Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archief

Burgemeester en wethouders van de gemeente Spijkenisse; overwegende dat de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zorgvuldig beheerd dienen te worden; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 Dit besluit verstaat onder: archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 2 juni 1999; documenten: de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, zowel analoog als digitaal, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. HoofdstukIIVerantwoordelijkheid Artikel2 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering is, als beheerder bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordening 1999, belast met het beheer van documenten van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel3 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit opdragen aan een of meer medewerkers. Artikel4 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor dat van de procedures met betrekking tot informatievoorziening en -beveiliging een overzicht wordt opgesteld en onderhouden. HoofdstukIIIArchiefvorming en -ordening Productie van documenten Artikel5 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel7 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, moet een ander exemplaar, hetzij in papieren, hetzij in digitale vorm, bewaard worden. Artikel8 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Identificering van documenten Artikel9 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat uit ieder te registreren document, dan wel uit daarbij behorende informatie, ten minste blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Artikel10 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten wordt bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel11 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel12 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat een Documentair Structuur Plan in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, wordt opgesteld en onderhouden. Artikel13 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering ziet erop toe, dat van informatiebestanden een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht kan worden gegenereerd, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel14 Uit het in het vorige artikel beschreven overzicht moet blijken, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HoofdstukIVBeheer van documenten Bewaring van documenten Artikel15 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel16 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel17 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Gebruik van documenten, raadpleging daaronder begrepen, is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan derden na verkregen toestemming van het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering. Artikel18 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel19 1.Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3.Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degene aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Vervanging van documenten Artikel20 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Vervreemding en overdracht van documenten Artikel21 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Selectie en vernietiging van documenten Artikel22 De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Artikel23 1.Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in, in artikel 13 bedoeld overzicht. Artikel24 Het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Overbrenging van documenten Artikel25 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 worden, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, zodanige voorzieningen getroffen door het hoofd van de hoofdafdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering, dat, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, raadpleging mogelijk blijft. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel26 Dit besluit kan worden aangehaald als het "Besluit Informatiebeheer 2005" en treedt in werking op de dag na zijn bekendmaking. Artikel27 Met de inwerkingtreding van het “Besluit Informatiebeheer 2005” wordt het “Besluit Informatiebeheer 1999” ingetrokken. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Spijkenisse, d.d. 08-11-2005. de secretaris,J. Polde burgemeester,J. Broekhuis