Archiefverordening Boxtel 2008 (Boxtel)

Archiefverordening Boxtel 2008HoofdstukI Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorend onder de gemeente; de archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de beheerder: degene die ingevolge artikel 2 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; archiefbescheiden: als bedoeld in artikel 1, onder c van de wet. HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders zorgen voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel3 Burgemeester en wethouders zorgen voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaireverzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel4 1.Burgemeester en wethouders zorgen er voor, dat de vervaardiging en de bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing voor de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel5 Burgemeester en wethouders zorgen er voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel6 1.Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. 2.Van het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt de desbetreffende vaste commissie van advies en bijstand in kennis gesteld. Artikel7 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de commissie als bedoeld in artikel 6, lid 2 verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIIISlotbepalingen Artikel8 Met de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de “Archiefverordening Boxtel 1999”. Artikel9 Deze verordening treedt in werking de derde dag na bekendmaking. Artikel10 Deze verordening kan worden aangehaald onder de titel “Archiefverordening Boxtel 2008”. Toelichting Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 6 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer 2008. Artikel 4 De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, is dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling moeten voldoen. De gemeente heeft daarvan zelf ook profijt als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken.