Auditcommissieverordening (Nieuwkoop)

AuditcommissieverordeningArtikel1Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder:commissie: de auditcommissiegriffier: de in de Gemeentewet bedoelde griffie Artikel2Instelling 1De auditcommissie is een adviescommissie van de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. 2De commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad over de taakvelden, die staan beschreven in artikel 5. 3De commissie wordt ondersteund door de griffie. Artikel3Leden 1De commissie bestaat uit raadsleden en/of fractieassistenten. 2Het aantal leden bedraagt maximaal het aantal fracties bij het begin van een raadsperiode. 3Per fractie kan één raadslid of fractieassistent worden voorgedragen. 4Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen. 5Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. 6De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. 7Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. Artikel4Voorzitter De commissie benoemt uit haar midden en voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Artikel5Taakomschrijving De commissie:1 is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van een accountant en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming;2 is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;3 houdt toezicht op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages en maakt zonodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de planning- en controlcyclus binnen de gemeente;4 bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant;5 bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim-)controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;6 formuleert een advies aan de raad over de wijze van behandeling van de (interim)rapportages van de accountant;7 adviseert zonodig aan de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;8 adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;9 overlegt zonodig met het college over riskmanagement, weerstandsvermogen en andere actuele financiële thema’s;10 beoordeelt jaarlijks - voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorafgaande jaar - de bijlage bij het controleprotocol op voorstel van het college en actualiseert deze bijlage zonodig;11 adviseert over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid. Artikel6Vergaderingen 1De commissie vergadert zo dikwijls er zaken aan de orde zijn waarover zij op grond van artikel 5 adviseert, overlegt of de bespreking voorbereidt. 2De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats. 3Haar adviezen zijn openbaar. Bij verdeelde adviezen wort de stemverhouding weergegeven; elk lid heeft 1 stem. 4De (beknopte) verslagen van de vergaderingen van de commissie zijn openbaar tenzij dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is gelet op het belang van een bepaald onderwerp. Artikel7Werkwijze De commissie kan een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststellen. Zij zendt het reglement en de eventuele latere wijzigingen hierop na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Het reglement mag niet strijdig zijn met hetgeen in deze verordening is geregeld. Artikel8Quorum Indien tijdens een vergadering van de commissie minder dan vier leden zijn opgekomen, wordt de vergadering niet gehouden en wordt een nieuwe vergadering belegd. Artikel9Geheimhouding De commissie kan omtrent de inhoud van de stukken en die aan haar worden voorgelegd – en over hetgeen besproken is in de commissievergadering – geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in de commissie kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. Artikel10Rapportage De commissie legt haar advies of de overleg- danwel besprekingsresultaten vast in een rapportage. De rapportage wordt ter kennis van de gemeenteraad gebracht. Eventueel kan bij tijdsgebrek de voorzitter van de commissie zaken mondeling terugkoppelen aan de raad. Artikel11Slotbepalingen 1Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. 2Deze verordening wordt aangehaald als: Auditcommissieverordening. 3Deze verordening treedt 3 dagen na bekendmaking in werking.