LE GOUVERNEMENT DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Ministère d'État Le Ministre aux Relations avec le Parlement Madame la Présidente du Conseil d'État Luxembourg Luxembourg, le 7 mai 2019 Personne en charge du dossier: Jean-Luc Schleich 247 - 82954 SCL : R 5887 — 559 / sp V/réf. 53.031 Objet : Projet de règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne du Conseil des archives. Madame la Présidente, À la demande de la Ministre de la Culture, j'ai l'honneur de vous saisir d'amendements gouvernementaux relatifs au projet de règlement grand-ducal sous rubrique. À cet effet, je joins en annexe le texte des amendements avec un commentaire ainsi qu'une version coordonnée du projet qui tient compte des modifications apportées au texte initial. Les avis de la Chambre de commerce et de la Chambre des métiers ont été demandés et vous parviendront dès réception. Veuillez agréer, Madame la Présidente, l'assurance de ma haute considération. Pour le Premier Ministre Ministre d'État Le Ministre aux Relations avec le P rl ment Marc •an 43, boulevard F.-D. Roosevelt L-2450 Luxembourg Tél. (+352) 247-82952 Fax (+352) 46 74 58 scl@scl.etat.lu www.legiluxtu www.gouvernement.lu www.luxembourg.lu Amendements gouvernementaux au projet de Règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne du conseil des archives I. II. III. Exposé des motifs Texte des amendements gouvernementaux Texte coordonné I. Exposé des motifs Les amendements gouvernementaux ont comme objectif d'adapter le texte du projet de règlement en tenant compte des observations, y inclues celles d'ordre légistique, du Conseil d'Etat dans son avis du 22 janvier
- Pour les différents amendements, il est renvoyé au commentaire des libellés proposés. Un texte coordonné du projet de règlement, tenant compte des amendements proposés, est joint. II. Texte des amendements gouvernementaux Remarque préliminaire Les observations d'ordre légistique du Conseil d'Etat ont toutes été reprises. Dans le texte coordonné du projet, les propositions de texte formulées dans son avis du 22 janvier 2019 sont indiquées en « gras et souligné » respectivement en « gras et rayé ». Les amendements résultant des observations de l'avis du Conseil d'Etat du 22 janvier 2019 sont indiquées en caractères non pus, « souligné », plus amplement commentés ci-après ou « rayé ». La renumérotation des articles ne fera pas non plus l'objet de plus amples commentaires. Amendement 1 — modification de l'article ler Libellé proposé « Art. 1 er. Le Conseil des archives, ci-après le « conseil », se réunit au jours et au heure fixée:, par son président. Il se réunit une fois par an en séance ordinaire, pendant laquelle cst remis le rapport prévu par l'article 10 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. Il peut se réunir ci après « ministre », ou sur requête motivée du président du conseil ou d'au moins deux membres, au moins une fois par an et aussi souvent que ses missions l'exigent. Le président convoque aux réunions du conseil. » Commentaire Dans son avis, le Conseil d'État ne voit pas l'intérêt de la distinction que les auteurs du projet de règlement grand-ducal font entre séances ordinaires qui sont fixées par le président du Conseil des archives et séances extraordinaires qui sont convoquées à l'initiative du ministre ou d'au moins deux membres. De même, il ne semble pas nécessaire au Conseil d'État de prévoir expressément une réunion en séance ordinaire « pendant laquelle est remis le rapport prévu par l'article 10 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage ». Les auteurs du projet de loi ont tenu compte de ces observations et prévoient de remplacer cet article par « Le Conseil des archives, ci-après le « conseil », se réunit au moins une fois par an et aussi souvent que ses missions l'exigent. Le président convoque aux réunions du conseil. » 1 Amendement 2 - modification de l'article 6 Libellé proposé « Art.
- Si le quorum n'est pas atteint, le conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour après une seconde convocation, quel que soit le nombre de membres présents. La seconde convocation doit être envoyée cinq jours ouvrables avant la date de la réunion. » Commentaire Dans son avis le Conseil d'Etat suggère de prévoir un délai dans lequel la seconde convocation du Conseil des archives sera faite, de sorte que les auteurs ont prévu d'ajouter que cette seconde convocation pour doit être envoyée cinq jours ouvrables avant la date de la réunion ce qui semble un délai adapté afin que les membres du Conseil prennent connaissance de la réunion et de son ordre du jour. Amendement 3 - modification de l'article 8 Libellé proposé « Art.
- En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le membre jouissant de la plus grande ancienneté au sein du conseil, et, en cas d'égalité d'ancienneté, il est procédé par tirage au sort pour la présidence du conseil par le plus âgé des membres en concours. » Commentaire Conformément à l'avis du Conseil d'État les auteurs du projet ont supprimé la désignation du membre appelé à remplacer le président selon le critère de l'âge des membres et proposent de remplacer par le mécanisme du tirage au sort, à l'instar du choix opéré par la loi électorale modifiée du 18 février
- Amendement 4 - modification de l'article 9 Libellé proposé « Art.
- Les avis ou décisions sont pris à la majorité absolue des voix des membres présents du conseil. Les avis et décisions sont motivés. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Lo-voix-du-Président-est-prédominante-m-eas-cle-portege des-voix; » 2 Commentaire Conformément à l'avis du Conseil d'Etat les auteurs du projet ont supprimé le terme « ou décisions » pour se référer au seuls avis et ont ajouté « présents » pour se référer aux membres présents pour le calcul de la majorité. Amendement 5 — modification de l'article 13 Libellé proposé « Art.
- Le directeur des Archives nationales ne participe pas à la rédaction et au vote de l'avis prévu à l'article 17
(3)de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. » Commentaire Dans ses avis le Conseil d'Etat a exprimé des interrogations quant à l'impartialité du Conseil des archives et a estimé qu'il aurait fallu prévoir que le directeur des Archives nationales ne participe pas aux réunions lors desquelles le Conseil des archives prépare son avis prévu à l'article 17
(3)de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. Les auteurs du texte du projet de règlement estiment néanmoins que les explications du directeur des Archives nationales quant à la nature et au contenu des archives sont importantes pour le Conseil des archives, le directeur ne devrait ainsi pas être exclu de la préparation de l'avis, mais uniquement de la rédaction et du vote de l'avis. Amendement 5 — modification de l'article 14 Libellé proposé « Art.
- Pour chaque participation à une réunion du conseil des archives ou de l'une de ses commissions, le président, les membres, les experts et le secrétaire perçoivent un jeton de présence de 25 euros. » Commentaire Conformément à l'avis du conseil d'Etat les auteurs ont précisé pour quel type de réunion et pour quelles personnes un jeton de présence de 25.-euros est prévu. 3
- Texte coordonné Règlement grand-ducal relatif au fonctionnement interne du conseil des archives Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau, Vu la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage; Vu l'avis de la Chambre de commerce ; Vu l'avis de la Chambre des métiers ; Notre Conseil d'Etat entendu ; Sur le rapport de Notre Ministre de la Culture et après délibération du Gouvernement en conseil ; Arrêtons : Art. 1 er. Le Conseil des archives, ci-après le « conseil », se réunit au jours et au heure fixées par son président. Il se réunit une fois par an en séance ordinaire, pendant laquelle est remis le rapport prévu par l'article 10 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. Il peut se réunir . . , .. . . , en ,ance re ci après « ministre », ou sur requête motivée du président du conseil ou d'au moins deux membres. au moins une fois par an et aussi souvent que ses missions l'exigent. Le_président convoque aux réunions du conseil. Art.
- Le secrétaire, membre du personnel des Archives nationales, est chargé de toute correspondance du conseil, il communique les horaires des réunions, rédige les procès-verbaux et est responsable des archives du conseil. Art.
- Le président arrête l'ordre du jour qui comprend obligatoirement tout point dont la mise à l'ordre du jour est demandée par écrit par au moins deux membres du conseil ou par le président du conseil ou par le ministre. La lettre de convocation, ainsi que l'ordre du jour et les documents relatifs aux points à discuter sont envoyés par le secrétaire aux membres au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion. Art.
- De—nouveaux—points—ne—peuvent—êtFe—aioutés—à—ger-dr-e—de—j-our—qulen—eas dlunanimité-Eles-voix-des-membres-présentk Sur proposition d'une majorité des membres présents, l'ordre du jour peut être complété en début de séance. Art.
- Le conseil délibère valablement si la majorité de ses membres sont présents. Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre à condition de fournir une procuration adressée au président. 4 Art.
- Si le quorum n'est pas atteint, le conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour après une seconde convocation, quel que soit le nombre de membres présents. La seconde convocation doit être envoyée cinq jours ouvrables avant la date de la réunion. Art.
- Le président assure le bon fonctionnement du conseil. Il ouvre, dirige et clôture les débats et assure le suivi des dossiers. Art.
- En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le membre jouissant de la plus grande ancienneté au sein du conseil, et, en cas d'égalité d'ancienneté, il est procédé par tirage au sort pour la présidence du conseil par le plus âgé des membres en Art.
- Les avis ou décisions sont pris à la majorité absolue des voix des membres présents du conseil. Les avis et décisions sont motivés. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. La-yoix-clu-Président est-prédeminante-en-eas-ele-partage-des-voix,_ Art.
- S'il y a urgence et que le conseil est dans l'impossibilité de se réunir dans les délais requis, le président peut décider de recourir à la procédure écrite. LOFSfitie-des requisr il-est-fait-appel-à-laiweeédure-éeriteT Le conseil est toutefois convoqué si de l'avis écrit ne se dégage pas une majorité absolue des votes exprimés. Les avis écrits sont actés par le secrétaire et communiqués aux membres en guise de procès-verbal. Art.
- Un avant-projet de procès-verbal est envoyé aux membres endéans les dix jours suivant la réunion. Les membres peuvent envoyer leurs observations au président endéans les cinq jours ouvrables suivant l'envoi. Le projet de procès-verbal fera l'objet d'une procédure d'approbation au cours de la réunion suivante. Le texte définitif signé par le président et le secrétaire est envoyé à tous les membres du conseil. Art.
- be-Conseil-peat--inviter-des-experts-gui-assistereat-awe-voi-x-eonsultatiw-ami traNqmx--du-Gonseik Le Conseil peut créer en son sein des commissions spécialisées pour suivre toute question entrant dans le champ de ses compétences. Art.
- Le directeur des Archives nationales ne participe pas à la rédaction et au vote de l'avis prévu à l'article 17
(3)de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. Art.
- Pour chaque participation à une réunion du conseil ou de l'une de ses commissions, le président, les membres, les experts et le secrétaire perçoivent un jeton de présence de 25 euros. Art.
- Les membres, les experts et le secrétaire sont tenus au secret des délibérations. Art.
- Notre Ministre ayant-dans-ses-attr-ibut-ions-les-instituts-eultueels de la Culture est chargé de l'exécution du présent règlement qui sera publié Mémorial- au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg. La Ministre de la Culture, Palais de Luxembourg, le Sam Tanson Henri 5 '