893 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMINISTRATIF ET ECONOMIQUE B –– N° 44 15 juin 2009 Sommaire Comptes annuels et rapport de gestion relatifs à l’exercice 2008 de la Commission Nationale pour la Protection des Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 894 894 Commission Nationale pour la Protection des Données. Rapport de gestion relatif à l’exercice 2008. L’activité de la Commission Nationale au cours de l’année 2008 a été marquée par: • la formation et l’intégration des nouveaux collaborateurs • l’optimisation de l’infrastructure informatique et des procédures internes et le traitement d’un nombre substantiel de demandes d’autorisation introduites • la concertation avec de nombre ministères et d’organismes publics au sujet de dossiers et projets justifiant des recommandations relatives aux traitements de données personnelles • l’examen de l’important projet de loi no 5950 relatif à l’identification des personnes physiques, au registre national des personnes physiques et à la carte d’identité • l’adoption d’une dizaine d’autres avis relatifs à des projets de loi ou règlements grand-ducaux et notamment • les actions menées en vue de la sensibilisation du public et de la guidance des responsables de traitements, notamment à travers le site Internet www.cnpd.lu, diverses séances d’information et la participation à la journée européenne de la protection des données • les investigations menées en vue de vérifier le respect des obligations légales dans le secteur des communications électroniques en commençant par l’Entreprise des P&T. Dépenses de fonctionnement Les loyers et charges locatives supportés pour les locaux provisoires de la CNPD (pris en location dans l’attente de son implantation dans le 1er bâtiment administratif à ériger par l’Etat à Belval-Ouest) ont atteint 92.109,96 € et sont en ligne avec les prévisions. Les effectifs en personnel de la Commission Nationale se composaient en 2008 outre des trois membres effectifs, de deux fonctionnaires de la carrière moyenne (rédacteurs) prenant en charge les formalités légales de déclaration et autorisation préalable, d’un employé de l’Etat et d’un employé bénéficiant du statut de travailleur handicapé assurant le secrétariat et l’administration, de quatre attachés à la direction stagiaires dont trois affectés au service juridique et un à la communication et à la documentation. Les charges relatives au personnel permanent ont progressé par rapport à l’exercice 2007 principalement du fait du renforcement des effectifs par un attaché à la communication. Néanmoins compte tenu du fait que le poste d’employé administratif au secrétariat ainsi que le poste d’attaché à la communication n’ont été que partiellement occupés en 2008 les dépenses sont restées en-dessous des prévisions. Un rédacteur stagiaire supplémentaire viendra rejoindre les effectifs en personnel au cours de l’exercice 2009 au cours duquel les juristes attachés de direction passeront l’examen de fin de stage. Un grand effort fut accompli au cours de l’exercice 2008 permettant de résorber le retard dans l’enregistrement des notifications reçues en application des articles 12 et 13 de la loi et d’accélérer substantiellement le traitement des demandes d’autorisation dont il reste plusieurs centaines à examiner par la Commission Nationale. Le niveau des mesures de sécurité organisationnelle et technique qui représente un volet important des garanties appropriées pour la protection des données personnelles est vérifié dans chaque dossier d’autorisation préalable. Cet aspect a donné lieu par ailleurs en cours de l’exercice 2008 à diverses investigations dont la Commission a pris l’initiative depuis 2005 même en dehors des plaintes et demandes de vérification dans les secteurs de la sécurité sociale, de l’assurance maladie complémentaire mutuelle ou privée et dans celui des communications électroniques. Pour les audits et vérifications à effectuer à ce niveau, la Commission Nationale a eu recours à un expert externe spécialisé dans les questions de sécurité informatique et de bonnes pratiques organisationnelles. Parmi les dépenses d’honoraires et frais d’experts et prestataires externes figurent également les honoraires d’avocats et factures de la fiduciaire qui tient la comptabilité et établit le bilan de l’établissement public. Les frais d’entretien des locaux, les fournitures de bureau, frais de port et de télécommunications et autres charges générales d’exploitation ont connu une progression linéaire suivant l’augmentation du nombre de collaborateurs en activité. Le dépassement des prévisions budgétaires au niveau des dépenses d’information du public et de communication (67.033,87 €) s’expliquent par la nécessité de faire connaître les nouvelles dispositions introduites par la loi du 27 juillet 2007 (entrée en vigueur le 1er septembre 2007 modifiant la loi du 2 août 2002). Les frais de déplacement et de séjour à l’étranger sont relatifs à la participation des membres effectifs de la Commission Nationale aux différentes réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données où le Luxembourg se doit d’être représenté. Les frais relatifs à la gestion et maintenance des systèmes et réseaux ont connu une augmentation par rapport aux estimations budgétaires en raison de l’optimisation de l’infrastructure informatique au sein de la Commission Nationale. Les amortissements comptabilisés atteignent un montant total de 28.180,56 €. Le total des frais de fonctionnement encourus par l’établissement public au cours de l’exercice 2008 s’élève à 1.406.519,28 €. 895 Investissements Au cours de l’exercice 2008 les dépenses d’investissement effectuées restent à un niveau très modeste. Une augmentation n’est toutefois pas à exclure, en particulier pour une mise à niveau du site Internet et une implémentation de la signature électronique dans les formulaires existants qui devraient être adaptés en conséquence et au cours des exercices à venir. Recettes Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe
(4)de la loi, le résultat d’exploitation de l’établissement public s’établit à 69.989,27 € au 31 décembre 2008 qui sera reporté à nouveau sur l’exercice suivant. Esch-sur-Alzette, le 20 mars 2009. La Commission Nationale pour la protection des données Gérard Lommel Président Thierry Lallemang Membre effectif Pierre Weimerskirch Membre effectif Bilan ACTIF ACTIF IMMOBILISE Autres inst. outil, mobilier Immobilisations corporelles TOTAL ACTIF IMMOBILISE ACTIF CIRCULANT Créances Autres créances Banques, Caisse, CCP TOTAL ACTIF CIRCULANT TOTAL ACTIF EXERCICE AU 31/12/2008 % EXERCICE AU 31/12/2007 % 46.768,20 –––––––––––– 46.768,20 –––––––––––– 46.768,20 –––––––––––– –––––––––––– 8,65 8,65 74.948,76 –––––––––––– 74.948,76 –––––––––––– 74.948,76 –––––––––––– –––––––––––– 19,54 19,54 44.040,52 –––––––––––– 44.040,52 450.017,07 –––––––––––– 494.057,59 –––––––––––– –––––––––––– 540.825,79 8,65 8,14 8,14 83,21 91,35 100,00 46.327,55 –––––––––––– 46.327,55 262.192,57 –––––––––––– 308.520,12 –––––––––––– –––––––––––– 383.468,88 19,54 12,08 12,08 68,37 80,46 100,00 896 PASSIF CAPITAUX PROPRES Patrimoine Résultats reportés Résultat de l’exercice TOTAL CAPITAUX PROPRES EXERCICE AU 31/12/2008 % EXERCICE AU 31/12/2007 % 200.000,00 71.852,58 69.989,27 –––––––––––– 341.841,85 –––––––––––– –––––––––––– 36,98 13,29 12,94 200.000,00 171.525,15 -99.672,57 –––––––––––– 271.852,58 –––––––––––– –––––––––––– 52,16 44,73 -25,99 66.000,00 –––––––––––– 66.000,00 17,21 63,21 PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES Autres provisions 66.000,00 –––––––––––– TOTAL DES PROVISIONS 66.000,00 12,20 DETTES Dettes achats et prest. de services Dettes fiscales, sécurité sociale et salaires 15,12 9,47 TOTAL DES DETTES TOTAL PASSIF 81.783,41 51.200,53 –––––––––––– 132.983,94 –––––––––––– –––––––––––– 540.825,79 12,20 24,59 100,00 0,00 45.616,30 –––––––––––– 45.616,30 –––––––––––– –––––––––––– 70,89 17,21 0,00 11,90 11,90 383.468,88 100,00 Comptes de profits et de pertes PRODUITS D’EXPLOITATION Chiffre d’affaires Autres produits d’exploitation Total produits d’exploitation CHARGES D’EXPLOITATION Autres charges externes Salaires et traitements Charges sociales Corr. de valeur sur frais d’étab. imm. cor. incor. Total charges d’exploitation RESULTAT D’EXPLOITATION Intérêts et produits assimilés Intérêts et charges assimilées Résultat financier Résultat avant affectation Résultat de l’exercice EXERCICE AU 31/12/2008 % EXERCICE AU 31/12/2007 % 67.196,00 1.395.480,00 –––––––––––– 1.462.676,00 –––––––––––– –––––––––––– 4,59 95,41 54.790,00 932.400,00 –––––––––––– 987.190,00 –––––––––––– –––––––––––– 5,55 94,45 100,00 100,00 -541.901,74 -785.990,68 -50.162,79 -37,05 -53,74 -3,43 -346.543,83 -679.670,09 -41.759,80 -35,10 -68,85 -4,23 -28.180,56 –––––––––––– -1.406.235,77 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 56.440,23 –––––––––––– –––––––––––– 13.832,55 -283,51 –––––––––––– 13.549,04 –––––––––––– –––––––––––– 69.989,27 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– 69.989,27 –––––––––––– –––––––––––– -1,93 -32.744,58 –––––––––––– -1.100.718,30 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– -113.528,30 –––––––––––– –––––––––––– 14.123,88 -268,15 –––––––––––– 13.855,73 –––––––––––– –––––––––––– -99.672,57 –––––––––––– –––––––––––– –––––––––––– -99.672,57 –––––––––––– –––––––––––– -3,32 -96,14 3,86 0,95 -0,02 0,93 4,79 4,79 -111,50 11,50 1,43 -0,03 1,40 -10,10 -10,10 897 ANNEXES AU 31 DECEMBRE 2008 (Montants en Euros) 1. Généralités La Commission Nationale pour la protection des données, constituée sous la forme d’un établissement public, est une autorité indépendante instaurée par la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Elle est chargée de contrôler et de vérifier la légalité des traitements des données à caractère personnel et doit assurer le respect des libertés et droits fondamentaux des personnes en matière de protection des données. Tous les ans, la Commission Nationale rend compte, dans son rapport écrit aux membres du Gouvernement en conseil, de l’exécution de ses missions. Dans ce rapport, elle relève plus particulièrement l’état des notifications et des autorisations, les déficiences ou abus qui ne sont pas spécifiquement visés par les dispositions légales, réglementaires et administratives existantes. Elle publiera son rapport annuel. Le rapport est avisé par la commission consultative des droits de l’homme, organe consultatif du gouvernement en matière de droits de l’homme sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg dont la composition et les attributions sont déterminées par règlement grand-ducal. L’exercice financier de la Commission Nationale coïncide avec l’année civile. Avant le 31 mars de chaque année, la Commission Nationale arrête son compte d’exploitation de l’exercice précédent, ensemble avec son rapport de gestion. Avant le 30 septembre de chaque exercice, la Commission Nationale arrête le budget pour l’exercice à venir. Le budget, les comptes annuels et les rapports arrêtés sont transmis au Gouvernement en conseil qui décide de la décharge à donner à la Commission Nationale. La décision constatant la décharge accordée à la Commission Nationale ainsi que les comptes annuels de la Commission Nationale sont publiés au Mémorial. 2. Principes, règles et méthodes comptables La Commission Nationale tient ses livres en euros (EUR) et les comptes annuels ont été préparés en accord avec les principes comptables généralement admis au Luxembourg et en utilisant notamment les règles d’évaluation suivantes:
- a)Immobilisations corporelles Les immobilisations corporelles sont portées à l’actif du bilan à leur coût d’acquisition. Elles sont amorties linéairement en fonction de leur durée de vie estimée soit: Matériel informatique: 3 ans Matériel de bureau: 4 ans Mobilier de bureau: 8 ans
- b)Conversion des devises Les transactions en devises durant l’année sont enregistrées au cours du jour de la transaction. Pour les avoirs en banques, les montants en devises sont convertis au cours de change en vigueur à la clôture. Pour les avances, les créances et les dettes, les bénéfices et les pertes de change réalisés et les pertes de change non réalisées sont enregistrés au compte de profits et pertes. Les autres éléments sont tenus au cours de change historique. 3. Immobilisations corporelles Les mouvements des immobilisations corporelles survenus au cours de la période se résument comme suit: 2008 2007 270.759,38 221.265,38 – acquisitions nettes au cours de l’exercice 0,00 49.494,00 – retraits de l’exercice 0,00 0,00 270.759,38 270.759,38 – au début de l’exercice 195.810,62 163.066,04 – de l’exercice 28.180,56 32.744,58 0,00 0,00 Corrections de valeur cumulées 223.991,18 195.810,62 Valeur nette à la fin de l’exercice 46.768,20 74.948,76 Prix d’acquisiton – au début de l’exercice Prix d’acquisition à la fin de l’exercice Corrections de valeur – annulées 898 4. Autres créances Les autres créances se composent comme suit: Rémunérations payées d’avance Charges payées d’avance 2008 2007 44.040,52 38.827,55 0,00 7.500,00 5. Avoirs en banque Ce poste se subdivise comme suit: 2008 2007 CCPL 13.027,44 6.595,14 BCEE 436.704,17 255.336,37 Caisse 385,46 261,06 6. Fonds propres Au moment de sa création, la Commission Nationale bénéficie d’une dotation initiale de deux cent mille euros (200.000,00 EUR) à charge du budget de l’Etat. L’Etat met à sa disposition les biens mobiliers et immobiliers nécessaires au bon fonctionnement et à l’exercice de ses missions. La Commission Nationale est autorisée à prélever la contrepartie de ses frais du personnel en service et de ses frais de fonctionnement par la redevance à percevoir telle que prévue à l’article 13 de la présente loi. Pour le solde des frais restant à couvrir dans le cadre de ses missions conférées par la présente loi, la Commission Nationale bénéficiera d’une dotation d’un montant à déterminer sur une base annuelle et à inscrire au budget de l’Etat. 7. Provisions pour risques et charges Les provisions pour risques et charges ont pour but de valoriser le risque lié à des recours en justice pour dossiers litigieux. Ainsi, lors de la séance de délibération du 15 décembre 2006 la Commission Nationale a décidé d’estimer le montant de l’enjeu de tels litiges y compris les frais de justice à 96.000,00 EUR. En 2008, le risque a été évalué au même niveau que 2007, à savoir 66.000,00 EUR. 8. Dettes Les dettes figurent avec leur valeur nominale et sont ventilées comme suit: 2008 2007 Fournisseurs et charges à payer 81.783,41 0,00 Centre d’affiliation 15.359,93 12.655,40 Impôts sur rémunération 35.840,60 32.960,90 Luxembourg, le 23 mars 2009. 899 ATTESTATION Par la présente, nous attestons les comptes de la Commission Nationale pour la Protection des Données, ayant son siège à L-1611 Luxembourg, avenue de la Gare, 41 au 31/12/2008. Nous avons constaté que les comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2008 dont la somme bilantaire s’élève à 540.825,79 EUR et le résultat de l’exercice à 69.989,27 EUR, sont en concordance avec la comptabilité et les pièces comptables qui nous ont été soumises. Les normes et règles comptables ont été respectées, y compris au niveau du provisionnement des risques. Le résultat de l’exercice s’explique par le fait que le poste d’employé administratif au secrétariat ainsi que le poste d’attaché à la communication n’ont été que partiellement occupés en 2008. Par ailleurs le rapport de gestion de la Commission Nationale reflète fidèlement les faits marquants de l’exercice et est conforme aux écritures comptables. Luxembourg, le 23 mars 2009. Fiduciaire Centrale du Luxembourg S.A. Editeur: Service Central de Législation, 43, boulevard F.-D. Roosevelt, L-2450 Luxembourg Imprimeur: Association momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck