : - transmettre à l'ITM toutes informations et autres formulaires (tels que les procès-verbaux) prévus dans le cadre des opérations électorales (cf. article 3, paragraphe 3 et article 7, paragraphe 2 tels que modifiés) ; d'enregistrer les candidatures valables en renseignant le nom, le prénom, la profession, le matricule national, la nationalité et le sexe des candidats (article 9, paragraphe 2 tel que modifié) ; d'enregistrer les résultats du scrutin regroupant les informations contenues dans le procès-verbal du bureau électoral principal et, le cas échéant, dans les procès-verbaux des bureaux électoraux supplémentaires (article 32, paragraphes 2 à 4 tel que modifié) ; - d'établir un « procès-verbal de recensement général » sur les opérations électorales et les résultats du scrutin qui regroupera les informations contenues dans le procès-verbal du bureau électoral principal et, le cas échéant, dans les procès-verbaux des bureaux électoraux supplémentaires (article 32, paragraphe 2 tel que modifié) ; - d'imprimer et faire signer ledit « procès-verbal de recensement général » par le président, les assesseurs et le cas échéant, les observateurs (article 32, paragraphe 2 tel que modifié) ; - de communiquer les résultats du scrutin ainsi que les procès-verbaux à l'ITM (article 32, paragraphe 3 tel que modifié). La Chambre de Commerce se doit malheureusement de manifester son opposition à l'utilisation obligatoire de la plateforme électronique MyGuichet alors que les modalités mises en place dans le cadre de l'organisation des élections sont chronophages et obligent finalement les entreprises à dupliquer leurs différentes obligations (formats papier et électronique), ce qui est inacceptable particulièrement pour les petites entreprises du secteur du commerce et de l'Horeca. La Chambre de Commerce regrette que les auteurs ne soient pas allés au bout de la logique en termes de digitalisation et qu'il ne soit pas possible de compléter les formulaires en ligne et de recourir à un système de signature électronique, ce qui aurait véritablement apporté aux entreprises une simplification administrative et un gain de temps tout en tenant compte des considérations environnementales. B. Nature des informations à enregistrer sur MyGuichet En outre, s'agissant de la modification de l'article 9, paragraphe 2, la Chambre de Commerce tient encore à interpeler les auteurs quant à la nature des informations que le chef d'entreprise devra enregistrer sur la plateforme électronique. Si les nom, prénom et matricule national des candidats sont des informations dont l'ITM doit légitimement disposer, ceci afin de pourvoir identifier les candidats, la Chambre de Commerce s'interroge quant à l'obligation pour le chef d'entreprise de préciser par ailleurs leurs profession, nationalité et sexe quand bien même les auteurs indiquent dans le commentaire d'article que « Vrenregistrement de la G UURIDIQUDAvis1201814824bisSBE_PRGD_opérations électorales docx CHAMBRE DE COMMERCE LUXEMBOURG -4- nationalité et du sexe des candidats permettra finalement de publier des statistiques davantage pertinentes ». La Chambre de Commerce souligne tout d'abord, que dans le cadre du Projet de loi n°7290, les informations à communiquer par le chef d'entreprise suite à la désignation au sein de chaque délégation du personnel des président, vice-président, secrétaire, membres du bureau, déléqué à la sécurité et à la santé ainsi que déléqué à l'éqalité se limitent aux noms prénoms et matricules nationaux de ces personnes
- Par ailleurs, la Chambre de Commerce rappelle que l'ensemble des informations dont la communication est requise constituent des données à caractère personnel au sens du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après, le « RGPD ») et que la collecte de telles données doit, depuis l'entrée en vigueur dudit RGPD, se limitée au strict nécessaire (principe de minimisation des données). Dans ce contexte, et si le chef d'entreprise devait communiquer à l'ITM les informations relatives à la nationalité et au sexe à des fins statistiques, la Chambre de Commerce rappelle qu'il appartiendra à l'ITM de mettre en place des garanties appropriées telles que la pseudonymisation, en particulier pour assurer le respect du principe de minimisation des données 4 . Enfin, étant donné que la date des élections sociales n'est pas encore arrêtée, la Chambre de Commerce invite les auteurs à adapter le commentaire relatif à l'article 2 du projet de loi5 qui indique de manière erronée que « L'entrée en vigueur de toutes les modifications proposées par le présent projet de loi devra être fixée au ier février 2019, date des prochaines élections sociales6 ». Commentaire des articles Concernant l'article 5, paragraphe ier tel que modifié Sous l'article 5, paragraphe ler, nouvel alinéa 2, la référence à « l'article 4, paragraphe est erronée et devrait être remplacée par « l'article 4, paragraphe 4 » puisque c'est au quatrième alinéa que le dépôt des listes ou des candidatures isolées est prévu. er » Concernant l'article 19 tel que modifié A l'instar du libellé du nouvel article 14, paragraphe 2, et afin que l'éventuelle absence des observateurs au cours des opérations électorales ne puisse pas remettre en cause la validité du dépouillement qui s'en suit, la Chambre de Commerce suggère de compléter le nouveau libellé de l'article 19 par un nouvel alinéa comme suit : 3 Le présent commentaire est formulé sans préjudice des critiques développées par la Chambre de Commerce selon lesquelles les communications à adresser à (ITM suite à la désignation du président, du vice-président, du secrétaire, des membres du bureau, du délégué à la sécurité et à la santé et du délégué à l'égalité aboutissent en réalité à créer une charge administrative supplémentaire pour les entreprises (cf. avis sur le Projet de loi n° 7290 spécialement à la page 3). 4 Cf. article 89 du RGPD 5 Cf. spécialement la page 4 du projet de loi Texte souligné par la Chambre de Commerce G \JURIDIQUE \Avis \2018\A824bsSBE_PRGD_opérations électorales docx CHAMBRE DE COMMERCE LUXEMBOURG 5 « A l'heure fixée pour la clôture du scrutin, l'urne électorale est ouverte par le président en présence des deux assesseurs et, le cas échéant, des observateurs désignés en vertu de l'article 5, paragraphe
- Si les observateurs visés à l'alinéa l er ne se pas présentent ou sont absents à l'heure fixée pour la clôture du scrutin, il est valablement procédé à l'ouverture des urnes, nonobstant leur absence. » Concernant l'article 25 tel que modifié A l'instar du libellé du nouvel article 14, paragraphe 2, et afin que Véventuelle absence des observateurs lors de l'examen des bulletins ne puisse pas remettre en cause la validité de celui-ci, la Chambre de Commerce suggère de compléter le nouveau libellé de l'article article 14, paragraphe 2, par un nouvel alinéa comme suit : «Lorsque tous les bulletins ont été dépouillés, les assesseurs et, le cas échéant, les observateurs désignés en vertu de l'article 5, paragraphe 6, les examinent et présentent leurs observations ou réclamations éventuelles. Si les observateurs visés à l'alinéa 1er ne se sont pas présentés ou sont absents au moment de l'examen des bulletins qui suit le dépouillement, ils ne sont plus admis à présenter des observations ou réclamations éventuelles.» Concernant l'article 32, paragraphes 1 et 2 tel que modifié A l'instar du libellé du nouvel article 14, paragraphe 2, et afin que l'éventuelle absence des observateurs lors de la signature des différents procès-verbaux ne puisse pas remettre en cause la validité de ceux-ci, la Chambre de Commerce suggère de compléter le nouveau libellé de l'article 32, paragraphe 1, par un nouvel alinéa comme suit : « Un procès-verbal signé séance tenante par le président, les assesseurs et, le cas échéant, les observateurs désignés en vertu de l'article 5, paragraphe 6, est dressé par le bureau principal (....). Si les observateurs visés à l'alinéa ier ne se sont pas présentés ou sont absents lors de la simature du procès-verbal, celle-ci reste valable, nonobstant leur absence. » De même, la Chambre de Commerce suggère de compléter le nouveau libellé de l'article 32, paraqraphe 2, par un nouvel alinéa comme suit : « Le procès-verbal de recensement général est signé par le président, les assesseurs et, le cas échéant, les observateurs désignés en vertu de l'article 5, paragraphe
- Si les observateurs visés à l'alinéa précédent ne se sont pas présentés ou sont absents lors de la signature du procès-verbal, celui-ci reste valable, nonobstant leur absence. » Après consultation de ses ressortissants, la Chambre de Commerce n'est en mesure d'approuver le projet de règlement grand-ducal sous avis que sous réserve de la prise en compte de ses remarques. SBE/DJI GAJURIDIQUE \Avis12018 \4824bisSBE_PRGD_opérations êlectorales.docx