Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004 (Geertruidenberg)

Nr. 9 De raad van de gemeente Geertruidenberg; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 23 oktober 2007; Besluit Overgaan tot de intrekking van de "archiefverordening van de gemeente Geertruidenberg 2004" De "archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2008" vast te stellen. HoofdstukIALGEMEEN Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg; Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archief bewaarplaats; archiefruimte: de ruimte bestemd voor het bewaren van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris die is belast met het beheer van de overgebrachte en niet overgebrachte archieven en collecties; beheerder: degene die belast is met het beheer van de archieven en collecties van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid: een door het college in als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; niet overgebrachte archieven de archieven en collecties die zijn opgeslagen in afwachting van moment van wettelijke vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats na twintig jaar; overgebrachte archieven: de archieven en collecties die aan de gemeentearchivaris in beheer zijn gegeven en derhalve naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel2Taak college 1Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties. 2Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. 3Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 4Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel3Besluit informatiebeheer Het college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke organen, in het "Besluit Informatiebeheer" voorschriften vast. HoofdstukIINIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel4Archiefruimte Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefruimte. Artikel5Materiele zorg 1Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archieven en collecties geschieden, op een zodanige wijze dat het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6Toezichtstaak gemeentearchivaris 1De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archieven en collecties, die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Hij kan hiertoe aanwijzingen geven. 2Onder deze toezichtstaak vallen de volgende werkzaamheden: Toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage hierover; Ondertekenen van akten van overbrenging van archieven en collecties; Ondertekenen van lijsten van vernietiging archiefbescheiden. Artikel7Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris De gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en collecties opdragen aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de wet. Artikel8Informatieplicht beheerder 1De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn. Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2Geen inhoud aanwezig van lid Artikel9Mutaties in beheer De beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel10Consultrapportage 1De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. 2Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren. Artikel11Verslag aan Raad 1Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van de niet-overgebrachte archieven en collecties. 2Het college legt in dit verband het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. HoofdstukIIIOVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel12Archiefbewaarplaats Het college draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel13Gemeentearchivaris 1Het college benoemt de gemeentearchivaris en een plaatsvervangende gemeentearchivaris. 2De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte archieven en collecties. Artikel14Formele beheertaak gemeentearchivaris De formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat: toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging; Uitlenen van archieven en collecties van overheidsorganen en particulieren, die archieven hebben overgedragen; Geven van afschriften van authentieke akten die volgens de wet door de beheerder bewaard moeten worden; Voorstellen tot besluiten van vervreemding van overgebrachte archieven en collecties; Toezicht op de uitvoering van beheerwerkzaamheden door de Stichting Mommerskwartier. Artikel15Jaarverslag Na afloop van elk jaar brengt de archivaris aan het college een jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak. Artikel16Verslag aan Raad 1Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. 2Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. HoofdstukIVSLOTBEPALING Artikel17In werking treden Deze kan worden aangehaald als de "archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2008" en treedt in werking met ingang van 1 januari

1. Op dat tijdstip vervalt de "Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004", vastgesteld bij raadsbesluit van 19 februari
2. Raamsdonksveer, 29-11-2007 De raad van de gemeente Geertruidenberg, de griffier, de voorzitter, drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere M.J.A. Meijer Toelichting1ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE GEERTRUIDENBERG 2007 HOOFDSTUK I ALGEMEEN Artikel
3. Begripsbepalingen In dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over eenzelfde begrip kan ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van archief beheerwerkzaamheden is opgenomen. Artikel 2 Taak college De zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995, Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en collecties. De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten: a. financiële middelen b, personeel c. fysieke ruimte d. regelgeving Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op een zodanige wijze kunnen worden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de Archiefwet 1995 alsmede daaruit voortvloeiende aanverwante regelingen. Artikel 3 Besluit informatiebeheer In het "Besluit informatiebeheer”, dat door het college wordt vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties. HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel 4 Archiefruimte Het is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er ïs dus sprake van de volgende drietrap: a. beheer dynamische bestanden op werkplek; b. archiefruimte;c. archiefbewaarplaats. Artikel 5 Materiële zorg Dit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheideisen van de op te maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier, aangewezen inkten en toners, Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard. Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd als in aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar. Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivaris Ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter uitvoering van archief beheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier afsluit. Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris Dit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet per se de plaatsvervangende gemeentearchivaris te zijn, Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht. Artikel 8 Informatieplicht beheerder Dit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingplicht voor in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder In de zin van deze verordening. Doorgaans ïs dat de directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een sectorhoofd of afdelingshoofd zijn. Artikel 9 Mutaties in beheer De beheerder is verplïcht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen. In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen hebben. Artikel 10 Consultrapportage Minstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het college en de beheerder over zijn bevindingen. Artikel 11 Verslag aan raad In het kader van de controlerende taak van de raad wordt de consultrapportage door het college jaarlijks doorgeleid naar de raad. Ten aanzïen van de overgebrachte archieven en collecties is in artikel 16 van deze verordening een soortgelijke bepaling opgenomen. HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel 12 Archiefbewaarplaats Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats. Artikel 13 Gemeentearchivaris Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet
4. Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris De in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente Tilburg met de stichting Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering van archief beheerwerkzaamheden. Artikel 15 Jaarverslag Jaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de uitvoering van zijn formele beheertaak inclusief het houden van toezicht op de uitvoering van archief beheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier. Artikel 16 Verslag aan raad In het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college het jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad. HOOFDSTUK IV SLOTBEPALING Artikel 17 In werking treden Deze bepaling spreekt voor zich