Huishoudelijk Reglement Cliëntenraad WWB Súdwest Fryslân (Lemsterland)

HuishoudelijkReglement van de Cliëntenraad WWB Súdwest Fryslân De Cliëntenraad WWBSúdwest Fryslân , gelet op de verordening cliëntenparticipatie WWB en WIJ van de gemeenten Súdwest Fryslân, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel , waarin de verplichting is opgenomen om huisregels op te stellen over: het gestructureerde overleg van de Cliëntenraad met de portefeuillehouder en een vaste ambtelijke contactpersoon ; de wijze waarop een vacature binnen de Cliëntenraad wordt opgevuld; de taken van de voorzitter, secretaris en penningmeester en de zittingsduur van de leden; de vergoedingen voor de leden van de Cliëntenraad; de wijze waarop de Cliëntenraad gevraagd en ongevraagd het College en de Raad van advies dient, stelt, conform artikel 1 lid 2-i van de verordening, het onderstaand huishoudelijk reglement op en legt deze ter goedkeuring voor aan de Colleges van de gemeenten Súdwest Fryslân, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel: Artikel1.Naam De Cliëntenraad draagt de naam Cliëntenraad WWB Súdwest Fryslân. De Cliëntenraad is gevestigd in de woonplaats van de secretaris van de Cliëntenraad. De Cliëntenraad is formeel per 1 januari 2011 in functie en is voortgekomen uit de voormalige Cliëntenraad Zuidwest-Fryslân-ISDzwf en het voormalige Cliëntenplatform Sneek/Wymbritseradiel. Artikel2.Werkgebied Het werkgebied van de Cliëntenraad omvat de gemeenten Súdwest Fryslân, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel. Artikel3.Samenstelling, werving en selectie (artikel 5 van de verordening) 1. De leden kiezen uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter. 2. Een lid van de Cliëntenraad kan niet tevens zijn een lid van het College van burgemeester en wethouders, lid van de Gemeenteraad, lid van een gemeenteraadscommissie of een medewerker van één van de in artikel 2 van dit reglement genoemde gemeenten. 3. Voor het werven en selecteren van een nieuw lid kan de Cliëntenraad een beroep doen op de in artikel 2 van dit reglement genoemde gemeenten, waarbij valt te denken aan de volgende mogelijkheden: a. het plaatsen van een oproep in de periodieke informatiebrief aan cliënten; b. het plaatsen van een oproep op de website van de gemeente(n); c. het benaderen van lokale belangenorganisaties. 4. Voor het werven en selecteren van een nieuw lid gelden de volgende criteria: a. de cliënt of belanghebbende moet gemotiveerd zijn om lid te worden van de Cliëntenraad; b. de cliënt of belanghebbende moet in staat zijn een bijdrage te leveren, niet (alleen) vanuit het eigen perspectief of dat van de belangenorganisatie, maar vooral gericht op het belang van het gehele cliëntenbestand. Artikel4.Zittingsduur, aftreden en ontslag (artikel 6 van de verordening) 1. De zittingsduur van de leden is, behoudens tussentijds aftreden of ontslag, vier jaar. 2. Met ingang van 1 januari 2013 treden per jaar steeds drie leden af; zij zijn voor één termijn van maximaal vier jaar herkiesbaar. De Cliëntenraad stelt zelf een rooster van aftreden op. 3. De Cliëntenraad verleent een lid tussentijds ontslag, in de volgende gevallen: a. op eigen verzoek; b. indien het betreffende lid niet meer voldoet of kan voldoen aan de criteria zoals genoemd in artikel 3 lid 2 en lid 4 van dit reglement; c. indien het lid geen cliënt meer is zoals bedoeld in artikel 1 lid 1-d van de verordening; in dit geval is een overgangsperiode van twee maanden mogelijk; d. indien de belanghebbende geen vertegenwoordiger meer is van de belangenorganisatie, zoals bedoeld in artikel 1 lid 1-h van de verordening, dan wel indien de belangenorganisatie haar activiteiten heeft beëindigd; in dit geval is een overgangsperiode van twee maanden mogelijk; e. indien er sprake is van andere omstandigheden die het goed functioneren als lid van de Cliëntenraad in de weg staan. 4. In geval van tussentijds aftreden of ontslag voorziet de Cliëntenraad zo spoedig mogelijk, bij voorkeur binnen de overgangsperiode, in de ontstane vacature. 5. Bij voortijdig vertrek van een lid wordt diens opvolger benoemd voor het restant van de zittingsperiode in wiens plaats hij/zij komt. Artikel5.Taken, bevoegdheden en aandachtsgebieden (artikel 6 van de verordening) De taken van de voorzitter zijn: het vaststellen en openbaar maken van de agenda; het bepalen van de dag en aanvang van de vergadering; het leiden van de vergadering; het handhaven van de orde; het schorsen van de vergadering; het peilen van meningen en het mededelen van uitslagen en stemmingen; het ondertekenen van alle uitgaande stukken / post; het vertegenwoordigen van de Cliëntenraad naar buiten; het opstellen van een jaarverslag; het (jaarlijks) benoemen van een kascommissie. De taken van de secretaris zijn: het mede opstellen van de agenda; het uitnodigen van de leden en anderen voor de vergadering; het zorg dragen voor een verslag; het mede zorgen voor de uitvoering van besluiten; het bewaken van de voortgang en de afhandeling van uitgebrachte adviezen; het ondertekenen van alle uitgaande stukken / post; het opstellen van een jaarverslag; het (jaarlijks) benoemen van een kascommissie. De taken van de penningmeester zijn: het voeren van het geldelijk beheer; het jaarlijks opstellen van een conceptbegroting; het jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag; het geven van inzage in de financiële boekhouding; het uitbetalen van kosten- en vergadervergoedingen aan de leden; het doen van betalingen aangaande verplichtingen die de Cliëntenraad zelf is aangegaan, zoals deskundigheidsbevordering, lidmaatschappen van belangenorganisaties en externe deskundigheid. De leden maken een onderlinge verdeling van de aandachtsgebieden van de Cliëntenraad. Jaarlijks benoemen de voorzitter en de secretaris een kascommissie. Hiervoor gelden de volgende bepalingen: a. de kascommissie bestaat uit twee leden, niet zijnde de voorzitter, secretaris of de penningmeester; b. leden van de Cliëntenraad kunnen zich voor deze kascommissie aanmelden of de voorzitter en secretaris kunnen leden verzoeken om zitting te nemen in de kascommissie; c. de kascommissie wordt ingesteld nadat de penningmeester het financieel jaarverslag heeft opgesteld; d. de kascommissie controleert het door de penningmeester gevoerde financiële beheer en brengt daarvan in de eerstvolgende vergadering verslag uit; e. bij akkoordbevinding door de kascommissie van het financieel beheer neemt de Cliëntenraad een besluit over het verlenen van decharge aan de penningmeester. Artikel6.Faciliteiten (artikel 7 van de verordening) 1. De leden van de Cliëntenraad ontvangen de volgende vergoedingen: a. een kostenvergoeding van € 30,00 per maand; b. een vrijwilligersvergoeding van € 15,00 per vergadering (dagdeel); c. een reiskostenvergoeding van € 0,28 per km of op basis van een vervoersbewijs. 2. De Cliëntenraad kan kosteloos gebruik maken van: a. de vergaderfaciliteiten van de gemeente(n); b. een eigen e-mailadres; c. kopieer en verzendfaciliteiten. 3. De Cliëntenraad kan in voorkomende gevallen een beroep doen op deskundigheid vanuit de gemeente Súdwest Fryslân, ten aanzien van de door de gemeente(

1. n)uit te voeren wetten en regelingen. Artikel7.Intern overleg (artikel 8 van de verordening) 1. De Cliëntenraad heeft tenminste zes keer per jaar een intern overleg. Deze vergaderingen vinden plaats op door de voorzitter en secretaris te bepalen datum, tijdstip en plaats binnen het werkgebied van de Cliëntenraad. Deze vergaderingen zijn openbaar. 2.De Cliëntenraad streeft er naar om tenminste twee keer per jaar overleg te hebben met de eigen achterban; de cliënten zoals bedoeld in artikel 1 lid 1-d van de verordening. 3. Elk lid heeft het recht om zowel mondeling als schriftelijk voorstellen en onderwerpen ter bespreking in te dienen. Deze voorstellen worden minimaal twee weken voor de eerstvolgende vergadering bij de voorzitter en de secretaris ingediend. 4. De leden worden tenminste één week voor een vergadering uitgenodigd en ontvangen dan de schriftelijke stukken. 5. Elk lid is verplicht zich bij verhindering af te melden bij de voorzitter of de secretaris. 6. De Cliëntenraad besluit niet tot het uitbrengen van adviezen of het vaststellen van standpunten, indien naast de voorzitter meer dan de helft van het aantal leden niet aanwezig is. 7. De adviezen van de Cliëntenraad worden met meerderheid van stemmen (de helft plus tenminste één) vastgesteld. Bij een even aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 8. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. Artikel8.Structureel overleg met de deelnemende gemeenten (artikel 3 lid 6 van de verordening) 1. De Cliëntenraad heeft tenminste twee keer per jaar overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder van de gemeente Súdwest Fryslân en de vaste ambtelijke contactpersoon van de gemeente Súdwest Fryslân. 2. Daarnaast heeft de Clientenraad twee keer per jaar overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder van de gemeenten Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel. De vaste ambtelijke contactpersoon van de gemeente Súdwest Fryslân is hierbij aanwezig. 3. De agenda, datum, tijdstip en plaats worden in overleg met de vaste ambtelijke contactpersoon vastgesteld. 4. De gespreksleiding is in handen van de voorzitter van de Cliëntenraad. 5. De verslaglegging wordt verzorgd door de vaste ambtelijke contactpersoon. Artikel9.Adviesrecht (artikel 3 en 4 van de verordening) 1. Voor de door de Cliëntenraad uit te brengen adviezen geldt de volgende procedure: a. de Cliëntenraad ontvangt de adviesaanvraag inclusief de bijbehorende stukken via de vaste ambtelijke contactpersoon; b. in de adviesaanvraag is een termijn genoemd waarin de Cliëntenraad de tijd heeft voor beantwoording. Voor het bepalen van deze termijn is rekening gehouden met de planning van het gemeentelijke voorbereidingstraject of het bestuurlijk proces; c. indien nodig kan de Cliëntenraad verzoeken om een (ambtelijke) mondelinge toelichting; d. het advies van de Cliëntenraad wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris; e. de Cliëntenraad stuurt het advies op naar de vaste ambtelijke contactpersoon; f. de gemeente Súdwest Fryslân beoordeelt het advies, neemt een standpunt in en geeft een schriftelijke, met redenen omklede reactie; g. indien de Cliëntenraad zich niet kan verenigen met het standpunt, dan maakt de Cliëntenraad dit gemotiveerd en schriftelijk kenbaar; de Cliëntenraad doet dit echter pas nadat de gemeente en/of de gemeenten een besluit hebben genomen t.a.v. het advies. 2. Signalen uit de bijstandspraktijk, adviezen, informatieverzoeken en verbetervoorstellen die de Cliëntenraad onder de aandacht van de gemeente(
2. n)wil brengen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. De verdere procedure is dezelfde als hierboven vermeld. Artikel10.Privacy en embargo 1.De leden van de Cliëntenraad dragen zorg voor de bescherming van de privacy van cliënten die zich op enigerlei wijze tot hen wenden. 2.De leden van de Cliëntenraad hebben geen geheimhoudingsplicht ten aanzien van de door de gemeente(
3. n)verstrekte informatie. 3.Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid houden de leden van de Cliëntenraad zich aan een van tevoren met de gemeente(
4. n)afgesproken embargoperiode. Artikel11.Algemeen 1. Nieuwe leden ontvangen een exemplaar van het huishoudelijk reglement. 2. Het lidmaatschap van de Cliëntenraad verplicht tot naleving van het huishoudelijk reglement. 3. In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet beslist de Cliëntenraad. Namens de Cliëntenraad WWB Súdwest Fryslân Naam: A.Vreeling Naam: H.Wiebenga Functie: Voorzitter Functie: Secretaris Handtekening ……………… Handtekening: ……………….. Dit reglement is goedgekeurd door het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Lemsterland op 21 juli 2011. De secretaris, de burgemeester, B.G.W. Siebers D.J. Stellingwerf