Bezoekersreglement archieven van de gemeente WinsumAgendanummer: Vergadering: 21 juni 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum; gelet op artikel 6 van het Besluit informatiebeheer van de gemeente Winsum 2011 besluit: vast te stellen het navolgende: Bezoekersreglement archieven van de gemeente Winsum 1.Algemeen 1.1Het archief is op afspraak voor het publiek geopend van maandag t/m donderdag van 9.00 tot 16.00 uur en vrijdag van 9.00 tot 12.
- In bijzondere gevallen kan de gemeente Winsum de openingstijden beperken. 1.2Een meegebrachte lunch kan in de kantine worden genuttigd. De bezoeker mag niet op de werkplek eten. Het drinken van koffie of thee op de werkplek is toegestaan en wordt door de medewerkers Interne Zaken (IZ) ingeschonken. 1.3In het hele gebouw geldt een rookverbod. Er is een speciale rookruimte bij de hoofdingang en er mag bij de kantine op het balkon worden gerookt. 1.4In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de medewerker IZ. 2.Registratie en toegang 2.1Bezoekers melden zich bij ieder bezoek bij de centrale balie. De medewerker IZ zal de bezoeker vandaar meenemen naar de bezoekerswerkplek. Bezoekers hebben toegang tot de werkruimte van de sectie Interne Zaken, die zich bevindt op de tweede verdieping van het gemeentehuis. De werkplek voor archiefonderzoek is op de kamer Post & Archief. Bij uitzondering kan de bezoeker een werkplek in de kantine worden toegewezen 2.2Bij het eerste bezoek krijgt de bezoeker een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt. 2.3Bij het eerste bezoek legitimeert en registreert de bezoeker zich. De registratie bevat naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, onderwerp van onderzoek, bezoekdatum en handtekening van de bezoeker. Deze gegevens worden uitsluitend voor statistische doeleinden gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. 2.4Door ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker bekend te zijn met het bezoekersreglement. Wanneer een bezoeker zich niet houdt aan de regels of aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt, kan de toegang tot de werkruimte worden ontzegd. 2.5Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven bij de registratie, waarin in overleg met de bezoeker correcties en aanvullingen kunnen worden aangebracht. 2.6Bezoekers kunnen hun jassen ophangen in de kamer aan de kapstok. Tassen met inhoud mogen meegenomen worden naar de bezoekerswerkplek. De gemeente is echter niet aansprakelijk voor diefstal of vernieling van eigendommen. 2.7Mobiele telefoons van bezoekers mogen niet op de werkplek gebruikt worden. Eigen schrijfgerei mag worden gebruikt voor en op eigen stukken. 2.8De faciliteiten in de werkruimte zijn bedoeld als hulpmiddelen voor onderzoek en mogen niet gebruikt worden voor privé doeleinden. 2.9Bij brand en andere calamiteiten en bij ontruimingsoefeningen dient u gehoor te geven aan de instructies van de bedrijfshulpverleners en/of medewerkers IZ. 3.Raadpleging 3.1De archiefstukken dienen te worden aangevraagd en geretourneerd via de medewerker IZ. 3.2Na aanvraag duurt het maximaal 15 minuten voordat stukken ter inzage worden gegeven. 3.3Indien de toestand van archiefstukken daartoe aanleiding geeft of die stukken niet veilig aan de bezoeker kunnen worden verstrekt, kan inzage worden ontzegd door de medewerker IZ. 3.4Voor de inzage van stukken waarvan de openbaarheid is beperkt kan een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het gemeentebestuur. 3.5Raadpleging van stukken kan alleen op de daartoe aangewezen werkplek plaatsvinden en daarvoor moeten aanwezige hulpmiddelen worden gebruikt volgens de aanwijzingen. Bezoekers mogen niet zonder begeleiding van de medewerker IZ in de archiefbewaarplaats. 3.6Indien de bezoeker gegevens van levende personen raadpleegt, mogen deze op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet gepubliceerd of op een andere wijze openbaar worden gemaakt op zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad. 3.7Voor het raadplegen van de stukken van de Burgerlijke Stand en Bevolkingsregisters van de voormalige gemeenten moeten bezoekers gebruik maken van de microfichereader. 3.8De bezoeker is aansprakelijk voor het ter beschikking gestelde archiefmateriaal en dient voorzichtig met het materiaal om te gaan. Handelingen waardoor het archiefmateriaal eventueel zou kunnen beschadigen zijn niet toegestaan, zoals: archiefmateriaal als onderlegger voor het schrijven gebruiken; op archiefmateriaal schrijven; paperclips aan archiefmateriaal hechten; (bladzijden van) archiefmateriaal met natte vingers omslaan; zware boeken boven op archiefmateriaal leggen; archiefmateriaal over te trekken. Bij beschadiging worden de kosten van reparatie/vervanging op de bezoeker verhaald. 3.9De aangetroffen interne volgorde van de geraadpleegde stukken mag niet worden veranderd. 4.Reproducties 4.1Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat zich ertegen verzet of er andere wettelijke beletselen zijn. 4.2Het reproduceren van archiefstukken wordt gedaan door de medewerker IZ en niet door de bezoeker zelf. Van deze regel kan worden afgeweken, hetgeen wordt beoordeeld door de medewerker IZ. 4.3De kosten van reproducties zijn vastgesteld in de Legesverordening. Deze kosten kunnen worden betaald bij de centrale balie tijdens openingstijden. Bezoekers mogen ook contant en gepast betalen bij de medewerker IZ. 4.4Voor het maken van reproducties met eigen materiaal is toestemming van de medewerker IZ nodig. 4.5De bezoeker is zelf verantwoordelijk voor een juiste toepassing van de Auteurswet. 5.Klachten 5.1Voor klachten over de dienstverlening geldt de klachtenregeling van de gemeente Winsum. 6.Slotbepalingen 6.1Het Besluit Huisregels Interne Zaken / Archief gemeente Winsum wordt ingetrokken. 6.2Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 6.3Dit besluit kan worden aangehaald als het Bezoekersreglement archieven van de gemeente Winsum
- Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum op 21 juni 2011 burgemeester secretaris