Treasurystatuut gemeente Haaren 2008 (Haaren)

Treasurystatuut gemeente Haaren 2008Treasurystatuut gemeente Haaren Versienummer 1.0 Referentienummer BCS/ Haaren Datum 2008 1 Doelstellingen Treasuryfunctie 2 2 Uitzettingen 2 2.1 Uitzettingen uit hoofde van de publieke taak 2 2.2 Uitzettingen uit hoofde van treasury 3 3 Financiering 4 3.1 Algemene uitgangspunten 4 3.2 Kortlopende financiering (rentetypische looptijd minder dan 1 jaar) 4 3.3 Langlopende financiering (rentetypische looptijd minder 1 jaar) 5 4 Kasbeheer 5 5 Renterisicobeheersende richtlijnen 5 6 Administratieve organisatie/ Interne controle 6 6.1 Algemene uitgangspunten 6 6.2 Taken en verantwoordelijkheden 6 6.3 Bevoegdheden 7 7 Informatievoorziening 9 7.1 Beleidsmatige informatie 9 7.2 Operationele informatie 9 7.3 Verantwoordingsinformatie 9 8 Inwerkingtreding 10 Hoofdstuk1Doelstellingen Treasuryfunctie Het verzekeren van duurzame toegang tot de financiële markten tegen marktconforme condities; Het beschermen van de gemeente tegen financiële risico's, zoals: renterisico, kredietrisico valutarisico, koersrisico en intern liquiditeitsrisico; Het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; Het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten, binnen de gegeven kaders, zoals vastgesteld in dit statuut; Het realiseren van een flexibel en controleerbaar cash-management in de organisatie; Hoofdstuk2Uitzettingen Bij het uitzettingen dient er een onderscheid gemaakt te worden in uitzettingen uit hoofde van de publieke taak en uitzettingen uit hoofde van treasury. Artikel2.1Uitzettingen uit hoofde van de publieke taak Voor uitzettingen en garanties uit hoofde van de publieke taak gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen: De gemeente mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen op grond van de ''publieke taak''. Voordat dit voorgelegd wordt aan de gemeenteraad wordt vooraf advies van de afdeling Financiën ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij; Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk efficiënt aanvullende zekerheden of garanties bedongen. Artikel2.2Uitzettingen uit hoofde van treasury Voor tijdelijke beleggingen uit hoofde van treasury gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen: De beleggingen dienen een prudent karakter te hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico; De gemeente beperkt de koersrisico's op beleggingen, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: - vastrentende waarden; - producten waarbij aan het eind van de looptijd de hoofdsom gegarandeerd is; - beleggingsproducten welke door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als "Fido-proof" zijn aangemerkt; Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; De gemeente beperkt de kredietrisico's op uitzettingen, door haar gelden met een looptijd langer dan 1 jaar te beleggen bij financiële instellingen met ten minste een AA-rating. Voor beleggingen met een looptijd tot en met 1 jaar moet de financiële instelling tenminste een P1 of A-rating hebben. Deze ratings moeten zijn afgegeven door één van de volgende erkende rating-bureau's: Moody's, Standard & Poors of Fitch IBCA; De gemeente mag gelden tijdelijk uitzetten bij Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen, alvorens langlopende belegging wordt gedaan. Dit is ook van toepassing op kortlopende beleggingen met een looptijd langer dan een maand. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd en de uiteindelijke keuze schriftelijk onderbouwd in de treasuryparagraaf. Hoofdstuk3Financiering Artikel3.1Algemene uitgangspunten Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak; Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken in Euro's; Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne liquiditeiten te gebruiken; Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht[1] te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit financiële Markten (AFM); Financieringsmiddelen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; De rentetypische looptijd en het renteniveau van de financieringsmiddelen worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; De rentevisie van de gemeente in de treasuryparagraaf is gebaseerd op de visie van de huisbankier; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen, alvorens langlopende financieringsmiddelen worden aangetrokken. Dit is ook van toepassing op kortlopende financieringsmiddelen langer dan een maand. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd en de uiteindelijke keuze schriftelijk onderbouwd in de treasuryparagraaf. Artikel3.2Kortlopende financiering (rentetypische looptijd minder dan 1 jaar) Toegestane vorm bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen zijn daggeldleningen, kasgeldleningen en kredietfaciliteiten in rekening-courant; De gemeente mag voor maximaal 8,5% van haar begrotingstotaal kortlopende financieringsmiddelen aantrekken, hierdoor wordt de kasgeldlimiet niet overschreden; Artikel3.3Langlopende financiering (rentetypische looptijd ≥ 1 jaar) Als financieringsinstrument zijn uitsluitend onderhandse leningen toegestaan; Hoofdstuk4Kasbeheer Voor het kasbeheer gelden de volgende specifieke uitgangspunten en richtlijnen: Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd; Tijdelijke financieringstekorten en overschotten kunnen conform de richtlijnen onder 2.2 en 3.2 worden ingevuld; De gemeente streeft naar concentratie van liquiditeiten binnen één rentecompensatie circuit bij de bank met de gunstigste condities. Hiervoor kan de gemeente een integrale overeenkomst sluiten; Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de vijf jaar beoordeeld op marktconformiteit. Hoofdstuk5Renterisicobeheersende richtlijnen Het gebruik van derivaten is onder de volgende voorwaarden toegestaan: - Derivaten dienen een risicobeheersend karakter te hebben, waarbij ten alle tijden een gesloten positie vereist is; - Derivaten dienen op een juiste wijze geadministreerd te kunnen worden. Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gezorgd dat de aflossingen en renteherzieningen jaarlijks niet meer dan 20% van het begrotingstotaal in dat jaar bedragen. Hiermee wordt de renterisiconorm niet overschreden. Hoofdstuk6Administratieve organisatie/ Interne controle Artikel6.1Algemene uitgangspunten Taken en verantwoordelijkheden zijn nader schriftelijk vastgelegd; Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: - de uitvoering en de autorisatie geschieden door afzonderlijke functionarissen; - de uitvoering en controle/ administratie geschied door afzonderlijke functionarissen; Een transactie wordt onmiddellijk schriftelijk vastgelegd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en doorgegeven aan de financiële administratie; Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie. De financiële administratie controleert of de bevestiging van de tegenpartij overeenkomt met de interne vastlegging van de transactie en communiceert dit met de functionaris, die de transactie heeft afgesloten. Artikel6.2Taken en verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd: Functie Taken/ Verantwoordelijkheden De Portefeuillehouder Middelen · Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). Hoofd afdeling ondersteuning · Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;· Het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders;· Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten Afdelingshoofden (budgethouders) · Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën;· Het fiatteren van vorderingen en verplichtingen ten gunste c.q. ten laste van hun budgetten en toezicht op vermelding van de juiste vervaldata; medewerker Treasury · Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;· Het opstellen van de rentevisie;· Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;· Het voorbereiden en feitelijk uitvoeren van transacties in het kader van kasbeheer en financiering.;· Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de financiële administratie;· Het beheren van de geldstromen;· Opstellen en actualiseren liquiditeitsplanning; Financiële administratie · Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie.· Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker treasury. Medewerker interne controle · Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het Hoofd afd. ondersteuning. Externe accountant · Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut. Artikel6.3Bevoegdheden Het vastleggen van bevoegdheden start vanuit het College. In onderstaande matrix zijn voor de belangrijkste treasury activiteiten de bevoegdheden opgenomen. Hierbij wordt rekening gehouden met een functiescheiding tussen: voorbereiden, autoriseren, uitvoeren, administreren en controleren van de treasury activiteiten. Treasuryactiviteiten Voorbereiding Autorisatie Uitvoering Administratie Controle 1.Het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen Med. treasury Hoofd afd. ondersteuning Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 2.Het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen Med. treasury College Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 3.Verstrekken van leningen en/of garanties uit hoofde van de publieke taak College Raad Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 4.Het uitzetten van tijdelijke overtollige middelen uit hoofde van treasury Med. treasury Hoofd afd. ondersteuning Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 5.Het openen/wijzigen/sluiten van bankrekeningen Med. treasury burgemeester Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 6.Het afsluiten van kredietfaciliteiten in de rekening-courant Med. treasury College Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC 7.Afstorten van contant geld Med. bevolking Med. bevolking Med. bevolking Med. Deb/Cred Med. treasury 8.Afsluiten van derivatentransacties Med. treasury College Med. treasury Med. Deb/Cred Med IC Hoofdstuk7Informatievoorziening Om de treasury activiteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende interne en externe informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie kunnen hierbij worden onderscheiden: Beleidsmatige informatie; Operationele informatie Verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.). Naast interne informatie heeft de medewerker treasury ook externe informatie nodig zoals informatie met betrekking tot de geld- en kapitaalmarkt en met betrekking tot met de bank afgesloten transacties. Artikel7.1Beleidsmatige informatie Het treasurystatuut geeft de kaders weer, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. De gemeente stelt daarnaast jaarlijks een treasuryparagraaf bij de begroting op. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid. Artikel7.2Operationele informatie Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn. De belangrijkste operationele informatie die te allen tijde beschikbaar moet zijn: - Actuele liquiditeitsplanning - Afgesloten transacties - Bancaire afspraken Artikel7.3Verantwoordingsinformatie De verantwoording over het uit te voeren treasurybeleid vindt plaats binnen de reguliere Planning & Control cyclus. Daarnaast wordt in de treasuryparagraaf bij de jaarrekening het uitgevoerde beleid geëvalueerd. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de paragraaf bij de begroting zijn uitgevoerd en wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij de treasuryparagraaf van de begroting van het betreffende jaar. Hoofdstuk8Inwerkingtreding De raad van de gemeente Haaren; Gelet op de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden; Besluit: Vast te stellen het Treasurystatuut Gemeente Haaren 2008. Dit Treasurystatuut treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Het Treasurystatuut van 7 februari 2002 vervalt bij inwerkingtreding van het Treasurystatuut Gemeente Haaren 2008. De raad van de gemeente Haaren,raadsgriffier, voorzitter,Mr. P.J.F. Bemelmans F.H.G.M. RonnesToelichting1