GBA privacyreglement 2011 (Venlo)

GBA privacyreglement 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo; gezien het voorstel van Hoofd afdeling Publiekszaken; gelet op artikel 14, 96 en 100 Wet GBA; Besluiten vast te stellen: Het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2011 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: De wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 4 januari 2010; Basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; Aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; Bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; Verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; Beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; Ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; Betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; Afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet; Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Venlo; Buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer; Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; Protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan afnemers en derden; Telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet. Dit zijn: Naam, naam (gewezen) echtgenoot/geregistreerde partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum, overlijdensdatum. HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 2 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie De bevolkingsadministratie heeft tot doel: gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben. De aangehaakte gegevens worden uitsluitend gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel 3 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Venlo. Artikel 4 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging Naast de gegevens die op grond van de wet en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen ten behoeve van de bevolkingsadministratie, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1. Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. Artikel 5 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: Op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. Artikel 6 Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in Hoofdstuk 3 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. De binnengemeentelijke afnemer die bij de vervulling van zijn taak informatie over een ingeschrevene nodig heeft die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de basisadministratie, gebruikt voor die informatie dat gegeven. Artikel 7 Toepasselijke regelgeving De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS Artikel 8 Verstrekkingen uit de bevolkingsadministratie De beheerder is bevoegd tot nadere invulling te geven aan: (Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; (Rechtstreeks) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. Artikel 9 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Met behulp van het gegevens- en zakenmagazijn worden persoonsgegevens van de diverse gegevensverzamelingen met elkaar in verband gebracht. Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie Binnengemeentelijke afnemers, die vermeld zijn in bijlage 2, hebben rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie. Zij mogen de vermelde gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen publieke taken. Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking to beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 11 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Artikel 12 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. Artikel 13 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de beheerder, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn publieke taken. Verzoeken voor selecties en steekproeven dienen door binnengemeentelijke afnemer altijd schriftelijk ingediend te worden bij de beheerder; Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 14 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Telefonisch worden slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden als bedoeld in artikel 98 van de wet en andere gemeenten. Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden Aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze verstrekkingen nodig zijn ter behartiging van de belangen waarvoor ze gevraagd worden. Gegevens in de vorm van selecties worden uitsluitend verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. Verstrekking vindt uitsluitend plaats voor zover de persoonlijke levenssfeer van de burger niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 16 Voorwaarden voor verstrekking Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: dient de identiteit van de verzoeker deugdelijk te worden vastgesteld; dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; dienen ter ondersteuning van het verzoek de door de beheerder aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Artikel 17 Verstrekking aangehaakte gegevens Aangehaakte gegevens worden alleen aan binnengemeentelijke afnemers verstrekt, indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken. Artikel 18 Terugmeldverplichting Een binnengemeentelijke afnemer van gegevens uit de bevolkingsadministratie is verplicht, om bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder. De beheerder kan binnengemeentelijke afnemers aanwijzen die, bij gerede twijfel over de juistheid van andere dan authentieke gegevens, hiervan schriftelijk mededeling aan de beheerder. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan. Artikel 19 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet. De bijhouding als bedoelt in lid 1 geldt tevens voor de aangehaakte gegevens. HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 20 Beveiliging De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel 21 Slotbepaling Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt. Deze regeling wordt aangehaald als: GBA privacyreglement 2011 Met de inwerkingtreding van dit besluit komt het Privacyreglement GBA vastgesteld door het college van B&W d.d. 16 maart 2004 te vervallen. BIJLAGE 1 Aangehaakte gegevens zijn: Binnengemeentelijke afnemersindicaties Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties Burgerlijke staat Rijbewijsgegevens Stemdistricten Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens) Aantekeningen voor intern gebruik (Aangehaakte aantekeningen) Gezinsrelatie/gezinsverhouding BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met raadpleegmogelijkheid Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage, dit is aangegeven onder de kolom “Basis”. Daarnaast hebben de volgende organen/dienstonderdelen van de gemeente Venlo rechtstreeks toegang tot de basisadministratie: Omschrijving Rubriek Basis APV/BOA WIZ Categorie 01 Persoon BSN 01.01.20 X X X Voornamen 01.02.10 X X X Adellijke titel/predikaat 01.02.20 X X X Voorvoegsel geslachtsnaam 01.02.30 X X X Geslachtsnaam 01.02.40 X X X Geboortedatum 01.03.10 X X X Geboorteplaats 01.03.20 X Geboorteland 01.03.30 X Geslachtsaanduiding 01.04.10 X X X Aanduiding naamgebruik 01.61.10 X X X Aanduiding gegevens in onderzoek 01.83.10 X X X Datum ingang onderzoek 01.83.20 X X X Datum einde onderzoek 01.83.30 X X X Categorie 02 Ouder1 BSN Ouder1 02.01.20 X Voornamen 02.02.10 X Voorvoegsel geslachtsnaam 02.02.30 X Geslachtsnaam 02.02.40 X Geboortedatum 02.03.10 X Aanduiding gegevens in onderzoek 02.83.10 X Datum ingang onderzoek 02.83.20 X Datum einde onderzoek 02.83.30 X Categorie 03 Ouder2 BSN Ouder2 03.01.20 X Voornamen 03.02.10 X Voorvoegsel geslachtsnaam 03.02.30 X Geslachtsnaam 03.02.40 X Geboortedatum 03.03.10 X Aanduiding gegevens in onderzoek 03.83.10 X Datum ingang onderzoek 03.83.20 X Datum einde onderzoek 03.83.30 X Categorie 04 Nationaliteit Nationaliteit 04.05.10 X X Aanduiding bijzonder Nederlanderschap 04.65.10 X X Aanduiding gegevens in onderzoek 04.83.10 X X Datum ingang onderzoek 04.83.20 X X Datum einde onderzoek 04.83.30 X X Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap BSN partner 05.01.20 X Voornamen 05.02.10 X Voorvoegsel geslachtsnaam 05.02.30 X X X Geslachtsnaam 05.02.40 X X X Geboortedatum 05.03.10 X Datum sluiting 05.06.10 X X X Datum ontbinding 05.07.10 X X X Aanduiding gegevens in onderzoek 05.83.10 X X X Datum ingang onderzoek 05.83.20 X X X Datum einde onderzoek 05.83.30 X X X Categorie 06 Overlijden Datum overlijden 06.08.10 X X X Aanduiding gegevens in onderzoek 06.83.10 X X X Datum ingang onderzoek 06.83.20 X X X Datum einde onderzoek 06.83.30 X X X Categorie 07 Inschrijving Indicatie geheim 07.70.10 X X X Categorie 08 Verblijfplaats Gemeente van inschrijving 08.09.10 X X X Gemeentedeel 08.10.20 X X X Datum aanvang adreshouding 08.10.30 X X X Straatnaam 08.11.10 X X X Naam Openbare ruimte 08.11.15 X X Huisnummer 08.11.20 X X X Huisletter 08.11.30 X X X Huisnummertoevoeging 08.11.40 X X X Aanduiding bij huisnummer 08.11.50 X X X Postcode 08.11.60 X X X Woonplaatsnaam 08.11.70 X X X Identificatiecode verblijfplaats 08.11.80 X X X Identificatiecode nummeraanduiding 08.11.90 X X X Locatiebeschrijving 08.12.10 X X X Land waarnaar vertrokken 08.13.10 X Datum vertrek uit Nederland 08.13.20 X X X Adres buitenland 1 08.13.30 X Adres buitenland 2 08.13.40 X Adres buitenland 3 08.13.50 X Datum vestiging in Nederland 08.14.20 X X X Aanduiding gegevens in onderzoek 08.83.10 X X X Datum ingang onderzoek 08.83.20 X X X Datum einde onderzoek 08.83.30 X X X Categorie 58 Verblijfplaats (historisch) Gemeente van inschrijving 58.09.10 X X X Gemeentedeel 58.10.20 X X X Datum aanvang adreshouding 58.10.30 X X X Straatnaam 58.11.10 X X X Naam Openbare ruimte 58.11.15 X X X Huisnummer 58.11.20 X X X Huisletter 58.11.30 X X X Huisnummertoevoeging 58.11.40 X X X Aanduiding bij huisnummer 58.11.50 X X X Postcode 58.11.60 X X X Woonplaatsnaam 58.11.70 X X X Identificatiecode verblijfplaats 58.11.80 X X X Identificatiecode nummeraanduiding 58.11.90 X X X Locatiebeschrijving 58.12.10 X X X Aanduiding gegevens in onderzoek 58.83.10 X X X Datum ingang onderzoek 58.83.20 X X X Datum einde onderzoek 58.83.30 X X X Indicatie onjuist 58.84.10 X X X Categorie 09 Kind BSN kind 09.01.20 X X Voornamen 09.02.10 X X Voorvoegsel geslachtsnaam 09.02.30 X X Geslachtsnaam 09.02.40 X X Geboortedatum 09.03.10 X X Aanduiding gegevens in onderzoek 02.83.10 X X Datum ingang onderzoek 09.83.20 X X Datum einde onderzoek 09.83.30 X X Categorie 10 Verblijfstitel Aanduiding verblijfstitel 10.39.10 X X Datum einde verblijfstitel 10.39.20 X X Ingangsdatum verblijfstitel 10.39.30 X X Aanduiding gegevens in onderzoek 10.83.10 X X Datum ingang onderzoek 10.83.20 X X Datum einde onderzoek 10.83.30 X X Ingangsdatum geldigheid 10.85.10 X X Categorie 60 Verblijfstitel (historisch) Aanduiding verblijfstitel 60.39.10 X Datum einde verblijfstitel 60.39.20 X Ingangsdatum verblijfstitel 60.39.30 X Aanduiding gegevens in onderzoek 60.83.10 X Datum ingang onderzoek 60.83.20 X Datum einde onderzoek 60.83.30 X Indicatie onjuist 60.84.10 X Ingangsdatum geldigheid 60.85.10 X Categorie 11 Gezagsverhouding Indicatie gezag minderjarige 11.32.10 X X Indicatie curatelenregister 11.33.10 X X Aanduiding gegevens in onderzoek 11.83.10 X X Datum ingang onderzoek 11.83.20 X X Datum einde onderzoek 11.83.30 X X Aangehaakte gegevens Voorletters persoon De verantwoordelijke kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Venlo, 22 november 2011 Burgemeester en wethouders van Venlo de secretaris de burgemeester