Archiefverordening (Beemster)

ArchiefverordeningDe raad van de gemeente Beemster; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 juni 1997; gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland; b e s l u i t: vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats(Archiefverordening) HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris in Waterland te Purmerend; beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; de regeling: Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland. Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel 2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het gebouw van het Streekarchief Waterland, Waterlandlaan 63 te Purmerend. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende gewaarborgd is. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel8 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel9 De 'Archief- en documentatieverordening Beemster', vastgesteld bij besluit van 31 oktober 1985 wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking met ingang van 5 september 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1997. Artikel11 De verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Beemster 1997. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Beemster d.d. 4 september 1997.