Archiefverordening (Dalfsen)

Archiefverordeningde raad van de gemeente Dalfsen; gelezen het voorstel van het college d.d. 22 november 2007, nummer 1069; gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995; overwegende dat het wenselijk is regels te stellen betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht; b e s l u i t: vast te stellen de “Archiefverordening gemeente Dalfsen” HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordeningen de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de plaats waar de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, gearchiveerd worden; beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college zorgt voor het aanwijzen, het inrichten en het instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college wijst één of meerdere beheerders aan. Artikel4 Het college stelt voldoende deskundig personeel aan voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1.Het college zorgt ervoor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is overeenkomstig van toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het college zorgt ervoor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel8 Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over hetgeen hij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIIIHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel9 Onder de bevelen van het college is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel10 Het college kan ter ondersteuning van de secretaris-directeur een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris-directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris-directeur verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel14 Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel15 De secretaris-directeur brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukIV Artikel16 1.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2008. 2.Gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening, vervalt de Archiefverordening gemeente Dalfsen 2001, vastgesteld dd. 26 maart 2001. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Dalfsen in zijn openbare vergadering van 17 december 2007.De raad voornoemd,de voorzitter, de griffier, L.V. Elfers H.C. LankmanToelichtingArchiefverordening gemeente Dalfsen Artikel 2De ministeriële regeling ‘Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen’ stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De ministeriële regeling ‘Duurzaamheid archiefbescheiden’ stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in deze verordening. Artikelen 8 en 16Binnen één zittingsperiode verneemt de raad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10De wet draagt de secretaris-directeur het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris-directeur. Artikel 13De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris-directeur in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Inhoudsopgave Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Artikel 15 Hoofdstuk IV Artikel 16