Règlement grand-ducal du 12 novembre 2005 portant désignation des agents habilités et fixant les conditions de reconnaissance des expéditeurs connus e

(1)de la loi du 12 juillet 1996 portant réforme du Conseil d’Etat et considérant qu’il y a urgence; Les avis de la Chambre de Commerce, de la Chambre du Travail et de la Chambre des Employés privés ayant été demandés; Sur le rapport de Notre Ministre des Transports et de Notre Ministre des Finances et après délibération du Gouvernement en Conseil; Arrêtons: Art. 1er. Autorité compétente La Direction de l’Aviation Civile est l’autorité compétente pour agréer les agents habilités et pour fixer les conditions de reconnaissance des expéditeurs connus. Art. 2. Définitions Au sens du présent règlement grand-ducal, il faut entendre par:

1. a)«agent habilité»: agent, transitaire ou toute autre entité qui traite, à partir d’un site d’exploitation situé sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg, avec un exploitant et assure les contrôles de sûreté agréés ou exigés par l’autorité compétente en ce qui concerne le fret, les messageries et colis express ou la poste;
2. b)«expéditeur connu»: 1) pour le fret, la personne qui a entrepris à l’origine de faire transporter un bien par avion pour son propre compte et qui traite de manière suivie avec un agent habilité ou un transporteur aérien; 2) pour la poste, la personne qui a entrepris à l’origine de faire transporter des envois postaux pour son propre compte et qui traite de manière suivie avec une autorité / administration postale réglementée;
3. c)«fret»: tous les biens, autres que la poste, les provisions de bord et les bagages accompagnés ou mal acheminés, transportés à bord d’un aéronef;
4. d)«poste»: les envois de correspondance et d’autres objets remis ou destinés par l’Entreprise des Postes et Télécommunications ou remis ou destinés par d’autres administrations ou entreprises établies ou non au GrandDuché de Luxembourg et autorisées à exercer ces activités. Art. 3. Demande d’agrément d’agent habilité

(1)En vue d’obtenir l’agrément d’agent habilité, le requérant doit adresser sa demande écrite et signée sous pli recommandé à la Direction de l’Aviation Civile.

(2)La demande doit être rédigée en langue française ou allemande.

(3)Le requérant est tenu de joindre à sa demande la déclaration d’engagement figurant à l’annexe I. Il fournit en outre un plan de sûreté comportant les mentions indiquées à l’annexe II et comprenant obligatoirement la description circonstanciée des éléments suivants:

1. a)activité et organisation de l’établissement,
2. b)modalités de recours à des sous-traitants,
3. c)contrôles appliqués à ceux-ci,
4. d)existence et désignation d’un responsable chargé de la sûreté dans l’établissement,
5. e)sécurisation des locaux et du contrôle des accès,
6. f)respect des procédures relatives au traitement des expéditions,
7. g)identification et formation des agents personnellement chargés d’effectuer les vérifications spéciales des expéditions, 3719
8. h)existence de documents contractuels (cahier des charges) pour les sous-traitants et prestataires de service,
9. i)obligation de contracter une assurance responsabilité civile pour les activités exercées,
10. j)présentation d’un programme interne du contrôle-qualité.

(4)Une demande séparée doit être introduite pour chaque site d’exploitation que le requérant souhaite faire agréer. Art. 4. Procédure d’agrément

(1)Dès l’instruction de la demande et avant de décider de l’octroi de l’agrément, le directeur de l’Aviation Civile soumet le dossier à l’avis d’une commission spéciale qui a pour mission de vérifier la conformité du dossier aux exigences visées à l’article 3, d’entendre, le cas échéant, le requérant et d’émettre un avis sur l’agrément sollicité.

(2)Cette commission spéciale est composée de trois membres au moins, désignés par le Ministre ayant les transports dans ses attributions. Elle émet un avis motivé pris à la majorité des voix. En vue d’entendre le requérant par la commission spéciale, le directeur de l’Aviation Civile lui adresse au moins 15 jours avant la séance de la commission une convocation par lettre recommandée. Si le requérant ne comparaît pas devant la commission spéciale malgré deux convocations en due forme, la procédure est faite par défaut. Art.

1. Validité Le directeur de l’Aviation Civile peut demander, à tout moment, à l’agent habilité d’effectuer des contrôles sur place et de lui remettre tous les documents permettant de vérifier la réalité de la mise en œuvre des dispositions du plan de sûreté déposé. Toute modification des données du dossier ayant servi à l’instruction de la demande et à l’octroi de l’agrément doit être notifiée dans un délai de 15 jours au directeur de l’Aviation Civile qui décide s’il y a lieu à modification de l’agrément qui intervient dans les conditions de l’article
2. L’agrément d’agent habilité est délivré par le directeur de l’Aviation Civile pour une durée maximale de cinq ans renouvelable moyennant nouvelle demande à introduire, conformément aux dispositions de l’article 3, au moins trois mois avant la date d’expiration. Art.
3. Retrait de l’agrément

(1)Le directeur de l’Aviation Civile peut retirer l’agrément de l’agent habilité, le suspendre, en refuser la délivrance ou le renouvellement ou en restreindre la validité et la portée lorsque:

1. a)une ou plusieurs conditions relatives à l’octroi de l’agrément ne sont plus données;
2. b)l’agent habilité enfreint de façon grave ou répétée les règles de la sûreté aérienne;
3. c)l’agent habilité ne communique pas les changements apportés par lui aux documents énoncés à l’article 3 et affectant son agrément;
4. d)l’intéressé a fait des déclarations inexactes ou usé de moyens frauduleux pour obtenir l’agrément;
5. e)l’intéressé reste en défaut de produire les pièces et documents qui lui sont demandés en application des articles 3 et 5;
6. f)l’intéressé omet de procéder aux contrôles qui lui sont imposés ou demandés par le directeur de l’Aviation Civile en vertu de l’article 5;
7. g)l’intéressé a procédé à la désignation, ou a omis de retirer cette désignation, de l’expéditeur connu sans que celui-ci n’ait les qualités et capacités requises à cet effet, ou a omis de retirer cette désignation au moment où l’expéditeur connu ne remplit plus les conditions en ayant justifié l’octroi.

(2)Les mesures visées au paragraphe

(1)interviennent dans les conditions de l’article 4. Art. 7. Expéditeur connu

(1)L’agent habilité est autorisé à reconnaître la qualité d’expéditeur connu à des tiers avec lesquels il entretient de façon suivie des relations d’affaires.

(2)En vue de désigner un tiers comme expéditeur connu, l’agent habilité s’assure au préalable que l’expéditeur connu:

1. a)ait une adresse commerciale dans un pays membre de l’Union Européenne;
2. b)ait effectué précédemment des envois par l’intermédiaire de l’agent habilité ou par l’intermédiaire d’un transporteur aérien;
3. c)traite de manière suivie avec l’agent habilité ou le transporteur aérien; 3720
4. d)s’assure que tous les envois soient protégés contre toute intervention non autorisée jusqu’à ce que ceux-ci soient sous la garde du transporteur aérien assurant le transport;
5. e)signe la déclaration de sûreté dont les modalités sont reprises à l’Annexe III du présent règlement grandducal.

(3)L’agent habilité en informe le directeur de l’Aviation Civile en communiquant les coordonnées des personnes physiques et morales qu’il a désignées comme expéditeur connu. Il est tenu d’informer, sans délai, le directeur de l’Aviation Civile de la révocation de cette désignation tout en en détaillant les causes. La désignation d’expéditeur connu cesse de plein droit au moment où l’agent habilité ayant procédé à cette désignation perd son agrément ou en perd l’usage. Art. 8. Taxes perçues Les taxes à payer en vertu du présent règlement sont perçues lors de tout octroi d’agrément, renouvellement ou modification affectant les informations du dossier ayant servi à l’instruction de la demande et à l’octroi de l’agrément. L’octroi de l’agrément d’agent habilité est soumis à une taxe de 500 euros. Toute modification ou changement des données ainsi que tout renouvellement de l’agrément est soumis au paiement d’une taxe de 125 euros. Le paiement des taxes établies en vertu du présent règlement est effectué préalablement à l’obtention de l’agrément d’agent habilité, à sa modification ou à son renouvellement. Les taxes sont prélevées pour le compte de l’Etat et payables à l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines. Art. 9. Registre Il est tenu auprès de la Direction de l’Aviation Civile un registre accessible au public contenant les données relatives à l’agrément d’agent habilité, des responsables de sûreté et des expéditeurs connus qu’ils ont désignés. Art. 10. Disposition finale Notre Ministre des Transports et Notre Ministre des Finances sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial. Palais de Luxembourg, le 12 novembre 2005. Henri Le Ministre des Transports, Lucien Lux Le Ministre des Finances, Jean-Claude Juncker ANNEXE I MODÈLE DE DÉCLARATION D’AGENT HABILITÉ Nom et statut juridique de l’organisme/entreprise: .......................................................................................... Adresse de l’organisme/entreprise: .......................................................................................... Le soussigné agissant pour le compte et au nom de l’organisme/entreprise confirme que celui-ci/celle-ci s’engage à: 1. établir et enregistrer l’identité et l’adresse de l’expéditeur, et établir l’accréditation de la personne qui livre l’envoi comme agent de l’expéditeur; 2. s’assurer de façon raisonnable, au moyen de contrôles ou d’inspections/filtrages aléatoires, qu’un envoi ne contient aucun article prohibé, et qu’il correspond à la description qui en est faite dans la lettre de transport aérien; 3721 3. s’assurer que les envois sont protégés contre toute intervention non autorisée après leur réception et que l’accès au fret est ainsi contrôlé; 4. s’assurer que la réception, l’enregistrement et la manutention du fret sont effectués par du personnel dûment recruté et formé; 5. désigner un ou des responsables de la mise en œuvre, de l’application et de la supervision des contrôles de sûreté requis; 6. s’assurer que les envois appartenant aux catégories ci-après ne soient pas transportés par avion à moins d’avoir fait l’objet de contrôles de sûreté: a. les bagages non accompagnés à transporter comme fret b. les envois d’agents non habilités c. les envois d’expéditeurs non connus d. les envois délivrés par une personne autre que l’expéditeur connu ou de son représentant autorisé e. les envois dont le contenu ne coïncide pas avec la description fournie f. les envois pour lesquels l’expéditeur connu a omis de certifier qu’ils ne contiennent aucun article prohibé; 7. s’assurer que dans tous les cas énumérés au point 6, les envois de fret ne soient acceptés pour être transportés sur un aéronef qu’après avoir subi les contrôles de sûreté suivants: a. fouille manuelle ou contrôle physique b. contrôle par rayons X c. passage par un caisson de simulation d. utilisation d’autres moyens, procédures, techniques et moyens bio-sensoriels (détecteurs de trace, chiens) e. l’entreposage de 24 heures ne peut être envisagé que si aucune méthode de détection décrite aux lettres

1. a)à
2. d)ne peut être appliquée en raison de la nature des marchandises; 8. s’assurer qu’aux fins des contrôles de sûreté, chaque envoi remis à un transporteur aérien ou à un autre agent habilité soit accompagné d’une documentation, figurant soit sur la lettre de transport aérien, soit dans une déclaration signée, fournissant les informations ci-après au moment où il est remis à un transporteur aérien qui doit le transporter: a. nom, adresse et détails d’identification des agents habilités b. nom et adresse de l’expéditeur connu c. contenu de l’envoi d. déclaration relative à la sûreté de l’envoi. Lieu et date: Cachet et signature: ANNEXE II PLAN DE SÛRETÉ D’UNE ENTREPRISE OU D’UN ORGANISME AGRÉÉ COMME «AGENT HABILITÉ» Le plan de sûreté de toute entreprise ou organisme qui sollicite l’agrément en qualité d’ «agent habilité» ou qui est titulaire dudit agrément pour un ou plusieurs de ses établissements doit comporter outre les dispositions énumérées au règlement CE n°2320/2002 du 16 décembre 2002 relatif à l’instauration de règles communes dans le domaine de la sûreté de l’aviation civile et celles énumérées au règlement CE n°622/2003 du 4 avril 2003 fixant des mesures pour la mise en œuvre de règles communes dans le domaine de la sûreté aérienne, les éléments suivants: 1. Description des activités de l’entreprise ou de l’organisme Le plan de sûreté doit comporter: – la nature principale de l’activité exercée; – les adresses postales des agences ou sites de traitement du fret aérien sur le territoire national où l’entreprise ou l’organisme exerce une activité régulière; – pour chaque site d’exploitation, le tonnage annuel réalisé au départ et en transit, en national et en international; – pour chaque site d’exploitation, les caractéristiques commerciales de son trafic au départ et une estimation du potentiel d’expéditeurs connus en pourcentage d’activité; 3722 – pour chaque site d’exploitation, la liste des clients représentant chacun 5% au moins de l’activité du site et le nombre de clients représentant 25%, 50% et 75% des expéditions au départ du site; – pour chaque site d’exploitation, le volume (en nombre d’expéditions et de tonnage) estimé de bagages non accompagnés et fret express qui sont acheminés par aéronef au départ du site. 2. Organisation du domaine sécuritaire dans l’entreprise ou dans l’organisme Le plan de sûreté doit comporter: – un organigramme de la direction de l’entreprise ou de l’organisme renseignant les noms et les coordonnées du responsable «sûreté» de l’entreprise ou de l’organisme et de son suppléant; – pour chaque site d’exploitation, un organigramme identifiant le nom et les coordonnées du responsable «sûreté» du site, et éventuellement de son suppléant; – pour chaque site d’exploitation, un schéma de la structure opérationnelle mentionnant le nombre du personnel de manutention, des agents de transit et des agents chargés des opérations douanières; – pour chaque site d’exploitation, la liste des agents personnellement affectés aux vérifications spéciales des marchandises; cette liste doit être à tout moment tenue à jour sur le site d’exploitation. 3. Sélection et formation du personnel Le plan de sûreté doit indiquer la conformité aux dispositions suivantes en matière de sélection et de formation du personnel: – le personnel qui accède en zone à accès réglementé de l’aéroport doit être titulaire de l’autorisation d’accès adéquate; – tout le personnel opérationnel traitant ou susceptible de traiter des marchandises doit avoir suivi un programme spécifique de sensibilisation de sûreté; – chaque responsable de sûreté par site d’exploitation et, le cas échéant, son suppléant, doit avoir subi une formation appropriée pour assurer sa sensibilisation spécifique à la sûreté tenant compte de son rôle de surveillance; – les agents nommément désignés pour effectuer des vérifications spéciales des expéditions doivent suivre une formation spécialisée, comprenant une formation initiale ainsi qu’une mise à niveau périodique des connaissances, les habilitant à effectuer ces tâches; cette formation porte sur les principes généraux de sûreté et l’utilisation des dispositifs techniques de contrôle. 4. Protection des expéditions Le plan de sûreté doit comporter: – un plan de chaque site d’exploitation identifiant les locaux de traitement physique du fret et de leurs accès; – pour chaque site d’exploitation, la liste des moyens humains et techniques de surveillance, de sécurisation et de contrôle des accès; – les procédures détaillées mises en œuvre sur chaque site, ainsi que lors des transports vers ou au départ de ces sites pour assurer que les expéditions qui sont remises à l’entreprise ou à l’organisme ne sont accessibles qu’au personnel autorisé par lui, depuis leur réception jusqu’à leur livraison au transporteur aérien ou à son représentant. 5. Dispositions relatives au statut de l’«expéditeur connu» Le programme de sûreté doit indiquer les modalités par lesquelles l’entreprise ou l’organisme reconnaît qu’une personne physique ou morale, ayant la maîtrise du contenu des expéditions remises pour leur transport, répond aux critères d’«expéditeur connu», tels qu’énumérés à l’article 6.4 de l’annexe du règlement CE n°2320/2002 précité. Ces modalités doivent en outre être conformes aux dispositions suivantes: – Pour chaque «expéditeur connu», l’entreprise ou l’organisme doit obtenir une lettre du chef d’établissement concerné par laquelle il s’engage à respecter les dispositions applicables et à communiquer à l’entreprise ou l’organisme toute information utile propre à faciliter les tâches de l’entreprise ou de l’organisme relatives à la sûreté. – Pour chaque «expéditeur connu», l’entreprise ou l’organisme doit disposer d’un certificat de conformité en cours de validité. – Pour chaque «expéditeur connu», l’entreprise ou l’organisme titulaire de l’agrément en qualité d’agent habilité doit être à même de fournir à tout moment sur sollicitation de la Direction de l’Aviation Civile une copie certifiée conforme: - des engagements précités, - du certificat de conformité. 3723 – Le plan de sûreté doit indiquer les informations utiles sollicitées par l’agent habilité de ses «expéditeurs connus» afin de faciliter sa mise en œuvre des mesures de sûreté, notamment: - les dispositions relatives à la nature des emballages, - les mesures de sûreté relatives à l’acheminement des marchandises par les transporteurs / convoyeurs mandatés par les expéditeurs connus. – Le plan de sûreté doit comporter l’engagement de l’entreprise ou de l’organisme à ne pas reconnaître comme une expédition provenant d’un «expéditeur connu» toute expédition non conforme aux dispositions visées dans le présent règlement grand-ducal. – Le plan de sûreté doit comporter l’engagement de l’entreprise ou de l’organisme à ne plus reconnaître le statut d’«expéditeur connu» de tout client ne produisant pas de certificat de conformité en cours de validité, en cas de violation des dispositions visées dans le présent règlement grand-ducal ou en cas d’infraction constatée. 6. Traitement des expéditions de fret Le plan de sûreté doit comporter les procédures détaillées mises en œuvre sur chaque site afin d’assurer le respect des dispositions relatives aux expéditions de fret, tels que: – l’enregistrement de l’identité des expéditeurs et des déposants; – la vérification de l’état descriptif des expédition; – la détermination de l’origine des expéditions (en particulier la provenance d’un «expéditeur connu»); – la qualification des déposants; – le contrôle de concordance des expéditions; – les vérifications spéciales des expéditions et en particulier celles présentant des aspects douteux; – la manutention, le stockage et le conditionnement des expéditions; – le transport et la livraison; – l’enregistrement et l’archivage des dossiers d’expédition. Le plan de sûreté doit indiquer les dispositions prises par l’entreprise ou l’organisme pour que les informations relatives à la sûreté des expéditions figurent sur les documents suivants: – fiche de réception-magasin ou équivalent; – bordereau de livraison des dépêches postales; – lettre de transport aérien mentionnant les contrôles de sûreté effectués sur les expéditions. 7. Dispositions techniques de contrôle Le plan de sûreté doit comporter: – une liste des dispositifs techniques disponibles sur chaque site pour procéder aux vérifications spéciales des expéditions, qu’ils soient utilisés par l’entreprise ou l’organisme ou par un sous-traitant; – pour chaque dispositif, la preuve qu’il est correctement entretenu. 8. Sous-traitance Le plan de sûreté doit comporter: – pour chaque site d’exploitation, la liste des sous-traitants ou prestataires de services auxquels l’entreprise ou l’organisme recourt; – pour chaque sous-traitant ou prestataire de services, un document contractuel (cahier des charges) signé des deux parties détaillant les engagements relatifs à la sûreté et par lequel le sous-traitant ou prestataire de services s’engage à se conformer aux obligations de l’expéditeur connu pour le domaine qui lui est confié; – pour chaque sous-traitant ou prestataire de services recourant lui-même à la sous-traitance ou à la prestation de services: - l’accord écrit de l’entreprise ou de l’organisme postulant, - un document contractuel signé du sous-traitant ou prestataire de services auquel l’entreprise ou l’organisme recourt, - une énumération complète et détaillée des engagements relatifs à la sûreté et par lequel le sous-traitant ou prestataire de services du sous-traitant s’engage à se conformer aux obligations de l’expéditeur connu pour le domaine qui lui est confié. Les éléments précités doivent pouvoir être fournis à tout moment sur sollicitation de la Direction de l’Aviation Civile. 9. Mise à jour Le plan de sûreté de tout agent habilité doit être mis à jour et une copie de la version actualisée doit être adressée annuellement à la Direction de l’Aviation Civile. 3724 ANNEXE III MODÈLE DE DÉCLARATION DE SÛRETÉ DE L’EXPÉDITEUR CONNU Nom et statut juridique de l’expéditeur connu: Adresse: Tel / Fax: E-mail: Nom de la personne de contact responsable du domaine «sûreté»: Tel / Fax: E-mail: Nom et adresse de l’agent habilité avec lequel l’expéditeur connu traite de manière suivie: Indication précise des locaux du site d’exploitation auxquels les contrôles de sûreté exposés dans la présente déclaration s’appliquent: Au nom de l’organisme / entreprise citée ci-dessus, le soussigné s’engage à fournir toutes les pièces, rapports et informations utiles à l’agent habilité et relatifs aux changements des procédures de sûreté figurant dans la présente déclaration et aux dispositions du règlement grand-ducal portant désignation des agents habilités et fixant les conditions de reconnaissance des expéditeurs connus en matière de contrôles de sûreté aérienne. Il s’engage en toute circonstance à coopérer avec l’agent habilité et avec les autorités publiques compétentes dans l’intérêt de la mise en œuvre des dispositions du règlement grand-ducal du XXXX portant désignation des agents habilités et fixant les conditions de reconnaissance des expéditeurs connus en matière de contrôles de sûreté arienne. De même il s’engage à informer l’agent habilité de tout changement en relation avec son sous-traitant et ses activités. Le soussigné accepte que tous les amendements en relation avec les activités ainsi que les dispositions de sûreté au nom de l’organisme / entreprise citée ci-dessus, soient immédiatement transmis à la Direction de l’Aviation Civile et à l’agent habilité et qu’une nouvelle déclaration soit établie lorsque les entités précitées l’exigent. Il s’engage enfin à veiller que toutes les expéditions de fret ont été préparées en conformité avec les dispositions du règlement grand-ducal précité et du programme national de sûreté de l’aviation civile, et notamment que: (précisions à apporter le cas échéant) (Lieu et date) Editeur: Service Central de Législation, 43, boulevard F.-D. Roosevelt, L-2450 Luxembourg Imprimeur: Association momentanée Imprimerie Centrale / Victor Buck (Cachet et signature)