Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer va

De raad der gemeente Spijkenisse; overwegende dat de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zorgvuldig beheerd dienen te worden en onder deugdelijk toezicht dienen te staan; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 mei 1999; gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999"; besluit: vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; de regeling: de gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999"; organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur van de regeling aangewezen bewaarplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 28 van de regeling bedoelde functionaris, of diens vervanger; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders wijzen een beheerder aan. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentelijke begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de commissie bestuur, personeel en organisatie, alsmede de archivaris, voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archief-bewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet

1. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband het toezicht, bedoeld in artikelen 11 en
2. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9 1.De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 2.De archivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel10 De beheerder verstrekt aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van diens taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede van het informatiesysteem. Artikel11 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel12 De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel13 De "Archiefverordening 1984" wordt ingetrokken. Artikel14 Het "Aanwijzingsbesluit Archiefbewaarplaats 1984" wordt ingetrokken. Artikel15 Deze verordening treedt op de dag van haar bekendmaking in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari
3. Artikel16 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening 1999". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Spijkenisse d.d. 2 juni 1999 de secretaris,J.T. Langelaarde voorzitter, loco,drs. R. Sitton