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Règlement grand-ducal modifié du 27 décembre 1974 concernant la procédure de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions Section 1re. - Défini

Version coordonnée Règlement grand-ducal modifié du 27 décembre 1974 concernant la procédure de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions Section 1re. - Définitions Art. 1er. Au sens du présent règlement on entend 1° par loi, la loi du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu, telle qu'elle a été modifiée par la suite ; 2° par retenue ou impôt retenu, la retenue d'impôt sur les traitements et salaires instituée par le titre I, chapitre VIII, section II de la loi et étendue à certaines pensions par l'article 144 de la loi, avant bonification des crédits d'impôt. Est également considéré comme retenue d'impôt, l'impôt afférent aux rémunérations nettes d'impôt, avant bonification des crédits d’impôt ; 2a° par crédits d’impôt, les crédits d’impôt visés aux articles 154quater et 154quinquies et le cas échéant à l’article 154ter de la loi ; 3° par salaires ou pensions ou par rémunérations :

  1. a)les salaires qui, aux termes de l'article 136, alinéa 1er de la loi, sont passibles de la retenue à la source au titre de l'impôt sur le revenu,
  2. b)les pensions passibles de cette retenue en vertu de l'article 144 de la loi. Pour l'application des articles 2 à 20 sont assimilées aux salaires et pensions sub a et b les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article 25; 4° par salariés ou pensionnés, les contribuables bénéficiant respectivement d'un salaire ou d'une pension visés au numéro 3; 5° par cotisations légales de sécurité sociale, les prélèvements et cotisations versées en raison de l’affiliation obligatoire des salariés au titre de l’assurance maladie et de l’assurance pension visés par l’article 110 numéro 1 de la loi, pour autant qu’ils font l’objet d’une retenue de la part de l’employeur ou de la caisse de pension (part salariale). Il en est de même des cotisations payées à titre obligatoire par des salariés à un régime étranger visé par un instrument bi- ou multilatéral de sécurité sociale, pour autant qu’elles font l’objet d’une retenue par l’employeur ou la caisse de pension; 6° par établissement, l'entreprise, l'exploitation, la partie d'entreprise ou d'exploitation, les caisses de pensions et, en général, tout organe administratif dans lequel l'employeur ou la caisse de pension procède à la liquidation des salaires ou des pensions et à la détermination de la retenue d'impôt et conserve les fiches de retenue de ses salariés et de ses pensionnés; 7° par suppléments de salaire pour travail hors horaire normal, respectivement les salaires et/ou les suppléments de salaire payés pour les heures supplémentaires, ainsi que les suppléments payés pour le travail de nuit, de dimanche et de jour férié visés à l'article 115, numéro 11 de la loi; 8° par prestations pécuniaires de maladie, les indemnités suivantes: 1/18
  3. a)l’indemnité pécuniaire de maladie visée à l’article 11 du Code de la sécurité sociale;
  4. b)l’indemnité pécuniaire de maternité visée à l’article 25 du Code de la sécurité sociale;
  5. c)l’indemnité pécuniaire versée suite à un accident professionnel ou à une maladie professionnelle et prévue par l’article 101 du Code de la sécurité sociale;
  6. d)l’indemnité pécuniaire visée à l’article 12 du Code de la sécurité sociale, l’indemnité pécuniaire tirée de l’affiliation volontaire prévue à l’article 52, alinéa 2 du même code, l’indemnité visée à l’article 100, alinéa 2 du prédit code, ainsi que les indemnités visées sous
  7. b)et
  8. c)ci-dessus, allouées à des salariés associés de sociétés de capitaux ou d’autres organismes à caractère collectif au sens des dispositions régissant l’impôt sur le revenu des collectivités; pour autant que ces indemnités sont considérées comme salaires et ne bénéficient pas de l’exemption prononcée par l’article 115, numéro 7 de la loi; 9° (…); 10° par administration, l'organe de l'administration compétent au stade considéré de la procédure; 11° par bureau R.T.S., le bureau de la retenue d'impôt sur les salaires compétent pour l'établissement au sens du numéro 6, étant entendu que l'émission, la correction, la conversion des fiches de retenue d'impôt ainsi que le décompte annuel des salariés, émis en vertu de l’article 145 de la loi et portant sur les années d’imposition antérieures à 2028, non résidents relève exclusivement du bureau R.T.S. Luxembourg Non résidents; 12° par bureau de recette, le bureau de recette compétent pour l'établissement au sens du numéro 6. Section 2. - Enregistrement comptable de la retenue d'impôt Compte de salaire ou de pension Art. 2.

(1)L’employeur ou la caisse de pension doit tenir au lieu de l’établissement un compte de salaire ou de pension pour chaque salarié ou pensionné. Les employeurs qui confient la comptabilité des salaires à une personne étrangère à leur entreprise, ne sont pas dégagés de la responsabilité telle qu’elle est définie à l’alinéa 4 de l’article 136 de la loi,
(2)Les comptes de salaire doivent être tenus conformément aux prescriptions des articles 3 à 7 du présent règlement. Les comptes individuels de l’ensemble des salariés pour une même année d’imposition doivent être réunis et mis à la disposition des agents du bureau R.T.S. chargés de la révision comptable prévue par la section 5 du présent règlement,
(3)La tenue des comptes de salaire ou de pension effectuée par voie informatique ne doit en aucun cas réduire les possibilités de contrôle de l’administration. Les données mémorisées sur support informatique doivent être imprimées au plus tard à la fin de chaque année d’imposition,
(4)Les comptes de salaire et de pension, ainsi que toutes les données mémorisées doivent être conservées pendant un délai de 10 ans à compter de la fin de l’année d’imposition dont il s’agit. 2/18 Inscriptions liminaires Art. 3.
(1)A l’entête du compte individuel de salaire ou de pension doivent être inscrits les nom, prénom, qualité, numéro d’affiliation à la Sécurité Sociale, domicile ou résidence de l’intéressé(e), ainsi que la date du début ou de la fin de l’emploi ou du service de la pension, si elle se situe en cours d’année. En cas de changement de domicile ou de résidence au cours de l’année d’imposition, l’indication afférente est à redresser,
(2)L'employeur ou la caisse de pension inscrit ensuite les genre et numéro de la fiche de retenue, la classe d'impôt le tarif U visé à l’article 118 de la loi ou le tarif T visé à l’article 118bis de la loi et, le cas échéant, les diverses déductions et leur code, de même que les crédits d'impôt et leur code, indiqués sur la fiche, ainsi que les montants annuel, mensuel et journalier de ces déductions ou crédits d'impôt et leur période de déduction ou de bonification. En outre, pour les détenteurs d'une fiche de retenue additionnelle, le taux de retenue est indiqué.
(3)A défaut de fiche de retenue, il y a lieu
  1. a)en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension qui, en vertu du droit interne ou de conventions internationales, ne sont pas imposables au Luxembourg, d'indiquer qu’il y a dispense de fiche de retenue d’impôts ;
  2. b)en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension pour lesquels une fiche de retenue n'est pas requise, de mentionner le revenu en question et, le cas échéant, l'autorisation afférente;
  3. c)en ce qui concerne les titulaires refusant de remettre une fiche de retenue, de signaler le fait et, le cas échéant, la dispense de procéder à la retenue d'après les dispositions tarifaires les plus onéreuses.
(4)Lorsque la situation faisant l'objet d'une inscription conformément aux deux alinéas qui précèdent survient ou se trouve modifiée ou lorsque plusieurs situations pareilles se succèdent au cours d'une année d'imposition, il y a lieu d'inscrire les dates de début et de fin des situations dont il s'agit.
(5)L’employeur signale enfin si le titulaire est affilié à un régime complémentaire de pension en vertu de la loi du 8 juin 1999 relative aux régimes complémentaires de pension. Tenue du compte en cours d'année Art. 4.
(1)Chaque allocation de rémunération donne lieu, sous réserve des dispenses prononcées par l'article 5, à des inscriptions au compte de salaire ou de pension. Il en est de même des prestations pécuniaires de maladie, tant que ces dernières sont versées par les employeurs. Pour chacune de ces rémunérations le compte de salaire ou de pension doit, pour les besoins fiscaux, présenter les indications ci-après: 1° le jour de l'attribution; 2° la période de paie ou de pension; 3/18 3° la nature de la rémunération, en distinguant entre
  1. a)salaire,
  2. b)pension,
  3. c)prestation pécuniaire de maladie, 4° le caractère de la rémunération, en distinguant entre rémunération ordinaire, salaire occasionnel, rémunération extraordinaire et rémunération non périodique autre que rémunération extraordinaire; 5° le montant brut, si la rémunération est versée en espèces; on entend par montant brut l'ensemble des émoluments et avantages attribués avant distraction des éléments visés aux numéros 7 à 10 et 12; 6° la valeur brute exprimée en euros, déterminée d’après les dispositions de l’article 104 L.I.R., des rémunérations attribuées en nature; 7° en ce qui concerne les suppléments de salaires pour travail hors horaire normal, le montant exempté, les prestations dans chaque catégorie de taux ainsi que les taux appliqués; 8° la rémunération ou la partie de rémunération exemptée pour une cause autre que celle visée au numéro 7 et la mention de la disposition d'exemption; 9° les prélèvements et cotisations versées en raison de l’affiliation obligatoire des salariés au titre de l’assurance maladie et de l’assurance pension, ainsi que les cotisations payées à titre obligatoire par des salariés à un régime étranger visé par un instrument bi- ou multilatéral de sécurité sociale, dans la mesure où elles ne sont pas relatives à la rémunération inscrite sous le numéro 8; 10° les diverses déductions, réunies, le cas échéant, selon leur code, inscrites sur la fiche de retenue pour la période de paie ou de pension indiquée au numéro 2; 11° la rémunération servant de base à la retenue, cet élément s'entendant de la différence entre ceux inscrits, d'une part, sous les numéros 5 et 6 et, d'autre part, sous les numéros 7 à 10; 12° la retenue, en tenant compte des prescriptions de l'alinéa 3; 12a° les crédits d'impôt bonifiés; 13° en cas de retenue sur rémunérations non périodiques, autres qu´extraordinaires le taux de la retenue appliquée; 14° en cas de retenue sur rémunérations extraordinaires d´après les dispositions de l´article 141, alinéa 2 de la loi, la date de la communication préalable à l´administration exigée par ledit article de la loi et, le cas échéant, le taux de la retenue appliquée.
(2)En cas d'allocation de rémunérations nettes d'impôt, le compte de salaire ou de pension doit indiquer également le montant brut de la rémunération et ses différents composants déterminés selon les dispositions de la section 5 du règlement grand-ducal relatif à la 4/18 détermination de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions, ainsi que les crédits d'impôt bonifiés.
(3)Pour l'inscription de la retenue et des crédits d'impôt visés respectivement aux numéros 12 et 12a de l'alinéa 1er, les prescriptions suivantes doivent être observées:
  1. a)lorsque, malgré leur inscription séparée au compte de salaire, des rémunérations de différents ordres versées pour une même période de paie doivent être réunies pour la détermination de la retenue, le fait que la retenue unique procède de diverses rémunérations doit être signalé de façon apparente;
  2. b)en cas d'imputation, conformément aux dispositions de l'article 23, d'impôt retenu en trop sur des rémunérations antérieures de la même année d'imposition, il y a lieu d'inscrire la retenue effective subsistant après imputation ou, dans l'hypothèse de l'alinéa 4 de l'article 23, la retenue non imputée à rembourser au salarié ou pensionné, et d'indiquer en marge du compte le trop perçu imputé et sa provenance. Ces dispositions s'appliquent par analogie aux crédits d'impôt à imputer ou à restituer au salarié ou pensionné.
(4)c) lorsque, pour compenser un défaut de retenue relatif à une rémunération antérieure de la même année d'imposition, l'employeur ou la caisse de pension retient un impôt plus important que celui qui serait normalement dû eu égard à la rémunération en voie d'enregistrement, il y a lieu d'inscrire tant la retenue normale que le complément de retenue et d'indiquer en marge la rémunération à laquelle le complément se rapporte.
(5)Les employeurs ou caisses de pension peuvent procéder à l'inscription de données non visées ci-dessus à condition que les rubriques destinées aux enregistrements prescrits par les dispositions de la présente section n'en soient pas perturbées. Ils peuvent en outre remplacer les inscriptions pour lesquelles un seul montant est prévu par leurs différents composants.
(6)L'employeur est tenu de signaler au compte de salaire les périodes d'interruption de rémunération en raison d'incapacité de travail pour maladie ou accident ou de congé de maternité, dès lors que la liquidation et le versement des prestations pécuniaires de maladie afférentes ont incombé à la caisse de maladie. Dispense d'inscription au compte Art. 5.
(1)Sous réserve des dispositions dérogatoires des alinéas 2 et 3 et de celles de l'article 6, tous les salaires ou pensions, ou parties de telles rémunérations, alloués sous quelque dénomination que ce soit au titre de l'année d'imposition, sont à inscrire au compte de salaire ou de pension, même s'ils sont exemptés de l'impôt sur le revenu ou dispensés de la retenue d'impôt.
(2)Ne donnent lieu à aucune inscription au compte de salaire ou de pension, les cotisations à charge des employeurs que ceux-ci versent, en vertu d'une obligation légale, aux établissements et caisses de sécurité sociale (part patronale) ou aux caisses d'allocations familiales des salariés.
(3)Les employeurs ou caisses de pension pourront, sur demande, être dispensés de l'obligation de procéder à l'inscription au compte de salaire ou de pension des rémunérations ou parties de rémunérations ci-après: 1° les indemnités allouées aux fonctionnaires et agents de l'Etat, pour autant qu'elles entrent dans les prévisions de l'article 115, numéro 2 de la loi; 5/18 2° les indemnités spéciales et les prestations en nature exemptées en vertu de l'article 115, numéro 3 de la loi; 3° les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article
  1. La dispense, qui est de la compétence du directeur des contributions ou de son délégué ne sera accordée que si les indemnités et rémunérations en cause sont de faible importance ou que si la comptabilité du demandeur offre à leur sujet d'autres possibilités de contrôle. Allocations, cotisations et primes d’assurance versées à un régime complémentaire de pension Art.
  2. Les allocations, cotisations et primes d’assurance versées par à un régime complémentaire de pension visé par la loi du 8 juin 1999 sont considérées comme revenus d’une occupation salariée en vertu de l’article 95 alinéa 3 de la loi et sont à imposer conformément aux dispositions de l’article 142 de la loi et du règlement grand-ducal pris en son exécution. Art.
  3. Les allocations, cotisations et primes d’assurance versées par l’employeur à un régime complémentaire de pension visé par la loi modifiée du 8 juin 1999 relative aux régimes complémentaires de pension sont également considérées comme revenus d’une occupation salariée en vertu de l’article 95 alinéa 3 de la loi et sont à imposer conformément aux dispositions de l’article 142 de la loi et du règlement grand-ducal pris en son exécution. Clôture du compte Art. 7.
(1)Après l'enregistrement de la dernière attribution de salaire ou de pension de l'année d'imposition, l'employeur ou la caisse de pension clôture le compte de salaire ou de pension en inscrivant, s'il y a lieu: 1° la période totale au titre de laquelle les rémunérations ont été attribuées; 2°
  1. a)le total annuel des inscriptions faites au titre des numéros 5, 6, 8, 9, 11, 12 et 12a de l'article 4, alinéa 1er, les totaux des numéros 5 et 6 étant toutefois réunis en un seul montant;
  2. b)le montant annuel des inscriptions faites en application du numéro 7 de l´article 4, alinéa 1er, en indiquant de façon distincte, d´une part, respectivement les salaires et/ou les suppléments de salaire payés pour les heures supplémentaires et, d´autre part, les suppléments de salaires pour travail de nuit, de dimanche et de jour férié;
  3. c)les diverses déductions, réunies, le cas échéant, selon leur code, faites au titre du numéro 10 de l'article 4, alinéa 1er;
  4. d)les crédits d'impôt bonifiés ; 3° en cas de versement d'un rappel de pension prenant cours avant le début de l'année du versement, le montant du rappel compris dans le total annuel brut des rémunérations et la quote-part afférente aux années antérieures, les cotisations sociales relatives aux deux montants qui précèdent ainsi que la date du début de la période de rappel; 6/18
(2)En cas d’attribution, au cours d’une même année d’imposition, de salaires, de prestations pécuniaires de maladie et de pensions, les totaux annuels dont question au numéro 2 qui précède, sont à établir et à inscrire séparément pour les rémunérations de chacune des trois natures précitées. Section 3. - Communication des données enregistrées aux comptes de salaire ou de pension Extrait de compte Art. 8.
(1)L'employeur ou la caisse de pension est tenu de délivrer un extrait électronique de chaque compte de salaire ou de pension. Cet extrait électronique porte obligatoirement sur l'ensemble des salaires et des pensions versés durant l'année d'imposition par l'employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte.
(2)L'extrait est établi conformément à l'article 9.
(3)Les extraits de compte électroniques sont transmis par l'employeur ou par la caisse de pension au bureau compétent avant le 1er mars de l'année qui suit l'année d'imposition à laquelle le compte se rapporte. La transmission est organisée par voie électronique sécurisée suivant les procédures définies par l'administration.
(4)En cas de prise en charge d'un salarié par une caisse de maladie durant une période d'incapacité de travail pour maladie ou accident ou durant un congé de maternité, les données nécessaires pour la retenue d'impôt sont à communiquer par l'employeur à la caisse de maladie. Dès la fin de l'année, les caisses de maladie établissent, par salarié, pour les prestations pécuniaires de maladie liquidées et versées par elles des extraits de compte électroniques annuels. Art. 9.
(1)L'extrait du compte de salaire ou de pension est établi selon le format fourni par l'administration.
(2)En cas d’attribution, au cours d’une même année d’imposition, de rémunérations de nature différente (salaire, pension, indemnités pécuniaires de maladie avancées par l’employeur), les rémunérations dont il s’agit sont indiquées séparément et précédées des codes distinctifs suivants : S : salaire P : pension M : indemnités pécuniaires de maladie avancées par l’employeur
(3)L'extrait mentionne, s'il y a lieu, les données énumérées ci-après, les chiffres entre parenthèses indiquant les numéros sous lesquels ces mêmes données figurent à l'alinéa 1er de l'article 4 relatif aux inscriptions périodiques aux comptes de salaires ou de pension: 1° le début et la fin de la période d'attribution de la rémunération, dont question à l'article 7, alinéa 1er, numéro 1; 2° la rémunération brute (5 et 6); 3° les cotisations légales de sécurité sociale
(9); 7/18 4° les différentes déductions avec leurs codes, inscrits sur la fiche de retenue
(10); 5° les salaires et/ou les suppléments de salaire exemptés, payés d'une part pour les heures supplémentaires et les suppléments de salaires exemptés payés d'autre part, pour travail de nuit, de dimanche et de jour férié
(7); 6° les autres montants exemptés
(8); 7° la rémunération servant de base à la retenue
(11); 8° la retenue
(12)éventuellement redressée à la suite du décompte annuel, conformément aux dispositions de l'article 7, alinéa 3; 8a° les crédits d'impôt bonifiés
(12a); 9° les désignation, adresse et numéro fiscal de l'établissement; 10° au cas où la rémunération brute visée au numéro 2 comprend un rappel de pension prenant cours avant le début de l'année de versement, les indications portées au compte de pension en vertu de l'article 7, alinéa 1er, numéro 3; 11° le fait qu'en cours d'année la rémunération a été interrompue une ou plusieurs fois en raison d'une incapacité de travail pour maladie ou accident ou d'un congé de maternité, dès lors que la liquidation et le versement des prestations pécuniaires de maladie afférentes ont incombé à la caisse de maladie. Art. 10. (abrogé) Certificat de salaire ou de pension, de retenue d'impôt et de crédits d'impôt bonifiés Art. 11.
(1)L'employeur ou la caisse de pension est tenu de délivrer au bureau R.T.S. un certificat de salaire ou de pension, de retenue d'impôt et de crédits d'impôt bonifiés avant le 1er mars de l'année qui suit l'année d'imposition, si le salaire ou la pension de l'année d'imposition dépasse la limite générale d'imposition par voie d'assiette fixée en vertu de l'article 3, numéro 1 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 153 de la loi. Pour l'application de la disposition qui précède le salaire ou la pension alloué pendant une période d'attribution inférieure à douze mois est converti en un montant annuel; il en est de même si la rémunération a été interrompue pendant une ou plusieurs périodes au titre desquelles des prestations pécuniaires de maladie ont été liquidées et versées par une caisse de maladie.
(2)L'employeur ou la caisse de pension délivrera le même certificat sur demande
  1. a)au salarié ou au pensionné pour lui servir de pièce à l'appui d'une déclaration pour l'impôt sur le revenu,
  2. b)à tout intéressé dans les cas où une disposition légale ou réglementaire prévoit la délivrance d'une telle pièce. 8/18
(3)Les certificats de salaire ou de pension, de retenue d'impôt et de crédits d'impôt bonifiés sont établis selon les directives de l'administration.
(4)Les salaires et ses composantes certifiés doivent comprendre les prestations pécuniaires de maladie liquidées et versées par l'employeur durant la période d'occupation. Au cas où de telles prestations ont été liquidées et versées directement par la caisse de maladie, le certificat doit signaler le fait.
(5)Le certificat de salaire, de retenue d'impôt et de crédits d'impôt bonifiés établi au nom d'un salarié par une caisse de maladie en raison des prestations pécuniaires de maladie liquidées et versées par elle doit comprendre toutes les indemnités versées en cours d'année du chef de ce salarié. Autres communications Art.
  1. Les employeurs, tant du secteur public que du secteur privé, qui allouent des pensions ou autres allocations, même bénévoles, à leurs anciens salariés, ainsi que les caisses de pension doivent fournir au bureau R.T.S. compétent avant le 15 décembre de chaque année un relevé indiquant par ordre alphabétique ou par ordre des numéros d'immatriculation les bénéficiaires des pensions, le montant brut et le montant semi-net de la pension versée ou à verser pour le mois de décembre et les allocations non périodiques ou extraordinaires servies au cours de l'année. Dans la mesure où ils en ont connaissance, les employeurs et caisses de pension indiquent en outre si le pensionné ou son épouse conjoint pendant la période de transition se terminant à la fin de l’année d’imposition 2052, touchent une ou plusieurs pensions auprès d'un ou de plusieurs autres des employeurs ou caisses de pension dont question ci-dessus et indiquent les numéros d'immatriculation desdites pensions. Les dispositions du présent article ne s'appliquent pas aux gratifications soumises à une imposition forfaitaire conformément au règlement grand-ducal portant exécution de l'article 137, alinéa 3 de la loi. Section
  2. - Déclaration et versement de la retenue d'impôt Périodes de déclaration et de versement Art. 13.
(1)L'employeur ou la caisse de pension est tenu de déclarer et de verser l'impôt retenu dans les conditions fixées aux articles 14 et 15. Une déclaration avec solde positif ou négatif et, le cas échéant, un versement doivent intervenir au titre de chacune des périodes de déclaration et de versement définies à l'alinéa 2.
(2)La période de déclaration et de versement correspond
  1. a)au mois lorsque la somme des retenues du mois en cause s´élève à au moins 750 euros;
  2. b)au trimestre lorsque la somme des retenues du mois en cause s´élève à au moins 75 euros, tout en restant inférieure à 750 euros;
  3. c)à l’année lorsque la somme des retenues du mois en cause est inférieure à 75 euros. 9/18 Lorsqu´une période de déclaration et de versement plus courte se substitue à une période de déclaration et de versement plus longue, cette dernière se transforme à son tour en une nouvelle période plus courte pour laquelle les retenues en souffrance sont à déclarer distinctement et à verser dans les mêmes délais que ceux applicables à la première période. Pour l´appréciation de l´importance mensuelle des retenues, celles-ci sont mises en compte avant déduction éventuelle de remboursements d´excédents de retenues suite à un décompte annuel et après déduction des crédits d'impôt bonifiés. Il est toutefois loisible à l'employeur ou à la caisse de pension d'avoir recours à une période de déclaration, et le cas échéant, de versement plus courte.
(3)Le ministre des finances peut
  1. a)majorer les limites de retenue prévues par l´alinéa 2, sans que ces limites puissent toutefois excéder les montants mensuels respectifs de 1.000 euros et 100 euros,
  2. b)dans des cas individuels ou pour une pluralité de cas individuels, modifier la fréquence des périodes de déclaration résultant de l'alinéa 2 en prévoyant des périodes annuelles, semestrielles ou trimestrielles pour des employeurs ou caisses de pension astreints, selon l'alinéa 2, à une fréquence plus élevée des déclarations, à condition que soit maintenue la fréquence des versements qui, s'ils ne font pas suite à une déclaration, sont qualifiés de provisionnels. Déclaration de la retenue d'impôt Art. 14.
(1)Sans égard aux obligations relatives au versement des retenues, l'employeur ou la caisse de pension est tenu de déclarer les impôts retenus et les crédits d'impôt bonifiés au bureau de recette dans les dix jours qui suivent la fin de la période de déclaration d’après les directives de l’article 13, alinéa 2 du présent règlement.
(2)La déclaration est à établir par la procédure électronique mise à la disposition par l’administration et signée, soit par l’employeur ou le président de la caisse de pension, soit par une personne mandatée par ces derniers. Elle comporte obligatoirement, outre la désignation de l'établissement, la période de déclaration et l'affirmation de sincérité, l'indication, s'il y a lieu,
  1. a)de l'impôt retenu durant la période de déclaration, compte tenu des remboursements effectués conformément aux dispositions de l'article 23, alinéa 4,
  2. b)des excédents de retenues se dégageant des décomptes annuels auxquels a procédé l'employeur ou la caisse de pension, pour autant qu'il a restitué ces excédents aux salariés ou pensionnés au cours de la période dont il s'agit.
  3. c)
  4. b)des différents crédits d'impôt bonifiés,
  5. d)
  6. c)du solde à verser correspondant au montant déclaré selon la lettre a), diminué des montants déclarés selon les lettres
  7. b)et
  8. c)la lettre b).
(3)L'absence de retenue au cours d'une période déterminée ne dispense pas l'employeur ou la caisse de pension de l'obligation de déposer une déclaration qui, dans ce cas, doit signaler qu'aucun impôt n'a été retenu. 10/18
(4)L'employeur ou la caisse de pension qui ne verse plus de salaire ni de pension soumis à retenue peut, sur demande, être déchargé de l'obligation de déposer des déclarations périodiques de retenue. Cette demande est à adresser au bureau RTS compétent pour le siège de l’employeur.
(5)Le bureau de recette surveille la rentrée ponctuelle des déclarations de retenue d'impôt sur salaires et pensions. Tout retard dans la remise des déclarations peut être sanctionné par l'application du supplément prévu par le § 168, alinéa 2 de la loi générale des impôts, sans préjudice des astreintes pouvant être prononcées en vertu du § 202 de la même loi générale. Versement de la retenue d'impôt Art. 15.
(1)Dans les dix jours qui suivent la fin de chaque période de versement, l'employeur ou la caisse de pension est tenu de verser au bureau de recette l'impôt retenu non compensé et déclaré conformément aux dispositions de l'article 14.
(2)Le document de versement doit indiquer le numéro fiscal de l'établissement, la mention « retenue sur salaires (pensions) », la période de versement et, le cas échéant, l'indication que le versement a trait aux retenues résultant d'impositions forfaitaires visées à l'article 14, 5e alinéa.
(3)Une remise ou une modération d'impôt retenu sur les salaires ou les pensions mais non versé ne peut pas être accordée au bénéfice de l'employeur. Section 5. - Révision comptable Art. 16.
(1)Le bureau R.T.S. contrôle la régularité des opérations relatives à la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions et à la bonification des crédits d'impôt, ainsi qu'à la déclaration des retenues d'impôt et des crédits d'impôt bonifiés, en procédant à des révisions périodiques des pièces comptables documentant les opérations précitées accomplies par les établissements situés dans son rayon de compétence. La cadence des révisions devrait être au moins trisannuelle sans préjudice de révisions extraordinaires, notamment en cas d'irrégularités de la déclaration et du versement de la retenue d'impôt.
(2)Les résultats des révisions sont consignés dans un rapport de révision. Art. 17.
(1)La révision a essentiellement pour but de constater si tous les salariés et pensionnés, même occasionnels, et tous les salaires et pensions passibles de retenue, sous quelque forme qu'ils aient été attribués, ont été soumis à la retenue d'impôt et ont bonifié des crédits d'impôt selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de la retenue et si les montants retenus ont été déclarés aux bureaux de recette ou, en cas d'application de l’article 13, alinéa 3, lettre b, ont fait l'objet de versements provisionnels.
(2)La révision englobe les opérations relatives aux décomptes annuels effectués par les employeurs et les caisses de pension. 11/18 Art. 18.
(1)Les employeurs ou caisses de pension sont tenus, lorsqu'ils en sont requis par un reviseur de l'administration justifiant de sa qualité par la présentation de la carte d'identité de service
  1. a)d'autoriser ce reviseur à pénétrer dans les locaux de l'établissement durant les heures usuelles de service,
  2. b)de mettre à sa disposition un local approprié et les installations nécessaires pour l'accomplissement de sa mission.
(2)Les employeurs ou caisses de pension, ainsi que leurs employés sont tenus de communiquer au reviseur les fiches de retenue d'impôt conservées par eux, les comptes de salaires ou de pensions visés à l'article 2 ainsi que tous autres documents comptables, dans la mesure où le reviseur estime cette communication nécessaire pour la constatation des rémunérations de toute nature allouées aux salariés ou pensionnés.
(3)Les employeurs et caisses de pension sont, par ailleurs, tenus
  1. a)de fournir au reviseur toutes explications permettant d'interpréter de façon exacte les écritures comptables,
  2. b)de donner, sur demande du reviseur, tous renseignements nécessaires pour l'appréciation de la situation fiscale des personnes dont la qualité de salarié dans l'établissement est douteuse.
(4)Les obligations prévues aux trois alinéas qui précèdent incombent également aux personnes étrangères à l'établissement dans l'hypothèse visée à la seconde phrase de l'alinéa 1er de l'article 2. Art. 19.
(1)Les salariés d'un établissement doivent, sur demande du reviseur, renseigner celui-ci sur la nature et le montant de leurs rétributions et lui communiquer tous documents, tels que fiche de retenue d'impôt et fiches de paie pouvant se trouver en leur possession.
(2)Le reviseur est également autorisé à requérir des personnes visées à l'alinéa 3b de l'article 18 des renseignements propres à éclaircir leur situation fiscale. Art.
  1. Les organismes de sécurité sociale et d'allocations familiales sont tenus de prêter leur concours aux services de l'administration chargés de la surveillance et de la révision des opérations relatives à la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions et à la bonification des crédits d'impôt sans qu'ils puissent leur opposer les dispositions des lois sociales interdisant aux organismes en question de divulguer les faits et installations qu'ils parviendront à connaître dans l'accomplissement de leur mission. 12/18 Section
  2. - Fixation de l'impôt par l'administration Art. 21.
(1)A défaut de déclaration ou en cas de détermination inexacte de la retenue ou des crédits d'impôt bonifiés, l'impôt en souffrance est fixé par l'administration qui, conformément aux dispositions des alinéas 4 et 5 de l'article 136 de la loi et à celles de la loi générale des impôts, en réclame le paiement au moyen d'un bulletin écrit, soit de l'employeur ou de la caisse de pension, soit du salarié ou du pensionné, soit de toute autre personne responsable du paiement de l'impôt. Les dispositions du présent alinéa ne font pas obstacle aux autres possibilités de récupération des insuffisances de retenue, telles que le décompte annuel spécial donnant lieu à recouvrement complémentaire prévu par l'article 17 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 145 de la loi.
(2)Le bulletin de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions doit contenir:
  1. a)le montant de l'impôt à verser;
  2. b)les éléments de la détermination de l'impôt à verser, pour autant qu'ils n'ont pas été communiqués au destinataire du bulletin;
  3. c)l'indication que la fixation est complémentaire si elle ne porte pas sur l'ensemble des retenues dues au titre de la période de fixation;
  4. d)l'indication des modalités de versement de l'impôt;
  5. e)une instruction relative aux voies et moyens de recours.
(3)L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut être omise à l'encontre d'un salarié ou d'un pensionné imposable par voie d'assiette ou passible du décompte annuel, à condition, pour ce dernier, qu'il soit établi selon la procédure de l'article 17 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 145 de la loi et donne lieu au recouvrement d'un éventuel supplément d'impôt annuel.
(3)L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut être omise à l'encontre d'un salarié ou d'un pensionné imposable par voie d'assiette, si celui-ci est soumis à l’imposition par voie d’assiette, s’il a fait une demande d’imposition par voie d’assiette en vertu des articles 153bis ou 157, alinéa 4a de la loi, si l’imposition par voie d’assiette est établie en vertu de l’article 153ter, alinéa 2 de la loi ou si elle est établie avec application des dispositions de l’article 153ter, alinéa 3 de la loi. L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut être omise à l'encontre d'un salarié ou d'un pensionné passible du décompte annuel établi en vertu de l’article 145 de la loi et portant sur les années d’imposition antérieures à 2028, à condition, pour ce dernier, qu'il soit établi selon la procédure de l'article 17 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 145 de la loi et donne lieu au recouvrement d'un éventuel supplément d'impôt annuel.
(4)Un bulletin de la retenue d'impôt ne peut être émis à l'encontre d'une personne autre que le salarié ou le pensionné en cause, pour autant que cette personne établit que l'impôt en souffrance a fait l'objet de la part du salarié ou pensionné d'un versement à la suite soit d'un décompte annuel, soit d'une imposition par voie d'assiette. Un bulletin de la retenue d'impôt ne peut être émis à l'encontre d'une personne autre que le salarié ou le pensionné en cause, pour autant que cette personne établit que l'impôt en souffrance a fait 13/18 l'objet de la part du salarié ou pensionné d'un versement à la suite d'un décompte annuel établi en vertu de l’article 145 de la loi et portant sur les années d’imposition antérieures à 2028. L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut également être omise pour autant que l'employeur ou la caisse de pension souscrit soit une déclaration de retenue d'impôt, soit une reconnaissance du supplément d'impôt dû sur le rapport de révision, cette dernière étant, quant à ses effets, assimilée à la déclaration de retenue d'impôt.
(5)Pour autant que, au moment de la notification d'un bulletin de la retenue d'impôt émis à l'encontre de l'employeur ou de la caisse de pension, le compte de salaire ou de pension contenant le défaut ou l'insuffisance de retenue n'est pas encore clôturé, l'impôt versé par l'employeur ou la caisse de pension est inscrit comme retenue au compte de salaire ou de pension, Si, toutefois, l'impôt versé ne peut être récupéré par l'employeur ou la caisse de pension de la part du salarié ou du pensionné, il doit également être inscrit comme allocation de salaire ou de pension à ce dernier. Section 7. - Restitution de l'indu Principe Art. 22.
(1)Tout impôt indûment retenu est susceptible de restitution, indépendamment des droits au remboursement, à la compensation ou à l'imputation d'excédents de retenues pouvant résulter du décompte annuel institué par l'article 145 de la loi ou de l'imposition par assiette prévue par l'article 153 de la loi.
(1)Tout impôt indûment retenu est susceptible de restitution, indépendamment des droits au remboursement, à la compensation ou à l'imputation d'excédents de retenues pouvant résulter d’une imposition par voie d’assiette, lorsque le bénéficiaire des revenus y est soumis ou s’il en fait la demande en vertu des articles 153bis ou 157, alinéa 4a de la loi.
(2)La restitution de l'indu a lieu sur demande conformément aux dispositions de l'article 24, à moins que l'employeur ou la caisse de pension n'y procède dans les cas et sous les conditions prévues à l'article 23.
(3)Est irrecevable toute demande en restitution portant sur une retenue mise en compte lors d'un décompte annuel ou d'une imposition par voie d'assiette.
(3)Est irrecevable toute demande en restitution portant sur une retenue mise en compte lors d'une imposition par voie d'assiette, lorsque le bénéficiaire des revenus y est soumis ou s’il en fait la demande en vertu des articles 153bis ou 157, alinéa 4a de la loi.
(4)Une demande en restitution peut être tenue en suspens si le montant à restituer est inférieur à 15 euros ou s'il résulte d'une erreur ou d'une négligence du salarié ou du pensionné, à condition que ce dernier puisse faire valoir ses droits lors du décompte annuel ou d'une imposition par voie d'assiette.
(4)Une demande en restitution peut être tenue en suspens si le montant à restituer est inférieur à 15 euros ou s'il résulte d'une erreur ou d'une négligence du salarié ou du pensionné, à condition que ce dernier puisse faire valoir ses droits lors d'une imposition par voie d'assiette, lorsque le 14/18 bénéficiaire des revenus y est soumis ou s’il en fait la demande en vertu des articles 153bis ou 157, alinéa 4a de la loi.
(5)Les dispositions prévues aux alinéas 1er, 3 et 4 restent d’application concernant les décomptes annuels établis en vertu de l’article 145 de la loi portant sur les années d’imposition antérieures à 2028. Restitution par l'employeur ou la caisse de pension Art. 23.
(1)L'employeur ou la caisse de pension est, dans les conditions et modalités des alinéas qui suivent, autorisé à restituer au salarié ou pensionné l'impôt retenu en trop, y compris les crédits d'impôt non bonifiés, au titre de périodes de paie ou de pension antérieures à l'année d'imposition en cours, dès lors que l'excès de retenue ou l'omission de la bonification des crédits d'impôt est imputable à l'une des situations suivantes: 1° retenue ou crédits d'impôt déterminés par application inexacte des indications de la fiche de retenue d'impôt ou des dispositions réglementant la retenue et la bonification des crédits d'impôt dans ces circonstances; 2° retenue faite et crédits d'impôt bonifiés durant les mois de janvier et de février sur la base des indications de la fiche de retenue de l'année antérieure ou conformément aux dispositions du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 143, alinéa 3 de la loi; 3° retenue faite et crédits d'impôt bonifiés durant la période de rétroaction sur la base des indications antérieures de la fiche de retenue en cas de conversion, de correction ou d'autre modification de la fiche de retenue avec effet rétroactif.
(2)La restitution a lieu soit par imputation de l'indu sur la retenue relative à la première période de paie qui suit la constatation de l'excès de retenue et, en cas d'insuffisance, sur les retenues des périodes suivantes jusqu'à entière compensation, soit par versement direct dans les conditions de l'alinéa 4.
(3)La restitution par l'employeur ou la caisse de pension est exclue 1° si une partie ou l'ensemble de l'impôt retenu en trop l'a été du fait d'un autre employeur ou caisse de pension, 2° si une demande en restitution a été déposée au bureau R.T.S., 3° si le bureau R.T.S. avise l'employeur ou la caisse de pension de ne pas procéder à une restitution.
(4)Si l'imputation risque de ne pas aboutir à une compensation intégrale à court terme en raison soit de l'insuffisance des retenues à venir du même salarié ou pensionné, soit de la cessation de l'occupation du salarié ou du service de la pension, l'employeur ou la caisse de pension est autorisé à verser directement au salarié ou pensionné l'excès de retenue ou les crédits d'impôt restant à bonifier.
(5)En cas d'application des dispositions du présent article, l'employeur ou la caisse de pension procède aux inscriptions au compte de salaire ou de pension comme prévu à l'article 4, alinéa 3, lettre b. 15/18 Remboursement par l'administration Art. 24.
(1)Les demandes en remboursement de l'impôt indûment retenu sont à présenter dans les délais prévus par les §§ 151 à 154 de la loi générale des impôts.
(2)Dans les cas visés à l'article 23, alinéa 1er, le bureau R.T.S. ne peut rembourser le trop perçu qu'au vu d'une affirmation écrite de l'employeur ou de la caisse de pension que ce dernier n'a pas procédé ni ne procédera à une restitution comme il y serait autorisé par l'article 23. Si le salarié ou pensionné en cause a, au cours de la période sur laquelle porte la demande en remboursement, changé d'employeur ou de caisse de pension, il doit produire une affirmation de chaque employeur ou caisse de pension. Au cas où l'employeur ou la caisse de pension a restitué une partie de l'indu par compensation et que la demande ne porte que sur le solde, l'affirmation de l'employeur ou de la caisse de pension doit indiquer quelle fraction de l'indu a été restituée par ses soins.
(3)Le bureau R.T.S. procédant au remboursement d'une retenue indue est tenu d'en informer le bureau chargé, selon le cas, du décompte annuel ou de l'imposition par assiette du salarié ou du pensionné bénéficiant de la restitution.
(3)Le bureau R.T.S. procédant au remboursement d'une retenue indue est tenu d'en informer le bureau chargé de l'imposition par voie d’assiette du salarié ou du pensionné bénéficiant de la restitution si celui-ci est soumis à l’imposition par voie d’assiette, s’il a fait une demande d’imposition par voie d’assiette ou si elle est établie en vertu de l’article 153ter, alinéa 2 de la loi. Le bureau R.T.S. procédant au remboursement d'une retenue indue, portant sur les années d’imposition antérieures à 2028, est tenu d'en informer le bureau chargé, selon le cas, du décompte annuel ou de l'imposition par assiette du salarié ou du pensionné bénéficiant de la restitution. Section 8. - Dispense et report de la retenue d'impôt Dispense de la retenue Art. 25.
(1)Sont dispensés de la retenue 1° le casuel des ecclésiastiques, 2° le casuel et les indemnités similaires des greffiers et des personnes exerçant des fonctions comparables, 3° …
(2)Le directeur des contributions peut dispenser de la retenue certains salaires, pour autant qu'ils sont basés sur des éléments à caractère aléatoire.
(3)Tout salarié ou pensionné bénéficiant de rémunérations dispensées de retenue est soumis à l'imposition par voie d'assiette. Report de la retenue 16/18 Art.
  1. Lorsqu'une même période de paie ou de pension donne lieu à l'attribution d'un ou de plusieurs acomptes prévisionnels et à un décompte définitif, la retenue d'impôt et la bonification des crédits d'impôt peuvent être reportées au décompte définitif et opérées sur la base de toutes les attributions faites au titre de la période de paie. Toutefois, l'administration peut, dans des cas particuliers, obliger l'employeur ou la caisse de pension à procéder à une retenue d'impôt et à la bonification des crédits d'impôt lors de chacune des attributions précitées. Section
  2. - Sollicitation d'avis Art. 27.
(1)Le bureau R.T.S. est, sur demande écrite émanant soit de l'employeur ou de la caisse de pension, soit du salarié ou du pensionné, tenu de donner son avis sur l'application des dispositions relatives à la retenue d'impôt sur les salaires ou les pensions et à la bonification des crédits d'impôt dans un cas déterminé.
(2)L'avis sollicité n'est pas injonctif. Il peut être limité à une certaine période et est révocable. Aucune action en réclamation en vertu de l'article 21 ne peut être exercée à l'égard d'un employeur ou caisse de pension qui, en se conformant à l'avis sollicité, a effectué une retenue insuffisante. Section 10. - Dispositions diverses Employeurs et caisses de pension établis à l'étranger Art. 28.
(1)Le présent règlement ne s'applique pas aux employeurs et caisses de pension non résidents.
(2)Toutefois les employeurs établis à l'étranger et occupant des salariés au Grand-Duché sont, pour autant que les rémunérations sont imposables au Grand-Duché, tenus de procéder à la retenue et à la bonification des crédits d'impôt inscrits sur les fiches de retenue d'impôt dans les conditions fixées par les lois et règlements, a) s'ils possèdent un établissement stable au Grand-Duché, b) s'ils y ont un représentant permanent, ou c) s'ils y exercent le colportage ou une profession ambulante.
(3)Les employeurs et caisses de pension non résidents et non visés à l'alinéa 2 qui, sur une base volontaire, procèdent à la retenue sur les rémunérations imposables au Grand-Duché doivent se conformer aux dispositions légales et réglementaires relatives à la retenue de l'impôt et aux crédits d'impôt et notamment à celles de l'article 2 relatives à la tenue des comptes de salaire ou de pension. 17/18
(4)Tout salarié ou pensionné bénéficiant de rémunérations ou de pensions imposables au GrandDuché, mais non soumises à la retenue d’impôt en vertu des alinéas 2 ou 3, est passible de l’imposition par voie d’assiette. Administrations publiques Art. 29.
(1)L'Etat et les communes ainsi que les autres collectivités de droit public sont tenus, à l'instar des autres employeurs ou caisses de pension, de procéder, selon les dispositions de la loi et des règlements pris pour son exécution, à la retenue d'impôt et à la bonification des crédits d'impôt sur les salaires et les pensions qu'ils versent. Les caisses publiques versant des salaires ou des pensions ont les droits et les devoirs accordés ou imposés aux employeurs et aux caisses de pension par les dispositions précitées.
(2)Les caisses publiques sont tenues de communiquer tous les ans avant le 31 janvier au bureau R.T.S. une liste des salariés et pensionnés non résidents auxquels elles ont versé des salaires ou des pensions relatifs à des prestations de service ou à une occupation actuelle ou antérieure. Section 11. - Dispositions finales Art. 30.
(1)(…).
(2)Sont abrogés avec effet à partir de la même année d'imposition 1. les textes suivants, pour autant qu'ils ont été maintenus en vigueur par l'article 187, alinéa 1er de la loi et qu'ils n'ont pas été abrogés par les règlements pris après la mise en vigueur de la loi:
  1. a)l'ordonnance d'exécution de la retenue sur salaires du 10 mars 1939,
  2. b)les directives de 1940 relatives à l'ordonnance précitée,
  3. c)l'arrêté ministériel du 28 mars 1943,
  4. d)l'arrêté ministériel du 16 novembre 1950 concernant la retenue d'impôt sur les pensions,
  5. e)l'article 6, alinéa 6 à 9, et l'article 12 de l'arrêté grand-ducal du 21 novembre 1960 déterminant les modalités du décompte annuel. 2. Les articles 1er et 2 du règlement grand-ducal du 3 décembre 1969 portant exécution des articles 136, alinéa 1er et 153, alinéa 3, phrase 2, de la loi. 18/18

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