Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats (Wassen

Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsDe raad der gemeente Wassenaar gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 juni 1999, raadsvoorstel nr. 83; gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de navolgende regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archief bescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid de gemeentesecretaris; informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archief bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, diezich bevindt in raadhuis "de Paauw", Raadhuislaan

1. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6,eerste lid Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel6,tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 32 van de wet. Artikel11 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15 De gemeentesecretaris brengt éénmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel16 De Archiefverordening 1971 wordt ingetrokken. Artikel17 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van debekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari
2. Artikel18 Deze verordening wordt aangehaald als Archief verordening gemeente Wassenaar
3. Wassenaar, 5 juli 1999 De Raad Voornoemd, De Secretaris, de Voorzitter, Toelichting Toelichting op de Archiefverordening 1999Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
4. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
5. Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze. Artikelsgewijze toelichting.Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Artikel 3Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Artikel 4De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften. Artikel 6Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10Ingevolge artikel 32 van de wet is de secretaris formeel verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats. De secretaris kan het beheer mandateren. Artikel 13De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.