Klachtenregeling gemeente Súdwest Fryslân (Súdwest-Fryslân)

Klachtenregeling gemeente Súdwest FryslânDe raad van de gemeente Súdwest Fryslân; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 4 januari 2011; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit: vast te stellen de volgende “Klachtenregeling gemeente Súdwest Fryslân”: Hoofdstuk1Begrips- en algemene bepalingen Artikel1Begrips- en algemene bepalingen Deze regeling verstaat onder: a. wet: Algemene wet bestuursrecht; b. bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester van de gemeente Súdwest Fryslân. c. klager: de natuurlijk persoon of de rechtspersoon die een klacht heeft ingediend; d. klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover de klager heeft gedragen; e. gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid handelen of nalaten te handelen tegenover een natuurlijk persoon of rechtspersoon door een bestuursorgaan of een ambtenaar. f. klaagschrift: een op schrift ingediende klacht; h. klachtencoördinator: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de behandeling en de registratie van klachten i. Presidium: het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad aanwezige fracties, en de voorzitter van de raad. Artikel2Algemene bepalingen 1Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen een klacht in te dienen bij het college van burgemeester en wethouders. 2Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. 3Mondelinge klachten worden in beginsel mondeling afgedaan. Wordt de klacht niet tot tevredenheid van de klager afgedaan, dan wordt de klager gewezen op de mogelijkheid van schriftelijke klachtenbehandeling. 4Zodra naar tevredenheid van de klager aan zijn klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere behandeling van de klacht. Bij een schriftelijke klacht wordt dit schriftelijk aan de klager en aan degene over wie is geklaagd, bevestigd. Artikel3Beslistermijn 1De klacht wordt binnen zes weken afgehandeld. 2De afhandeling kan voor ten voor ten hoogste vier weken worden verdaagd, waarvan schriftelijk aan partijen mededeling wordt gedaan. Artikel4Klachten over de raad, griffier en griffiemedewerker. 1Bij een klacht over een griffiemedewerker is de klachtenbehandelaar de griffier. 2Bij een klacht over een gedraging van de raad of de griffier is de klachtenbehandelaar het Presidium. 3De bepalingen in hoofdstuk 3 worden van overeenkomstige toepassing verklaard bij de behandeling van de in het eerste en tweede lid genoemde klachten. Artikel5Klachtencoördinator 1Behoudens het bepaalde in artikel 4 is de klachtencoördinator een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar die is belast met de behandeling en registratie van klachten. 2De klachtencoördinator heeft daarnaast ten minste de volgende taken: a. het opstellen van het jaarverslag zoals genoemd in artikel 15; b. het adviseren van de bestuursorganen over het voorkomen van klachten; c. het ondersteunen van een klager bij de opstelling van het klaagschrift; d. is contactpersoon voor de Nationale Ombudsman; Hoofdstuk2Indiening van klachten Artikel6Wijze van indiening 1Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend en dient uiterlijk binnen 12 maanden nadat de gedraging heeft plaatsgevonden te zijn ingediend. 2Bij mondelinge klachten wordt door de betrokken medewerker, indien mogelijk, direct geprobeerd tot een oplossing te komen (informele bemiddeling). Indien een informele bemiddeling niet tot resultaat leidt, wijst de medewerker de klager op de formele, schriftelijke procedure. 3Het klaagschrift (schriftelijke klacht) wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. 4Het klaagschrift moet zijn ondertekend en bevat ten minste: a. de naam en het adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht; d. de gronden van de klacht. Artikel7Ontvangstbevestiging De ontvangst van een klaagschrift wordt binnen tien werkdagen schriftelijk bevestigd en bevat daarnaast informatie over de verdere procedure. Artikel8Registratie 1De klachtencoördinator, draagt zorg voor de registratie van de klacht. 2De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd. Hoofdstuk3Behandeling van klachten Artikel9Buiten behandeling laten 1Een klaagschrift wordt niet in behandeling genomen indien: a. niet is voldaan aan de vereisten in artikel 9:4, tweede en derde lid van de wet en klager dit ook niet binnen veertien dagen heeft hersteld nadat klager daarvan op de hoogte is gebracht; b. het een klacht betreft als genoemd in artikel 9:8, eerste en tweede lid van de wet. 2Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld, onder vermelding van de redenen daarvan. Artikel10Onderzoek 1De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen. 2Klagers kunnen tot uiterlijk tien werkdagen voor de hoorzitting stukken indienen die van belang kunnen zijn voor de afhandeling van de klacht. 3De klachtencoördinator kan bij derden en/of deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op gesprek als bedoeld in artikel 11 van deze regeling te verschijnen. Artikel11Hoor en wederhoor 1De klachtencoördinator stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. 2Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of bijstaan. 3De klachtencoördinator kan van het horen afzien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. 4De klachtencoördinator maakt een verslag van het horen. Artikel12Uitnodiging zitting 1De klachtencoördinator nodigt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft ten minste twee weken voor de hoorzitting uit. 2Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de klager of degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft onder opgaaf van redenen de klachtencoördinator verzoeken het tijdstip te wijzigen. 3De beslissing van de klachtencoördinator op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de partijen meegedeeld. 4De klachtenbehandelaar is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid. Artikel13Afdoening 1De klachtencoördinator brengt een advies uit aan het college van burgemeester en wethouders. 2Het college van burgemeester en wethouders stelt de klager, de klachtenbehandelaar en de persoon waar de klacht tegen gericht is schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, zijn oordeel daarover en over de eventuele conclusies die daaruit zijn getrokken. Artikel13Nationale ombudsman Bij het toezenden van de bevindingen genoemd in artikel 12, lid 2 van deze regeling, vermeldt het bestuursorgaan dat klager binnen een jaar nog een verzoekschrift kan indienen bij de Nationale ombudsman te Den Haag. Artikel14Geanonimiseerde afschriften 1De klachtencoördinator verstrekt op verzoek van een ieder een afschrift van de bij een klacht behorende stukken, met dien verstande dat de anonimiteit van de bij de klacht behorende personen zoveel als mogelijk wordt gewaarborgd. 2Voor de verstrekking van een afschrift worden de standaard tarieven gehanteerd. Hoofdstuk4Rapportage Artikel15Jaarverslag 1Het college van burgemeester en wethouders ontvangt jaarlijks voor 1 februari een overzicht van het aantal klachten in het afgelopen jaar, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de getroffen maatregelen. 2Het jaarverslag is zonder naam en toenaam openbaar en wordt ter kennisgeving aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Hoofdstuk6Slotbepalingen Artikel16Onvoorzien In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel17Intrekking oude regelingen Ingetrokken wordt de:- Klachtenregeling Wymbritseradiel, vastgesteld door de gemeenteraad van Wymbritseradiel op 10 oktober 2000;- Regeling interne klachtenbehandeling, vastgesteld door de gemeenteraad van Sneek op 21 november 2000. Artikel18Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 11 maart 2011 en werkt terug tot en met 1 januari 2011. Artikel19Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling gemeente Súdwest Fryslân. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 maart 2011Drs. H.H. Apotheker , voorzitter. Drs. K. Schraagen , griffier.