Organisatiebesluit gemeente Maassluis 2006 (Maassluis)

Organisatiebesluit gemeente Maassluis 2006Het college van de gemeente Maassluis; gelet op de artikelen 160, eerste lid, onder c, en 103, tweede lid, van de Gemeentewet en artikel 125 van de Ambtenarenwet; overwegende,

1. a)dat de gemeentelijke organisatie voortdurend in ontwikkeling is om een goede kwaliteit van producten en diensten te waarborgen, enb) dat de organisatie van de gemeente Maassluis zodanig ingericht moet zijn dat alert kan worden ingespeeld op de zich steeds wijzigende maatschappelijke en bestuurlijke omgeving; besluit: vast te stellen het volgende "Organisatiebesluit Gemeente Maassluis 2006": Hoofdstuk1STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE Artikel1.1Structuur van de ambtelijke organisatie 1Het ambtelijk apparaat bestaat, afgezien van de griffie*, uit de volgende structuur: gemeentesecretaris1 000 Directie1100 stafbureau Bestuurszaken1200 afdeling Algemene Zaken1300 afdeling Dienstverlening1400 afdeling Ontwikkelings Bedrijf Maassluis1500 afdeling ROM1600 afdeling lnrichting Beheer Buitenruimte1700 afdeling Openbare Orde en Wijkbeheer1800 afdeling Planning en Control1900 afdeling Welzijn2000 afdeling Sociale Zaken en WerkgelegenheidDukdalf Bedrijven Waar in de navolgende artikelen sprake is van directeur, management e. d. is de inhoud van deze bepalingen van overeenkomstige toepassing op (de Ieiding van) Dukdalf Bedrijven. Bij afwijkende bepalingen in de managementovereenkomst Dukdalf gaan deze echter uit boven de bepalingen in dit Organisatiebesluit. * Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. 2Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris I algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie, inclusief Dukdalf Bedrijven. Artikel1.2Taakverdeling en -afbakening 1Het college stelt op voorstel van de directie, de verdeling van de verschillende taken over de afdelingen vast. 2Voor wijziging van taken of toewijzing van taken aan afdelingen betrekt het college vooraf de directie. 3De directie kan de toedeling van taken nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven. 4Het college stelt, zonodig op voorstel van de gemeentesecretaris, een taakafbakening tussen de directieleden vast. Hoofdstuk2INSTRUCTIE GEMEENTESECRETARIS Artikel2.1Hoofdtaken 1De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:
2. a)het zorgen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;
3. b)de ontwikkeling van de organisatie;
4. c)het voorzitten van het directieoverleg, het leidinggeven aan de directeuren; uit dien hoofde is hij tevens beoordelaar en draagt hij zorg voor het periodiek houden van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
5. d)het zijn van bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden;
6. e)is verantwoordelijk voor het opstellen van het strategisch werkplan van de directie. 2De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en (meerjaren)middelenbestand. 3De gemeentesecretaris draagt zorg voor de uitvoering van opdrachten vanuit het bestuur door de ambtelijke organisatie. 4De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college. 5De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de organisatie. 6Het college voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de gemeentesecretaris. Artikel2.2De relatie tot het college en de burgemeester Aile medewerkers verstrekken de gemeentesecretaris desgevraagd de inlichtingen die voor een goede vervulling van diens taak nodig is. Artikel2.3De relatie tot het college en de burgemeester De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college. 1. De gemeentesecretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en ge·integreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan. 2. De gemeentesecretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen. Artikel2.4De relatie college, burgemeester en griffie - ambtenaren De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor:1. de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie; 2. de verstrekking aan het college van complete en besluitrijpe voorstellen; 3. de tijdige en adequate afhandeling van vragen van het college en de burgemeester aan het ambtelijk apparaat; 4. de uitvoering van verzoeken om bijstand of informatie van raadsleden door tussenkomst vande griffier. Artikel2.5Ambtelijke coordinatie 1Met het oog op eenheid van beleid ziet de gemeentesecretaris, ondersteund door het stafbureau Bestuurszaken, toe op de coordinatie van ambtelijke adviezen en de uitvoering van besluiten. 2Ambtelijke adviezen worden door de gemeentesecretaris of namens hem door het stafbureau Bestuurszaken getoetst. 3Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal de gemeentesecretaris het advies, met vermelding van zijn bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar het verantwoordelijke afdelingshoofd. Hoofdstuk3DIRECTIE EN MANAGEMENT Artikel3.1Samenstelling directie 1De directie bestaat uit de gemeentesecretaris I algemeen directeur en een door het college te bepalen aantal directeuren 2De gemeentesecretaris is als algemeen directeur voorzitter van de directie en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie. 3De eerste en tweede loco-gemeentesecretaris zijn respectievelijk eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter. 4De directieleden vervangen elkaar onderling. 5De gemeentesecretaris stelt de agenda van het directieoverleg samen. De directeuren dragen agendapunten aan. 6lndien een onderwerp daartoe aanleiding geeft kan de directie medewerkers, collegeleden en externe sprekers uitnodigen om ter vergadering een bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt. 7Het secretariaat wordt gevoerd door de directiesecretaris. Artikel3.2Taken directie 1De directie is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor de volgende taken:
7. a)aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren;
8. b)kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;
9. c)facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financien, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;
10. d)toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen in overeenstemming met de planning en control cyclus;monitoring programma's uit de programmabegroting;
11. e)strategieontwikkeling: het opstellen van een strategisch werkplan; het ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college;
12. f)planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het strategische werkplan van de directie.
13. g)de directie kan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ondermandateren, in overeenstemming met de Ondermandaatregeling. 2De directie kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding of ter uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat. 3De directie voert minimaal viermaal per jaar afstemmend overleg met het college. In dit overleg wordt ten minste aan de orde gesteld:
14. a)de realisering van politieke doelstellingen en de strategische beleidsvorming;
15. b)de (kwaliteit van
16. de)dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het college;
17. c)de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor
18. de)ambtelijke organisatie;
19. d)ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor bestuursorganen en ambtelijke organisatie;
20. e)de voortgang van de projecten.De directie voert minimaal viermaal per jaar overleg met het de directeur van Dukdalf Bedrijven. 4De directie streeft in haar besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het ontbreken van overeenstemming neemt de gemeentesecretaris het besluit. 5De directieleden beoordelen de afdelingshoofden en dragen zorg voor het periodiek houden van functionerings- en popgesprekken en beoordelingsgesprekken. Artikel3.3Samenstelling en taken managementoverleg 1. Het managementoverleg (MO) bestaat uit de gemeentesecretaris, de directeuren en de afdelingshoofden.2. Het managementoverleg houdt zich bezig met:
21. a)coordinatie:overleg over werkprocessen, die de organisatie betreffen;overleg over voor de gehele organisatie van belang zijnde onderwerpen als beleidsplan, begroting, rapportages, middelenfuncties, etc.
22. b)informatie-uitwisseling ten aanzien van:besluiten van de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raad voor zover deze van belang zijn voor aile afdelingen en deze niet schriftelijk of bilateraal kunnen worden gegeven (via de secretaris);bij de afdelingen in behandeling zijnde beleidsthema's.
23. c)managementontwikkeling:overleg over algemene managementvraagstukken (informatievoorziening, organisatie, samenwerking, bedrijfseconomische en personele vraagstukken, managementprocedures en technieken, managementstijl, klantgerichtheid, kwaliteitszorg, etc).
24. d)alqemene signalerinq externe en interne ontwikkelinqen:signalering algemene knelpunten met betrekking tot organisatie en beleid;overleg over mogelijke oplossingen van gesignaleerde knelpunten Het managementoverleg vormt geen schakel in de hierarchie, heeft geen beslissingsbevoegdheden en treedt niet in de bevoegdheden van de afdelingshoofden of de gemeentesecretaris. Hoofdstuk4OVERIGE FUNCTIONARISSEN Artikel4.1Directeur 1De directeur wordt in algemene dienst benoemd. 2De directeur:
25. a)is lid van de directie;
26. b)draagt bij aan beleidsadviezen, procedures en integrate concernadviezen van de directie;
27. c)is voor zijn bijdrage aan de directie verantwoording schuldig aan de secretaris. 3Daartoe gemandateerd door de directie geeft de directeur hierarchisch Ieiding aan afdelingshoofden conform de portefeuilleverdeling binnen de directie 4De directeur is hierarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris I algemeen directeur en legt aan hem verantwoording af. 5De directeuren hebben elk afzonderlijk functionerings- en beoordelingsgesprekken met de gemeentesecretaris en het college. Artikel4.2Gemeentecontroller De taak van gemeentecontroller is functioneel ondergebracht bij het directielid die tevens hierarchisch Ieiding geeft aan de afdeling Planning en Control. 1. De gemeentecontroller draagt zorg en is verantwoordelijk voor:
28. a)de ontwikkeling van het plannings- en controlinstrumentarium en het zorgdragen voor de instandhouding daarvan;
29. b)het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de planning en control en het rapporteren daarover;
30. c)het adviseren en ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages;
31. d)het toetsen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het beleid en beheer van de organisatie;
32. e)het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de bedrijfsvoering zoals benchmark, prestatiemanagement en kwaliteitstoetsen;
33. f)het adviseren over risicomanagement;
34. g)het adviseren en ondersteunen bij monitoring/evaluatie van de uitvoering van het vastgestelde beleid en beheer. 2. De gemeentecontroller kan onder zijn verantwoordelijkheid zijn taken geheel of gedeeltelijk uit Iaten voeren door de afdeling Planning en Control. 3. De gemeentecontroller heeft een zelfstandige adviesbevoegdheid en kan rechtstreeks gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de directie. Artikel4.3Afdelingshoofd 1Het afdelingshoofd heeft de dagelijkse Ieiding over de onder hem/haar ressorterende afdeling. 2Het afdelingshoofd is integraa/ verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van de aan de afdeling opgedragen taken, evenals voor de coordinatie binnen de afdeling. 3Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat de producten van zijn/haar afdeling zijn getoetst op:
35. a)rechtmatigheid;
36. b)de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
37. c)doelmatigheid;
38. d)juistheid van de te volgen procedure;
39. e)toereikendheid beschikbaar budget. 4Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de als standaard in de documenten (adviesnotities e.d.) opgenomen sjablonen. 5Behoudens de specifieke taken van de directie en met inachtname van afgesproken procedures ligt bij het afdelingshoofd het initiatief voor aile aspecten van het personeelsbeleid. Hij/zij voert periodiek functionerings- popgesprekken en beoordelingsgesprekken met de teamleiders en is desgewenst aanwezig bij gesprekken met de overige medewerkers. 6Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor dat zijn/haar medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen. Hij/zij bevordert de deskundigheid van het personeel en draagt zorg voor de voortgang en kwaliteit van het werk. 7Het afdelingshoofd wijst een plaatsvervanger aan. Artikel4.4Teamleider 1. Ter ondersteuning van het afdelingshoofd zijn teamleiders aangesteld. 2. De teamleider:
40. a)ondersteunt het afdelingshoofd bij het leidinggeven aan de afdeling.
41. b)stelt prioriteiten, verdeelt, coordineert en controleert de werkzaamheden van de medewerkers;
42. b)stuurt de medewerkers aan bij de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden;
43. c)borgt de kwaliteit van de producten en dienstverlening; 3. De teamleider is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd. De teamleider voert functionerings- en popgesprekken en beoordelingsgesprekken met de onder hem/haar vallende medewerkers. Het afdelingshoofd kan hierbij aanwezig zijn. Hoofdstuk5OVERIGE Artikel5.1Primatenstelsel 1Elk voorstel of advies wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied conform de productenraming het desbetreffende product behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald. 2lndien een voorstel of advies zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt en ten aanzien van dat product geen toepassing is gegeven aan artikel 5.1 kan de directie een afdeling aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering,evenals voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang. Artikel5.2lntegrale advisering 1. lndien een voorstel of advies het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling tijdig aanvullend advies aan de andere afdeling teneinde te komen tot ge'lntegreerde advisering, waarin de argumenten voor de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen. 2. De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt in overleg met de afdeling die is belast met de voorbereiding of uitvoering van het beleid. 3. Het aanvullende advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is. 4. Een afdeling kan ook uit eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De gemeentesecretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures worden beïnvloed. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoeringvan het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe, ter beoordelingvan de directie. Artikel5.3Mandaat 1Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college of de burgemeester voor nader door hen aan te geven categorieen van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren. 2De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college geeft te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen. 3Het college en de burgemeester verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in de Mandaatregeling, die voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad. Artikel5.4Bestuursopdracht 1Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit wenselijk wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het voorbereiden van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "bestuursopdracht". 2De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten en kan onder meer resulteren in het instellen van een projectmatig werkverband. Hoofdstuk6SLOTBEPALINGEN Artikel6.1lnwerkingtreding en citeertitel 1Dit besluit treedt in werking direct na de bekendmaking door het college van burgemeester en wethouders. Op hetzelfde moment komt de Organisatieverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 24 januari 1994 en voor het laatst gewijzigd op 14 september 1999, te vervallen. Aldus vastgesteld door het collegeopde secretaris de burgemeester