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981 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMIN

981 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMINISTRATIF ET ECONOMIQUE B –– N° 51 4 juillet 2008 Sommaire Comptes annuels et rapport de gestion relatifs à l’exercice 2007 de la Commission pour la Protection des Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 982 982 Commission pour la protection des Données. Rapport de gestion relatif à l’exercice

  1. L’activité de la Commission nationale au cours de l’année 2007 a été marquée par • les efforts déployés pour optimiser la prise en charge des formalités préalables (notifications et demandes d’autorisations) et accélérer la prise des décisions afférentes. • l’examen d’un nombre substantiel de demandes d’autorisation introduites. • la concertation avec nombre d’organismes publics au sujet de dossiers et projets justifiant des recommandations relatives aux traitements de données personnelles et d’adoption d’une dizaine d’avis relatifs à des projets de loi ou règlements grand-ducaux. • l’accompagnement du projet de loi n° 5554 portant révision de la loi du 2 août 2002 sur la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. • les actions menées en vue de la sensibilisation du public et de la guidance des responsables de traitements, notamment à travers diverses séances d’information et la participation à la première journée européenne de la protection des données. • la maintenance et les mises à jour de notre site Internet www.cnpd.lu (hébergé auprès du CIE). Dépenses de fonctionnement Les loyers et charges locatives supportés pour les locaux provisoires de la Commission nationale (pris en location dans l’attente de son implantation dans le 1er bâtiment administratif à ériger par l’Etat à Belval-Ouest) ont atteint 85.500,00 € et sont en ligne avec les prévisions. Les effectifs en personnel de la Commission nationale se composaient en 2007 outre des trois membres effectifs, de deux fonctionnaires de la carrière moyenne (rédacteurs), d’un employé à durée indéterminée assurant le secrétariat et de trois employés juristes à durée déterminée affectés au service juridique et de la documentation. Les trois auxiliaires temporaires (dont un informaticien) que l’établissement public s’est vu affecté par l’Administration de l’Emploi au cours de l’année 2007 ont eux aussi collaboré activement au fonctionnement administratif et technique de la Commission nationale. Les charges de personnel permanent ont progressé de 25% par rapport à l’exercice 2006 principalement du fait du renforcement des effectifs par deux juristes. Un grand effort fut accompli au cours de l’exercice 2007 pour résorber le retard dans l’enregistrement des notifications reçues en application des articles 12 et 13 de la loi et pour accélérer le traitement des demandes d’autorisation dont il reste plusieurs centaines à examiner par la Commission nationale. La simplification et la standardisation des opérations internes ensemble avec de nouveaux formulaires électroniques interactifs ont permis d’alléger la procédure avant même que les simplifications prévues dans les dispositions de la loi du 27 juillet 2007 n’entrent en vigueur. Le niveau des mesures de sécurité organisationnelle et technique qui représente un volet important des garanties appropriées pour la protection des données personnelles est vérifié dans chaque dossier d’autorisation préalable. Mais il a également fait l’objet des investigations dont la Commission a pris l’initiative depuis 2005 même en dehors des plaintes et demandes de vérification dont elle est saisie. Pour les audits et vérifications à effectuer à ce niveau, la Commission nationale a eu recours à deux experts externes spécialisés dans les questions de sécurité informatique et de bonnes pratiques organisationnelles. Parmi les dépenses d’honoraires et frais d’experts et prestataires externes figurent également les honoraires d’avocats et factures de la fiduciaire qui tient la comptabilité et établit le bilan de l’établissement public. Le niveau de ces charges, certes important, est resté conforme aux prévisions. Les frais d’entretien des locaux, les fournitures de bureau, frais de port et de télécommunications et autres charges générales d’exploitation ont connu une progression linéaire suivant l’augmentation du nombre de collaborateurs en activité. Comme prévu au budget, les dépenses d’information du public et de communication s’élèvent à 26.854,27 € compte tenu en particulier de la préparation de la première journée européenne de la protection des données. Les frais de déplacement et de séjour à l’étranger sont relatifs à la participation des membres effectifs de la Commission nationale aux différentes réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données où le Luxembourg se doit d’être représenté. Les amortissements comptabilisés atteignent un montant total de 32.744,58 €. Le total des frais de fonctionnement encourus par l’établissement public au cours de l’exercice 2007 s’élève à 301.731,40 €. 983 Investissements Le 1er septembre 2007 sont entrées en vigueur des dispositions modificatives concernant la législation sur la protection des données. Ces modifications d’envergure réduisent et simplifient les démarches formelles à entreprendre par les responsables d’un traitement de données à caractère personnel et précisent certaines dispositions de la loi du 2 août
  2. La Commission nationale a procédé à différentes adaptations tant au niveau des formulaires, des applications internes et du registre public. Les dépenses d’investissement y relatifs s’élèvent à 40.319,00 €. Recettes Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe

(4)et 13 paragraphe
(4)de la loi s’élève à 54.790,00 €. Il est resté sensiblement en retrait par rapport aux prévisions en raison de la diminution du nombre de notifications reçues par les responsables de traitement de données. En outre des produits financiers ont pu être enregistrés à hauteur de 14.123,88 €. Résultat d’exploitation Compte tenu que la Commission nationale n’avait pas encore eu à supporter en 2005 de loyers et charges locatives, le montant de 96.600,00 € initialement prévu au budget des dépenses de cet exercice a été déduit de la dotation annuelle de 1.029.000,00 € dont la Commission nationale a bénéficié en 2007 de la part de l’Etat en application de l’article 37 paragraphe
(4)de la loi. Le résultat d’exploitation de l’établissement public s’établit donc à -99.672,57 € au 31 décembre 2007. Esch-sur-Alzette, le 21 mars 2008. La Commission nationale pour la protection des données. Gérard Lommel Président Thierry Lallemang Membre effectif Pierre Weimerskirch Membre effectif Bilan ACTIF ACTIF IMMOBILISE Autres inst. outil, mobilier Immobilisations corporelles TOTAL ACTIF IMMOBILISE ACTIF CIRCULANT Créances Autres créances Banques, Caisse, CCP TOTAL ACTIF CIRCULANT TOTAL ACTIF EXERCICE AU 31/12/2007 % EXERCICE AU 31/12/2006 % 74.948,76 –––––––––––– 74.948,76 –––––––––––– 74.948,76 –––––––––––– –––––––––––– 19,54 19,54 58.199,34 –––––––––––– 58.199,34 –––––––––––– 58.199,34 –––––––––––– –––––––––––– 10,62 10,62 46.327,55 –––––––––––– 46.327,55 262.192,57 –––––––––––– 308.520,12 –––––––––––– –––––––––––– 383.468,88 19,54 12,08 12,08 68,37 80,46 100,00 31.336,46 –––––––––––– 31.336,46 458.364,89 –––––––––––– 489.701,35 –––––––––––– –––––––––––– 547.900,69 10,62 5,72 5,72 83,66 89,38 100,00 984 PASSIF EXERCICE AU 31/12/2007 % EXERCICE AU 31/12/2006 % 200.000,00 171.525,15 -99.672,57 –––––––––––– TOTAL CAPITAUX PROPRES 271.852,58 –––––––––––– –––––––––––– PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES Autres provisions 66.000,00 –––––––––––– TOTAL DES PROVISIONS 66.000,00 52,16 44,73 -25,99 200.000,00 113.853,00 57.672,15 –––––––––––– 371.525,15 –––––––––––– –––––––––––– 36,50 20,78 10,53 CAPITAUX PROPRES Patrimoine Résultats reportés Résultat de l’exercice DETTES Dettes achats et prest. de services Dettes fiscales, sécurité sociale et salaires TOTAL DES DETTES TOTAL PASSIF 0,00 45.616,30 –––––––––––– 45.616,30 –––––––––––– –––––––––––– 383.468,88 70,89 17,21 17,21 0,00 11,90 11,90 100,00 96.000,00 –––––––––––– 96.000,00 46.505,09 33.870,45 –––––––––––– 80.375,54 –––––––––––– –––––––––––– 67,81 17,52 17,52 8,49 6,18 14,67 547.900,69 100,00 Comptes de profits et de pertes PRODUITS D’EXPLOITATION Chiffre d’affaires Autres produits d’exploitation Total produits d’exploitation CHARGES D’EXPLOITATION Autres charges externes Salaires et traitements Charges sociales Corr. de valeur sur frais d’étab. imm. cor. incor. Corr. de valeur pour risques et charges Total charges d’exploitation RESULTAT D’EXPLOITATION Intérêts et produits assimilés Intérêts et charges assimilées Résultat financier Charges exceptionnelles Résultat exceptionnel Résultat avant affectation Résultat de l’exercice EXERCICE AU 31/12/2007 % EXERCICE AU 31/12/2006 % 54.790,00 932.400,00 –––––––––––– 987.190,00 –––––––––––– –––––––––––– 5,55 94,45 61.945,00 1.028.100,00 –––––––––––– 1.090.045,00 –––––––––––– –––––––––––– 5,68 94,32 100,00 100,00 -346.543,83 -679.670,09 -41.759,80 -35,10 -68,85 -4,23 -433.464,63 -537.847,34 -29.131,61 -39,77 -49,34 -2,67 -32.744,58 0,00 –––––––––––– -1.100.718,30 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– -113.528,30 –––––––––––– –––––––––––– 14.123,88 -268,15 –––––––––––– 13.855,73 –––––––––––– –––––––––––– 0,00 –––––––––––– 0,00 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– -99.672,57 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– -99.672,57 –––––––––––– –––––––––––– -3,32 0,00 -39.865,96 1.278,00 –––––––––––– -1.039.031,54 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 51.013,46 –––––––––––– –––––––––––– 12.251,66 -1.813,34 –––––––––––– 10.438,32 –––––––––––– –––––––––––– -3.779,63 –––––––––––– -3.779,63 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 57.672,15 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 57.672,15 –––––––––––– –––––––––––– -3,66 0,12 -111,50 11,50 1,43 -0,03 1,40 0,00 0,00 -10,10 -10,10 -95,32 4,68 1,12 -0,17 0,96 - 0,35 - 0,35 5,29 5,29 Par décision du 18 avril 2008, le Conseil de Gouvernement donne décharge à la Commission nationale pour la protection des données. 985 ANNEXES AU 31 DECEMBRE 2007 (Montants en Euros) 1. Généralités La Commission nationale pour la protection des données, constituée sous la forme d’un établissement public, est une autorité indépendante instaurée par la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Elle est chargée de contrôler et de vérifier la légalité des traitements des données à caractère personnel et doit assurer le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes en matière de protection des données. Tous les ans, la Commission nationale rend compte, dans son rapport écrit aux membres du Gouvernement en conseil, de l’exécution de ses missions. Dans ce rapport, elle relève plus particulièrement l’état des notifications et des autorisations, les déficiences ou abus qui ne sont pas spécifiquement visés par les dispositions légales, réglementaires et administratives existantes. Elle publiera son rapport annuel. Le rapport est avisé par la commission consultative des droits de l’homme, organe consultatif du gouvernement en matière de droits de l’homme sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg dont la composition et les attributions sont déterminées par règlement grand-ducal. L’exercice financier de la Commission nationale coïncide avec l’année civile. Avant le 31 mars de chaque année, la Commission nationale arrête son compte d’exploitation de l’exercice précédent, ensemble avec son rapport de gestion. Avant le 30 septembre de chaque exercice, la Commission nationale arrête le budget pour l’exercice à venir. Le budget, les comptes annuels et les rapports arrêtés sont transmis au Gouvernement en conseil qui décide de la décharge à donner à la Commission nationale. La décision constatant la décharge accordée à la Commission nationale ainsi que les comptes annuels de la Commission nationale sont publiés au Mémorial. 2. Principes, règles et méthodes comptables La Commission nationale tient ses livres en euros (EUR) et les comptes annuels ont été préparés en accord avec les principes comptables généralement admis au Luxembourg et en utilisant notamment les règles d’évaluation suivantes:
  1. a)Immobilisations corporelles Les immobilisations corporelles sont portées à l’actif du bilan à leur coût d’acquisition. Elles sont amorties linéairement en fonction de leur durée de vie estimée soit: Matériel informatique: 3 ans Matériel de bureau: 4 ans Mobilier de bureau: 8 ans
  2. b)Conversion des devises Les transactions en devises durant l’année sont enregistrées au cours du jour de la transaction. Pour les avoirs en banques, les montants en devises sont convertis au cours de change en vigueur à la clôture. Pour les avances, les créances et les dettes, les bénéfices et les pertes de change réalisés et les pertes de change non réalisées sont enregistrés au compte de profits et pertes. Les autres éléments sont tenus au cours de change historique. 3. Immobilisations corporelles Les mouvements des immobilisations corporelles survenus au cours de la période se résument comme suit: 2007 2006 – au début de l’exercice 221.265,38 210.268,38 – acquisitions nettes au cours de l’exercice 49.494,00 10.997,00 0,00 0,00 270.759,38 221.265,38 – au début de l’exercice 163.066,04 123.200,08 – de l’exercice 32.744,58 39.865,96 0,00 0,00 Corrections de valeur cumulées 195.810,62 163.066,04 Valeur nette à la fin de l’exercice 74.948,76 58.199,34 Prix d’acquisiton – retraits de l’exercice Prix d’acquisition à la fin de l’exercice Corrections de valeur – annulées 986 4. Autres créances Les autres créances se composent comme suit: 2007 2006 Rémunérations payées d’avance 38.827,55 31.336,46 Charges payés d’avance 7.500,00 0,00 2007 2006 CCPL 6.595,14 1.118,50 BCEE 255.336,37 457.241,50 Caisse 261,06 4,89 5. Avoirs en banque Ce poste se subdivise comme suit: 6. Fonds propres Au moment de sa création, la Commission nationale a bénéficié d’une dotation initiale de deux cent mille euros (200.000,00 EUR) à charge du budget de l’Etat. L’Etat met à sa disposition les biens mobiliers et immobiliers nécessaires au bon fonctionnement et à l’exercice de ses missions. La Commission nationale est autorisée à prélever la contrepartie de ses frais du personnel en service et de ses frais de fonctionnement par la redevance à percevoir telle que prévue à l’article 13 de la présente loi. Pour le solde des frais restant à couvrir dans le cadre de ses missions conférées par la présente loi, la Commission nationale bénéficiera d’une dotation d’un montant à déterminer sur une base annuelle et à inscrire au budget de l’Etat. 7. Provisions pour risques et charges Les provisions pour risques et charges constituées ont pour but de valoriser les conséquences financières auxquelles la Commission nationale est susceptible d’être exposée à l’occasion d’éventuels recours en justice concernant ses décisions. Ainsi, lors de la séance de délibération du 15 décembre 2006 la Commission nationale a décidé d’estimer le montant de l’enjeu de tels litiges y compris les frais de justice à 96.000,00 EUR. Au vu des frais effectivement encourus jusqu’en 2007 et d’une réévaluation du risque, la provision a été diminuée de 30.000,00 EUR. 8. Dettes Les dettes figurent avec leur valeur nominale et sont ventilées comme suit: 2007 2006 0,00 46.505,09 Centre d’affiliation 12.655,40 10.132,75 Impôts sur rémunération 32.960,90 23.737,70 Fournisseurs et charges à payer Luxembourg, le 21 mars 2008. 987 ATTESTATION Par la présente, nous attestons les comptes de la Commission Nationale pour la Protection des Données, ayant son siège à L-1611 Luxembourg, avenue de la Gare, 41 au 31/12/2007. Nous avons constaté que les comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2007 dont la somme bilantaire s’élève à 383.468,88 EUR et le résultat de l’exercice à -99.672,57 EUR, sont en concordance avec la comptabilité et les pièces comptables qui nous ont été soumises. Les normes et règles comptables ont été respectées, y compris au niveau du provisionnement des risques. Le résultat négatif s’explique par le fait qu’après deux exercices excédentaires, la Commission nationale ne s’est pas fait allouer le montant intégral de la dotation prévue au budget de l’Etat. Dans son rapport de gestion adopté en mars 2006 elle avait en effet décidé de demander une dotation inférieure aux frais de fonctionnement budgétés de l’ordre de 96.600,00 EUR afin de compenser les loyers et charges locatives de 2005 que la Commission nationale n’a pas eu à supporter. Par ailleurs le rapport de gestion de la Commission nationale reflète fidèlement les faits marquants de l’exercice et est conforme aux écritures comptables. Luxembourg, le 21 mars 2008. Fiduciaire Centrale du Luxembourg S.A. Editeur: Service Central de Législation, 43, boulevard F.-D. Roosevelt, L-2450 Luxembourg Imprimeur: Association momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck

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