Treasurystatuut gemeente Kerkrade 2008 (Kerkrade)

TREASURYSTATUUT GEMEENTE KERKRADE 2008 Begrippenkader en doelstellingen van de treasuryfunctie Artikel1.Definities In dit statuut wordt verstaan onder: - Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; - Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); - Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; - Kasgeldlimiet Een bij aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido vastgestelde limiet ter beperking van de renterisico's op de vlottende schuld (korte termijn); - Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; - Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; - Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar tijdseenheid; - Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen. De rating wordt aangegeven door erkende ratingbureaus; - Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; - Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido vastgestelde norm ter beperking van de renterisico's op de vaste schuld (lange termijn); - Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beÏnvloedbare, constante rentevergoeding, met andere woorden de rentevaste periode; - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen van de gemeente; - Rentevisie Toekomstverwachting over de rente ontwikkeling; - Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Unie c.q. in de Europese Economische Ruimte aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; - Treasurer De beleidsmedewerker van de afdeling Financiën, die belast is met de treasury; - Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit meerdere deelfuncties: o.m. risicobeheer, gemeente financiering, kasbeheer. Belangrijk zijn tevens administratieve organisatie en interne controle, relevante verantwoordelijkheden en bevoegdheden; - Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. Artikel2Doestellingen van de treasuryfunctie Leidend voor de treasuryfunctie zijn:

1. De bepalingen van de Wet Fido, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) en eventuele overige relevante regelgeving;
2. De doelstellingen, opdrachten en richtlijnen zoals die door de raad zijn vastgesteld in de vigerende Financiële verordening gemeente Kerkrade ex artikel 212 GW; De treasuryfunctie van de gemeente dient voorts tot:
3. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de vigerende regelgeving. Additionele bepalingen en regels bij de onderscheidene taakgebieden en aandachtsvelden van de treasuryfunctie. Risicobeheer Artikel3.Uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
5. De gemeente probeert de risico’s voor de treasury zoveel mogelijk te beperken;
6. De door de gemeente aan te trekken middelen dienen de publieke taak;
7. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico; Artikel4.Renterisicobeheer
8. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;
9. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido;
10. Overschrijding van de limiet en norm uit lid 1 en 2 zullen enkel plaatsvinden na goedkeuring van de Provinciaal toezichthouder;
11. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;
12. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie, om een zo optimaal mogelijk renteresultaat te bereiken. Artikel5.Koersrisicobeheer De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en stemt daarbij af op de liquiditeitenplanning. Artikel6.Intern liquiditeitsrisicobeheer De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar. Artikel7.Valutarisicobeheer Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in Euro. Gemeentefinanciering Artikel8.Langlopende uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:
13. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;
14. De gemeente vraagt bij ten minste 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Artikel9.Relatiebeheer De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:
15. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins onder toezicht van de Europese Unie/Europese Economische Ruimte te vallen;
16. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Stichting Toezicht Effecten-verkeer (STE) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Kasbeheer Artikel10.Geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:
17. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.
18. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk electronisch uitgevoerd via één bank; Artikel11.Saldo- en liquiditeitenbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:
19. De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie-circuit bij de bank met de gunstigste condities;
20. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt - conform artikel 4 lid 1 de kasgeldlimiet, behoudens in het geval van permissie door de provinciaal toezichthouder, niet overschreden;
21. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;
22. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen, deposito's; Administratieve organisatie en interne controle Artikel12.Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: 1.De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze geregeld;
23. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: a. de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; b. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
24. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;
25. Transacties worden voorts onmiddellijk afzonderlijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;
26. De transactieregistratie en de transactiebevestigingen worden periodiek gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle. Artikel13.Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in navolgende tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden De raad * Het vaststellen van treasurydoestellingen, het treasurybeleid, richtlijnen en limieten; * Het vaststellen van de financieringsparagraaf (treasuryparagraaf) in de begroting en de jaarrekening; * Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; * Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. Vakcommissie * Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de raad. Het college * Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); * Het bekrachtigen van de afgesloten lange termijn transacties; * Het rapporteren aan de raad over de uitvoering van het treasurybeleid, o.a. via de financieringsparagraaf. De portefeuillehouder Financiën *Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid) Hoofd afdeling Financiën * Het uitvoeren van de aan haar/hem opgedragen treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en eventueel de financieringsparagraaf (treasuryparagraaf); * Het zorg dragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactviteiten; * Het rapporteren aan het college over de uitvoering van het treasurybeheer; * Het afleggen van verantwoording aan het college; * Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; * Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; * Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college. De organisatie-eenheden * Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van de door de treasurer benodigde betrouwbare operationele informatie. De beleidsmedewerker van de afdeling Financiën belast met treasury/Treasurer * Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd afdeling Financiën; * Het opstellen van de rentevisie; * Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; * Het beheren van de geldstromen; * Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; * Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; * Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier; * Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; * Het voorbereiden van adviezen aan de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; * Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; * Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Financiën over de uitvoering van de aan hem/haar opgedragen activiteiten. De kassier * Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; * Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; * Het aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie; * Het rapporteren aan het clusterhoofd dat belast is met controle over de uitvoering van de aan hem/haar opgedragen activiteiten. Financiële administratie * Het juist, volledig en tijdig administeren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen; De medewerker van de afdeling Financiën belast met controle * Het verrichten van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het hoofd van de afdeling Financiën; De externe accountant * Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut, mede op basis van de verrichte interne controle werkzaamheden. Artikel14.Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd functionaris Autorisatie/informeren Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer Het uitzetten van middelen via callgeld, deposito en spaarrekening Treasurer Hoofd afd. Financiën Het aantrekken van middelen via callgeld of kasgeld Treasurer Hoofd afd. Financiën Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Kassier Hoofd afd. Financiën Bankrelatiebeheer Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Kassier Hoofd afd. Financiën Bankcondities en tarieven afspreken Kassier Hoofd afd. Financiën Financiering en uitzetting Het vaststellen van kredietfaciliteiten Treasurer Hoofd afdeling Financiën Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen Treasurer Hoofd afdeling Financiën Het uitzetten van middelen Treasurer Hoofd afdeling Financiën Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak College Raad, afhankelijk van het bedrag* 10.Het garanderen van middelen uit hoofde van de publieke taak College Raad, afhankelijk van het bedrag* * Zie hiervoor ook de vigerende Financiële verordening gemeente Kerkrade ex artikel 212 GW. Artikel15.Informatievoorziening Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie Frequentie Informatieverstrekker Informatieontvanger Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Kwartaal/ Incidenteel Organisatie-eenheden Treasurer Liquiditeitenplanning Kwartaal Treasurer Hoofd afd. Financiën Beleidsplannen treasury in financieringsparagraaf (treasuryparagraaf) van de begroting Jaarlijks College Raad Evaluatie treasuryactiviteiten in financieringsparagraaf (treasuryparagraaf) van de jaarrekening Jaarlijks College Raad Voortgang onderdelen financieringsparagraaf (treasuryparagraaf) via de tussentijdse rapportages Voorzover aan de orde College Raad Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in Wet fido. Conform wet Fido/evt. aanvullende voorschriften toezichthouder Treasurer Derden Lenings-/uitzettings-/garantiebesluiten, alsmede participaties Binnen 14 dagen na besluit College Raad, afhankelijk van bedrag*/Provincie voorzover aan de orde * Zie hiervoor ook de vigerende Financiële verordening gemeente Kerkrade ex artikel 212 GW. Slotbepalingen Artikel16.Nadere regels Het college kan voor de uitvoering van deze regeling nadere regels en instructies geven, danwel afwijken van bepalingen in deze regeling. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college. Artikel17Inwerkingtreding Dit treasurystatuut treedt in werking vanaf begrotingsjaar
27. Artikel18.Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Treasurystatuut gemeente Kerkrade 2008". Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Kerkrade in zijn vergadering van 20 mei 2008 en gewijzigd d.d. 19 januari 2010.De burgemeester, de secretaris, J.J.M. Som mr. C.M. Kuikman