Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Berge

Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente BergenDe raad van de gemeente Bergen, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 december 2005; besluit: vast te stellen de Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Bergen Titeldeel1Begroting en verantwoording Kaderstellen Artikel2Programmabegroting 1De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast. 2De raad stelt per programma vast:a. de beoogde maatschappelijke effecten; wat willen we bereiken? b. de te leveren goederen en diensten; wat gaan we daarvoor doen?c. de baten en lasten; wat mag het per saldo kosten? 3Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten. 4De raad stelt de indicatoren, bedoeld in lid c, vast. 5Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Artikel3Producten 1Bij iedere begroting en alle jaarstukken wordt een overzicht gegeven van welke producten uit de productbegroting onder welke programma’s horen. 2De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. Artikel4Voorjaarsnota 1Het college biedt uiterlijk 30 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel

1. Deze nota dient tevens inzicht te verschaffen in de financiële positie van de gemeente Bergen. 2De raad stelt deze nota uiterlijk 31 juli vast. Titeldeel1 Uitvoering Artikel5Uitvoering begroting 1Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2Het college draagt ten aanzien van de productenbegroting er zorg voor dat:a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de: producten van de productbegroting;b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de in artikel 4 bedoelde (kader)nota.;c de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt te staan; 3Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Titeldeel1 Beheersing en Interne controle Artikel6Interne controle 1Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Jaarlijks bepaalt het college de noodzakelijkheid van een onderzoek bij een bedrijfsonderdeel. Titeldeel1 Rapportage en Verantwoording Artikel7Tussentijdse rapportage en informatie 1Het college informeert de raad over de stand van zaken van de huidige begroting bij de jaarrekening, voorjaarsnota en begroting. 2De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar bepaalt de raad over welke onderwerpen bij welke rapportage in ieder geval gerapporteerd dienen te worden. 3Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:a. investeringen groter dan € 100.000;b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 10.000;c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 10.000; 4Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.
2. Artikel8Jaarstukken 1Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:a. wat is bereikt;b. welke goederen en diensten zijn geleverd;c. wat de kosten zijn;d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 2De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Titeldeel2Financiële positie Kaderstellen Artikel9Financiële positie 1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de in artikel 4 bedoelde voorjaarsnota op te nemen uiteenzetting van de financiële positie alsmede in de meerjarenramingen is opgenomen. 2Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten. Artikel10Waardering en afschrijving vaste activa Het college biedt in de eerste twee jaar van iedere raadsperiode een nota activabeleid aan. Deze nota vormt de basis voor het te voeren activabeleid. Artikel11Voorziening voor oninbare vorderingen Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. Artikel12Reserves en voorzieningen 1Het college biedt in de eerste twee jaar van iedere raadsperiode een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. 2De nota behandelt:a. de vorming en besteding van reserves;b. de vorming en besteding van voorzieningen; Artikel13Kostprijsberekening Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Artikel14Financieringsfunctie 1Financiële handelingen uit hoofde van de treasury functie en uit hoofde van het maatschappelijk nut worden gebaseerd op het treasurystatuut. 2De gemeente verstrekt, op verzoek, hypothecaire leningen aan medewerkers in vaste dienst. Deze handelingen worden gebaseerd op de hypotheekregeling ambtenaren. 3Het geldende treasurystatuut is van toepassing voor de financieringsfunctie. Artikel15Registratie bezittingen, activa en vermogen 1Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte. 2Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen. 3Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Titeldeel3Paragrafen Artikel16Lokale heffingen Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de ontwikkeling van de lokale lastendruk. Artikel17Weerstandsvermogen en risicomanagement Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld. Het college geeft daarbij aan in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Artikel18Onderhoud kapitaalgoederen 1Het college draagt zorg voor het opstellen en actualiseren van het onderhoud kapitaalgoederen in onderhoudsplannen, waaronder in ieder geval begrepen:a. wegen;b. openbaar groen;c. speeltoestellen;d. gebouwen;e. riolering;f. verlichting. 2De onderhoudsplannen worden aan de raad ter vaststelling aangeboden. 3Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoudkapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud. Artikel19Financiering 1Ten aanzien van de financieringsfunctie is het geldende treasurystatuut van toepassing; 2Het college verschaft in de paragraaf financiering in de programmabegroting, voorjaarsnota en programmarekening inzicht inde financieringsfunctie. Artikel20Bedrijfsvoering Het college doet in de paragraaf bedrijfsvoering in de programmabegroting, voorjaarsnota en programmarekening verslag over bedrijfsvoering. Artikel21Verbonden partijen In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Artikel22Grondbeleid 1Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:a. de relatie met de programma’s van de begroting;b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;c. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden; 2In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s. Artikel23Verstrekking subsidies Het college biedt tenminste eens in de vier jaar, ingaande het begrotingsjaar 2006, een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies. Titeldeel4Financiële organisatie en administratie Artikel24Administratie 1De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: 1Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente; 2Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden enz.; 3Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties. Artikel25Financiële administratie 1Het college draagt er zorg voor dat: 1de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; 2de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel26Financiële organisatie 1Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: 1een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie; 2een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; 3de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; 4de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; Artikel27Aanbesteding en inkoop Het college draagt zorg voor en legt in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid vast de interne regels (protocol) voor de inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. Titeldeel5Slotbepalingen Artikel28Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 15 februari 2006, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2006 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. Artikel29Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening artikel 212 gemeente Bergen (L)” Bergen, 14 februari 2006.De griffier De voorzitterTh.J.M. Pierik C.W.H.M. Klaverdijk