Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overg

Archiefverordening gemeente Tubbergen 2011De raad van de gemeente Tubbergen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 april 2011, nr. 15A; gelet op het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 18 april 2011; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 B E S L U I T: vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Tubbergen 2011). HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; e. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in een Besluit informatiebeheer. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIII.Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9 De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel10 1.De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel11 De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel9 De Archiefverordening gemeente Tubbergen 2000 wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking doch niet eerder dan met ingang van 1 mei 2011. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Tubbergen 2011. Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 mei 2011de griffier, de voorzitter,F.G.S. Droste, mr. M.K.M. Stegers