1163 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMI

1163 MEMORIAL MEMORIAL Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg RECUEIL ADMINISTRATIF ET ECONOMIQUE B –– N° 79 29 octobre 2004 Sommaire Commission Nationale pour la Protection des Données – Rapport de gestion relatif à l’exercice 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 1164 1164 Commission Nationale pour la Protection des Données. Rapport de gestion relatif à l'exercice

1. L'activité de la Commission nationale au cours de l'année 2003 a été dominée par trois chantiers prioritaires: - l'organisation interne et la mise en route du fonctionnement de ses services; - l'information des responsables du traitement et les contacts menés avec les organisations professionnelles représentatives et les principaux acteurs clés; - la réception et le suivi des formalités préalables à la mise en oeuvre effectuées en application du chapitre 3 de la loi. Dépenses de fonctionnement La mise en place des services de la Commission nationale pour la protection des données s'est déroulée au fur et à mesure de l'entrée en service des collaborateurs affectés à l'établissement public et la montée en puissance de leurs activités a dû tenir compte des contraintes liées à leur formation. Ainsi le secrétariat a été pris en charge par une employée de l’Etat à temps partiel (30 heures/semaine) depuis le mois de février 2003 alors que les deux fonctionnaires affectés au suivi administratif des notifications et des demandes d'autorisation ainsi qu'à l'établissement du registre public des traitements de données n'ont rejoint la Commission nationale qu'au cours du mois de mai
2. Pour compenser l'indisponibilité successive de ces deux rédacteurs-stagiaires pendant un certain nombre de mois pour raison de formation accomplie à l’lnstitut national d'administration publique, un renforcement temporaire extérieur s'est avéré indispensable à partir du mois de septembre 2003 afin d'être en mesure de réceptionner et de commencer à traiter les quelques 4.000 dossiers, dont 3.000 notifications reçues depuis l'entrée en vigueur de la loi. Les auxiliaires temporaires que l'établissement public s'est vu affecter par l'Administration de l’Emploi au cours de l'année 2003 (une douzaine) ont eux aussi collaboré activement au démarrage et au rodage des structures administratives de la Commission nationale, bien qu'avec une durée moyenne de contrat de 2 mois et demi, ces CAT n'assurent pas une continuité suffisante permettant de confier aux demandeurs d'emploi en question - aussi qualifiés et motivés soient-ils - des fonctions complexes et essentielles dans l'activité de la Commission. La Commission nationale a dû recourir également à des prestations de services informatiques et à des consultations juridiques à défaut de disposer des ressources nécessaires en interne, bien qu'il eut été sans doute préférable pour la continuité du service, d’acquérir et de conserver les compétences afférentes au sein de l’établissement public. La mise en place de ses services explique également les investissements auxquels la Commission nationale a dû procéder en 2003, à savoir l'acquisition des meubles et équipements de bureau, des serveurs et ordinateurs nécessaires à son réseau informatique interne ainsi qu'au fonctionnement de l'application informatique spécifique dédiée à l'établissement du registre public des traitements prévu à l'article 15 de la loi et au suivi des dossiers de notifications et demandes d'autorisation préalables. Une importante partie des frais liés à la réalisation de cet outil de gestion a toutefois été passée en profits et pertes compte tenu de l'évolutivité prévisible et des besoins d'adaptation ultérieurs pour assurer sa comptabilité avec l'outil retenu en définitive au niveau de l'administration publique pour la gestion des formulaires électroniques publics. Notons qu'avec un coût de 56.168,- € les travaux de développement informatique supportés en 2003 ne représentent en définitive qu'un quart à peu près des recettes provenant des notifications (205.196,04 €) dont l'outil en question est destiné à assurer la gestion. Ensemble avec l'accroissement des rémunérations de personnel et de frais de personnel, les frais d'entretien des locaux, les fournitures de bureau, frais de port et de télécommunications et autres charges générales d'exploitation ont connu une progression linéaire suivant l'augmentation du nombre de collaborateurs en activité. Il est à noter par ailleurs que la Commission nationale n'a actuellement pas encore à supporter de loyers et charges locatives, les locaux où sont installés ses bureaux lui étant mis à disposition par l'Etat conformément à l'article 37 alinéa ler de la loi du 2 août 2002 sur la protection des données. Les frais de déplacement et de séjour à l'étranger sont relatifs à la participation des membres effectifs de la Commission nationale aux différentes réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données. Toutefois il a été renoncé pour des raisons budgétaires à prendre part à la Conférence mondiale qui s'est déroulée à Sydney (Australie) du 10 au 12 septembre 2003 à laquelle ne manquaient outre le Grand-Duché que les seuls représentants maltais et chypriotes parmi les 25 Etats-membres de la future Union européenne élargie. Les dépenses de communication et de relation publiques apparaissent encore fort modestes en 2003 puisqu'elles se limitent pour l'essentiel aux frais engendrés par la mise à jour régulière du site internet www.cnpd.lu, véritable carrefour de communication de la Commission nationale. Parallèlement à l'approfondissement des efforts d'information en direction des principaux acteurs professionnels du secteur privé et public (ce volet d'activité a donné lieu à 35 réunions sectorielles et séances d'information en 2003), le travail de communication sera progressivement élargi au grand public au cours de l'année 2004 et les dépenses afférentes ne manqueront pas de s'accroître en conséquence. Les frais de fonctionnement encourus par l'établissement au cours de l'exercice 2003 s'élèvent à un total de 757.888,29 €. 1165 Recettes Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe