Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 (Hendrik-Ido-Ambacht)

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003de raad van de gemeente Hendrik-ldo-Ambacht; gezien het advies van de Denktank Dualisering; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003; Paragraaf1:Ambtelijke bijstand Artikel1 1.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om: feitelijke informatie van geringe omvang; inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel2 1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij: het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; dit het belang van de gemeente kan schaden; het bijstand, bedoeld in artikel 1, derde lid, betreft en de fractie - waartoe het raadslid behoort - reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand. 2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Artikel3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel4 1.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel5 1.Elke fractie heeft per jaar recht op 50 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid (exclusief de bijstand door de griffier). 2.De secretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een fractie gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid. Artikel6 De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel7 Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf2:Fractieondersteuning Artikel8 1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2.Deze bijdrage bedraagt maximaal €2.500,-- voor elke fractie. Artikel9 1.Uitgangspunt is dat het geld besteed wordt om de contacten van de raadsleden (dus niet de politieke partij) met de burgers te verbeteren, dus om de volksvertegenwoordigende rol te versterken. De activiteiten moeten een openbaar karakter hebben (openbaar = algemeen toegankelijk). 2.De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; giften; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; opleidingen voor raads- en commissieleden. Artikel10 1.De fracties krijgen de bijdrage voor fractieondersteuning voor 1 maart op een daarvoor te openen rekening gestort. 2.Elk jaar leveren de fracties voor 1 februari een overzicht van de uitgaven van het daaraan voorafgaande jaar aan bij de griffier. Het geld wat niet gebruikt is, wordt voor 1 maart teruggestort op de rekening van de gemeente. 3.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 4.Fracties die na de verkiezingen niet meer terugkeren in de raad, zijn verplicht het resterende bedrag terug te betalen aan de gemeente. Artikel11 1.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid. Artikel12 1.Elke fractie levert, jaarlijks voor 1 februari, een verslag in bij de griffier waarin verantwoording wordt afgelegd over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. In het jaarverslag van de gemeente wordt hier vervolgens aandacht aan besteed. 2.De onder punt 1 bedoelde verslagen worden in het seniorenconvent besproken. 3.Controle van het verslag vindt plaats door de accountant die tevens belast is met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad. Paragraaf3Slotbepaling Artikel13Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari

1. Artikel14Naamgeving verordening Deze verordening kan worden aangehaald als verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
2. Artikel15Gevallen waarin de verordening niet voorziet In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. Aldus besloten door de raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in zijn openbare vergadering van3 maart 2003.De griffier, De voorzitter,B.Poiesz. H.H. Jonker.ToelichtingDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. NB: Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.