Controleverordening provincie Noord-Holland 2004 (Noord-Holland)

Controleverodening provincie Noord-Holland 2004Gedeputeerde Staten van Noord-Holland maken bekend dat door Provinciale Staten van Noord-Holland in hun vergadering van 19 april 2004, nummer 26, de volgende verordening is vastgesteld. Provinciale Staten van Noord-Holland Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten; Gelet op artikel 217 Provinciewet; besluiten: vast te stellen de navolgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Noord-Holland. Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: accountant een accountant of accountantskantoor als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening. jaarrekening de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening welke tezamen met het jaarverslag wordt overgelegd aan provinciale staten en waarmee gedeputeerde staten aan provinciale staten verantwoording afleggen over het door hen gevoerde bestuur. Artikel2Opdrachtverlening accountantscontrole Provinciale staten wijzen ingevolge artikel 217 Provinciewet een accountant aan welke wordt belast met de controle van de jaarrekening. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van ten minste drie jaar. Artikel3Informatieverstrekking door gedeputeerde staten 1.Gedeputeerde staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze jaarrekening aan de accountant voor controle. 2.Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn 3.Bij de jaarrekening bevestigen gedeputeerde staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Gedeputeerde staten dragen zorg voor een zodanige voorbereiding van de jaarrekening, dat de Rekeningencommissie haar onderzoek en de daarop gebaseerde rapportage tijdig aan provinciale staten kan uitbrengen. 5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in provinciale staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door gedeputeerde staten aan provinciale staten en de accountant gemeld. Artikel4Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Daartoe zal de accountant jaarlijks voorafgaand aan de controle in overleg treden met de Rekeningencommissie opdat de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen worden vastgesteld waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht zal besteden. 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Artikel5Toegang tot informatie 1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, archiefstukken, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de provincie. 2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat alle afdelingen en alle ambtenaren van de provincie de accountant alle informatie verstrekken. Artikel6Overige controles en opdrachten 1.Gedeputeerde staten geven de door provinciale staten benoemde accountant geen opdrachten tot het uitbrengen van organisatie-adviezen. 2.Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door provinciale staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. 3.Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn gedeputeerde staten bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door provinciale staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. Artikel7Rapportering 1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert, waaraan naar zijn mening door gedeputeerde staten onvoldoende aandacht wordt besteed en die kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan provinciale staten en zendt een afschrift hiervan aan gedeputeerde staten. 2.De accountant meldt jaarlijks aan provinciale staten alle door hem voor de provincie uitgevoerde opdrachten. 3.In aanvulling op het in artikel 217, vierde lid Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 4.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan provinciale staten door de accountant aan gedeputeerde staten voorgelegd met de mogelijkheid voor gedeputeerde staten om op deze stukken te reageren. 5.De accountant bespreekt voorafgaand aan de statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Rekeningencommissie. Artikel8Aanbesteding accountantscontrole 1.Gedeputeerde staten bereiden voor afloop van de overeeengekomen contractperiode in overleg met provinciale staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 2.Provinciale staten stellen op basis van een voorstel van gedeputeerde staten het programma van eisen voor de aanbesteding vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen: de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; de provinciale producten en organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 3.In afwijking van het gestelde in het derde lid, letters e en f, kunnen provinciale staten in het programma van eisen opnemen, dat de Rekeningencommissie jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 4.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen provinciale staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel9Inwerkingtreding/overgangsrecht 1.Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2004, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2004 en later. 2.De Verordening accountantscontrole provincie Noord-Holland wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken, met dien verstande dat zij nog van kracht blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar

1. Artikel10Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening provincie Noord-Holland 2004’. Haarlem, 19 april 2004 Provinciale Staten voornoemd, H.C.J.L. Borghouts, voorzitter. C.A. Peters, griffier. Artikelsgewijze Toelichting Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de provinciale jaarrekening en legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle vast. Artikel 3 Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van Gedeputeerde Staten voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan Gedeputeerde Staten op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid verplicht Gedeputeerde Staten een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achter gehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat Gedeputeerde Staten een dergelijke verklaring verstrekken. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan Provinciale Staten. Het tweede lid van artikel 201 Provinciewet bepaalt daarnaast dat Gedeputeerde Staten bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan Provinciale Staten daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt Gedeputeerde Staten alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door Provinciale Staten aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de staten en de accountant. Artikel 4 Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en Gedeputeerde Staten ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Gedeputeerde Staten zijn hierin volgend. Artikel 5 Toegang tot informatie Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met Provinciale Staten, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan Gedeputeerde Staten de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de provincie en de ambtenaren van de provincie volledig meewerken aan de accountantscontrole. Artikel 6 Overige controles en opdrachten Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt dat Gedeputeerde Staten geen ‘organisatie-advieswerkzaamheden’ – zoals de verbetering van de administratieve organisatie – aan de door de raad benoemde accountant mogen uitbesteden. Door dergelijke werkzaamheden te gunnen aan de door Provinciale Staten benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de jaarrekening in het geding komen Het tweede en het derde lid regelen, dat Gedeputeerde Staten voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door Provinciale Staten benoemde accountant inschakelen. Gedeputeerde Staten mogen hiervan afwijken indien dit in het belang van de provincie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). In bepaalde gevallen kan inschakeling van een andere accountant raadzaam zijn. De verordening regelt dat Gedeputeerde Staten in deze gevallen vrij zijn in de keuze van de accountant. Artikel 7 Rapportering Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat Gedeputeerde Staten in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Dit opdat het college (in overleg met de staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid verplicht de accountant jaarlijks aan Provinciale Staten te rapporteren over alle door hem voor de provincie uitgevoerde opdrachten. Het derde lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten door de accountant besproken met Gedeputeerde Staten. Het geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot in het zesde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan Provinciale Staten mondeling toelicht in de Rekeningencommissie. Artikel 8 Aanbesteding accountantscontrole Het eerste lid van artikel 8 regelt dat Gedeputeerde Staten verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 217 Provinciewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. In het tweede lid van artikel 8 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van Provinciale Staten met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die Provinciale Staten kunnen stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles. Mogelijk zullen Provinciale Staten de onderdelen van de jaarrekening en provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden, jaar op jaar willen vaststellen. Hierin voorziet het derde lid van artikel
2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen. Artikel 9 Inwerkingtreding De wetgever heeft bepaald dat de nieuwe verordening bij alle provincies op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van
3. Artikel 10 Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in provinciale stukken naar deze verordening kan worden verwezen. Uitgegeven op 11 mei 2004 De provinciesecretaris van Noord-Holland