Verordening op de vertrouwenscommissie regelende de samenstelling en werkwijze van de commissie, alsmede de geheimhoudingVerordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Bergen 2011(Geconsolideerde tekst) De raad der gemeente Bergen, Gezien het voorstel van het presidium d.d. 16 juni 2011 Gelet op de artikelen 61, 82 en 86 van de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995, artikelen 9 en 10 van het Archiefbesluit 1995, de circulaire Procedureregels benoeming burgemeester van 4 november 2005 met kenmerk: 2005-0000254553 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de circulaire Procedureregels benoeming burgemeesters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 4 november 2005, kenmerk 2005-278431, hierna te noemen „de procedureregels‟. Besluit:
- In te stellen een vertrouwenscommissie ten behoeve van de invulling van de vacature burgemeester;
- Vast te stellen de verordening op de vertrouwenscommissie regelende de taak, samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie, alsmede de geheimhouding. Afdeling1Begripsbepalingen Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. De commissaris: de commissaris van de Koningin in de provincie Limburg; c. De commissie: de vertrouwenscommissie, belast met de voorbereiding van de aanbeveling inzake de vervulling van de vacature van burgemeester; d. De raad: de gemeenteraad van Bergen. Afdeling1Taak commissie Artikel2 1De commissie heeft tot taak de kandidaten voor de vervulling van de vacature van burgemeester te beoordelen; 2De commissie voert daartoe gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten; 3Indien de commissie gesprekken wenst te voeren met eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich uit eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd, doet zij daarvan onverwijld mededeling aan de commissaris; 4Indien de commissie besluit een door de commissaris geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris en de kandidaat door haar schriftelijk, met vermelding van redenen, van de beslissing op de hoogte gesteld; 5De gesprekken met en de oordeelsvorming over de kandidaten vinden plaats in aanwezigheid van en door die raadsleden, die lid zijn van de commissie alsmede de aan de commissie toegevoegde adviseurs en ambtelijk ondersteuners; Artikel3 1Nadat de commissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk, gemotiveerd en vertrouwelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris; 2De commissie brengt haar in artikel 3, lid 1 bedoeld verslag uit op basis van de door de commissaris verstrekte informatie over de kandidaten en op basis van de informatie ontleend aan het gesprek met de door haar ontvangen kandidaten, zulks na weging van een en ander; 3De commissie doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een concept-aanbeveling van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. 4De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid; 5De commissie geeft in haar verslag tevens een beredeneerde volgorde van aanbeveling aan. Artikel4 1Het verslag aan de raad en de commissaris, bedoeld in artikel 3 lid 1 en de conceptaanbeveling aan de raad, bedoeld in artikel
- lid 3, worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld; 2In het verslag aan de raad en de commissaris kunnen de leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven; 3Bij staking van stemmen over het uit te brengen verslag aan de raad en commissaris, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering; 4Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden in het verslag de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de raad en de commissaris gebracht; 5De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde opvattingen mondeling toe te lichten. Afdeling1Geheimhoudingsplicht Artikel5 1De leden van de commissie hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen als lid van de commissie ter kennis is gekomen; 2De geheimhoudingsplicht van de commissie geldt ook ten opzichte van raadsleden die geen lid van de commissie zijn of lid van de commissie zijn geweest; 3Deze geheimhouding geldt zowel tijdens het bestaan van de commissie als na ontbinding van de commissie; 4De leden een tot en met drie van dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op degenen, die op grond van artikel 7 de commissie ambtelijke bijstand verlenen en de adviseur van de commissie; 5De geheimhouding brengt onder meer met zich mee dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris, geen inlichtingen – schriftelijk of mondeling – kunnen worden ingewonnen over de kandidaten en dat overleg met derden is uitgesloten; 6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de kandidaat verder worden beschermd, bij voorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van de correspondentie; 7Er vindt geen correspondentie plaats over kandidaten, over met kandidaten gevoerde gesprekken of andere informatie via e-mail. Afdeling1Samenstelling commissie Artikel6 1De commissie bestaat uit de 4 fractievoorzitters (niet zijnde kandidaat), de heren: R.P.M. Arts W.R. van der Kwast L.Th.A.M. Ponjee J.G.W.A. Smolenaars 2Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. Het lidmaatschap is persoonlijk. 3De heer W.R. van der Kwast is voorzitter van de vertrouwenscommissie. 4De heer R.P.M. Arts is plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie Afdeling1Ambtelijke bijstand en adviseurs Artikel7 1De raadsgriffier de heer W.P.G.M. Scheepens wordt toegevoegd aan de commissie als ambtelijk secretaris en ondersteuner. 2De gemeentesecretaris dhr. G.B. Kuipers wordt toegevoegd aan de commissie als ambtelijk ondersteuner. 3De eerste loco-burgemeester dhr. B.J.M. Buiting wordt toegevoegd aan de commissie als adviseur; 4De ambtelijke ondersteuners en de adviseur zijn géén lid van de commissie en hebben géén stemrecht; 5Bij afwezigheid van de raadsgriffier wordt de taak waargenomen door de gemeentesecretaris. Afdeling1Werkwijze van de commissie Artikel8 1De commissie vergadert in beslotenheid en zo dikwijls als de voorzitter of twee leden dit noodzakelijk achten. 2Van elke vergadering wordt door de voorzitter tenminste 24 uur van te voren aankondiging gedaan aan de leden van de commissie; 3De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. 4De commissie kan besluiten te vergaderen zonder aanwezigheid van de onder artikel 7 lid 2 en 3 genoemde functionarissen. Artikel9 1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten; 2Alle stukken voor de commissie worden gericht aan de griffier en op de griffie bewaard; 3Van ingekomen stukken geeft de raadsgriffier onverwijld kennis aan alle leden en adviseurs van de commissie; 4De raadsgriffier draagt zorg voor een adequate archivering van alle stukken; 5Alle stukken, die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter door tussenkomst van de raadsgriffier verzonden. Artikel10 1De voorzitter nodigt de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie; 2De plaatsen en tijdstippen voor gesprekken worden zodanig gekozen, dat voorkomen wordt dat de kandidaten hierdoor bekend worden of rondom het onderhoud met de commissie met elkaar in contact komen. Afdeling1Overige bepalingen Artikel11 De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die, waarop door de minister aan het gemeentebestuur bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien. Artikel12 1De voorzitter en de ambtelijk secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat, op het in artikel 11 bedoelde tijdstip alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt of aan de commissie ter hand zijn gesteld, onverwijld in een verzegelde enveloppe en gerubriceerd als „geheim‟ worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. Zij dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel; 2Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar; 3Originele bescheiden die de commissie van derden of de commissaris heeft ontvangen worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden; 4De voorzitter ziet er op toe dat alle overige bescheiden van de commissie en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd na het in artikel 11 bedoelde tijdstip. Ten aanzien van de uitvoering kan hij de raadsgriffier hiermee belasten. Artikel13 In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de commissie. Artikel14 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van haar vaststelling. Artikel15 Deze verordening vervalt zodra in de vacature die op 1 oktober 2011 ontstaat is voorzien. Artikel16 Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Bergen 2011” Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 5 juli
- De griffier, De voorzitter, W.P.G.M. Scheepens C.W.H.M. Klaverdijk