Verordening op de financiële commissie gemeente Woensdrecht 2012 (Woensdrecht)

Verordening op de financiële commissie gemeente Woensdrecht 2012De raad van de gemeente Woensdrecht, in vergadering bijeen op 14 december 2011; gelezen het voorstel van het audit-committee/werkgroep begroting van 31 oktober 2011; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet en de verordeningen ex artikel 212, 213a en 213 van de Gemeentewet; overwegende dat er een noodzaak wordt gevoeld de werkzaamheden van het auditcommittee en de werkgroep begroting te combineren en te formaliseren b e s l u i t :

1. De verordening op de financiële commissie gemeente Woensdrecht 2012 gewijzigd vast te stellen door in de Verordening op de financiële commissie gemeente Woensdrecht artikel 3 lid 5 en artikel 5 lid 4 te redigeren als volgt:- artikel 3 lid 5 de zinsnede “de controller en een lid van de rekenkamercommissie” te vervangen door “de controller”- in artikel 5 lid 4 te schrappen “rekenkamercommissie,”
2. Het besluit van 9 mei 2006 tot het instellen van een audit-committee in te trekken.
3. Te bepalen dat beide besluiten met ingang van 1 januari 2012 in werking treden. Artikel1De commissie Ingesteld wordt een commissie van advies aan de (opinie)raad, genaamd de financiële commissie (verder commissie genoemd). Artikel2Taken 1Kadernota, begroting en bestuursrapportagesDe commissie:Bespreekt jaarlijks de financieel technische aspecten van de kadernota, begroting en bestuursrapportages met daarbij horende stukken met het college. 2Formuleert een advies aan college en raad over de wijze van behandeling van specifieke begrotingsonderdelen. 3Overlegt en adviseert over de opzet van en de verbetering van de kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening. 4Controle en jaarrekeningDe commissie:Bereidt in overleg met het college de procedure tot selectie en de (her)benoeming van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor en brengt hierover aan de raad een advies uit. 5Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant. 6Bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant. 7Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad. 8Formuleert een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad. 9Houdt toezicht op de kwaliteit van de interne- en externe financiële rapportages, ze overlegt met het college over risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele financiële thema's. 10Adviseert de raad over de rapportages in het kader van de P&C cyclus en voor wat betreft het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de controleverklaring en het accountantsverslag. 11Adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet. 12Bespreekt het jaarlijkse interne controleplan van de gemeente en maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de controller over de planning- en controlcyclus. 13Bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, de gemeenteraad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd. Artikel3Samenstelling 1De commissie bestaat uit een gelijk aantal leden als er fracties zijn in de gemeenteraad. De fracties wijzen een raadslid aan als vertegenwoordiger, deze wordt zo nodig bijgestaan door een (burger)raadslid. 2De commissie wijst uit haar midden de voorzitter en een plaatsvervanger aan. 3Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raads/fractielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 4Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorzien de fracties onverwijld in de ontstane vacature. 5Het collegelid belast met de portefeuille financiën, de gemeentesecretaris en de controller zijn vaste adviseur van de commissie. Artikel4Secretaris commissie 1De griffier treedt op als secretaris van de commissie. 2Indien nodig kan een notulist worden ingezet voor het maken van notulen. Artikel5Vergaderingen en werkwijze 1De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen –spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden. 3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden. 4De commissie is bevoegd om leden van het college, de accountant als bedoeld in het tweede lid onder 1, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen. 5Indien de commissie ambtenaren uitnodigt, informeert zij de gemeentesecretaris hierover. 6De commissie kan een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststellen. Zij zendt het reglement en eventuele latere wijzigingen hierop na vaststelling onverwijld naar de gemeenteraad. Het reglement mag niet strijdig zijn met hetgeen in deze verordening is geregeld. Artikel6Bevoegdheden 1De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen te voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten. 2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college van B&W, de rekenkamercommissie en de accountant. 3De commissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen. 4De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van accountant. 5De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand. Artikel7Beslotenheid vergaderingen 1De vergaderingen van de commissie worden in beginsel in beslotenheid gehouden. 2De voorzitter of diens plaatsvervanger doet in de eerstvolgende (opinie)raadsvergadering kort mondeling verslag van de onderwerpen die in de commissie aan de orde zijn geweest. Artikel8Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financiële commissie gemeente Woensdrecht
4. Aldus besloten in de openbare vergadering van 14 december 2011.De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,Toelichting1Artikelsgewijze toelichting Artikel 2 TakenDe genoemde taken in artikel 2 zijn met name gerelateerd aan de werkzaamheden van de accountant. Daarnaast adviseert de commissie over de uitvoering van de financiële verordeningen en over de behandeling van de jaarstukken. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de commissie treedt in de bevoegdheden van de gemeenteraad. De commissie kan via haar adviezen juist een bijdrage kunnen leveren aan het versterken van de controlerende taak van de gemeenteraad. Artikel 4 SecretarisIn artikel 4 is opgenomen dat de griffier optreedt als ambtelijk secretaris. De secretaris is geen lid van de commissie maar kan wel als adviseur optreden.Artikel 6 BevoegdhedenIn lid 3 is opgenomen dat de commissie een externe adviseur kan inschakelen. Gezien de mogelijke financiële consequenties hiervan is opgenomen dat het besluit hierover door de gemeenteraad wordt genomen.