Verordening betreffende bevoegdheden gemeenteraad inzake zorg van B&W voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en toezicht op beheer van a

Verordening betreffende bevoegdheden gemeenteraad inzake zorg van B&W voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en toezicht op beheer van archiefbescheiden, zover deze niet zijn overgebracht naar archiefbewaarplaatsDe gemeenteraad van Hillegom, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 augustus 2006, gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archief 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende bevoegdheden gemeenteraad inzake zorg van B&W voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en toezicht op beheer van archiefbescheiden, zover deze niet zijn overgebracht naar archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet : de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen : de overheidsorganene, bedoeld als in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; e. een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; f. systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk2De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aan wijzen van de beheerder. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voorde aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden vebonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzameling, ongeacht hun vorm. Artikel5

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van de bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadcommissie voor Bestuurlijke Zaken en Financiën). Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per (twee) jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk3Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden Artikel9 De gemeentesecretaris brengt eenmaal per (twee) jaar verslag uit aan de burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel10 De Arciefverordening van Hillegom 1997 wordt ingetrokken. Artikel11 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie. Artikel12 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Hillegom
3. Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hillegom van 14 september
4. De voorzitter; drs. A. Mans De griffier; drs. P.M. Hulspas-Jordaan