899 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMIN

899 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMINISTRATIF ET ECONOMIQUE B –– N° 56 17 juillet 2007 Sommaire Comptes annuels et rapport de gestion relatifs à l’exercice 2005 de la Commission pour la Protection des Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 900 900 Commission pour la protection des Données. Rapport de gestion relatif à l’exercice

1. L’activité de la Commission nationale au cours de l’année 2005 a été marquée par – l’accompagnement de l’élaboration du projet de révision de la loi (en collaboration avec le Ministre de tutelle et la CNSAE) – le déménagement de ses bureaux vers Luxembourg-Gare pour une phase transitoire avant son implantation à Belval-Ouest – le traitement d’un grand nombre de formalités préalables à la mise en œuvre accomplies par les responsables en application du chapitre III de la loi – les efforts déployés pour en optimiser la procédure et la prise en charge – l’élaboration d’un nouveau formulaire de notification intégrant les versions allemande et française, la notification ordinaire et simplifiée, les lexiques et le guide d’utilisation – le renouvellement du site Internet www.cnpd.lu (hébergé désormais auprès du CIE) avec un contenu plus étoffé et une présentation plus attractive – la mise en ligne du registre public des traitements – l’audit des mesures de sécurité des données auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale – la traduction de la brochure d’information «Protection des données et vie privée» en portugais – la poursuite de sa campagne d’information du public notamment à travers diverses séances d’information et l’édition avec l’Union luxembourgeoise des consommateurs du calendrier ULC
2. Il est à noter que la Commission nationale a connu une modification dans sa composition par le départ d’un membre effectif en milieu d’année, Monsieur Edouard Delosch ayant été remplacé le 18 octobre 2005 par Monsieur Thierry Lallemang qui occupait jusque-là le poste de juriste au service juridique et de documentation. Dépenses de fonctionnement Le cadre du personnel comprend outre les trois membres effectifs de la Commission nationale deux postes de fonctionnaires de la carrière moyenne (rédacteur) et est complété par un employé public à durée indéterminée assurant le secrétariat et par un juriste à durée déterminée affecté au service juridique. Les deux fonctionnaires ont terminé avec succès leur période de stage et ont été titularisés comme rédacteur à l’issu de l’examen afférent en avril
3. Les vacances temporaires de postes au niveau des employés de l’Etat (juriste, secrétaire) se sont traduites par des économies sur le plan des rémunérations du personnel permanent et des dépenses additionnelles au niveau du personnel de remplacement respectivement de prestations de services de tiers. Les auxiliaires temporaires (11 au total) que l’établissement public s’est vu affecter par l’Administration de l’Emploi au cours de l’année 2005 ont eux aussi collaboré activement aux travaux administratifs de la Commission nationale, bien qu’avec une durée moyenne de contrat d’à peine 6 mois, ces auxiliaires n’assurent pas une continuité suffisante permettant de confier aux demandeurs d’emploi en question – aussi qualifiés et motivés soient-ils – des tâches complexes et essentielles dans l’activité de la Commission. La Commission nationale a dû recourir en outre à des prestations de services informatiques et à des consultations juridiques extérieures à défaut de disposer en interne des ressources nécessaires, bien qu’il eut été sans doute préférable pour la continuité du service, d’acquérir et de conserver les compétences afférentes au sein de l’établissement public. La Commission nationale a procédé en 2005 à des investissements relatifs au développement et à la mise en service de l’application informatique spécifique dédiée à l’établissement du registre public des traitements prévu à l’article 15 de la loi et au suivi des dossiers de notifications et demandes d’autorisation préalables ainsi qu’à l’optimisation des procédures administratives. L’essentiel de l’effort financier afférent reposait cependant sur l’exercice
4. Le formulaire servant à la notification des traitements de données a été considérablement amélioré et permet désormais aux déclarants une meilleure convivialité dans l’utilisation et simplifie la gestion de leurs déclarations intégrant les versions allemande et française, la notification ordinaire et simplifiée, les lexiques et le guide d’utilisation. Afin de contribuer à l’amélioration du niveau de sécurité appliqué aux traitements de données à caractère personnel dans l’activité des organismes de la Sécurité Sociale, la Commission Nationale a procédé à un audit de la sécurité avec l’assistance d’un expert externe. Cette analyse se situe dans le cadre de l’examen des demandes d’autorisation qui lui ont été soumises conformément à l’article 14 de la loi et dans l’examen desquelles l’appréciation du niveau approprié des mesures de sécurité organisationnelles et techniques représente un volet important, en particulier au regard des données sensibles traitées par lesdits organismes de sécurité sociale dans leur activité quotidienne. 901 Les frais d’entretien des locaux, les fournitures de bureau, frais de port et de télécommunications et autres charges générales d’exploitation ont connu une progression linéaire suivant l’augmentation du nombre de collaborateurs en activité. Il est à noter par ailleurs que la Commission nationale n’a pas encore eu à supporter en 2005 de loyers et charges locatives, les locaux où sont installés ses bureaux lui étant mis à disposition par l’Etat conformément à l’article 37 alinéa 1er de la loi du 2 août 2002 relative à la protection des données (-96.600 €). Comme prévu au budget, les dépenses de publication et d’information du public ont connu une augmentation significative (+17.819,67 €) du fait de l’élargissement de communication au grand public (notamment pour l’élaboration et la diffusion du calendrier 2006 coédité avec l’ULC). Les frais de déplacement et de séjour à l’étranger sont relatifs à la participation des membres effectifs de la Commission nationale aux différentes réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données où le Luxembourg se doit d’être représenté. Les amortissements comptabilisés atteignent un montant total de 55.066,60 € et n’expliquent pas les investissements initiaux liés à la mise en place initiale des infrastructures nécessaires au fonctionnement de la Commission nationale. Le total des frais de fonctionnement encourus par l’établissement public au cours de l’exercice 2005 s’élève à 963.014,18 €. Recettes Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe