Projet de règlement grand-ducal portant règlement d’ordre intérieur pour le Conseil national de la justice Texte du projet Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau, Vu la loi du 23 janvier 2023 portant organisation du Conseil national de la Justice et notamment son article 38 ; Vu la fiche financière ; Le Conseil d’Etat entendu ; Sur le rapport de la Ministre de la Justice, et après délibération du Gouvernement en Conseil ; Arrêtons : Art. I. L’ordre de service du Conseil national de la justice est établi comme suit : Chapitre Ier. Organisation des séances du Conseil Art. 1er. Le Conseil national de la justice (ci-après le Conseil) a son siège à Luxembourg-Ville. Art.
- Les séances du Conseil ne sont pas publiques. Art.
- Les convocations et documents utiles aux délibérations sont en principe transmis par voie électronique. Sauf cas d’urgence, les documents utiles aux délibérations sont transmis aux membres du Conseil au moins trois jours ouvrables avant la date de la séance. Le membre du Conseil qui souhaite voir figurer un point à l’ordre du jour en fait la demande au bureau du Conseil (ci-après le Bureau). Le Bureau inscrit le point à l’ordre du jour de la séance suivante. Page 1 sur 7 Art.
- Le membre du Conseil qui est empêché d’assister, en tout ou en partie, à une séance pour cause de conflit d’intérêts ou pour quelque cause que ce soit, en informe immédiatement un suppléant ainsi que le Bureau. Art.
- Une question ne figurant pas à l’ordre du jour ne peut être traitée qu’avec l’accord de tous les membres présents. Art.
- A l’exception de la désignation des membres du Bureau, les décisions sont prises, en principe, à main levée. Cependant, sur demande de l’un des membres présents, une décision fera l’objet d’un scrutin secret. Art.
- Un procès-verbal est tenu lors de chaque séance. Outre les mentions prévues par l’article 34
(2)de la loi du 23 janvier 2023 portant organisation du Conseil national de la justice et modification de la loi du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’Etat (ci-après la Loi), le procèsverbal renseigne l’identité des participants à la séance. Les délibérations sont résumées succinctement dans le procès-verbal. Chaque membre présent est en droit de demander acte de certaines de ses déclarations. Chaque membre présent est en droit d’exiger l’anonymisation ou l’omission de tout ou partie de ses observations. Le procès-verbal est mis à disposition des membres avant la prochaine séance et soumis à leur approbation au début de celle-ci. Il est accessible, en tout temps, aux membres du Conseil. Art.
- Les membres suppléants recevront communication de l’ordre du jour et accès aux documents relatifs aux travaux du Conseil à l’instar des membres effectifs. Les membres effectifs et suppléants peuvent s’échanger librement. Chapitre II. Désignation des membres du Bureau Art.
- La désignation des membres du Bureau doit être précédée d’un appel à candidatures, à transmettre aux membres du Conseil au moins quinze jours ouvrables avant la date de la séance du Conseil. Page 2 sur 7 Les candidatures devront être déposées auprès du Secrétariat général au moins 3 jours ouvrables avant la date fixée pour les élections et transmises aux membres du Conseil au moins 2 jours ouvrables avant la date fixée pour les élections. La désignation des membres du Bureau se fait par scrutin secret, à la majorité des voix. Le vote pour la désignation du président a lieu en premier. Si le président qui est élu est un nonmagistrat, toutes les candidatures des non-magistrats pour les postes de vice-présidents deviennent caduques. Ensuite a lieu le vote pour la désignation des deux vice-présidents. Chaque membre du Conseil a deux voix qui doivent être attribuées à deux candidats différents. Si la composition du bureau après les élections n’est pas conforme à la répartition prévue des postes entre magistrats et non-magistrats, les deux tours des élections seront répétés. Chapitre III. Mode de fonctionnement du Conseil et du Bureau Art.
- Le Conseil peut déléguer, pour une durée déterminée ou indéterminée, un ou plusieurs de ses membres à des tâches particulières et / ou aux fins d’instruire les demandes, plaintes ou doléances dont il est saisi et lui en faire rapport. Art.
- Le président du Conseil convoque le Bureau de sa propre initiative ou à la demande d’un viceprésident. Il en fixe l’ordre du jour et dirige les débats. Les convocations aux réunions du Bureau sont adressées à ses membres au moins deux jours francs à l’avance. Art.
- Le Bureau veille à l’exécution des décisions prises par le Conseil et à la gestion journalière. Les décisions du Conseil relatives aux nominations sont communiquées endéans 2 jours ouvrables par courriel aux candidats et aux chefs de corps concernés. Les membres du Conseil sont également informés de cette communication sans délai. Art.
- En cas d’urgence ou lorsque les circonstances le requièrent, le Conseil et le Bureau sont autorisés à adopter des résolutions ou décisions par voie électronique ou tout autre moyen de télécommunication. Art.
- Le Conseil dresse chaque année un rapport annuel sur ses activités. Le rapport annuel est publié sur le site internet du Conseil. Page 3 sur 7 Chapitre IV. Elaboration, exécution et contrôle de l’exécution du budget Art.
- Le budget est établi selon les principes qui s’appliquent à la comptabilité de l’État. Les crédits sont destinés à couvrir l’ensemble des besoins financiers de fonctionnement du Conseil qui découlent de l’exercice de ses attributions. Le Bureau soumet un projet de budget annuel à la délibération du Conseil qui statue en séance plénière, à la majorité des voix. Art.
- Les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont exercées et organisées par le Bureau ensemble avec les membres du Secrétariat général. Les engagements, liquidations, ordonnancements et paiements nécessitent l’autorisation par la signature de deux personnes qui sont membres du Bureau ou du Secrétariat général : - Les dépenses supérieures à 1.000.-euros requièrent l’accord d’au moins un membre du Bureau et celui d’un autre membre du Bureau ou d’un membre du Secrétariat général ; - Les dépenses supérieures à 5.000.-euros requièrent l’accord d’au moins un membre du Bureau et celui d’un autre membre du Bureau ou du Secrétaire général. Art.
- La commission des comptes a la charge du contrôle financier interne. La commission des comptes se compose de trois membres du Conseil élus en séance plénière pour une période de mandat du Bureau. Les membres de la commission des comptes élisent en leur sein un président et désignent un secrétaire parmi les agents du secrétariat du Conseil, hormis le secrétaire général. Art.
- La commission des comptes fixe librement la fréquence de ses réunions et les modalités de son fonctionnement. Elle se réunit au moins deux fois par an. Les réunions sont convoquées par son président, soit de sa propre initiative, soit à la demande du bureau du Conseil. Les membres du Bureau, le secrétaire général ou encore d’autres membres du cadre du secrétariat du Conseil peuvent être invités à assister aux réunions de la commission des comptes. Ils sont entendus par la commission des comptes sur leur demande. Tout document ou toute information que la commission des comptes estime nécessaires à l’accomplissement de sa mission lui sont communiqués, à sa demande, par le secrétariat du Conseil. Art.
- A la fin du mois de janvier au plus tard, la commission des comptes remet son rapport pour l’exercice budgétaire de l’année précédente au Bureau. Le rapport est transmis à tous les membres du Conseil, accompagné des observations éventuelles du Président. Page 4 sur 7 Un réviseur d’entreprises agréé est désigné en séance plénière pour une durée de trois années, sur proposition de la commission des comptes, avec mission d’assister la commission et de préparer le rapport de celle-ci. Après délibération et finalisation du rapport, les membres de la commission des comptes votent sur son acceptation. Si le rapport final n’est pas unanimement accepté par les trois membres de la commission, le rapport doit en faire mention. Chapitre V. Composition et organisation du comité de déontologie Art.
- Les membres effectifs et suppléants du comité de déontologie sont désignés par le Conseil, à la majorité des voix, sur proposition de ses membres. La désignation des membres du Comité de déontologie se fait par scrutin secret, à la majorité des voix. Chaque électeur a trois voix pour la désignation des trois membres effectifs et trois voix pour la désignation des trois membres suppléants. En cas d’égalité des voix, le secrétaire général du Conseil procède au tirage au sort. Chaque membre suppléant pourra remplacer l’un quelconque des membres effectifs. Le comité de déontologie désigne son président. Le secrétariat du comité de déontologie est assuré par le secrétariat du Conseil. Chapitre VI. Modification du règlement d’ordre intérieur Art.
- Toute modification du présent règlement devra faire l’objet d’un vote à la majorité des membres du Conseil en application de l’article 34
(1)de la Loi. Art. II. Le ministre ayant la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent règlement qui sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg. Page 5 sur 7 Annexe : Règles déontologiques applicables aux membres du Conseil national de la justice Préambule Les règles de conduite énoncées dans la présente annexe visent à expliciter les obligations de confidentialité, d’impartialité, d’exactitude et d’intégrité imposées aux membres du Conseil national de la justice (ci-après Conseil) par l’article 43 de la loi du 23 janvier 2023 portant organisation du Conseil et modification de la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’Etat.
- Le devoir de confidentialité Art. 1er. Le membre du Conseil est tenu au secret concernant les informations dont il a connaissance dans l’exercice de son mandat. Art.
- Il lui est interdit de révéler la teneur des délibérations au sein du Conseil ou d’un de ses organes. Chaque membre reste libre d’exprimer son opinion personnelle en toute circonstance. Art.
- Le membre du Conseil veille à ne pas discréditer le Conseil ou l’un des autres membres du Conseil. Il s’exprime en public et devant les médias en toute circonstance avec réserve et discrétion. Les relations du Conseil avec les médias sont réservées en principe au président qui peut déléguer cette charge de façon ponctuelle ou pour une durée déterminée, sans préjudice de l’application de l’article 29
(2)de la loi portant organisation du Conseil.
- L’impartialité Art.
- Le membre du Conseil exerce son mandat en toute indépendance, de façon objective, sans préjugé ni idée préconçue, et sans s’exposer à des pressions ou prises d’influence de quelque sorte que ce soit. Art.
- Il s’abstient de participer aux délibérations et à la rédaction d’avis du Conseil dès lors qu’il se trouve exposé à un conflit d’intérêts. Un conflit d’intérêts existe lorsqu’un membre du Conseil constate un intérêt personnel qui pourrait influencer indûment l’exercice de ses fonctions en tant que membre du Conseil. Le membre s’abstiendra également de participer aux décisions du Conseil lorsque son intervention est susceptible d’affecter son apparence d’impartialité. Page 6 sur 7
- L’exactitude Art.
- Le membre du Conseil veille à réserver des soins scrupuleux à l’exercice de ses fonctions en se conformant rigoureusement aux règles prescrites en relation avec ses fonctions. Il exerce ses fonctions au mieux de ses compétences et de son expérience. Art.
- Le membre du Conseil participe régulièrement aux réunions de travail. Il est disponible pour préparer les avis et prises de position demandés au Conseil et exécute avec diligence les tâches qui lui sont imparties. Dans l’exercice de ses fonctions, il fait preuve de droiture, de sincérité et de collégialité, de dévouement, dans l’intérêt des missions du Conseil.
- L’intégrité Art.
- Le membre du Conseil exerce son mandat en toute probité en évitant tout conflit avec les dispositions de l’article 246 du Code pénal. Art.
- Dans le cadre de son mandat le membre du Conseil n’obtient ni ne tente d’obtenir aucun avantage indu direct ou indirect en relation avec l’exercice de son mandat. Il n’accepte aucun don, cadeau ou avantage similaire de nature à porter atteinte à son impartialité ou à le placer dans une situation d’obligé. Page 7 sur 7