Zaudējis spēku - Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi

Attēlotā redakcija Tiesību akts ir zaudējis spēku. Skatīt Ministru kabineta

1. gada
2. septembra noteikumus Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība". Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 Rīgā 1996.gada 23.aprīlī (prot. Nr.23 27.§) Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi Izdoti saskaņā ar Ministru kabineta iekārtas likuma 14.panta pirmās daļas 3.punktu (MK 02.08.
3. noteikumu Nr.574 redakcijā)
4. Noteikumos lietotie termini Dokuments - jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā jebkura Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriskā un reliģiskā organizācija (turpmāk tekstā - "organizācija") vai fiziskā persona. Dokumenta autors — organizācija, tās struktūrvienība, darbinieks, ierēdnis (ierēdņa kandidāts) vai fiziskā persona, kas parakstījusi dokumentu. Dokumenta izstrādāšana - dokumenta uzrakstīšana atbilstoši noteiktām prasībām, izmantojot kādus materiālus, datus u.tml. Dokumenta noformēšana - dokumenta teksta, rekvizītu un dienesta atzīmju izvietošana atbilstoši noteiktām prasībām. Pārvaldes dokuments - dokuments, ar kura palīdzību organizācija īsteno vadību. Dokumenta oriģināls - dokuments, kas ietver pašrocīgu dokumenta parakstītāja parakstu un noteiktos gadījumos oriģinālu zīmoga nospiedumu. Dokumenta oriģināla atvasinājums - dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu, proti: dokumenta noraksts (kopija), dokumenta izraksts un dokumenta dublikāts. Dokumenta noraksts - dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju jebkurā tehniskā veidā. Dokumenta kopija - dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidotas faksimilā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai kā citādi). Dokumenta izraksts - dokuments, kurā atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rekvizīti. Dokumenta dublikāts - dokuments, ko atkārtoti izdod nozaudēta, nozagta, iznīcināta vai neatjaunojami bojāta dokumenta oriģināla vietā. Dokumenta juridiskais spēks - dokumenta īpašība (pazīmju kopums, statuss), kas nodrošina iespēju izmantot to kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un likumīgo interešu aizstāvībai. Teksts - dokumenta informācijas pamatvienība, kuras dēļ dokuments tiek izstrādāts. Rekvizīts - dokumenta noformējuma būtiska sastāvdaļa ar noteiktu funkcionālu nozīmi. Dienesta atzīme - noteikta satura uzraksts, ko uz dokumenta oriģināla vai tā atvasinājuma izdara tā saņemšanas, izpildes vai nosūtīšanas procesā. Spiedogs - no gumijas, kaučuka, polistirola vai cita materiāla izgatavots priekšmets, ar kuru uz dokumenta rada attēlu teksta vai zīmējuma veidā. Zīmogs - noteiktas noslēgtas ģeometriskas formas spiedogs ar tajā atveidotu pilnu organizācijas nosaukumu un - likumos un citos tiesību aktos noteiktajos gadījumos - Latvijas Republikas ģerboņa vai organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēlu. 2
5. Vispārīgie jautājumi
6. Šajos noteikumos ietvertas normas, kas nosaka, kā izstrādājams un noformējams dokuments (oriģināls un tā atvasinājums), lai tas iegūtu juridisku spēku, raksturota pārvaldes dokumentu sistēma un minētas prasības, kas jāievēro, izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentus. 3
7. Šo noteikumu trešā un ceturtā nodaļa attiecas uz visiem dokumentiem, ko izstrādā, izdod vai pieņem organizācija, kā arī fiziskā persona, īstenojot savas tiesības vai aizstāvot likumīgās intereses. 4
8. Ja likumi nosaka citādas dokumentu izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas un noformēšanas prasības nekā šie noteikumi, tad piemērojamas attiecīgo likumu normas. 5
9. Šie noteikumi neattiecas uz likumu un citu Saeimas, Valsts prezidenta, Ministru kabineta vai Ministru prezidenta tiesību aktu izstrādāšanu un noformēšanu, uz diplomātisko saraksti, kā arī uz tādu dokumentu ieviešanu un izpildi, kas saistīti ar Ziemeļatlantijas līguma organizācijas (NATO) standartu militārajā jomā. 6 (Grozīts ar MK 02.08.
10. noteikumiem Nr.574)
11. Vispārīgās dokumenta noformēšanas prasības
12. Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta kopiju. 7
13. Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādā tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā. 8
14. Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi un papildinājumi. Kļūdainie ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā. 9
15. Dokuments jāraksta skaidri salasāmā rakstā literārā valodā, ievērojot valsts valodas pareizrakstības normas un terminoloģiju. Vārdu pārnešanā, vārdu un konstrukciju lietošanā jāievēro valsts valodas normas. Dokumenta izteiksmei jābūt precīzai, konkrētai un nepārprotamai. Izvēloties dokumenta valodu, jāievēro Valodu likuma prasības 10
16. Nav pieļaujams vienā dokumentā lietot vairākas valodas vienlaikus, izņemot starpvalstu līgumus un citus dokumentus, kuros jābūt identiskam tekstam divās vai vairākās valodās. Citas valodas lietošana pieļaujama pasta adreses un simboliskā nosaukuma pierakstā, kā arī atsevišķos gadījumos tekstā: 1) uzrādot citvalodu īpašvārdu oriģinālformas; 2) minot simboliskos citvalodu nosaukumus. 11
17. Citvalodu īpašvārdi valsts valodā rakstāmi, atveidojot tos pēc oriģinālizrunas atbilstoši latviešu valodas pareizrakstības normām, ja nepieciešams, aiz īpašvārdiem iekavās rakstot tos oriģinālrakstībā. Citu valodu alfabēta burti atveidojami latviešu valodas rakstībā. 12
18. Dokumentā visi vārdi parasti lietojami pilnā formā, ar attiecīgām locījumu galotnēm, lai skaidri parādītu vārdu savstarpējo saistījumu. Ja dokumentā lieto saīsinājumu, tam jāatbilst valsts valodas vispārpieņemtajiem pareizrakstības noteikumiem vai tiesību aktos paredzētajam veidam (1.pielikums). 13
19. Dokumentā lietojamas Latvijas Republikā vispārpieņemtās mērvienības un to saīsinājumi. 14
20. Dokumenta juridiskais spēks 4.
21. Vispārīgās prasības
22. Visām organizācijām, veicot savu darbību, īstenojot tiesības un aizstāvot likumīgās intereses, jāizmanto tikai tādi dokumentu oriģināli un to atvasinājumi, kuriem ir juridisks spēks. 15
23. Dokumenti, kuriem nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskām personām nav saistoši. 16
24. Lai dokuments iegūtu juridisku spēku, organizācijai, izstrādājot un izdodot vai pieņemot dokumentu, kā arī amatpersonai, parakstot, apstiprinot, saskaņojot, apliecinot dokumentu, jāievēro likumos, Ministru kabineta tiesību aktos, attiecīgās organizācijas statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā, kā arī citos organizācijas darbību reglamentējošos aktos noteiktās: 1) pilnvaras (sava kompetence); 2) dokumentu izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas, apliecināšanas un reģistrācijas prasības. 17
25. Organizācijai, izdodot vai pieņemot tiesību aktus, savas pilnvaras (kompetence) jāapliecina dokumenta sākumā ar norādi uz attiecīgā likuma vai cita tiesību akta pantu vai punktu, kas organizācijai dod tiesības izdot vai pieņemt šo tiesību aktu. 18
26. Lai dokuments iegūtu juridisku spēku, fiziskajai personai, izstrādājot un parakstot dokumentu, jāievēro: 1) savas pilnvaras, kas izriet no minētās personas tiesībspējas un rīcībspējas un kas noteiktas likumos un citos tiesību aktos; 2) dokumentu izstrādāšanas un reģistrācijas prasības, ja tās noteiktas likumos un citos tiesību aktos. 19
27. Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā ir jābūt šādiem rekvizītiem: 1) dokumenta autora nosaukumam; 2) dokumenta datumam; 3) dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumam; 4) parakstam. 20
28. Lai organizācijas dokumentam būtu juridisks spēks, tajā ir jābūt arī: 1) dokumenta veida nosaukumam, izņemot vēstules; 2) dokumenta numuram. 21
29. Tiesību aktos paredzētajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šo noteikumu
30. un 19.punktā minētajiem rekvizītiem jābūt: 1) zīmoga nospiedumam; 2) dokumenta apstiprinājuma uzrakstam vai atzīmei par dokumenta apstiprinājumu. 22
31. Dokumentos, kuros jānorāda dokumenta saņēmējs, jābūt arī adresātam. 23
32. Lai dokumenta oriģināla atvasinājums iegūtu juridisku spēku: 1) noraksts vai kopija jānoformē un tā pareizība jāapliecina saskaņā ar šo noteikumu 4.3.nodaļu; 2) izraksts jānoformē un tā pareizība jāapliecina saskaņā ar šo noteikumu 4.4.nodaļu; 3) dublikāts jānoformē saskaņā ar šo noteikumu 4.5.nodaļu. 24 4.
33. Dokumenta oriģināla rekvizīti, kas nodrošina tā juridisko spēku 4.2.
34. Dokumenta autora nosaukums
35. Dokumenta autors ir: 1) organizācija vai tās struktūrvienība, kuras vārdā amatpersona savu pilnvaru (kompetences) ietvaros parakstījusi dokumentu; 2) darbinieks vai ierēdnis (ierēdņa kandidāts), kurš savu darba pienākumu ietvaros parakstījis dokumentu savā vārdā; 3) fiziskā persona, kura parakstījusi dokumentu. 25
36. Jebkurā dokumentā, kuru parakstījusi: 1) organizācijas vārdā tās amatpersona, jābūt pilnam attiecīgās organizācijas nosaukumam; 2) organizācijas struktūrvienības vārdā tās amatpersona, jābūt pilnam attiecīgās organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumam; 3) organizācijas darbinieks vai ierēdnis (ierēdņa kandidāts) savā vārdā, jābūt pilnam attiecīgās organizācijas nosaukumam un darbinieka vai ierēdņa (ierēdņa kandidāta) amata nosaukumam; 4) fiziskā persona, jābūt attiecīgās personas vārdam un uzvārdam, kā arī ziņām, kas ļauj šo personu nepārprotami identificēt, — adresei vai darba (mācību) vietas nosaukumam, ja nepieciešams, — arī personas kodam. 26
37. Organizācijas dokumentā minams pilns attiecīgās organizācijas vai tās struktūrvienības nosaukums, un tam jāatbilst organizācijas reģistrācijas apliecībā vai statūtos (nolikumā, dibināšanas līgumā) ierakstītajam nosaukumam. 27
38. Dokumenta autora nosaukums var būt atveidots veidlapā, uz kuras raksta dokumentu. Ja neizmanto veidlapu, dokumenta autora nosaukumu dokumentā var uzrakstīt vai arī atveidot ar spiedoga palīdzību vai citādā tehniskā veidā. 28
39. Dokumenta autora nosaukumam jābūt visos dokumenta eksemplāros, arī tajos, kas paliek autoram. 29
40. Dokumenta autora nosaukuma izvietojums pārvaldes dokumentos un citas prasības norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 30 4.2.
41. Dokumenta datums
42. Dokumenta datums ir dokumenta parakstīšanas datums, bet protokolā - attiecīgās protokolētās sēdes, sapulces vai apspriedes norises datums un aktā - attiecīgās aktā norādītās darbības datums vai šīs darbības pēdējās dienas datums. 31
43. Dokumenta datumu var rakstīt: 1) tekstuālā veidā, t.i., ar arābu cipariem un vārdiem, aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liekot punktu: vispirms rakstāms gada skaitlis ar četriem cipariem, tad vārds "gada", tad mēneša dienas skaitlis un mēneša nosaukums lokatīvā, piemēram: 1997.gada 23.maijā; 2) skaitliskā veidā, t.i., tikai ar arābu cipariem, aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liekot punktu: vispirms rakstāms mēneša dienas skaitlis ar diviem cipariem, tad mēneša kārtas skaitlis ar diviem cipariem, tad - gada skaitlis ar četriem cipariem; ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, tad pirms tā liek ciparu "nulle", piemēram: 23.05.
44. 32
45. Dokumenta datuma izvietojums pārvaldes dokumentos un citas prasības norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 33 4.2.
46. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums
47. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumam jāatbilst administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam. 34
48. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 35 4.2.
49. Paraksts
50. Katram dokumentam jābūt parakstītam. 36
51. Organizācijas dokumenta rekvizītā "paraksts" jābūt: 1) dokumenta parakstītāja amata nosaukumam; 2) attiecīgās amatpersonas pašrocīgam personiskajam parakstam; 3) amatpersonas personiskā paraksta atšifrējumam (iniciālim un uzvārdam). Piemēram: 37 Ģenerāldirektors(personiskais paraksts)A.Bērtulis
52. Fiziskās personas dokumenta rekvizītā "paraksts" jābūt attiecīgās personas pašrocīgam personiskajam parakstam. Ja fiziskā persona ir rakstīt nepratēja vai fiziski nespējīga un tās vietā dokumentu paraksta cita persona, šis fakts ar savu parakstu jāapliecina diviem lieciniekiem, kuru vārds, uzvārds, adrese un personas kods jānorāda parakstītajā dokumentā. 38
53. Personiskais paraksts nodrošina organizācijas dokumenta juridisko spēku tikai tad, ja to pašrocīgi rakstījusi tieši tā persona, kuras amats minēts dokumentā. 39
54. Ja dokumentā ir sagatavots vienas amatpersonas paraksts, bet faktiski dokumentu paraksta cita amatpersona (vietnieks vai pienākumu izpildītājs), tad zem amatpersonas amata nosaukuma jāraksta atzīme "vietn.", ja dokumentu paraksta attiecīgās amatpersonas vietnieks, vai atzīme "v.i.", ja dokumentu paraksta attiecīgās amatpersonas pienākumu izpildītājs, un jāuzraksta faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējums. Piemēram: 40 Ģenerāldirektorsv.i.(personiskais paraksts)A.BērtulisK.Zariņš
55. Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstiem, dokuments iegūst juridisku spēku tikai tad, ja to parakstījušas visas attiecīgās personas. 41
56. Personiskais paraksts, kas atveidots ar dažādiem tehniskiem līdzekļiem (ar spiedogu, izmantojot datoru, kserokopēšanu vai citādā veidā), nenodrošina dokumenta juridisko spēku. 42
57. Visiem dokumenta eksemplāriem jābūt parakstītiem, arī tiem, kas paliek pie dokumenta autora. 43
58. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot parakstu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 44 4.2.
59. Dokumenta veida nosaukums
60. Dokumenta veida nosaukumam (rīkojums, akts, protokols, izziņa, nolikums u.tml.) jāatbilst attiecīgā dokumenta saturam. 45
61. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot dokumenta veida nosaukumu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 46 4.2.
62. Dokumenta numurs
63. Dokumenta numurā jābūt vismaz dokumenta kārtas numuram kalendāra gada ietvaros, ja tiesību aktos nav noteikts citādi. 47
64. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot dokumenta numuru, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 48 4.2.
65. Zīmoga nospiedums
66. Zīmoga nospiedumam jābūt: 1) noraksta vai kopijas pareizības apliecinājuma uzrakstā; 2) izraksta pareizības apliecinājuma uzrakstā. 49
67. Tiesību aktos paredzētajos gadījumos vai pēc savstarpējas vienošanās zīmoga nospiedumu lieto šādos rekvizītos: 1) parakstā; 2) apstiprinājuma uzrakstā; 3) saskaņojuma uzrakstā. 50
68. Zīmoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam, un tas nedrīkst traucēt nepārprotami uztvert citu dokumentā sniegto informāciju. 51
69. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot zīmoga nospiedumu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 52 4.2.
70. Apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu
71. Apstiprinājuma uzrakstam vai atzīmei par dokumenta apstiprinājumu jābūt, ja tiesību aktos noteikts, ka attiecīgais dokuments ir jāapstiprina. 53
72. Dokumentu var apstiprināt: 1) amatpersonai parakstoties uz apstiprināmā dokumenta; 2) amatpersonai parakstot rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprina attiecīgo dokumentu; 3) pieņemot lēmumu koleģiālās institūcijas sēdē, kurā apstiprina attiecīgo dokumentu. 54
73. Dokumenta apstiprinājumu noformē: 1) ar apstiprinājuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz apstiprināmā dokumenta; 2) ar atzīmi par apstiprinājumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprināts attiecīgais dokuments, vai koleģiālā institūcija savā sēdē pieņēmusi lēmumu par attiecīgā dokumenta apstiprināšanu. 55
74. Koleģiālā institūcija savā sēdē dokumentu var apstiprināt: 1) pieņemot lēmumu, kas noformēts kā atsevišķs dokuments (lēmums, rīkojums); 2) pieņemot lēmumu, kas ierakstīts tikai sēdes protokolā. 56
75. Apstiprinājuma uzrakstā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "APSTIPRINU"; 2) dokumenta apstiprinātājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam; 3) dokumenta apstiprinātājas amatpersonas pašrocīgam personiskajam parakstam un tā atšifrējumam (iniciālim un uzvārdam); 4) apstiprinājuma vietas nosaukumam; 5) apstiprinājuma datumam; 6) zīmoga nospiedumam, ja tas paredzēts attiecīgos tiesību aktos vai pēc savstarpējas vienošanās. 57 Piemēram:APSTIPRINUEkonomikas ministrijasTehniskā departamenta direktors(personiskais paraksts) A.KļaviņšRīgā 28.03.
77. Ja dokumentu apstiprina ar rīkojuma dokumentu, atzīmē par apstiprinājumu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "APSTIPRINĀTS"; 2) rīkojuma dokumenta autora pilnam nosaukumam; 3) rīkojuma dokumenta datumam, veida nosaukumam un numuram. 58 Piemēram:APSTIPRINĀTSar Ekonomikas ministrijasTehniskā departamenta direktora1997.gada 28.marta rīkojumu Nr.25
78. Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, noformējot tās lēmumu kā atsevišķu dokumentu, atzīmē par apstiprinājumu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "APSTIPRINĀTS"; 2) koleģiālās institūcijas pilnam nosaukumam; 3) pieņemtā dokumenta datumam, veida nosaukumam un numuram. 59 Piemēram:APSTIPRINĀTSar akciju sabiedrības "Rīts" valdes28.03.
79. lēmumu Nr.25
80. Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, noformējot tās lēmumu tikai sēdes protokolā, atzīmē par apstiprinājumu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "APSTIPRINĀTS"; 2) koleģiālās institūcijas pilnam nosaukumam; 3) koleģiālās institūcijas sēdes datumam un protokola numuram. 60 Piemēram:APSTIPRINĀTSakciju sabiedrības "Rīts" valdes1997.gada 28.marta sēdē, prot. Nr.25
81. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 61 4.2.
82. Adresāts
83. Adresāts jāraksta vēstulēs, telegrammās, teletaipogrammās, teleksos, telefonogrammās, kā arī citos dokumentos (iesniegumā, paskaidrojumā, priekšlikumā, sūdzībā, ziņojumā u.tml.), kuros jānorāda dokumenta saņēmējs. Rekvizīta "adresāts" saturs atkarīgs no dokumenta veida. 62
84. Vēstules un telefonogrammas adresātā var norādīt tikai saņēmēja nosaukumu. 63
85. Telegrammas adresātā jānorāda arī saņēmēja pasta vai speciālā telegrammu adrese, ja tāda ir. 64
86. Teletaipogrammas un teleksa adresātā jānorāda arī saņēmēja teletaipa vai teleksa numurs. 65
87. Citas prasības, kas jāievēro, noformējot adresātu, bet kas neietekmē dokumenta juridisko spēku, norādītas šo noteikumu 5.nodaļā. 66 4.
88. Dokumenta noraksts vai kopija, to izgatavošana un pareizības apliecināšana
89. Dokumenta norakstu iegūst ar šādiem paņēmieniem: 1) pilnībā pārrakstot visu oriģināla pamatinformāciju uz papīra lapas; 2) aizpildot īpašu noraksta veidlapu. 67
90. Dokumenta kopiju iegūst, nofotografējot, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla grafiskajām un citām īpatnībām. 68
91. Iegūstot dokumenta norakstu, jāievēro šādas prasības: 1) jāpārraksta viss oriģināla teksts un visi rekvizīti; 2) jāpārraksta visa oriģināla pamatinformācija, bet nav jāpārraksta paskaidrojošā informācija un var neatspoguļot oriģināla grafiskās un citas īpatnības; 3) informācija jāpārraksta tādā pašā secībā, kā tā ir izklāstīta oriģinālā; 4) norakstā nedrīkst labot oriģinālā pieļautās kļūdas vai citādi grozīt vai papildināt tekstu; 5) ja oriģinālā ir nesalasāms teksts (piemēram, vārda daļa, vārds, vairāki vārdi vai citas zīmes), tad norakstā jāpārraksta tikai tā teksta daļa, kas ir skaidri salasāma (atsevišķi burti vai vārda daļa), bet tā teksta daļa, kas ir nesalasāma, jānorāda ar vārdiem "nav salasāms"; 6) tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, norakstā jāraksta vārds "paraksts", liekot to iekavās; 7) tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, norakstā jāraksta vārds "zīmogs", liekot to iekavās; ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu. 69
92. Īpašajai noraksta veidlapai jāatbilst atsevišķa dokumenta veida (diploma, atestāta, apliecības u.c.) tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā iespiestajai veidlapai, kur paraksta un zīmoga nospieduma vietā ir ierakstīti vārdi "paraksts" un "zīmogs". 70
93. Aizpildot īpašo noraksta veidlapu, no oriģināla jāpārraksta pamatinformācija. 71
94. Noraksta vai kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt attiecīgam uzrakstam ar lielajiem burtiem "NORAKSTS" vai "KOPIJA". 72
95. Jebkura dokumenta noraksts vai kopija neatkarīgi no izgatavošanas paņēmiena iegūst juridisku spēku tikai tad, kad noraksta vai kopijas pareizība ir apliecināta. 73
96. Dokumenta noraksta vai kopijas pareizību apliecina ar apliecinājuma uzrakstu, kurā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītiem vārdiem "NORAKSTS PAREIZS" vai "KOPIJA PAREIZA"; 2) noraksta vai kopijas apliecinātājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgam personiskajam parakstam un tā atšifrējumam; 3) apliecinājuma vietas nosaukumam; 4) apliecinājuma datumam; 5) zīmoga nospiedumam. 74 Piemēram:NORAKSTS PAREIZSEkonomikas ministrijasKancelejas vadītājaRīgā 18.03.
97. (zīmogs) (personiskais paraksts) A.Kļaviņa
98. Dokumenta norakstam vai kopijai, kuras pareizība apliecināta tikai ar zīmoga nospiedumu vai tikai ar parakstu, nav juridiska spēka. 75
99. Noraksta vai kopijas pareizības apliecinājumā jānorāda, kādi dokumenta oriģinālā bijuši labojumi, svītrojumi vai citas īpatnības. 76
100. Dokumenta noraksta vai kopijas pareizību ar savu parakstu apliecina organizācijas vadītājs vai tā pilnvarota amatpersona. 77
101. Pilnvarojumam apliecināt dokumenta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojuma vai organizatoriskā dokumentā. 78
102. Dokumenta norakstā vai kopijā var norādīt, kurā organizācijas lietā atrodas dokuments, no kura izdarīts noraksts vai kopija. 79
103. Nedrīkst apliecināt pases vai to aizstājoša dokumenta, apliecības, biedra kartes un cita personu apliecinoša dokumenta noraksta vai kopijas pareizību. 80
104. Ja dokumenta noraksts vai kopija ir uz vairākām lapām, to pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas). 81
105. Ja tiesību aktos nav prasīts notariāls dokumenta noraksta vai kopijas pareizības apliecinājums, organizācija var apliecināt un tai ir jāapliecina noraksta vai kopijas pareizība: 1) dokumentiem, kuru autors ir šī organizācija; 2) dokumentiem, kurus šī organizācija saņēmusi no citām organizācijām un fiziskām personām, ja citos tiesību aktos nav noteikts, ka jābūt saņemtai dokumenta autora piekrišanai; 3) dokumentiem, kurus fiziskas personas iesniedz šai organizācijai. 82 4.
106. Dokumenta izraksts, tā izgatavošana un pareizības apliecināšana
107. Dokumenta izrakstu iegūst ar šādiem paņēmieniem: 1) pārrakstot nepieciešamo oriģināla informāciju uz papīra lapas; 2) aizpildot īpašo izraksta veidlapu. 83
108. Iegūstot dokumenta izrakstu, jāievēro šādas prasības: 1) jāpārraksta visi oriģināla rekvizīti, kas atrodas pirms teksta; 2) jāpārraksta tā teksta daļa, kas nepieciešama personas tiesību un interešu aizstāvībai; 3) jāpārraksta nepieciešamā oriģināla pamatinformācija, bet nav jāpārraksta paskaidrojošā informācija un var neatspoguļot oriģināla grafiskās un citas īpatnības; 4) informācija jāpārraksta tādā pašā secībā, kā tā ir izklāstīta oriģinālā; 5) izrakstā nedrīkst labot oriģinālā pieļautās kļūdas vai citādi grozīt vai papildināt tekstu; 6) ja oriģinālā ir nesalasāms teksts (piemēram, vārda daļa, vārds, vairāki vārdi vai citas zīmes), tad izrakstā jāpārraksta tikai tā teksta daļa, kas ir skaidri salasāma (atsevišķi burti vai vārda daļa), bet tā teksta daļa, kas ir nesalasāma, jānorāda ar vārdiem "nav salasāms"; 7) tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, izrakstā jāraksta vārds "paraksts", liekot to iekavās; 8) tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, izrakstā jāraksta vārds "zīmogs", liekot to iekavās; ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu. 84
109. Īpašajai izraksta veidlapai jāatbilst atsevišķa dokumenta veida (protokola, akta u.c.) tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā iespiestajai veidlapai, kur paraksta un zīmoga nospieduma vietā jau ir ierakstīti vārdi "paraksts" un "zīmogs". 85
110. Izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt uzrakstam ar lielajiem burtiem "IZRAKSTS". 86
111. Jebkura dokumenta izraksts neatkarīgi no tā izgatavošanas paņēmiena iegūst juridisku spēku tikai tad, kad izraksta pareizība ir apliecināta. 87
112. Dokumenta izraksta pareizību apliecina ar apliecinājuma uzrakstu, kurā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītiem vārdiem "IZRAKSTS PAREIZS"; 2) izraksta apliecinātājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgam personiskajam parakstam un tā atšifrējumam; 3) apliecinājuma vietas nosaukumam; 4) apliecinājuma datumam; 5) zīmoga nospiedumam. 88 Piemēram:IZRAKSTS PAREIZSEkonomikas ministrijasKancelejas vadītājaRīgā 28.03.
113. (zīmogs) (personiskais paraksts) A.Kļaviņa
114. Dokumenta izrakstam, kas apliecināts tikai ar zīmoga nospiedumu vai tikai ar parakstu, nav juridiska spēka. 89
115. Izraksta apliecinājumā jānorāda, kādi dokumenta oriģinālā bijuši labojumi, svītrojumi vai citas īpatnības. 90
116. Dokumenta izraksta pareizību ar savu parakstu apliecina organizācijas vadītājs vai tā pilnvarota amatpersona. 91
117. Pilnvarojumam apliecināt dokumenta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojuma dokumentā. 92
118. Dokumenta izrakstā var norādīt, kurā organizācijas lietā atrodas dokuments, no kura izdarīts izraksts. 93
119. Nedrīkst apliecināt pases vai to aizstājoša dokumenta, apliecības, biedra kartes un cita personu apliecinoša dokumenta izraksta pareizību. 94
120. Ja dokumenta izraksts ir uz vairākām lapām, tā pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas). 95
121. Ja tiesību aktos nav prasīts notariāls dokumenta izraksta pareizības apliecinājums, organizācija var apliecināt un tai ir jāapliecina izraksta pareizība: 1) dokumentiem, kuru autors ir šī organizācija; 2) dokumentiem, kurus šī organizācija saņēmusi no citām organizācijām un fiziskām personām, ja citos tiesību aktos nav noteikts, ka jābūt saņemtai dokumenta autora piekrišanai; 3) dokumentiem, kurus fiziskas personas iesniedz šai organizācijai. 96 4.
122. Dokumenta dublikāts un tā izgatavošana
123. Dokumenta dublikāts jāveido uz to pirmdokumentu pamata, pēc kuriem bija izdots oriģināls, un tam ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumenta oriģinālam, ja, to rakstot un noformējot, ievērotas tās pašas prasības, kas paredzētas dokumenta oriģinālam. 97
124. Dublikāta pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt uzrakstam ar lielajiem burtiem "DUBLIKĀTS". 98
125. Dokumenta dublikātu paraksta amatpersona, kura ieņem to pašu vai līdzvērtīgu amatu, ko ieņēma amatpersona, kura parakstījusi oriģinālu. Ja šādas amatpersonas nav, dokumenta dublikātu paraksta pilnvarota amatpersona saskaņā ar tiesību aktiem. 99
126. Ja dokumenta oriģinālā ir bijis zīmoga nospiedums, tad dublikātā jābūt tās pašas vai līdzvērtīgas organizācijas zīmoga vai cita tiesību aktos paredzēta zīmoga nospiedumam. 100
127. Pārvaldes dokumenti 5.
128. Vispārīgais raksturojums
129. Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst šādas dokumentu grupas: 1) organizatoriskie dokumenti; 2) rīkojuma dokumenti; 3) izziņu un pārskatu dokumenti; 4) sarakstes dokumenti (korespondence); 5) personāla dokumenti. 101
130. Organizatoriskie dokumenti nosaka attiecīgās organizācijas, tās struktūrvienības un atsevišķa darbinieka statusu, pakļautību, uzdevumus, pienākumus, atbildību un tiesības. 102
131. Rīkojuma dokumenti ir dokumenti, ar kuru palīdzību tiek veikta vienpersoniska vai koleģiāla organizācijas vadība. 103
132. Izziņu un pārskatu dokumenti ir dokumenti, kuros apkopoti dati par organizācijas darbību vai faktiem. 104
133. Sarakstes dokumenti (korespondence) ir dokumenti, ar kuru palīdzību informācija tiek nodota adresātam. 105
134. Personāla dokumenti ir dokumenti, ar kuru palīdzību organizācija kārto un noformē darba attiecības ar saviem darbiniekiem vai ierēdņiem (ierēdņu kandidātiem). 106
135. Pārvaldes dokumentam ir šādas sastāvdaļas: teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes. 107
136. Pārvaldes dokumentā var būt šādi rekvizīti: 1) valsts ģerboņa, emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls; 2) dokumenta autora nosaukums; 3) organizācijas reģistrācijas numurs; 4) dokumenta autora pasta adrese; 5) norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem); 6) norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu; 7) dokumenta veida nosaukums; 8) dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums; 9) dokumenta datums; 10) dokumenta numurs; 11) saņemtā dokumenta datums atbildes dokumentā; 12) saņemtā dokumenta numurs atbildes dokumentā; 13) dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu; 14) adresāts; 15) teksta satura atklāsts (nelieto, ja ir dokumenta nosaukums); 16) teksta pielikuma uzraksts; 17) norāde par pievienotajiem dokumentiem; 18) paraksts; 19) zīmoga nospiedums; 20) dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu; 21) dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs. 108
137. Pārvaldes dokumentā lietojamas šādas dienesta atzīmes: 1) rezolūcija; 2) atzīme par dokumenta kontroli; 3) vīza; 4) atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu; 5) atzīme par dokumenta izpildi; 6) atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā; 7) atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu. 109
138. Ja attiecīgajos rekvizītos un dienesta atzīmēs datumu noformē skaitliskā veidā, gada skaitlis jāraksta ar četriem cipariem. 110
139. Prasības, kas jāievēro, noformējot rekvizītus pārvaldes dokumentos, lai tiem būtu juridisks spēks, norādītas šo noteikumu 4.nodaļā. 111 5.
140. Dokumenta sastāvdaļu izvietojuma zonas
141. Dokumenta sastāvdaļas izvietojamas veidlapas rekvizītu zonā (I), pirmsteksta zonā (II), teksta zonā (III) un paraksta zonā (IV) (2.pielikums). Nepieciešamās dokumenta sastāvdaļas attiecīgajās zonās izvieto pēc pievienotā parauga (3.pielikums). 112
142. Veidlapas rekvizītu zonā (I) izvietojami: 1) valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls; 2) dokumenta autora nosaukums; 3) organizācijas reģistrācijas numurs; 4) dokumenta autora pasta adrese; 5) norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem). 113
143. Pirmsteksta zonā (II) izvietojami: 1) norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu; 2) dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu; 3) dokumenta veida nosaukums; 4) dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums; 5) dokumenta datums; 6) dokumenta numurs; 7) saņemtā dokumenta datums atbildes dokumentā; 8) saņemtā dokumenta numurs atbildes dokumentā; 9) adresāts; 10) teksta satura atklāsts vai dokumenta nosaukums. 114
144. Teksta pielikuma uzrakstu raksta dokumenta teksta pielikuma pirmās lapas labajā augšējā stūrī. 115
145. Teksta zonā (III) izvietojami: 1) dokumenta teksts; 2) norāde par pievienotajiem dokumentiem. 116
146. Paraksta zonā (IV) izvietojami: 1) paraksts; 2) zīmoga nospiedums; 3) dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par saskaņojumu; 4) dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs; 5) dokumenta noraksta vai kopijas pareizības apliecinājuma uzraksts; 6) dokumenta izraksta pareizības apliecinājuma uzraksts. 117 5.
147. Dokumenta teksts
148. Dokumenta teksts ir dokumenta galvenā sastāvdaļa. 118
149. Teksta saturu un uzbūvi nosaka dokumenta mērķis, pamatuzdevums. Atbilstoši dokumenta saturam un veidam jāizvēlas teksta valoda un stils. 119
150. Dokumenta tekstam jābūt iespējami īsam, lakoniskam, izteiksmei jābūt vienkāršai, skaidrai, nepārprotami uztveramai, jāvairās no liekiem informācijas atkārtojumiem. 120
151. Veidojot tekstu, jāorientējas uz dokumenta saņēmēja psiholoģiju un informētības pakāpi. Teksts jāveido, ievērojot pāreju no zināmā uz nezināmo. Nepārprotami jābūt pateiktai dokumenta galvenajai domai, ja nepieciešams, izmantojot teksta grafiskos izcēlumus un teksta beigās (ja teksts ir garš) atkārtojot būtiskāko. 121
152. Dokumenta tekstā izšķirama ievaddaļa, izklāsta daļa un secinājumu daļa. Dažos dokumentu veidos secinājumu daļa var arī nebūt teksta beigās. Rīkojuma dokumentos secinājumu daļu parasti nelieto. 122
153. Ievaddaļā iespējami īsāk, bez liekām frāzēm dokumenta lasītājs jāievada attiecīgajā jautājumā (tabulārajos dokumentos ievaddaļas funkcija ir dokumenta nosaukumam). 123
154. Izklāsta daļā jāraksta problēmas pamatojums, izvērsums. Šai daļai jābūt maksimāli koncentrētai, jāmin tikai būtiskākie fakti, kas nepieciešami (un pietiekami) dokumenta mērķa (pamatuzdevuma) pamatošanai. 124
155. Secinājumu daļā jāietver dokumenta mērķis: domas un datu kopsavilkums, tālākās darbības uzdevums, pamudinājums uz kādu rīcību. 125
156. Dokumenta teksts jāveido ar saturiski pamatotu un pārskatāmu teksta sadalījumu rindkopās un grafiskiem izcēlumiem. Tekstu parasti raksta ar pusotru starprindu intervālu, bet uz A5 formāta lapas - ar vienu starprindu intervālu. 126
157. Lietojot tekstā marku un citus saīsinātos apzīmējumus, jāievēro šādi pamatprincipi: 1) materiālu, izstrādājumu vai detaļu marku un citi saīsināti apzīmējumi saglabājami izgatavotāja oriģinālformā, ja oriģinālvalodā ir latīņalfabētiskā rakstība; 2) materiāliem, izstrādājumiem vai detaļām, kuru apzīmēšanai nav izmantots latīņu alfabēts, apzīmējumi rakstāmi transliterējumā uz latviešu valodas rakstību, ja nepieciešams, iekavās rakstot oriģinālformu. 127 5.
158. Pārvaldes dokumenta rekvizīti 5.4.
159. Valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls
160. Latvijas Republikas valsts ģerboņa attēls organizācijas veidlapā lietojams tikai likumos vai Ministru kabineta tiesību aktos noteiktajos gadījumos. 128
161. Organizācija, kurai nav tiesību izmantot savā veidlapā valsts ģerboņa attēlu, var lietot savas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēlu, kas reģistrēts likumā noteiktajā kārtībā. 129
162. Valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēlu izvieto virs organizācijas nosaukuma vai pa kreisi no tā veidlapas rekvizītu zonā vai uz lapas augšējās malas. 130 5.4.
163. Dokumenta autora nosaukums
164. Dokumenta autora nosaukums rakstāms nominatīvā veidlapas rekvizītu zonā. 131
165. Ja organizācija atrodas citas organizācijas pakļautībā, tad pirms attiecīgās organizācijas nosaukuma jānorāda arī augstākās organizācijas nosaukums nominatīvā. 132 5.4.
166. Organizācijas reģistrācijas numurs
167. Visām organizācijām, kuras saskaņā ar likumiem ir jāreģistrē, savos dokumentos jānorāda to reģistrācijas numurs, piemēram: Reģ. Nr. 000302475 133
168. Organizācijas reģistrācijas numurs rakstāms veidlapas rekvizītu zonā. 134 5.4.
169. Dokumenta autora pasta adrese
170. Organizācijas pasta adrese rakstāma veidlapas rekvizītu zonā saskaņā ar pasta noteikumiem. 135 5.4.
171. Norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem)
172. Norādē par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem) ietverams organizācijas tālruņa, faksa vai cita sakaru līdzekļa numurs un/vai kods. 136
173. Dokumenta autora sakaru līdzekļa (līdzekļu) numurs un/vai kods rakstāms veidlapas rekvizītu zonā. 137 5.4.
174. Norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu
175. Norādi par dokumenta lietošanas ierobežojumu lieto, ja likumos un citos tiesību aktos noteikti ierobežojumi brīvai dokumenta un tajā ietvertās informācijas lietošanai. 138
176. Norādi par dokumenta lietošanas ierobežojumu lieto, noformē un raksta pirmsteksta zonā lapas labajā pusē saskaņā ar īpašiem likumiem un Ministru kabineta noteikumiem. 139 5.4.
177. Dokumenta veida nosaukums
178. Dokumenta veids nosaka dokumenta teksta uzbūves īpatnības un tā funkcijas, palīdz noteikt dokumenta uzdevumu un tā prasību izpildes obligātumu. 140
179. Dokumenta veida nosaukumu attiecībā pret pārējo dokumenta informāciju grafiski izceļ (ar cita lieluma burtiem vai kā citādi) un raksta pirmsteksta zonā lapas vidū, piemēram: 141 RĪKOJUMS 5.4.
180. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums
181. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums rakstāms lokatīvā. 142
182. Ja dokuments izstrādāts, izdots, pieņemts vai parakstīts: 1) pilsētā, tad norāda tikai pilsētas nosaukumu; 2) pagastā, tad norāda rajona un attiecīgā pagasta nosaukumu. 143
183. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumu raksta pirmsteksta zonā zem dokumenta veida nosaukuma, piemēram: 144 RĪKOJUMSKuldīgā 5.4.
184. Dokumenta datums un numurs
185. Dokumenta datumu raksta pirmsteksta zonā lapas kreisajā pusē. 145
186. Dokumenta numura vietu apzīmē ar "Nr." vai "No". 146
187. Dokumenta numurā kopā ar dokumenta kārtas numuru kā dokumenta numura sastāvdaļas var būt arī citi apzīmējumi, kas parasti noformējami ar arābu cipariem (var lietot arī burtus). Dokumenta reģistrācijas kārtas numuru no citiem apzīmējumiem parasti atdala ar šķērssvītru - "/", piemēram: 147 Nr. 2-15/567, kur:2 - struktūrvienības numurs (indekss) atbilstoši organizācijas iekšējam sadalījumam;15 - lietas numurs atbilstoši organizācijas lietu nomenklatūrai;567 - dokumenta reģistrācijas kārtas numurs.
188. Apzīmējumus, ko organizācija lieto savu dokumentu numuros, nosaka pati organizācija. 148
189. Dokumenta numuru raksta pirmsteksta zonā lapas labajā pusē, izņemot sarakstes dokumentus. Piemēram: 149 1997.gada 15.aprīlīRĪKOJUMSLudzas rajona Ciblas pagastāNr.12 5.4.
190. Saņemtā dokumenta datums un numurs atbildes dokumentā
191. Sniedzot atbildi, atbildes dokumentā jānorāda saņemtā dokumenta datums un numurs. 150
192. Saņemtā dokumenta datuma vietu atbildes dokumentā apzīmē ar norādi "Uz" zem dokumenta datuma. 151
193. Saņemtā dokumenta numura vietu atbildes dokumentā apzīmē ar norādi "Nr." vai "No" pa labi no saņemtā dokumenta datuma, piemēram: 152 15.04.1997.Uz 12.04.1997.Nr. 12Nr. 1-14/222 5.4.
194. Dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu
195. Apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu raksta pirmsteksta zonā. 153 5.4.
196. Adresāta noformēšana
197. Adresāts rakstāms datīvā pirmsteksta zonā lapas labajā pusē. Pieļaujams adresātu rakstīt lapas kreisajā pusē. 154
198. Organizācijas un/vai tās struktūrvienības nosaukums pirms amatpersonas amata nosaukuma rakstāms ģenitīvā. 155
199. Nosūtot dokumentu organizācijai, to var adresēt: 1) attiecīgajai organizācijai; 2) organizācijas struktūrvienībai; 3) organizācijas amatpersonai, darbiniekam vai ierēdnim (ierēdņa kandidātam). 156
200. Ja dokumentu adresē organizācijai, adresātā:1) jābūt pilnam tās nosaukumam, piemēram:Valsts akciju sabiedrības "Īpašums"2) var norādīt pasta adresi, piemēram:Valsts akciju sabiedrībai "Īpašums"Brīvības gatvē 501, Rīgā, LV-1099
201. Ja dokumentu adresē organizācijas struktūrvienībai, adresātā:1) jābūt pilnam attiecīgās organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumam, piemēram:Valsts akciju sabiedrības "Īpašums"Personāla nodaļai2) var norādīt pasta adresi.
202. Ja dokumentu adresē organizācijas amatpersonai, darbiniekam vai ierēdnim (ierēdņa kandidātam), adresātā:1) jābūt attiecīgās organizācijas nosaukumam, amatpersonas, darbinieka vai ierēdņa (ierēdņa kandidāta) amata nosaukumam, vārdam un uzvārdam vai vārda iniciālim un uzvārdam, piemēram:Valsts akciju sabiedrības "Īpašums"Tirgvedības nodaļas speciālisteiAgrai Līdumai2) var norādīt pasta adresi.
203. Ja dokumentu adresē fiziskai personai, adresātā jābūt attiecīgās personas vārdam un uzvārdam vai vārda iniciālim un uzvārdam, kā arī pasta adresei, piemēram: 157 Dzintaram Krasta kungam"Ošiņos", Sila pag., Ogres raj.p.n. Līdumi, LV-5099 5.4.
204. Teksta satura atklāsts
205. Teksta satura atklāstā rakstāma īsa informācija par dokumenta saturu, lai būtu vieglāk attiecīgo dokumentu atšķirt no citiem tā paša veida dokumentiem un sameklēt to turpmāk. 158
206. Teksta satura atklāstu parasti raksta visiem dokumentiem. 159
207. Teksta satura atklāstu var nerakstīt, ja dokuments noformēts uz A5 formāta papīra lapas vai ja tam ir nosaukums. 160
208. Teksta satura atklāstu raksta pirmsteksta zonā lapas kreisajā pusē. 161
209. Teksta satura atklāstu parasti sāk ar vārdu "Par", un atklāsta tekstam jāatbild uz jautājumu "Par ko ir šis dokuments?". 162 Piemēram:Par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu 5.4.
210. Teksta pielikuma norāde un uzraksts
211. Teksta pielikuma norāde rakstāma, ja dokumenta tekstam (turpmāk tekstā — "pamatdokuments") pievieno papildinformāciju, kas noformēta kā paskaidrojošs vai ilustrējošs dokuments, kurš lietojams tikai kopā ar pamatdokumentu, — tabula, dokumenta paraugs, zīmējums u.tml. 163
212. Teksta pielikuma norādi noformē pamatdokumenta tekstā ar vārdu "pielikums", rakstot to iekavās un minot attiecīgu kārtas skaitli, ja pielikumi ir vairāki, piemēram: Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts jānoformē pēc pievienotā parauga (2.pielikums). 164
213. Ja pamatdokumenta tekstā ir atsauce uz jau norādītu pielikumu, tad turpmāk tekstā to noformē ar norādi "sk. pielikumu", minot attiecīgo pielikuma numuru (ja tāds ir), piemēram: Dokumenta apstiprinājumu noformē ar apstiprinājuma uzrakstu (sk. 3.pielikumu). 165
214. Teksta pielikuma uzrakstā jābūt: 1) vārdam "Pielikums"; 2) pamatdokumenta autora nosaukumam; 3) pamatdokumenta datumam; 4) pamatdokumenta veida nosaukumam; 5) pamatdokumenta numuram. 166
215. Ja nepieciešams, pielikuma uzrakstā var norādīt pamatdokumenta punktu, kurā pirmo reizi minēts attiecīgais pielikums, teksta satura atklāstu vai dokumenta nosaukumu. 167 Piemēram:PielikumsEkonomikas ministrijas1997.gada 12.novembrarīkojumam Nr.109(3.4.punkts) 5.4.
216. Norāde par pievienotajiem dokumentiem
217. Norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē, ja dokumentam (vēstulei, aktam u.c.) tiek pievienots kāds cits dokuments. 168
218. Norādi par pievienotajiem dokumentiem raksta teksta zonā zem pamatdokumenta teksta. 169
219. Norādē par pievienotajiem dokumentiem jānorāda: 1) vārds "Pielikumā", aiz kura raksta kolu; 2) pievienotā dokumenta nosaukums; 3) pievienotā dokumenta lapu (lappušu) skaits. Piemēram: Pielikumā: Izstādes apmeklējumu grafiks uz 1 lp. 170
220. Ja dokumentam tiek pievienoti vairāki cita dokumenta eksemplāri, tad norādē par pievienotajiem dokumentiem jānorāda arī eksemplāru skaits, piemēram: Pielikumā: Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts uz 5 lp. 2 eks. 171
221. Norādē par pievienotajiem dokumentiem var uzrādīt arī citu informāciju. 172
222. Ja dokumentam pievienotais dokuments ir cauršūts (caurauklots) vai brošēts, tad norādē par pievienotajiem dokumentiem var nenorādīt pievienotā dokumenta lapu skaitu. 173
223. Ja pievienotā dokumenta nosaukums minēts pamatdokumenta tekstā, tad norādē par pievienotajiem dokumentiem pilnu pievienotā dokumenta nosaukumu atkārtoti var nenorādīt. Šajā gadījumā norāda tikai dokumenta veida nosaukumu, piemēram: Pielikumā: Nolikums uz 5 lp. 2 eks. 174
224. Ja dokumentam tiek pievienoti vairāki citi dokumenti, tad norādē par pievienotajiem dokumentiem tos numurē, piemēram: 175 Pielikumā:
225. Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts uz 5 lp.
226. Izstādes apmeklējumu grafiks uz 1 lp. 5 eks.
227. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi 9 eks.
228. Ja dokumentam tiek pievienots cits dokuments, kuram savukārt arī ir pievienots dokuments (dokumenti), tad norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē pēc šāda parauga: 176 Pielikumā:Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts ar pielikumiem, pavisam uz 10 lp.
229. Ja dokumentam tiek pievienots liels skaits citu dokumentu, tad norādi par pievienotajiem dokumentiem saskaņā ar iepriekš minētajām prasībām noformē atsevišķā lapā, kurā jābūt nosauktam pamatdokumentam. Šajā gadījumā pamatdokumentā norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē pēc šāda parauga: 177 Pielikumā:Pievienoto dokumentu saraksts uz 1 lp. 5.4.
230. Paraksta noformēšana
231. Ja dokumentu paraksta vairākas vienas organizācijas amatpersonas, tad to parakstus izvieto vienu zem otra, ievērojot attiecīgo personu amata pakāpi, piemēram: 178 ĢenerāldirektorsGalvenais grāmatvedis(personiskais paraksts)(personiskais paraksts)A.BērtulisK.Zariņš
232. Ja dokumentu paraksta komisija, tad parakstus izvieto tādā secībā, kā nosaukts komisijas sastāvs. 179
233. Ja dokumentu paraksta divu dažādu organizāciju amatpersonas, tad to parakstus izvieto blakus vienā līmenī tādā secībā, kā norādīti attiecīgo organizāciju nosaukumi dokumenta sākumā, piemēram: 180 Akciju sabiedrības "Vēji"valdes priekšsēdētājs(personiskais paraksts) A.KalniņšValsts uzņēmuma "Rīts"direktors(personiskais paraksts) K.Bērziņš
234. Ja dokumentu paraksta vairāku dažādu organizāciju amatpersonas, tad to parakstus izvieto pēc šāda parauga: 181 Akciju sabiedrības "Vēji"valdes priekšsēdētājs(personiskais paraksts) A.KalniņšValsts uzņēmuma "Rīts"direktors(personiskais paraksts) K.BērziņšValsts akciju sabiedrības"Īpašums" prezidents(personiskais paraksts) U.KļaviņšFirmas "Rīta vējš", SIA,ģenerāldirektors(personiskais paraksts) V.Lapiņš
235. Dokuments jānoformē tā, lai paraksta zonas rekvizīti būtu vienā lapā ar tekstu vai vismaz teksta daļu. 182 5.4.
236. Zīmoga nospiedums
237. Zīmoga nospiedumu liek paraksta zonā vietā, kas dokumentā apzīmēta ar atzīmi "z.v.". Ja šāda vieta dokumentā nav apzīmēta, tad zīmoga nospiedumu liek tā, lai tas skartu dokumenta parakstītāja amata nosaukumu, piemēram: 183 Ģenerāldirektors (zīmogs)(personiskais paraksts)A.Vilks 5.4.
238. Dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu
239. Ja likumos vai citos tiesību aktos paredzēts pārvaldes dokumentu saskaņot ar citu organizāciju vai ja dokumentā skarti jautājumi, kuru risināšana saistīta ar citas organizācijas kompetenci, dokumentā jābūt saskaņojuma uzrakstam vai atzīmei par saskaņojumu. 184
240. Dokumentu var saskaņot: 1) amatpersonai parakstoties uz saskaņojamā dokumenta; 2) pieņemot lēmumu koleģiālās institūcijas sēdē, kurā saskaņo dokumentu. 185
241. Dokumenta saskaņojumu noformē: 1) ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta; 2) ar atzīmi par saskaņojumu, ja koleģiālā institūcija savā sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu. 186
242. Koleģiālā institūcija savā sēdē dokumentu var saskaņot: 1) pieņemot lēmumu, kas noformēts kā atsevišķs dokuments (lēmums, rīkojums); 2) pieņemot lēmumu, kas ierakstīts tikai sēdes protokolā. 187
243. Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par saskaņojumu raksta uz visiem dokumenta eksemplāriem paraksta zonā lapas kreisajā pusē. 188
244. Saskaņojuma uzrakstā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "SASKAŅOTS"; 2) dokumenta saskaņotājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu ģenitīvā); 3) dokumenta saskaņotājas amatpersonas pašrocīgam parakstam un tā atšifrējumam; 4) saskaņošanas datumam; 5) zīmoga nospiedumam, ja tas paredzēts attiecīgos tiesību aktos vai pēc savstarpējas vienošanās. 189 Piemēram:SASKAŅOTSEkonomikas ministrijasTehniskā departamenta direktors(personiskais paraksts) A.Kļaviņš28.09.
246. Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas sēdē un noformē saskaņojumu kā atsevišķu dokumentu, atzīmē par saskaņojumu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "SASKAŅOTS"; 2) koleģiālās institūcijas pilnam nosaukumam; 3) pieņemtā dokumenta datumam, nosaukumam un numuram. 190 Piemēram:SASKAŅOTSar akciju sabiedrības "Rīts" valdes1997.gada 28.maijalēmumu Nr.25
247. Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas sēdē, ierakstot to tikai sēdes protokolā, atzīmē par saskaņojumu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "SASKAŅOTS"; 2) koleģiālās institūcijas pilnam nosaukumam; 3) koleģiālās institūcijas sēdes datumam un protokola numuram. 191 Piemēram:SASKAŅOTSar akciju sabiedrības "Rīts" valdes1997.gada 28.maijaprot. Nr.25
248. Ja dokuments jāsaskaņo ar divām citām organizācijām, tad saskaņojumu ar katru organizāciju noformē ar savu saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par saskaņojumu, kurus izvieto pēc šāda parauga: 192 SASKAŅOTSAkciju sabiedrības "Vēji"valdes priekšsēdētājs(personiskais paraksts) A.Kalniņš17.07.1997.SASKAŅOTSValsts uzņēmuma "Rīts"direktors(personiskais paraksts) K.Bērziņš20.07.
250. Ja dokuments jāsaskaņo ar vairākām citām organizācijām, tad saskaņojuma uzrakstus vai atzīmes par saskaņojumu izvieto pēc šāda parauga: 193 SASKAŅOTSAkciju sabiedrības "Vēji"valdes priekšsēdētājs(personiskais paraksts) A.Kalniņš17.07.1997.SASKAŅOTSValsts uzņēmuma "Rīts"direktors(personiskais paraksts) K.Bērziņš20.07.1997.SASKAŅOTSEkonomikas ministrijasTehniskā departamenta direktors(personiskais paraksts) A.Kļaviņš27.07.1997.SASKAŅOTSar valsts akciju sabiedrības"Īpašums" valdes1997.gada 28.jūlijalēmumu Nr.25
251. Saskaņojuma uzraksti vai atzīmes par saskaņojumu dokumentā jānoformē tā, lai tie visi atrastos vienā lapā ar parakstu. Ja dokuments jāsaskaņo ar daudzām organizācijām un visus saskaņojuma uzrakstus vai atzīmes par saskaņojumu nevar izvietot vienā lapā ar parakstu, tad tos raksta atsevišķā saskaņojumu lapā, kurā ir norāde uz pamatdokumentu. Šajā gadījumā uz pamatdokumenta jābūt uzrakstam "Pievienota saskaņojumu lapa". 194 5.4.
252. Dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs
253. Dokumenta izstrādātāja vai cita attiecīgajā jautājumā kompetenta organizācijas darbinieka uzvārdu un dienesta tālruņa numuru parasti norāda organizācijas nosūtāmajos dokumentos, bet to var norādīt arī tās iekšējos dokumentos. 195
254. Dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs rakstāms zem rekvizīta "paraksts" lapas kreisajā pusē, piemēram: Kļaviņš 7323999 196
255. Ja dokumenta izstrādātājs un parakstītājs ir viena un tā pati persona, arī tad ir jāraksta šis rekvizīts. 197 5.
256. Dokumenta dienesta atzīmes 5.5.
257. Rezolūcija
258. Rezolūcija ir neatņemama dokumenta sastāvdaļa. Tā jāraksta skaidri salasāmi tieši uz izpildāmā dokumenta pirmsteksta zonā brīvajā vietā tā, lai tā nenosegtu kādu dokumenta teksta vai rekvizīta daļu. Rezolūciju neraksta pirmās lapas augšējā kreisajā stūrī un uz dokumenta malām. 198
259. Rezolūcijā jābūt norādītam: 1) dokumenta izpildītājam; 2) uzdevumam, kas jāveic dokumenta izpildītājam; 3) rezolūcijas autora parakstam; 4) datumam, kad rakstīta rezolūcija. 199
260. Rezolūcijā var nenorādīt izpildāmo uzdevumu, ja tas skaidri izriet no paša dokumenta teksta. 200
261. Rezolūcijā var norādīt uzdevuma izpildes termiņu, piemēram: 201 A.KļaviņamSagatavot atbildes projektu.Termiņš - 15.08.1997.(personiskais paraksts)01.08.
263. Rezolūcijā var norādīt arī vairākus dokumenta izpildītājus, piemēram: 202 A.KļaviņamB.LapiņamG.OzoliņamVeikt dienesta izmeklēšanu un iesniegt atzinumu.Termiņš - 15.09.1997.(personiskais paraksts)01.09.
265. Ja rezolūcijā norādīti vairāki izpildītāji un nav noteikts atbildīgais, tad atbildīgs par dokumenta izpildi kopumā ir tas, kurš minēts pirmais. 203 5.5.
266. Atzīme par dokumenta kontroli
267. Ja saņemtā dokumenta izpilde tiek kontrolēta, atzīmi par dokumenta kontroli raksta dokumenta kreisajā malā iepretim teksta satura atklāstam. 204
268. Atzīmē par dokumenta kontroli raksta: 1) vārdu "Kontrole" vai burtu "K"; 2) datumu, līdz kuram dokumentam jābūt pilnībā izpildītam. 205 Piemēram:Kontrole25.10.
269. 5.5.
270. Vīza
271. Ar vīzu noformē dokumenta saskaņošanu organizācijas ietvaros. Vīzu raksta paraksta zonā zem rekvizīta "paraksts". 206
272. Ja vizē dokumentu, ko sūta ārpus organizācijas, tad vīzu raksta tikai uz tā eksemplāra, kurš paliek organizācijas lietā. Ja vizē dokumentu, kas paliek organizācijas lietā, tad vīzu raksta uz dokumenta pirmā eksemplāra. 207
273. Vīzā ietilpst: 1) datums, kad rakstīta vīza; 2) vizētāja personiskais paraksts. 208
274. Vīzu var papildināt ar vizētāja amata nosaukumu un paraksta atšifrējumu. 209
275. Ja vizētājam ir iebildumi pret dokumenta projektu vai papildinājumi, tie jāraksta pie vīzas, bet, ja tos nevar izvietot uz vizējamā dokumenta, tad iebildumi un papildinājumi jāraksta uz atsevišķas lapas, bet uz vizējamā dokumenta vīzu noformē pēc šāda parauga: 210 Iebildumus pievienoju.14.11.1997.(personiskais paraksts)K.Bērziņš 5.5.
276. Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu
277. Ja ir nepieciešams dokumentēt kādas personas iepazīstināšanu ar dokumentu, paraksta zonā zem rekvizīta "paraksts" raksta atzīmi par iepazīšanos ar dokumenta saturu. 211
278. Atzīmē par iepazīšanos ar dokumenta saturu jābūt: 1) vārdam "Iepazinos" vai "Lasīju"; 2) attiecīgās personas personiskajam parakstam; 3) datumam. 212
279. Ja nepieciešams, atzīmi par iepazīšanos ar dokumenta saturu var papildināt ar attiecīgās personas amata nosaukumu un paraksta atšifrējumu. 213 5.5.
280. Atzīme par dokumenta izpildi
281. Atzīmi par dokumenta izpildi raksta pēc dokumenta pilnīgas izpildes dokumenta pirmās lapas apakšējās malas kreisajā pusē. 214
282. Atzīmē par dokumenta izpildi jābūt īsai norādei par dokumenta izpildes rezultātu. 215
283. Ja, dokumentu izpildot, izstrādāts jauns dokuments, tad atzīmē par dokumenta izpildi raksta datumu, jaunā dokumenta veida nosaukumu un numuru, piemēram: 12.04.
284. nosūtīta vēstule Nr. 2-15/
285. 216
286. Ja dokuments izpildīts, neizstrādājot jaunu dokumentu, tad atzīmē par dokumenta izpildi norāda, kad un kādā veidā tas ir izpildīts. Dokumenta pirmās lapas otrajā pusē vēlams sīkāk izklāstīt izpildes rezultātu, piemēram: Jautājumu K.Pētersons atrisināja telefoniski15.09.
287. ar Tehniskā departamentadirektoru A.Klavānu. Sk. lapas otrā pusē. 217 5.5.
288. Atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā
289. Ja dokumenta informācija tiek ievadīta informācijas sistēmā, tad attiecīgā dokumenta paraksta zonā lapas apakšējās malas vidū jāraksta atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā, piemēram: 218 minrik 12.doc.
290. Atzīmē par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā jāraksta attiecīgās informācijas sistēmas nosaukums. Atzīmi var papildināt ar informācijas ievadītāja personisko parakstu vai kodu un ievadīšanas datumu, piemēram: 219 Informācija ievadītaADAS "Virsotne"Operators (personiskais paraksts) I.Bērzs16.08.
291. 5.5.
292. Atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu
293. Uz dokumenta, ko saņem organizācija, pirmās lapas apakšējās malas labajā pusē jāizdara atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu. 220
294. Atzīmē par dokumenta saņemšanu jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītam vārdam "SAŅEMTS"; 2) pilnam vai saīsinātam dokumenta saņēmējas organizācijas nosaukumam; 3) dokumenta saņemšanas datumam. 221
295. Ja nepieciešams, atzīmē var norādīt arī dokumenta saņemšanas laiku. 222
296. Atzīmē par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu jānorāda arī dokumenta reģistrācijas numurs, piemēram: 223 SAŅEMTSFinansu ministrijā10.12.1997.Nr. 265/2-15 5.
297. Pārvaldes dokumentu izstrādāšanas tehniskās prasības 5.6.
298. Papīra formāts un dokumenta malas
299. Dokumentu raksta vienā vai abās lapas pusēs uz šāda formāta rakstāmpapīra: 1) A3 (420x210 mm) - tikai horizontālā novietojumā; 2) A4 (297x210 mm) - horizontālā vai vertikālā novietojumā; 3) A5 (210x148 mm) - horizontālā vai vertikālā novietojumā. 224
300. Teksta aizsargāšanai dokumentā atstāj šādas malas: 1) kreiso - ne mazāk par 30 mm; ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrā lapas pusē — ne mazāk par 10 mm; 2) labo - ne mazāk par 10 mm; ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrā lapas pusē — ne mazāk par 30 mm; 3) augšējo - ne mazāk par 20 mm; 4) apakšējo - ne mazāk par 20 mm. 225 5.6.
301. Organizācijas veidlapa
302. Organizācija var izgatavot un lietot šādas veidlapas: 1) organizācijas veidlapu; 2) atsevišķa dokumenta veida veidlapu. 226
303. Organizācijas veidlapu var lietot visiem pārvaldes dokumentiem. 227
304. Atsevišķa dokumenta veida veidlapu lieto konkrētam dokumenta veidam. 228
305. Organizācija var lietot tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā uz balta vai gaišos toņos viegli iekrāsota papīra izgatavotas veidlapas ar iepriekš sagatavotu nemainīgu teksta daļu. 229
306. Organizācijas veidlapā atveidojami šādi rekvizīti: 1) valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls; 2) dokumenta autora nosaukums; 3) organizācijas reģistrācijas numurs; 4) dokumenta autora pasta adrese; 5) norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem). 230
307. Atsevišķa dokumenta veida veidlapā papildus organizācijas veidlapas rekvizītiem jāatveido attiecīgā dokumenta veida nosaukums. 231
308. Organizācijas veidlapā un atsevišķa dokumenta veida veidlapā var atveidot trafaretās daļas vai ierobežojošās atzīmes šādiem rekvizītiem: 1) dokumenta datumam; 2) dokumenta numuram; 3) dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumam; 4) saņemtā dokumenta datumam atbildes dokumentā; 5) saņemtā dokumenta numuram atbildes dokumentā; 6) dokumenta apstiprinājuma uzrakstam vai atzīmei par dokumenta apstiprinājumu; 7) adresātam; 8) dokumenta teksta satura atklāstam vai nosaukumam. 232
309. Veidlapā var atveidot arī citu nepieciešamo informāciju (konta numuru u.c.), kā arī dokumenta malu ierobežojošās atzīmes, atzīmes lapas locījumiem u.tml. 233
310. Dokumenta veidlapā visiem rekvizītiem jābūt vienā krāsā, parasti - melnā. Nav pieļaujams izmantot zaļo un dzelteno krāsu vai citu krāsu gaišos toņus, kas apgrūtina dokumenta kopiju izgatavošanu. 234
311. Burtu lielums jāizvēlas atkarībā no rekvizītu iespiedzīmju daudzuma. Burtu lielums un raksts nedrīkst stipri atšķirties cits no cita. Ar lielākiem burtiem pieļaujams izcelt tikai organizācijas un dokumenta veida nosaukumu. 235
312. Dokumenta malu un atsevišķu rekvizītu izvietojumu ierobežojošās atzīmes uz veidlapas var norādīt ar stūrīšiem vai cita veida apzīmējumiem. 236 5.6.
313. Dokumenta teksta iedalījums
314. Dokumenta teksta iedalījums nedrīkst pārsniegt četrus līmeņus: nodaļa, apakšnodaļa, rindkopa vai punkts un apakšpunkts. 237
315. Dokumenta teksta rindkopas vai punktus var apvienot nodaļās un apakšnodaļās. 238
316. Nodaļas vai apakšnodaļas saturu atklāj attiecīgi nodaļas vai apakšnodaļas virsraksts, ko raksta nodaļas vai apakšnodaļas sākumā rindas vidū. 239
317. Nodaļas un apakšnodaļas numurējamas ar arābu cipariem, ko raksta nodaļas vai apakšnodaļas virsraksta priekšā. 240
318. Apakšnodaļas numuru veido nodaļas kārtas skaitlis un apakšnodaļas kārtas skaitlis, kas cits no cita atdalīti ar punktu. 241
319. Ja dokumenta teksts tiek dalīts nodaļās un punktos, punkta numuru veido nodaļas kārtas skaitlis un punkta kārtas skaitlis, kas cits no cita atdalīti ar punktu, piemēram: 3.
320. 242
321. Ja dokumenta teksts tiek dalīts nodaļās, apakšnodaļās un punktos, punkta numuru veido nodaļas kārtas skaitlis, apakšnodaļas kārtas skaitlis un punkta kārtas skaitlis, kas cits no cita atdalīti ar punktu, piemēram: 3.2.
322. 243
323. Ja punkta tekstu dala apakšpunktos, punkta numurs tiek papildināts ar attiecīgā apakšpunkta kārtas skaitli, piemēram: 3.2.27.
324. 244
325. Ja nodaļā vai apakšnodaļā ir tikai viens punkts (rindkopa), tam numuru neraksta. 245
326. Pieļaujama teksta punktu vienlaidu numerācija. 246
327. Punkta numuru raksta ar rindkopas atkāpi. Rindkopas atkāpi veido piecas burtu vietas. 247
328. Ja dokumentā nodaļas beigās teksts neaizņem pilnu lappusi, jaunu nodaļu var rakstīt nākamajā lappusē, iepriekšējās nodaļas beigas atzīmējot ar nodaļas beigu zīmi lappuses vidū, piemēram: 248 __________vai* * * 5.6.
329. Informācijas izcēlumi
330. Lai dokumenta galvenā informācija būtu ērtāk uztverama, to var grafiski izcelt. 249
331. Informāciju var izcelt ar šādiem paņēmieniem: 1) rakstot izceļamo daļu ar lielajiem burtiem, piemēram: Jānis BĒRZIŅŠ; 2) pasvītrojot izceļamo daļu, piemēram: Jānis Bērziņš; 3) rakstot izceļamo daļu ar retinātiem burtiem, piemēram: Jānis B ē r z i ņ š. 250
332. Noformējot dokumentu, informācijas izcelšanai var izmantot attiecīgo tehnisko līdzekļu iespējas (citu burtu rakstu, dažāda biezuma un lieluma burtus u.tml.), piemēram:
333. Valsts kancelejas Juridiskais departaments.
334. Valsts kancelejas Juridiskais departaments.
335. Valsts kancelejas Juridiskais departaments. 251 5.6.
336. Lapu un lappušu numerācija
337. Ja dokuments noformēts tikai uz vienas lapas vai lappuses, to nenumurē. 252
338. Dokumentos, kurus noformē uz divām vai vairākām lapām (lappusēm), sākot ar otro lapu (lappusi), tās attiecīgi numurē ar arābu cipariem. 253
339. Lapas (lappuses) numurs rakstāms katras lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū bez jebkādām papildu zīmēm. 254
340. Noslēguma jautājumi
341. Šie noteikumi stājas spēkā ar 1996.gada 1.jūliju. 255
342. Organizācijas veidlapas, kas izgatavotas atbilstoši Latvijas Republikas standartam LRS 3-90 "Organizatoriskās un rīkojumu dokumentācijas sistēma. Paraugformulārs. Pamatnoteikumi dokumentu noformēšanai", var izmantot līdz 1996.gada 1.novembrim, ievērojot šo noteikumu prasības rekvizītu noformēšanai, kas nodrošina dokumenta juridisko spēku. 256
343. Ar šo noteikumu spēkā stāšanās dienu atzīt par spēku zaudējušiem: 1) Latvijas Republikas standartu LRS 3-90 "Organizatoriskās un rīkojumu dokumentācijas sistēma. Paraugformulārs. Pamatnoteikumi dokumentu noformēšanai"; 2) Ministru Padomes 1990.gada 29.decembra rīkojumu Nr.249-r "Par vietējo pašvaldību iestāžu lietvedības instrukciju projektiem"; 3) Ministru Padomes 1991.gada 29.janvāra rīkojumu Nr.37-r "Par naudas līdzekļu iedalīšanu". 257 Ministru prezidents A.Šķēle Tieslietu ministrs Dz.Rasnačs 1.pielikums Ministru kabineta 1996.gada 23.aprīļa noteikumiem Nr.154 Dokumentos biežāk lietojamie saīsinājumi
344. Tradicionālie saīsinājumi, kurus tekstā parasti lieto kā saīsinājumus:u.c.— un citiutt.— un tā tālāku.tml.— un tamlīdzīgivai tml.— vai tamlīdzīgit.i.— tas irsk.— skatītsal.— salīdzinātš.g.— šā gada, šī gadaplkst.— pulkstennr.— (aiz skaitļa)Nr.— numurs (pirms skaitļa — dokumentu numerācijā)v.i.— pienākumu ("vietas") izpildītājsvietn.— vietnieks; vietnieceLs— lats (kopā ar summu cipariem)N.B. (lat. nota bene!)— ievēro labi!P.S. (lat. post scriptum)— piebilde aiz paraksta
345. Saīsinājumi, ar kuriem noteiktā pozīcijā aizstāj parasti pilnā formā lietojamos vārdus vai izteiksmes:a.god.— augsti godātais; augsti godājamais arī: (augsti godātā; augsti godājamā)a.k.— abonenta kastīte (kopā ar skaitli)a.l.— autorloksneapg.— apgabalsapm.— apmēramapr.1— apriņķis (kopā ar nosaukumu)apr.2— aprīlisa/s— akciju sabiedrībaatt.— attēlsaug.— augustsb-ba— biedrībabij.— bijušaisbulv.— bulvāriscet.— ceturksniscien.— cienītā; cienījamā; cienītais; cienījamais (kopā ar personvārdu vai amata nosaukumu)dok.— dokumentsDr.— doktors (kopā ar personvārdu)Dr. h. (latviski)— habilitētais doktors (kopā ar personvārdu)Dr. habil. (latīniski)— habilitētais doktors (kopā ar personvārdu)dsk.— daudzskaitlisdz.1— dzimis; dzimusi (dzīves datos)dz.2— dzīvoklis (adresē)dzīv.— dzīvojošs; dzīvojoša (adresē)eks.— eksemplārsfebr.— februārisg.— gads (kopā ar skaitli)gab.— gabals (kopā ar skaitli)galv.— galvenaisgod.— godātais; godājamais; arī: godātā; godājamā (kopā ar personvārdu vai amata nosaukumu)gr.— grupags.— gadsimtsgs.b.— gadsimta beigasgs.s.— gadsimta sākumsiec.— iecirknisiedz.— iedzīvotājsiesk.— ieskaitotinv.— inventārsinž.— inženierisīst.loc.— īstenais loceklis; īstenā locekle (kopā ar personvārdu)janv.— janvārisjaun.— jaunākais (kopā ar amata nosaukumu)jūn.— jūnijsjūl.— jūlijskdze (dat. kdzei)— kundze (dat. kundzei)kgs (dat. kgm)— kungs (dat. kungam)kl.— klasekor.loc.— korespondētājloceklis (kopā ar personvārdu)lauk.— laukums (adresē)līn.— līnija (adresē)lp.— lapalpp.— lappuseLVS— Latvijas Valsts standartsļ.cien.— ļoti cienītā; ļoti cienījamā ļoti cienītais; ļoti cienījamais (kopā ar personvārdu vai amatanosaukumu)milj.— miljonsmljrd.— miljardsneiesk.— neieskaitotnod.— nodaļanov.— novembrisokt.— oktobrisoriģ.— oriģinālsp.— punkts; pants (aiz kārtas skaitļa)pag.— pagasts (kopā ar pagasta nosaukumu)pārb.— pārbaudījis; pārbaudījusipiel.— pielikumspiem.— piemērampiez.— piezīmepils.1— pilsēta (kopā ar pilsētas nosaukumu)pils.2— pilsonisp.k.1— pasta kastīte (kopā ar skaitli)p.k.2— pēc kārtasp.n.— pasta nodaļapoz.— pozīcijapr-js— priekšsēdētājs (kopā ar personvārdu)pr-ks— priekšnieks (kopā ar personvārdu)prof.— profesors; profesore (kopā ar personvārdu)raj.— rajons (kopā ar rajona nosaukumu)resp.— respektīvisab-ba— sabiedrībasant.— santīms (kopā ar skaitli)sast.— sastādītājs; sastādījis; sastādījusisāk.— sākumssēj.— sējums (kopā ar skaitli)sept.— septembrisSIA— sabiedrība ar ierobežotu atbildībusiev.— sieviete; sieviešuspec.— speciālstab.— tabulat.p.— tas pats; tāds patst.s.— tā saucamais; tā sauktaist.sk.— tai skaitā; to skaitātūkst.— tūkstotis (kopā ar skaitli)uzņ.— uzņēmumsvad.— vadītājs; vadītājaval.— valodava/s, valsts a/s— valsts akciju sabiedrībavec.— vecākais (kopā ar amata nosaukumu)visp.— vispārīgs; vispārējsvīr.— vīrietis; vīriešuvsk.— vienskaitlisv/u— valsts uzņēmumszīm.— zīmējumsPie šiem saīsinājumiem pieder arī laika vienību starptautiskie un latviskie apzīmējumi:h — st.— stundamin — min.— minūtes — sek.— sekunde
346. Individuālie saīsinājumi, kurus pēc vajadzības veido pats dokumenta autors. Blakus šādiem saīsinājumiem tekstā, kur tie minēti pirmo reizi, jādod arī tiem atbilstošā pilnā izteiksme, piemēram:1) ...ministrijas un citas valsts institūcijas (turpmāk tekstā — "institūcijas");2) Terminoloģijas komisija (TK);3) Latvijas Ārstu biedrība (LĀB). Tieslietu ministrs Dz.Rasnačs 2.pielikums Ministru kabineta 1996.gada 23.aprīļa noteikumiem Nr.154 Tieslietu ministrs Dz.Rasnačs 3.pielikums Ministru kabineta 1996.gada 23.aprīļa noteikumiem Nr.154 Tieslietu ministrs Dz.Rasnačs