905 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMINISTRATIF ET ECONOMIQUE B –– N° 57 17 juillet 2007 Sommaire Comptes annuels et rapport de gestion relatifs à l’exercice 2006 de la Commission pour la Protection des Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 906 906 Commission pour la protection des Données. Rapport de gestion relatif à l’exercice 2006. L’activité de la Commission nationale au cours de l’année 2006 a été marquée par – l’accompagnement du projet de révision de la loi – le traitement d’un grand nombre de formalités préalables à la mise en œuvre accomplies par les responsables en application du chapitre III de la loi – les efforts déployés pour en optimiser la procédure et la prise en charge – les actions menées en vue de l’information du public et de la guidance des responsables de traitements – la maintenance et les mises à jour de notre site Internet www.cnpd.lu (hébergé auprès du CIE) – le développement d’une version allégée en langue anglaise et portugaise de notre site Internet www.cnpd.lu – les investigations menées en vue de vérifier le respect des obligations légales par les acteurs publics et privés (Centre thermal Mondorf, assurances complémentaires maladie, sécurité sociale) – la poursuite de sa campagne d’information du public notamment à travers diverses séances d’information et la préparation de la première journée européenne de la protection des données. Dépenses de fonctionnement Les effectifs en personnel de la Commission nationale se composaient en 2006 outre des trois membres effectifs, de deux fonctionnaires de la carrière moyenne (rédacteur), de deux employés à durée indéterminée assurant le secrétariat et d’un employé juriste à durée déterminée affecté au service juridique et de la documentation. Le deuxième poste d’employé de l’Etat (juriste) étant malheureusement resté vacant durant l’année entière, cela s’est traduit par des économies sur le plan des rémunérations du personnel permanent. Les auxiliaires temporaires que l’établissement public s’est vu affecté par l’Administration de l’Emploi au cours de l’année 2006 (une demi-douzaine) ont eux aussi collaboré activement aux travaux administratifs de la Commission nationale. Celle-ci a dû recourir en outre à des prestations de services informatiques et à des consultations juridiques extérieures à défaut de disposer en interne des ressources nécessaires, bien qu’il eut été sans doute préférable pour la continuité du service, d’acquérir et de conserver les compétences afférentes au sein de l’établissement public. Afin de contribuer à l’amélioration du niveau de sécurité appliqué aux traitements de données à caractère personnel, la Commission Nationale: • a procédé à un audit de la sécurité avec l’assistance d’un expert externe dans l’activité des organismes de la Sécurité Sociale. Cet audit se situe dans le cadre de l’examen des demandes d’autorisation qui lui ont été soumises conformément à l’article 14 de la loi et dans l’examen desquelles l’appréciation du niveau approprié des mesures de sécurité organisationnelles et techniques représente un volet important, en particulier au regard des données sensibles traitées par lesdits organismes de sécurité sociale dans leur activité quotidienne. • a procédé à l’analyse et la vérification du fonctionnement d’un dispositif de contrôle d’accès basé sur la reconnaissance des empreintes digitales à Mondorf. L’investigation en question a nécessité le recours à un expert en raison de la complexité technique d’un traitement de données personnelles biométriques. Les frais d’entretien des locaux, les fournitures de bureau, frais de port et de télécommunications et autres charges générales d’exploitation ont connu une progression linéaire suivant l’augmentation du nombre de collaborateurs en activité. Il est à noter par ailleurs que la Commission nationale a eu pour la première fois à supporter en 2006 des frais de loyers et de charges locatives (81.055,44 €). Comme prévu au budget, les dépenses de communication s’élèvent à 44.600,34 € compte tenu de la préparation de la première journée européenne de la protection des données. Les frais de déplacement et de séjour à l’étranger sont relatifs à la participation des membres effectifs de la Commission nationale aux différentes réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données où le Luxembourg se doit d’être représenté. Les amortissements comptabilisés atteignent un montant total de 39.865,96 €. Le total des frais de fonctionnement encourus par l’établissement public au cours de l’exercice 2006 s’élève à 1.045.902,51 €. 907 Investissements Au cours de l’exercice 2006 les dépenses d’investissement effectuées restent à un niveau très modeste. Ces dépenses ne resteront pas pour autant forcément aussi faible au cours des exercices à venir, compte tenu des besoins qui se présenteront. Recettes Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe
(4)de la loi, le résultat d’exploitation de l’établissement public s’établit à +57.672.15 € au 31 décembre 2006 qui sera reporté à nouveau sur l’exercice suivant. Esch-sur-Alzette, le 31 mars 2007. La Commission nationale pour la protection des données. Gérard Lommel Président Thierry Lallemang Membre effectif Pierre Weimerskirch Membre effectif Bilan ACTIF ACTIF IMMOBILISE Autres inst. outil, mobilier Immobilisations corporelles TOTAL ACTIF IMMOBILISE ACTIF CIRCULANT Créances Autres créances Banques, Caisse, CCP TOTAL ACTIF CIRCULANT TOTAL ACTIF EXERCICE AU 31/12/2006 % EXERCICE AU 31/12/2005 % 58.199,34 –––––––––––– 58.199,34 –––––––––––– 58.199,34 –––––––––––– –––––––––––– 10,62 10,62 87.068,30 –––––––––––– 87.068,30 –––––––––––– 87.068,30 –––––––––––– –––––––––––– 20,69 20,69 31.336,46 –––––––––––– 31.336,46 458.364,89 –––––––––––– 489.701,35 –––––––––––– –––––––––––– 547.900,69 10,62 5,72 5,72 83,66 89,38 100,00 15.624,44 –––––––––––– 15.624,44 318.222,89 –––––––––––– 333.847,33 –––––––––––– –––––––––––– 420.915,63 20,69 3,71 3,71 75,60 79,31 100,00 908 Bilan PASSIF CAPITAUX PROPRES Patrimoine Résultats reportés Résultat de l’exercice TOTAL CAPITAUX PROPRES EXERCICE AU 31/12/2006 % EXERCICE AU 31/12/2005 % 200.000,00 113.853,00 57.672,15 –––––––––––– 371.525,15 –––––––––––– –––––––––––– 36,50 20,78 10,53 200.000,00 5.604,28 108.248,72 –––––––––––– 313.853,00 –––––––––––– –––––––––––– 47,52 1,33 25,72 PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES Autres provisions 96.000,00 –––––––––––– TOTAL DES PROVISIONS 96.000,00 DETTES Dettes achats et prest. de services Dettes fiscales, sécurité sociale et salaires Autres dettes TOTAL DES DETTES TOTAL PASSIF 46.505,09 33.870,45 0,00 –––––––––––– 80.375,54 –––––––––––– –––––––––––– 547.900,69 67,81 17,52 17,52 8,49 6,18 0,00 14,67 100,00 49.278,00 –––––––––––– 49.278,00 21.454,68 33.673,85 2.656,10 –––––––––––– 57.784,63 –––––––––––– –––––––––––– 74,56 11,71 11,71 5,10 8,00 0,63 13,73 420.915,63 100,00 Comptes de profits et de pertes PRODUITS D’EXPLOITATION Chiffre d’affaires Autres produits d’exploitation Total produits d’exploitation CHARGES D’EXPLOITATION Autres charges externes Salaires et traitements Charges sociales Corr. de valeur sur frais d’étab. imm. cor. incor. Corr. de valeur pour risques et charges Total charges d’exploitation RESULTAT D’EXPLOITATION Intérêts et produits assimilés Intérêts et charges assimilées Résultat financier Charges exceptionnelles Résultat exceptionnel Résultat avant affectation Résultat de l’exercice EXERCICE AU 31/12/2006 % EXERCICE AU 31/12/2005 % 61.945,00 1.028.100,00 –––––––––––– 1.090.045,00 –––––––––––– –––––––––––– 5,68 94,32 84.465,30 978.000,00 –––––––––––– 1.062.465,30 –––––––––––– –––––––––––– 7,95 92,05 100,00 100,00 -433.464,63 -537.847,34 -29.131,61 -39,77 -49,34 -2,67 -386.102,02 -495.085,51 -26.511,85 -36,34 -46,60 -2,50 -39.865,96 1.278,00 –––––––––––– -1.039.031,54 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 51.013,46 –––––––––––– –––––––––––– 12.251,66 -1.813,34 –––––––––––– 10.438,32 –––––––––––– –––––––––––– -3.779,63 –––––––––––– -3.779,63 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 57.672,15 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 57.672,15 –––––––––––– –––––––––––– -3,66 0,12 -55.066,60 0,00 –––––––––––– -962.765,98 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 99.699,32 –––––––––––– –––––––––––– 8.797,60 -248,20 –––––––––––– 8.549,40 –––––––––––– –––––––––––– 0,00 –––––––––––– 0,00 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 108.248,72 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 108.248,72 –––––––––––– –––––––––––– -5,18 0,00 -95,32 4,68 1,12 -0,17 0,96 0,35 0,35 5,29 5,29 -90.62 9,38 0,83 -0,02 0,80 0,00 0,00 10,19 10,19 909 ANNEXES AU 31 DECEMBRE 2006 (Montants en Euros) 1. Généralités La Commission nationale pour la protection des données, constituée sous la forme d’un établissement public, est une autorité indépendante instaurée par la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Elle est chargée de contrôler et de vérifier la légalité des traitements des données à caractère personnel et doit assurer le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes en matière de protection des données. Tous les ans, la Commission nationale rend compte, dans son rapport écrit aux membres du Gouvernement en conseil, de l’exécution de ses missions. Dans ce rapport, elle relève plus particulièrement l’état des notifications et des autorisations, les déficiences ou abus qui ne sont pas spécifiquement visés par les dispositions légales, réglementaires et administratives existantes. Elle publiera son rapport annuel. Le rapport est avisé par la commission consultative des droits de l’homme, organe consultatif du gouvernement en matière de droits de l’homme sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg dont la composition et les attributions sont déterminées par règlement grand-ducal. L’exercice financier de la Commission nationale coïncide avec l’année civile. Avant le 31 mars de chaque année, la Commission nationale arrête son compte d’exploitation de l’exercice précédent, ensemble avec son rapport de gestion. Avant le 30 septembre de chaque exercice, la Commission nationale arrête le budget pour l’exercice à venir. Le budget, les comptes annuels et les rapports arrêtés sont transmis au Gouvernement en conseil qui décide de la décharge à donner à la Commission nationale. La décision constatant la décharge accordée à la Commission nationale ainsi que les comptes annuels de la Commission nationale sont publiés au Mémorial. 2. Principes, règles et méthodes comptables La Commission nationale tient ses livres en euros (EUR) et les comptes annuels ont été préparés en accord avec les principes comptables généralement admis au Luxembourg et en utilisant notamment les règles d’évaluation suivantes:
- a)Immobilisations corporelles Les immobilisations corporelles sont portées à l’actif du bilan à leur coût d’acquisition. Elles sont amorties linéairement en fonction de leur durée de vie estimée soit: Matériel informatique: 3 ans Matériel de bureau: 4 ans Mobilier: 8 ans
- b)Conversion des devises Les transactions en devises durant l’année sont enregistrées au cours du jour de la transaction. Pour les avoirs en banques, les montants en devises sont convertis au cours de change en vigueur à la clôture. Pour les avances, les créances et les dettes, les bénéfices et les pertes de change réalisés et les pertes de change non réalisées sont enregistrés au compte de profits et pertes. Les autres éléments sont tenus au cours de change historique. 3. Immobilisations corporelles Les mouvements des immobilisations corporelles survenus au cours de la période se résument comme suit: 2006 2005 – au début de l’exercice 210.268,38 194.646,16 – acquisitions nettes au cours de l’exercice 10.997,00 15.622,22 0,00 0,00 221.265,38 210.268,38 – au début de l’exercice 123.200,08 68.133,48 – de l’exercice 39.865,96 55.066,60 0,00 0,00 Corrections de valeur cumulées 163.066,04 123.200,08 Valeur nette à la fin de l’exercice 58.199,34 87.068,30 Prix d’acquisiton – retraits de l’exercice Prix d’acquisition à la fin de l’exercice Corrections de valeur – annulées 910 4. Autres créances Les autres créances se composent comme suit: 2006 2005 31.336,46 15.624,44 0,00 0,00 2006 2005 CCPL 1.118,50 5.285,24 BCEE 457.241,50 312.833,51 Caisse 4,89 104,14 Rémunérations payées d’avance Dotation à recevoir 5. Avoirs en banque Ce poste se subdivise comme suit: 6. Fonds propres Au moment de sa création, la Commission nationale bénéficie d’une dotation initiale de deux cent mille euros (200.000,00 EUR) à charge du budget de l’Etat. L’Etat met à sa disposition les biens mobiliers et immobiliers nécessaires au bon fonctionnement et à l’exercice de ses missions. La Commission nationale est autorisée à prélever la contrepartie de ses frais du personnel en service et de ses frais de fonctionnement par la redevance à percevoir telle que prévue à l’article 13 de la présente loi. Pour le solde des frais restant à couvrir dans le cadre de ses missions conférées par la présente loi, la Commission nationale bénéficiera d’une dotation d’un montant à déterminer sur une base annuelle et à inscrire au budget de l’Etat. 7. Provisions pour risques et charges Les provisions pour risques et charges ont pour but de valoriser le risque lié à des recours en justice pour dossiers litigieux. Ainsi, lors de la séance de délibération du 15 décembre 2006 la Commission nationale a décidé d’estimer le montant de l’enjeu de tels litiges y compris les frais de justice à 96.000,00 EUR et a décidé de provisionner 50% de cette somme pour l’année 2006, soit 48.000,00 EUR. 8. Dettes Les dettes figurent avec leur valeur nominale et sont ventilées comme suit: 2006 2005 Fournisseurs et charges à payer 46.505,09 24.110,78 Centre d’affiliation 10.132,75 13.240,65 Impôts sur rémunération 23.737,70 20.433,20 Luxembourg, le 31 mars 2007. ATTESTATION Par la présente, nous attestons les comptes de la Commission Nationale pour la Protection des Données, ayant son siège social à L-4100 ESCH-SUR-ALZETTE au 31 décembre 2006. Nous avons constaté que les comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2006 dont la somme bilantaire s’élève à 547.900,69 EUR et le bénéfice à 57.672,15 EUR, sont en concordance avec la comptabilité et les pièces comptables qui nous ont été soumises. Les normes et règles comptables ont été respectées, y compris au niveau du provisionnement des risques. Par ailleurs le rapport de gestion de la Commission nationale reflète fidèlement les faits marquants de l’exercice et est conforme aux écritures comptables. Luxembourg, le 23 mars 2007. Fiduciaire Centrale du Luxembourg S.A. Editeur: Service Central de Législation, 43, boulevard F.-D. Roosevelt, L-2450 Luxembourg Imprimeur: Association momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck