vonnis RECHTBANK ROTTERDAM team handel zaaknummer / rolnummer: C/10/492629 / KG ZA 16-19 Vonnis in kort geding van 10 februari 2016 in de zaak van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid AEVO B.V., gevestigd te Halsteren, eiseres, advocaten mr. ir. M.B. Klijn en mr. S.E. Landheer, tegen de publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE ROTTERDAM, zetelend te Rotterdam, gedaagde, advocaat mr. J.A. de Rooij. en met als tussenkomende partij de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ISTIMEWA ELEKTROTECHNIEK B.V., gevestigd te Ritthem, advocaat mr. M. van Stigt Thans. Partijen zullen hierna AEVO, de gemeente Rotterdam en Istimewa genoemd worden. 1De procedure 1.1. Het verloop van de procedure blijkt uit: de dagvaarding de overgelegde producties de incidentele conclusie tot tussenkomst/ voeging van Istimewa, de mondelinge behandeling de beslissing van de voorzieningenrechter ter zitting om de vordering tot tussenkomst toe te staan (om na te melden reden) de pleitnota van AEVO de pleitnota van de gemeente Rotterdam de pleitnota van Istimewa. 1.2. Ten slotte is vonnis bepaald. 2De feiten 2.1. De gemeente Rotterdam heeft een Europese openbare aanbestedingsprocedure georganiseerd voor elektrotechnisch en hydraulisch onderhoud aan bruggen, tunnels en sluizen. De procedure van de aanbesteding is vastgelegd in een Beschrijvend Document, gedateerd 25 september 2015. Gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), onderverdeeld in de subgunningscriteria prijs (GC-1) en kwaliteit (GC-2). 2.2. Het gunningcriterium ten aanzien van het onderdeel kwaliteit (GC-2) bestaat uit vier onderdelen: GC-2A Storingsorganisatie GC-2B Inventarisatieronde eerste halfjaar GC-2C Plan van aanpak periodiek onderhoud projectkwaliteitsplan GC-2D Voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens en een OMS onderhoudssysteem. 2.3. In het Beschrijvend Document worden deze vier onderdelen als volgt uitgewerkt: “De inschrijver dient inzake Kwaliteit in te gaan op de volgende aspecten: Beoordelingsaspecten/ sub-subcriteria: GC-2A Storingsorganisatie weging 250 pnt GC-2B Inventarisatieronde eerste halfjaar weging 250 pnt GC-2C Plan van Aanpak periodiek onderhoud projectkwaliteitsplan weging 250 pnt GC-2D Voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens en een weging 250 pnt OMS systeem Ad GC-2A.) Inschrijver dient te beschrijven hoe het verhelpen van storingen georganiseerd zal worden, waarbij aandacht dient te worden besteed aan: • de wijze waarop wordt geborgd dat aan de gevraagde aanrijdtijden wordt voldaan • de procedures en organisatie rond het aannemen van storingen en het opschalen van capaciteit • de wijze waarop een afgehandelde storingsmelding wordt teruggekoppeld aan de opdrachtgever GC-2B.) Inschrijver [dient] te beschrijven hoe hij zorgt dat de 1e inventarisatieronde binnen 6 maanden wordt afgerond en de rapportage met resultaten uiterlijk op 1 juli 2016 aangeleverd aan de opdrachtgever. De inventarisatieronde betekent dat ieder object voor 1 juli minimaal één keer geïnventariseerd dient te zijn. De inschrijver [dient in] een realistische planning voor de eerste 6 maanden. Hierbij dient aandacht worden besteed aan: • een realistische planning • de methodiek die gebruikt wordt voor de inventarisatie • de inspanning die van de opdrachtgever gevraagd wordt • de opbouw van de rapportage GC-2C.) Inschrijver dient een Projectskwaliteitsplan in hoe de [tekst lijkt deels weggevallen, toevoeging voorzieningenrechter] uitgevoerd zullen worden. • hoe de onderhouds- en storingsorganisatie er uitziet • hoe de kwaliteitsorganisatie er uitziet • hoe de contractrealisatie er uitziet • een taak risicoanalyse Het betreft een volwaardig niet vrijblijvend Projectkwaliteitsplan dat na een eventuele gunning onderdeel wordt van het contract en geldt voor alle werkzaamheden. GC-2D.) Het voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens omschrijft de wijze hoe de opdrachtnemer omgaat met het verbeteren en actualiseren van objectgegevens en het OMS systeem. Het voorstel dient geschreven te worden vanuit de best practice en de ervaring van de aannemer en dus diens eigen ideeën en opvattingen te weerspiegelen. In het verbeterplan dient aan de volgende onderwerpen aandacht te worden besteed: • organisatie van het actualiseren van objectgegevens • overdracht van kennis, hoe worden objectgegevens aangevuld met de opgedane ervaring • voorstellen voor verbeteringen in het OMS systeem • hoe denkt de inschrijver de actualisering van gegevens en het OMS systeem op niveau te houden gedurende de looptijd van de overeenkomst • innovaties (die momenteel niet door de Opdrachtgever zelf zijn geïntegreerd) die het proces kunnen verbeteren en versnellen. Beoordeling: Om een zo hoog mogelijke score te behalen dient de Inschrijver, voor elk van de sub- subgunningcriteria GC2-A t/m D een relevante, heldere, concrete, praktische, gerichte en logische beschrijving te geven refererend aan de genoemde aspecten, eventueel met verwijzing naar praktijkvoorbeelden. Uit de beschrijving moet blijken dat de inschrijver zich verdiept heeft in de organisatie van de opdrachtgever en tot zover mogelijk in de te onderhouden objecten. Naarmate de beschrijving van de aspecten beter aan het voornoemde voldoet wordt de inschrijving op kwaliteit beter beoordeeld. De beoordeling vindt als volgt plaats: Voor ieder kwalitatief aspect wordt een score gegeven. Er worden alleen hele cijfers toegekend door de individuele leden van het beoordelingsteam. Omschrijving Rapportcijfer Uitmuntend beantwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie wordt door de inschrijver meer dan de gestelde vragen beantwoord en de informatie oogt uiterst gedegen in de perceptie van de beoordelingscommissie (zoals overkomend als betrouwbaar, open, transparant, creatief en vooruitstrevend en biedt aanzienlijke meerwaarde middels praktijkvoorbeelden). 10 Goed beantwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie wordt door de inschrijver volledig beschreven in de perceptie van de beoordelingscommissie en biedt meerwaarde. 8 Voldoende beantwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie komt neutraal terug in de beschrijving van de inschrijver in de perceptie van de beoordelingscommissie, dit biedt geen meerwaarde. 6 Onvoldoende beantwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie wordt door de inschrijver deels beschreven in de perceptie van de beoordelingscommissie. Zoals ontbreken van belangrijke elementen of elementen die inhoudelijk niet relevant zijn. 4 Slecht beantwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie wordt door de inschrijver te summier beschreven, te onvolledig, niet transparant in de perceptie van de beoordelingscommissie en inhoudelijk niet relevant. 2 Geen antwoord, wat gevraagd en aangereikt is aan informatie komt geheel niet terug in de beschrijving van de inschrijver in de perceptie van de beoordelingscommissie. 0 2.4. De rapportcijfers worden omgerekend via de formule: cijfer beoordelaar / 10 x 150 punt. Per subsubcriterium kunnen maximaal 250 punten worden behaald. De scores worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. 2.5. AEVO is de huidige contractpartij van de gemeente Rotterdam voor het werk waarvoor de onderhavige aanbesteding is uitgeschreven. 2.6. AEVO heeft op de aanbesteding ingeschreven. Bij brief van 9 december 2015 heeft de gemeente Rotterdam aan AEVO medegedeeld dat de inschrijving van AEVO als tweede is geëindigd en dat de gemeente Rotterdam voornemens is de opdracht te gunnen aan Istimewa. In deze brief staat onder meer: “De gemeente Rotterdam heeft 5 inschrijvingen ontvangen. Uw inschrijving is als 2e geëindigd. De gemeente Rotterdam is voornemens de opdracht te gunnen aan Istimewa Elektrotechniek. De inschrijvingen zijn beoordeeld conform het beschrijvend document. Dit heeft in de volgende rangorde geresulteerd: Ranking Naam Inschrijver Puntentotaal 1 Istimewa 2,38 2 AEVO 2,34 In de tabel in de bijlage zijn uw scores en de scores van Istimewa opgenomen en hieronder kunt u onze motivering teruglezen op de door u behaalde scores. GC-2A Storingsorganisatie Uw inschrijving behaalde op grond van de beoordeling voor dit onderdeel 170 van de maximaal 250 haalbare punten. De beoordelingscommissie is van oordeel dat de beschrijving van de storingsaanpak: • Weliswaar een garantie geeft inzake de aanrijtijd en ook wel aandacht besteed aan beheermaatregelen, maar desondanks niet heel concreet en helder beschrijft op welke manier wordt geborgd dat aan de aanrijtijden wordt voldaan. Het feit dat monteurs in Rotterdam wonen is geen structurele borging. • De procedure rond het aannemen van storingen is goed en volledig beschreven. Het idee van de groepsapp wordt gezien als een meerwaarde. De manier waarop wordt opgeschaald is duidelijk. • De terugkoppeling via een inlogcode online voldoet, maar biedt geen meerwaarde. Uit de beschrijving blijkt onvoldoende dat er sprake is van interactie in de terugkoppeling. Bovendien is de terugkoppeling/ rapportage weliswaar standaard, maar een rapportage op basis van actuele gegevens is niet in de aanbieding inbegrepen. Minpunt. Samenvattend is in de werkgroep van mening dat het de beschrijving bij GC-2A voldoet zonder dat er sprake is van een duidelijke meerwaarde op alle gevraagde punten. GC-2B Inventarisatieronde eerste half jaar Uw inschrijving behaalde op grond van de beoordeling voor dit onderdeel 170 van de maximaal 250 haalbare punten. De beoordelingscommissie is van oordeel dat de beschrijving van de inventarisaties: • De planning wordt als realistisch gezien. Wel is de omschrijving, bijvoorbeeld een nadere duiding van de personele inzet, ter onderbouwing van de haalbaarheid summier. • De beschrijving van de planningsmethodiek is voldoende, concreet en helder. • Dat er weinig inspanning van vanuit de opdrachtgever noodzakelijk is komt uit de planning duidelijk naar voren. Maat onvoldoende duidelijk is wat er dan wel verwacht wordt, behalve weinig. Voldoende beantwoord, geen meerwaarde. • De beschrijving van de opbouw van de rapportage is als voldoende, maar door de commissie niet als helder ervaren. Bovendien vallen delen van de rapportage niet binnen de inschrijving, hetgeen als een minpunt wordt ervaren. Samenvattend is in de werkgroep van mening dat het de beschrijving bij GC-2B voldoet zonder dat er sprake is van een duidelijke meerwaarde op alle gevraagde punten. GC-2C Plan van Aanpak periodiek onderhoud projectkwaliteitsplan Uw inschrijving behaalde op grond van de beoordeling voor dit onderdeel 180 van de maximaal 250 haalbare punten. De beoordelingscommissie is van oordeel dat de beschrijving van de punten in het kwaliteitsplan: • De omschrijving van de storingsorganisatie is goed, transparant en concreet. • De omschrijving van de kwaliteitsorganisatie is als voldoende beoordeeld. De gegeven informatie is duidelijk en gericht. De kwaliteitsorganisatie is degelijk en voldoet. • De wijze waarop het contract gerealiseerd en geïmplementeerd wordt is uitgebreid beschreven. De beoordelingscommissie is van oordeel dat de beschrijving voldoet, alhoewel de bevinding ook was dat er de beschrijving weliswaar uitgebreid is, maar niet altijd duidelijk en concreet. • De taak-risicoanalyse is beoordeeld als uitgebreid, gericht, concreet en meet dan voldoende. Samenvattend is in de werkgroep van mening dat het de beschrijving bij GC-2C op sommige punten meer dan voldoende is (zoals de taak-risicoanalyse), maar over het geheel genomen voldoet de beschrijving. GC-2D Voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens een OMS Uw inschrijving behaalde op grond van de beoordeling voor dit onderdeel 100 van de maximaal 250 haalbare punten. De beoordelingscommissie is van oordeel dat de beschrijving van de punten inzake het OMS: • Inzake het actualiseren van de objectgegevens is de input voldoende zonder echte meerwaarde. • De overdracht van kennis en hoe de objectgegevens worden aangevuld is beoordeeld als voldoende, maar mager. Binnen de beoordelingscommissie was er geen goed beeld van de wijze waarop de overdracht van gegevens of het aanvullen zou plaatsvinden. • De genoemde verbetervoorstellen zijn volgens de beoordelingscommissie als matig beoordeeld. Het is onvoldoende duidelijk of de verbetervoorstellen aansluiten bij de gemeentelijke organisatie en bovendien werden ze als weinig innovatief beoordeeld. • De beoordelingscommissie vindt de voorstellen inzake de actualisering van gegevens in het OMS weinig innovatief en ziet er geen meerwaarde in. Bovendien blijkt niet uit de beschrijving of rekening gehouden is of wordt met de systemen die door de gemeente gehanteerd worden. • De genoemde innovaties dragen volgens de beoordelingscommissie niet bij aan het verbeteren en het versnellen van het proces De genoemde decompositie waarover wordt gesproken is reeds gemaakt en in gebruik bij de gemeente. Samenvattend is in de werkgroep van mening dat het de beschrijving bij GC-2D op sommige punten voldoet, maar over het geheel genomen mager is, weinig innovatief en niet overtuigend. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van Value for Money. Kwalitatief heeft de winnende inschrijving beter gescoord dan uw inschrijving. Dit is met name het geval voor wat betreft het beheer van de objectgegevens. De commerciële inschrijving van Istimewa was bovendien hoger dan uw inschrijving. Istimewa heeft niet als hoogste, maar voldoende gescoord op de kwaliteitscriteria. Conform de Value for Money methodiek heeft Istimewa wel de beste score op de prijs/kwaliteitsverhouding.” 2.7. AEVO heeft bij brief van 18 december 2015 de gemeente Rotterdam onder meer medegedeeld zich niet kunnen vinden in de motivering van haar afwijzing en daarbij verzocht om over te gaan tot een herbeoordeling van haar inschrijving. In deze brief staat: “Wij ontvingen uw brief van 9 december 2015 in het kader van de aanbestedingsprocedure voor Elektronisch en hydraulisch onderhoud Bruggen, tunnels en sluizen. Daarin geeft u aan dat onze inschrijving als tweede is geëindigd en dat u voornemens bent de opdracht te gunnen aan Istimewa. Wij kunnen ons niet verenigen met de voorgenomen gunningsbeslissing. De motivering is op een aantal punten evident onjuist. Daarnaast schiet uw motivering ook overigens op diverse onderdelen te kort. Zo wordt onder meer onvoldoende inzicht gegeven in de kenmerken en voordelen van de inschrijving van Istimewa. Gelet hierop is de opschortende termijn als bedoeld in artikel 2.127 Aanbestedingswet 2012 nog niet aangevangen. Wij zullen hieronder per subsubcriterium onze op- en aanmerkingen op uw motivering toelichten. 1GC-2A Storingsorganisatie 1.1. Op dit onderdeel is een puntenaantal van 170 behaald op een maximum van 250 punten. Dit betekent dat er, uitgedrukt in een rapportcijfer, gemiddeld een 6,8 is gescoord. Wij begrijpen uit het Beschrijvend Document dat door ieder van de vijf beoordelaars een heel (even) cijfer wordt toegekend. Als het onderdeel voldoet aan het gevraagde, zonder meerwaarde te bieden, wordt het cijfer 6 toegekend. Indien het onderdeel voldoet en meerwaarde wordt geboden, zou dit moeten leiden tot het cijfer 8. In de motivering bij GC-2A staat dat de werkgroep van mening is dat de beschrijving voldoet. Onder de tweede bullet point staat dat het idee van de groepsapp wordt gezien als een meerwaarde. Wij begrijpen daarom niet waarom er geen 8 is toegekend, maar gemiddeld slechts een 6.8. Kunt u dit nader toelichten? 1.2 In onze aanbieding garanderen wij binnen 30 minuten na melding van een storing ter plaatse te zijn. Dit is twee keer sneller dan de gevraagde 60 minuten. Kunt u uitleggen waarom u hiervoor geen meerwaarde heeft toegekend? 1.3. Wij hebben in het Plan van Aanpak inzichtelijk gemaakt hoe wij de aanrijtijd borgen. Wij hebben 24/7 twee 1ste-lijns monteurs beschikbaar die woonachtig zijn in Rotterdam, kennis hebben van de regio, over een goed ingericht telefoonsysteem beschikken en de groepsapp. Daarnaast beschikken wij over vier 2e-lijns storingsmonteurs die direct oproepbaar zijn bij meerdere storingen en een 2e-lijns ondersteuning. Als aannemer van het huidige onderhoud - waarin een aanrijtijd van 30 minuten vereist is - hebben wij ook bewezen een aanrijtijd van 30 minuten waar te maken, wat wij ook hebben aangegeven in het Plan van Aanpak. U geeft in uw brief aan dat het feit dat monteurs in Rotterdam wonen geen structurele borging is. Zonder nadere toelichting valt dit niet te begrijpen. Uit uw motivering blijkt bovendien niet dat (volledig) rekening is gehouden met ons Plan van Aanpak, omdat u niet ingaat op de andere punten die door ons genoemd worden ter borging van de aanrijtijd. Kunt u uitleggen waarom u een ander geen structurele borging vindt en wat in uw ogen dan wel structurele borging zou bieden? 1.4. U schrijft dat het bieden van online inzicht in storingsstatussen geen meerwaarde biedt, zonder dit te motiveren. Kunt u dit toelichten? 1.5. In uw brief geeft u aan dat er volgens u onvoldoende sprake is van interactie in de terugkoppeling. In ons Plan van Aanpak is aangegeven dat dagelijks een actueel storingsrapport ter goedkeuring aan de projectdirectie wordt voorgelegd. Kunt u toelichten waarom u dit onvoldoende interactie vindt en wat zou u wel als voldoende interactie beschouwen? Overigens is in het Beschrijvend Document ‘interactie niet als vereiste terug te vinden. U heeft zich bij de beoordeling dus bediend van nieuwe beoordelingsmodaliteiten, die niet vooraf kenbaar waren. 1.6. Bij de aanbieding is een actueel storingsrapport dat dagelijks wordt opgesteld en aan de projectdirectie wordt voorgelegd inbegrepen. Uitsluitend de extra beschikbaarstelling van een online versie van dit rapport hebben wij als optie aangeboden. Ten onrechte heeft u ons een minpunt toegekend, omdat u meent dat een rapportage op basîs van actuele gegevens niet in de aanbieding is inbegrepen. Uw beoordeling bevat dus een evidente inhoudelijke onjuistheid. 1.7. Dit subsubcriterium is nader onder verdeeld in drie kwalitatieve aspecten. Kunt u aangeven hoe de onderlinge weging hiervan is? 2GC-2B Inventarisatieronde eerste half jaar 2.1 In het Beschrijvend Document is vermeld dat bij dit onderdeel aandacht dient te worden besteed aan een realistische planning. U geeft aan dat onze planning als realistisch wordt gezien, maar dat de omschrijving van de personele inzet, ter onderbouwing van de haalbaarheid, summier is. Een omschrijving van de personele inzet was echter niet vereist. Ook op dit punt heeft u zich dus bediend van nieuwe beoordelingsmodaliteiten, die niet vooraf kenbaar waren. Kunt u uitleggen waar u de beoordeling van de omschrijving van de personele inzet op baseert? 2.2 In het Plan van Aanpak staat dat de inspanningen van de gemeente zich beperken tot wat daaromtrent in het Beschrijvend Document is geschreven en dat daarbuiten geen aanvullende inspanning van de gemeente wordt vereist. Het verbaast ons dat u in uw brief schrijft dat onvoldoende duidelijk is welke inspanning van u wordt verwacht, terwijl wij aangeven het Beschrijvend Document geheel te zullen volgen. Kunt u dit nader toelichten? 2.3 Wij hebben zes acties (genummerd 7 t/m 12) benoemd, die niet van de gemeente worden gevraagd. Wij hebben daarbij aangegeven dat u op deze punten wel inspanning zult moeten verrichten als u met een nieuwe partij in zee gaat. U geeft aan dat duidelijk is dat van de gemeente weinig inspanning wordt verwacht, maar dat dit geen meerwaarde biedt. Kunt u dit nader toelichten en aangeven op welke manier er nog meerwaarde zou kunnen worden gecreëerd nu op basis van het Beschrijvend Document al weinig inspanning van de gemeente kan worden verwacht? Hoe heeft u de andere inschrijvingen op dit punt beoordeeld? 2.4 Tot onze verbazing schrijft u dat de commissie de opbouw van de rapportage niet als helder heeft ervaren. Wij hebben ons juist verdiept in de gemeentelijke organisatie en een voorstel gedaan om het onderhoudsmodel op de bedrijfswaarden van de gemeente te laten aansluiten. In een figuur hebben wij met pijlen de vertaling weergegeven van uw Bedrijfswaardemodel naar ons model. Wij hebben dit in het kader van het uitvoeren van het huidige onderhoud al eens gepresenteerd aan in ieder geval één lid van de beoordelingscommissie. Dit werd toen positief ontvangen, maat de gemeente gaf toen aan er nog niet aan toe te zijn, maar er te zijner tijd naartoe te willen groeien. Om die reden hebben wij dit voorstel opgenomen in het Plan van Aanpak. Kunt u motiveren waarom dit nu als “niet helder” wordt ervaren? 2.5 In het Beschrijvend Document staat dat in de aanbieding moet worden beschreven hoe ervoor wordt gezorgd dat uiterlijk op 1 juli 2016 een rapportage is aangeleverd. In het Plan van Aanpak geven wij aan de resultaten per object binnen 10 werkdagen na afronding van de inspectie te rapporteren. Naast een rapportage conform bestek, hebben wij als optie een managementrapportage per object aangeboden. Uit het Beschrijvend Document volgt niet dat u minpunten kunt toekennen voor aangeboden opties. Wij begrijpen dan ook niet dat een minpunt is toegekend, omdat volgens u delen van de inschrijving niet binnen de rapportage vallen. Kunt u motiveren waarom een minpunt is toegekend voor een optie, terwijl wij een rapportage conform bestek hebben aangeboden? 2.6 Dit subsubcriterium is nader onder verdeeld in vier kwalitatieve aspecten. Kunt u aangeven hoe de onderlinge weging hiervan is? 3GC-2C Plan van aanpak periodiek onderhoud projectkwaliteitsplan 3.1 U geeft aan dat de omschrijving van de kwaliteitsorganisatie slechts als voldoende is beoordeeld en de omschrijving van de contractsrelatie voldoet. Kunt u dit nader toelichten en daarbij aangeven wat volgens u op deze punten het verschil zou hebben gemaakt tussen een rapportcijfer 6 en 8? 3.2 U geeft aan dat de omschrijving van de storingsorganisatie “goed, transparant en concreet” is. De gegeven informatie in het kader van de kwaliteitsorganisatie is volgens u “duidelijk en gericht” en ook de taak-risicoanalyse is beoordeeld als “uitgebreid, gericht, concreet en meer dan voldoende”. Kortom, bij drie van de vier bullet points zou conform de omschrijving van de rapportcijfers in het Beschrijvend Document het cijfer 8 moeten worden toegekend. Toch hebben wij op dit onderdeel in totaal maar 180 van de 250 punten behaald; omgerekend een rapportcijfer 7,2. Dit zou - uitgaande van gelijke wegingsfactoren - impliceren dat het vierde punt (de facto) met een 4,8 zou zijn beoordeeld. Kunt u aangeven hoe de afzonderlijke bullet points hier zijn becijferd en hoe de beoordelaars tot deze cijfers zijn gekomen? 3.3 Dit subsubcriterium is nader onder verdeeld in vier kwalitatieve aspecten. Kunt u aangeven hoe de onderlinge weging hiervan is? 4GC-2D Voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens en een OMS systeem 4.1. In het Beschrijvend Document worden voor dit onderdeel vijf onderwerpen genoemd waaraan aandacht moet worden besteed in de inschrijving. Bij het eerste punt, de organisatie van het actualiseren van objectgegevens, zijn in het Beschrijvend Document geen verdere vereisten opgenomen. In uw brief geeft u aan dat onze inschrijving op dit punt voldoet, maar geen meerwaarde biedt. Kunt u uitleggen aan de hand van welke criteria u tot dit oordeel bent gekomen? 4.2 Het tweede punt, de overdracht van kennis, heeft u beoordeeld als voldoende, waarbij u aangeeft dat er bij de beoordelingscommissie geen goed beeld was van de wijze waarop de overdracht van gegevens of het aanvullen van gegevens zou plaatsvinden. Gelet op de beschrijving van alle stappen van het proces van de kennis- en gegevensoverdracht die in het PvA is gegeven, is het ons niet duidelijk wat u hiermee bedoelt. Kunt u dit toelichten? 4.3 De voorstellen voor verbeteringen in het OMS-systeem worden als matig beoordeeld. U geeft daarbij aan dat de verbetervoorstellen als “weinig innovatief’ zijn beoordeeld. Wij begrijpen niet waarom u innovatie meeweegt in uw beoordeling op dit punt. Innovatie wordt hier - anders dan bij de vijfde bullet point - namelijk niet genoemd en uit het Beschrijvend Document blijkt niet dat u ook bij dit punt mag toetsen op de mate van innovatie. U heeft zich bij de beoordeling dus bediend van nieuwe beoordelingsmodaliteiten, die niet vooraf kenbaar waren. Kunt u motiveren waarom u innovatie op dit punt heeft meegewogen? 4.4 Bij onze voorstellen over het actualiseren van gegevens in het OMS heeft u eveneens geoordeeld dat deze voorstellen “weinig innovatief” zijn. Net als bij het vorige punt was innovatie niet als vereiste genoemd in het Beschrijvend Document. Verder geeft u aan dat u geen meerwaarde ziet in onze voorstellen. Kunt u aangeven waarom niet? 4.5 U geeft aan dat de voorgestelde decompositie conform NEN 2767 reeds in gebruik is bij de gemeente. Dit is onjuist. Als aannemer van het huidige onderhoud weten wij dat het thans door de gemeente gehanteerde systeem — onder meer voor de inspectielijsten — niet voldoet aan de NEN 2767 norm. Uw beoordeling bevat dus een evidente inhoudelijke onjuistheid. 4.6 Dit subsubcriterium is nader onder verdeeld in vijf kwalitatieve aspecten. Kunt u aangeven hoe de onderlinge weging hiervan is? 5Istimewa voorgenomen winnaar 5.1 Over de inschrijving van Istimewa merkt u slechts op dat deze kwalitatief beter heeft gescoord dan onze inschrijving, maar niet als hoogste heeft gescoord op de kwaliteitscriteria. Verder schrijft u nog dat de commerciële inschrijving van Istimewa hoger was dan onze inschrijving en legt u de puntentabel over waarin onze score en de score van Istimewa is opgenomen. Hiermee heeft u onvoldoende inzicht gegeven in de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving en is het voor ons niet mogelijk om een goede vergelijking te maken. Wij verzoeken u daarom om ons een kopie van de brief aan Istimewa met de beoordeling van haar inschrijving toe te zenden. Om beter te kunnen begrijpen hoe u tot onze eindscore bent gekomen, vragen wij u daarnaast ons de onderliggende definitieve beoordelingen van de individuele beoordelaars toe te sturen. Al met al menen wij dat de voorgenomen gunningsbeslissing onvoldoende is gemotiveerd en een aantal evidente onjuistheden bevat. Gelet hierop verzoeken wij u met inachtneming van het voorgaande over te gaan tot een herbeoordeling van onze inschrijving, afhankelijk van de uitkomsten daarvan uw gunningsvoornemen al dan niet te wijzigen en ons een nieuwe, althans nadere schriftelijke motivering te verstrekken die voldoet aan de daaraan gestelde eisen. Wij ontvangen één en ander graag uiterlijk woensdag 23 december a.s. om 12.00 uur, met daarbij tevens uw bevestiging dat de termijn als bedoeld in artikel 2.127 Aanbestedingswet 2012 eerst aanvangt de dag na de datum waarop de nieuwe, althans nadere motivering aan ons is verzonden.” 2.8. De gemeente Rotterdam heeft bij e-mailbericht van 23 december 2015 de termijn waarbinnen AEVO een kort geding kon entameren verlengd tot 8 januari 2016. 2.9. De gemeente Rotterdam heeft bij brief van 31 december 2015 een toelichting gegeven op haar eerder gegeven motivering van de voorlopige gunningsbeslissing en daarbij medegedeeld dat zij geen aanleiding zag om de door AEVO behaalde eindscore aan te passen. In deze brief staat onder meer: "Met betrekking tot uw vragen t.a.v. GC-2A tot en met GC-2D ontvangt u hierbij een toelichting op de eerder gegeven motivering. GC-2A Storingsorganisatie Vraag 1.1: Het is juist dat de beoordelaars ieder afzonderlijk een rapportcijfer hebben gegeven op basis van hun individuele beoordeling. Dat kan betekenen dat de ene beoordelaar heeft geoordeeld dat er sprake is van meerwaarde en de andere niet. Met de betreffende zin wordt bedoeld dat de groepsapp door één of meer beoordelaars als meerwaarde is beschouwd, maar dat het gemiddelde rapportcijfer niet tot het cijfer 8 heeft geleid. Bovendien wordt er één rapportcijfer toegekend aan subgunningscriterium GC-2A in het geheel en niet afzonderlijk per beschreven aandachtspunt. Wij zien geen aanleiding de score aan te passen. Vraag 1.2: In de beschrijving diende te worden ingegaan op de wijze waarop geborgd wordt dat aan de gevraagde aanrijdtijden wordt voldaan. Het gaat hier dus om de wijze waarop de gevraagde aanrijdtijd van 60 minuten door de inschrijver wordt geborgd. Dat in uw aanbieding een kortere aanrijdtijd wordt gegarandeerd dan is gevraagd is in dat verband niet relevant. Vraag 1.3: Het feit dat medewerkers in Rotterdam wonen wil niet zeggen dat ze altijd in Rotterdam of in de buurt van Rotterdam aanwezig zijn of werken. Bovendien kunnen medewerkers tijdens de contractduur verhuizen, waardoor dit argument vervalt. Daarnaast is de beoordelingscommissie van mening dat onvoldoende duidelijk is gemaakt op welke wijze de aanrijtijd reden zeker zijn gesteld. Om die reden acht de gemeente het geen borging en biedt de beschrijving geen meerwaarde. Vraag 1.4: Volgens de leeswijzer van AEVO is het bieden van een online inzicht in storingsstatussen een voorstel dat bewust buiten de prijs is gehouden. Om die reden kan het ook geen meerwaarde binnen de aanbieding bieden. Bovendien wordt er weliswaar een online inzicht geboden, maar is er geen relatie met het BSB van de gemeente en is het dus een op zich zelf staand systeem zonder meerwaarde. Vraag 1.5: Met onze formulering bedoelen wij te zeggen dat het begrip interactie in een logisch verband staat met het begrip terugkoppeling. Het is een aspect dat bij terugkoppelen hoort en indien benoemd iets zegt over de wijze van terugkoppelen. Het is uitdrukkelijk niet bedoeld en ook niet gebruikt als extra beoordelingsmodaliteit. De meeste voorstellen in de terugkoppeling zijn bewust buiten de prijs gehouden en dus geen onderdeel van de inschrijving. Bovendien is naar mening van de beoordelingscommissie onvoldoende inzichtelijk gemaakt hoe de terugkoppeling van de afgehandelde storingsmeldingen aan de opdrachtgever plaatsvindt. Er wordt vooral over de eigen storingsdatabase en systeem gesproken en niet zozeer over de terugkoppeling met de gemeente en haar systemen. Vraag 1.6: Er is geen minpunt in de zin dat er een bepaald aantal punten minder zijn gegeven. Voor de beoordelingscommissie was het niet duidelijk dat er wel sprake was van een actuele rapportage zonder de online optie. Om die reden heeft een aantal beoordelaars aan uw beschrijving een lagere score toegekend. Vraag 1.7: Het subcriterium is niet opgedeeld in drie gewogen kwalitatieve aspecten. Het zijn punten waaraan aandacht moet worden besteed in de beschrijving, maar dit zijn nadrukkelijk geen criteria die afzonderlijk worden meegewogen. Slechts aan het subgunningscriterium in het geheel wordt een rapportcijfer toegekend zoals is omschreven in paragraaf 5.8.2 van het Beschrijvend Document. GC-2B Inventarisatieronde eerste half jaar Vraag 2.1: Wij zijn van mening dat een onderwerp als personele inzet onlosmakelijk verbonden is met een realistische planning. Ook hier is het onderwerp personele inzet uitdrukkelijk niet bedoeld en ook niet gebruikt als een extra beoordelingsmodaliteit. Vraag 2.2: Het antwoord dat er niets aanvullend verwacht wordt van de gemeente, behalve hetgeen in het Beschrijvend Document staat, is te summier om tot meer dan een voldoende te leiden. De beoordelingscommissie is van mening dat het niet realistisch is dat er niets aanvullend verwacht wordt van de gemeente, er zal altijd sprake zijn van samenwerkingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, waaruit dus enige aanvullende inspanning van de opdrachtgever voortvloeit buiten hetgeen omschreven is in het Beschrijvend Document. Vraag 2.3: Zie het antwoord op 2.2. Vraag 2.4: De beoordelingscommissie acht de rapportage te abstract en niet concreet. Er wordt wel een simpel model en matrix gegeven, maar er is geen sprake van een uitgewerkte opbouw of beschrijving. De verwijzing naar het feit dat een van de leden van de beoordelingscommissie een presentatie in het verleden als positief ervaren heeft doet niet ter zake. Vraag 2.5: Er is geen minpunt in de zin dat er een bepaald aantal punten minder is gegeven. Het feit dat delen van de rapportage bewust buiten de prijs zijn gehouden betekent dat die delen om die reden ook geen meerwaarde binnen de aanbieding kunnen bieden. Vraag 2.6: Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 1.7. Het subcriterium is niet opgedeeld in vier gewogen kwalitatieve aspecten. Het zijn punten waaraan aandacht moet worden besteed in de beschrijving, maar dit zijn nadrukkelijk geen criteria die afzonderlijk worden meegewogen. Slechts aan het subgunningscriterium in het geheel wordt een rapportcijfer toegekend zoals is omschreven in paragraaf 5.8.2 van het Beschrijvend Document. GC-2C Plan van Aanpak periodiek onderhoud projectkwaliteitsplan Vraag 3.1: Ook hier benadrukken wij dat er één rapportcijfer wordt toegekend aan subgunningscriterium GC-2C in het geheel en niet afzonderlijk per beschreven aandachtspunt. Ook hier zien wij geen aanleiding de score aan te passen. Vraag 3.2: Voor deze vraag geldt hetzelfde. Het subcriterium is niet opgedeeld in vier gewogen kwalitatieve aspecten. Het zijn punten waaraan aandacht moet worden besteed in de beschrijving, maar dit zijn nadrukkelijk geen criteria die afzonderlijk worden meegewogen. Slechts aan het subgunningscriterium in het geheel wordt een rapportcijfer toegekend zoals is omschreven in paragraaf 5.8.2 van het Beschrijvend Document. Vraag 3.3: Zie het antwoord op vraag 3.2. GC-2D Voorstel voor een optimaal beheer van objectgegevens en een OMS systeem Vraag 4.1: De beoordelingscommissie is van oordeel dat het plan aansluit bij het huidige proces, maar dat er in onvoldoende mate sprake is van een daadwerkelijke verbetering van het huidige proces. Belangrijk punt hierbij is dat Aevo het verbetervoorstel traditioneel/ klassiek insteekt. De beoordelingscommissie is van mening dat er een visie ontbreekt om het gehele informatiemanagement als het ware naar een hoger niveau te tillen. Vraag 4.2: De beoordelingscommissie beoordeelt e.e.a. in het licht van het feit dat dit punt een onderdeel van het verbetervoorstel is. Ook hier geldt dat er in onvoldoende mate sprake is van een daadwerkelijke verbetering op het huidige proces zijn. Naar het oordeel van de beoordelingscommissie ontbreken er ook hier aanknopingspunten om het gehele informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen. Vraag 4.3: De formulering van onze motivering is ongelukkig. Met ‘weinig innovatief wordt hier bedoeld dat de verbetervoorstellen onvoldoende als een verbetering zijn beschouwd door de beoordelingscommissie. Het is uitdrukkelijk niet als een nieuwe beoordelingsmodaliteit gebruikt. Een betere formulering van de betreffende zin zou zijn: Het is onvoldoende duidelijk of de verbetervoorstellen aansluiten bij de gemeentelijke organisatie en bovendien werden de voorstellen als zodanig ook hier onvoldoende als daadwerkelijke verbetering beschouwd. Innovatie was overigens wel een aandachtspunt dat moest terugkomen in de omschrijving van subgunningscriterium GC-2D in het geheel. Vraag 4.4: Hiervoor geldt hetzelfde als bij het antwoord op de vorige vraag. De formulering van onze motivering is ongelukkig. Ook hier moet de motivering in de context worden gelezen van subgunningscriterium GC-2D in het geheel, waarbij innovaties een aandachtspunt zijn, maar niet een afzonderlijk kwalitatief aspect. De beoordelingscommissie beoordeelt e.e.a. in het licht van het feit dat dit punt een onderdeel van het verbetervoorstel is. Ook hier geldt dat er in onvoldoende mate sprake is van een daadwerkelijke verbetering op het huidige proces zijn. Naar het oordeel van de beoordelingscommissie ontbreken er ook hier aanknopingspunten om het gehele informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen. Vraag 4.5: Dat is niet zoals wij het in het antwoord hebben geformuleerd. We hebben de decompositie en deze wordt ook gebruikt. Alleen voldoet de decompositie strikt genomen nog niet aan de laatste versie van de gestelde NEN 2767 norm. Vraag 4.6: Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 1.7. Het subcriterium is niet opgedeeld in vijf gewogen kwalitatieve aspecten. Het zijn punten waaraan aandacht moet worden besteed in de beschrijving, maar dit zijn nadrukkelijk geen criteria die afzonderlijk worden meegewogen. Slechts aan het subgunningscriterium in het geheel wordt een rapportcijfer toegekend zoals is omschreven in paragraaf 5.8.2 van het Beschrijvend Document. Istimewa voorgenomen winnaar Wat betreft uw vraag over de relevante kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, wordt hieronder een toelichting gegeven op de eerder gegeven motivering. Bij deze toelichting richten wij ons uitsluitend op subgunningscriterium GC-2D, omdat uw inschrijving ten opzichte van de winnaar op de andere subgunningscriteria hoger scoorde. Inzake GC-2D zijn de relevante kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving: • Een integrale visie op OMS met een werkend systeem waarbij alle werkzaamheden aan de objectgegevens gekoppeld zijn • Alle processen zijn work flow ondersteund • Alle gegevens zijn te allen tijde 24/7 te monitoren door de gemeente • Het systeem is aantoonbaar toekomstbestendig, ook in relatie tot ons BSB systeem • Aandacht aan een work around voor een overgangssituatie • De bovenstaande zaken zijn allen helder, concreet en praktisch beschreven De gemeente Rotterdam acht zich er verder niet toe gehouden om aan u een kopie van de gunningsbrief aan Istimewa toe te zenden. Op grond van bovenstaande is de gemeente Rotterdam van mening dat zij naar behoren heeft gemotiveerd.[…]” 3Het geschil 3.1. AEVO vordert: 1. de gemeente Rotterdam te verbieden vervolg te geven aan haar voornemen van 8 december 2015 tot gunning van de opdracht betreffende het elektrotechnisch en hydraulisch onderhoud van bruggen, tunnels en sluizen aan Istimewa; 2. indien de gemeente Rotterdam deze opdracht nog steeds wenst te gunnen, (
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.