CHAMBER OF COMMERCE L UXEMB OU R G POWERING BUSINESS Luxembourg, le 22 septembre 2020 Objet : Projet de règlement grand-duce fixant le contenu et les modalités du contrat de coopération type visé par l'article 4 paragraphe 4 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage. (5589SBE) Saisine : Ministre de la Culture (30 juillet 2020) rifisni[5r(-- de; Cinrrim(--.-4-Gr Le projet de règlement grand-ducal sous avis trouve sa base légale dans l'article 4, paragraphe 4 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage (ci-après la « Loi ») qui, en son alinéa 2, dispose que « lifEtat peut conclure des contrats de coopération avec les communes et les établissements publics des communes concernant leurs archives. Les contrats de coopération sont élaborés à partir d'un contrat de coopération type dont le contenu et les modalités sont définis par voie de règlement grand-ducal ». Le projet de règlement grand-ducal sous avis - de deux articles seulement - comporte en annexe un contrat de coopération type contenant les clauses que tout contrat de coopération doit au moins contenir. En bref > La Chambre de Commerce s'interroge quant à la liste des producteurs d'archives communales susceptibles de conclure, en vertu du projet de règlement grand-ducal sous avis, un contrat de coopération avec l'Etat D La Chambre de Commerce formule plusieurs remarques de fond quant aux articles même du contrat de coopération annexé au projet de règlement grand-ducal sous avis, à la lumière de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage 1 Lien vers le proiet de règlement grand-ducal sur le site de la Chambre de Commerce CHAMBER I OF COMMERCE LUXEMBOURG POWIERING BU S I N ESS 2 Considérations générales l. Quant au projet de règlement grand-ducal La Chambre de Commerce limitera ses commentaires à l'article 1er du projet de règlement grand-ducal sous avis selon lequel « [l]e contrat de coopération que l'Etat peut conclure avec les communes, les syndicats de communes2 et les établissements publics des communes concernant leurs archives en application des dispositions de l'article 4, paragraphe 4 de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage doit contenir au moins les clauses reprises au contrat type y annexé qui fait partie intégrante du présent règlement ». La Chambre de Commerce s'interroge quant à la liste des « producteurs d'archives communales » susceptibles de conclure un contrat de coopération en ce qu'elle inclut les « syndicats de communes » alors qu'aux termes de l'article 4, paragraphe 43 de la Loi, seuls « les communes et les établissements publics des communes » sont expressément mentionnés. La Chambre de Commerce donne à considérer que, par principe, il appartient aux communes, syndicats de communes et établissements publics des communes de conserver et gérer eux-mêmes leurs archives conformément à la loi communale modifiée du 13 décembre 19884 (principe d'autonomie communale) et que si, par exception, les communes et établissements publics des communes ont la possibilité de conclure un contrat de coopération avec l'Etat, cette exception légale devrait être interprétée strictement. Partant, la référence aux « syndicats de communes » devrait être biffée de l'article Ier du projet de règlement grand-ducal sous avis.
- Quant au contrat de coopération type (ci-après le « Contrat ») Remarques préliminaires Concernant la désignation des parties au Contrat (figurant en tête de celui-ci) et dans le prolongement des commentaires développés sous le point l. ci-dessus, la Chambre de Commerce est d'avis qu'il y aurait également lieu de biffer les termes « du syndicat de communes » des parties à considérer comme « producteur d'archives communales ». Par ailleurs, la Chambre de Commerce s'interroge quant à la pertinence de maintenir, tant au niveau de la désignation des parties au Contrat que dans le corps du Contrat lui-même, les termes « producteurs d'archives communales » étant donné qu'ils recouvrent les « syndicats de communes »5 alors que ces derniers ne devraient pas avoir la possibilité de conclure le Contrat. Concernant l'article 4 du Contrat L'article 4 - figurant au chapitre 2 du Contrat intitulé « Les engagements du producteur d'archives » - prévoit que ce dernier s'engage à établir un tableau de tri et à procéder à la destruction des archives communales uniquement si celles-ci ont été destinées à cette fin et que, lorsque ces archives comportent des données à caractère personnel, ces données doivent à la fin de la durée de conservation6 faire l'objet d'une sélection pour déterminer les données destinées à être Texte souligné par la Chambre de Commerce Voir spécialement l'alinéa 2 (qui est reproduit in extenso en début d'avis) ainsi que les alinéas 3 et 4 4 Voir l'alinéa l er de l'article 4, paragraphe 4 de la Loi 5 Voir la définition des « archives publiques » fournie à l'article 2, point 2 de la Loi 6 Texte souligné par la Chambre de Commerce 2 3 CHAMBER I OF COMMERCE t— LUXEMBOURG POWERING BUSINESS 3 conservées et celles dépourvues d'utilité administrative ou d'intérêt scientifique, statistique ou historique destinées à être éliminées. La Chambre de Commerce se demande s'il ne serait pas plus exact de remplacer la « durée de conservation » par la « durée d'utilisation administrative » qui, selon l'article 2, point 9 de la Loi est définie comme la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d'être utilisées par le producteur ou le détenteur d'archives, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant leur sort final (conservation ou destruction définitive et intégrale). Concernant l'article 7 du Contrat L'article 7 - qui figure également au chapitre 2 du Contrat intitulé « Les engagements du producteur d'archives » - prévoit qu' « lep ce qui concerne les archives privées qui entrent en possession du producteur d'archives communales par don, legs ou acquisition', le producteur d'archives communales s'engage à conclure avec les personnes privées un contrat (...). » Cet article interpelle la Chambre de Commerce au motif que, selon sa compréhension de la Loi, les producteurs d'archives communales n'ont pas la possibilité de recevoir des archives privées. Ainsi, à la lumière du chapitre VIII de la Loi (relatif aux archives privées), et plus spécialement de l'article 13, la Chambre de Commerce comprend que le transfert d'archives privées - par dépôt, don, legs ou acquisition - peut seulement s'effectuer aux « instituts culturels » définis comme tels dans la loi modifiée du 25 juin 2004 portant réorganisation des instituts culturels de l'Etat
- Or, suivant l'article ier de la loi modifiée du 25 juin 2004 portant réorganisation des instituts culturels de l'Etat, les « instituts culturels de l'Etat » comprennent les Archives nationales, la Bibliothèque nationale, le Musée national d'histoire et d'art, le Musée national d'histoire naturelle, le Service des sites et monuments nationaux, le Centre national de l'audiovisuel et le Centre national de littérature. Aux yeux de la Chambre de Commerce, l'article 7 du Contrat n'a donc pas de raison d'être et devrait être supprimé. Concernant l'article 13 du Contrat L'article 13 - qui figure également au chapitre 4 du Contrat intitulé « Clause de résiliation » prévoit qu' « l'eln cas de résiliation du contrat de coopération de la part du producteur d'archives communales, celui-ci doit en donner avis, par lettre recommandée, à la direction des Archives nationales (...). Les archives communales versées aux Archives nationales jusqu'au moment de la résiliation ne sont pas restituées à la commune mais continuent à faire partie intégrante des fonds d'archives des Archives nationales »9 . La Chambre de Commerce se demande finalement pourquoi, dans la seconde phrase, la commune est la seule entité mentionnée alors que la première phrase vise le « producteur d'archives communales » ? Autrement dit, qu'en est-il des établissements publics des communes ? La Chambre de Commerce est d'avis que tous ces points sont source d'insécurité juridique pour les parties au Contrat et souhaiterait que, pour des raisons d'intérêt public, ils soient clarifiés. Texte souligné par la Chambre de Commerce Texte souligné par la Chambre de Commerce 9 Texte souligné par la Chambre de Commerce 7 8 CHAMBER OF COMMERCE LUXEMBOURG POWERING BUSINESS 4 Après consultation de ses ressortissants, la Chambre de Commerce n'est en mesure de marquer son accord au projet de règlement grand-ducal sous rubrique que sous réserve de la prise en compte de ses remarques. SBE/DJI