Financieringsstatuut 2011 (Vlieland)

De Raad van de gemeente Vlieland Gelezen het voorstel van het college van 16 augustus 2011; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; Gelet op de Wet financiering decentrale overheden; Besluit: Vast te stellen het navolgende financieringsstatuut Artikel1,begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlieland; derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; financieringsfunctie het beheersen van de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's, het afleggen van verantwoording over dat beheer het houden van toezicht daarover; financieren het aantrekken en uitzetten van financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen en kunnen een looptijd hebben van zowel korter als langer dan één jaar ; financieringsparagraaf de financieringsparagraaf geeft in de begroting de beleidsplannen voor de financieringsfunctie aan voor de komende jaren, terwijl in het jaarverslag een verschillen analyse wordt gegeven tussen deze plannen en het gerealiseerde beleid; geldstromenbeheer al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te verplaatsen zowel binnen de organisatie als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); intern liquiditeitsrisico de risico's van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjareninvesteringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; kasgeldlimiet een bedrag ter grote van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar, welk bedrag op grond van de Wet Fido het maximum vormt van de gemiddelde netto-vlottende schuld per kwartaal; koersrisico het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; kredietrisico de risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet, of niet tijdig nakomen van een betalingsverplichting door een tegenpartij; liquiditeitenbeheer het aantrekken en uitzetten van financiële middelen voor een periode tot één jaar; liquiditeitenplanning een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid; rating de inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; renterisico het gevaar van ongewenste veranderingen van de financiële resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; renterisiconorm een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van de gemeente bij het begin van het jaar,welk bedrag op grond van de Wet Fido het maximum vormt van het renterisico op de vaste schuld; rentetypische looptijd het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening waarin op basis van de leningsvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding; rentevisie toekomstverwachting over de renteontwikkeling; solvabiliteitsratio van 0% status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; uitzetten het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. Artikel2,doelstellingen van de financieringsfunctie De financieringsfunctie van de gemeente dient tot; Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; Het beschermen van gemeentelijke vermogens en resultaten tegen ongewenste financiële risico's zoals renterisico's, koersrisico's, kredietrisico's en liquiditeitsrisico's; Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het financieringsstatuut. Risicobeheer Artikel3,uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente verstrekt geen leningen of garanties aan derden anders dan uit hoofde van haar publieke taak. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de financieringsfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door middel van de richtlijnen en limieten van dit financieringsstatuut; Het gebruik van derivaten is toegestaan maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van de financiële risico's. Tot de concrete inzet van derivaten wordt besloten door het college van burgemeester en wethouders. Artikel4,renterisicobeheer 1.De kasgeldlimiet conform de Wet Fido wordt niet overschreden, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend; 2.De renterisiconorm conform de Wet Fido wordt niet overschreden, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend; 3.Nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de financiële positie en op de liquiditeitenplanning; 4.De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening of uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; 5.De rentevisie van de gemeente, genoemd in lid 4, wordt opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal twee vooraanstaande financiële instellingen; 6.De rentevisie van de gemeente, genoemd in lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen. Artikel5,koersrisicobeheer 1.De gemeente beperkt de koersrisico's op uitzettingen uit hoofde van het financieren door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s, commercial paper (CP), certificates of deposit (CD), obligaties, medium term notes (MTN) en garantieproducten; 2.Tevens beperkt de gemeente de koersrisico's door conform artikel 4 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. Artikel6,kredietrisicobeheer 1.Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van het financieren geldt het volgende uitgangspunt: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij: Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteits ratio van 0%; Financiële instellingen met minimaal een AA rating afgegeven door tenminste twee gezaghebbende rating agency (Moody’s, standaard & Poor’s, of Fitch IBCA); In verband met een mogelijke toekomstige verlaging van de credit rating worden in contracten daartoe voorwaarden tot ontbinding opgenomen. Artikel7,intern liquiditeitsrisicobheer De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico's door de financiering te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar. Artikel8,valutarisicobeheer De gemeente sluit valutarisico's uit door uitsluitend leningen te verstrekken of aan te gaan in euro's. Financiering Artikel9,lange termijn financiering Bij de financiering op lange termijn (langer dan één jaar) gelden de volgende uitgangspunten: Langlopende leningen worden alleen aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak; Financiering met externe financierigsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het rente resultaat te optimaliseren; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van langlopende leningen zijn: onderhandse leningen, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN); De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende lening wordt aangetrokken. Artikel10,lange-termijn uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van financiering gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4,5 en 6 genoemde voorwaarden De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Artikel11,relatiebeheer De gemeente beoogt het realiseren van gunstige dan wel marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6; Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals de Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Artikel12,geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeente niveau op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij één bankinstelling; Artikel13,liquiditeitenbeheer Voor het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant; Toegestane instumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s; Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in de artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Artikel14,uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van de financieringsfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van financieringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; Bij de uit te voeren financieringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voor waarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen richten aan de gemeente secretaris of diens plaatsvervanger en te versturen zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle. Artikel15Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie van de gemeente staan in de volgende tabel gedefinïeerd. Functie Verantwoordelijkheden Gemeenteraad - Het vaststellen van het financieringsstatuut; - Het vaststellen van de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarrekening; - Het houden van toezicht op het financieringsbeleid en de uitvoering hiervan: - Het uitvoeren van de niet tot de bevoegdheden van het college behorende financieringsactiviteiten. College - Het uitvoeren van het financieringsbeleid (formele verantwoordelijkheid); - Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties, voor zover niet behorende tot de competentie van de gemeenteraad; - Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het financieringsbeleid. Portefeuillehouder - Het uitvoeren van het financieringsbeleid (politieke verantwoordelijkheid). Financien Gemeente - Het (doen) opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van Secretaris financieringsactiviteiten; - Het bewaken van de kwaliteit van de financieringsprocessen; - Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie voorziening van de financieringsfunctie en hierover rapporteren aan het college Hoofd team - Het uitvoeren, dan wel laten uitvoeren van de aan hem gemandateerde activiteiten ondersteuning en op het gebied van risicobeheer en financiering conform het financieringsstatuut uitvoering en de financieringsparagraaf; - Het zorgdragen voor de juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem gemandateerde financieringsactiviteiten: - Het informeren over en afleggen van verantwoording aan het college betreffende de financieringsactiviteiten; - Het opstellen van de rentevisie; - Het afsluiten van financieringscontracten; - Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op financieringsgebied; - Het adviseren van de afdelingen over de financieringsgevolgen van hun activiteiten en projecten; - Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; N.B. Bij de voorbereiding en uitvoering van hier bedoelde financieringsactiviteiten vindt overleg plaats met de budgethouder en/of de Senior medewerker financiën. Functie Verantwoordelijkheden Budgetbeheerders - Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die aan de seniormedewerker financieel beleid wordt aangeleverd over toekomstige uitgaven en ontvangsten; - Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de senior medewerker financieel beleid. - Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste cq. ten gunste van begrotings- posten. Deze verantwoordelijkheid mag in mandaat worden uitgevoerd. Senior medewerker - Het uitvoeren van het geldstromen- en liquiditeitenbeheer: Financiën - Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeen- komt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de senior medewerker financieel beleid; - Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde financieringstransacties en hierover rapporteren aan de gemeente secretaris; - Het afleggen van verantwoording aan de senior medewerker financieel beleid over de uitvoering van de aan de Senior medewerker financiën gemandateerde Financieringsactiviteiten. Overige medewerkers - Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, Financiële verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de financiele administratie administratie. Externe accountant - Het in het kader van de reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het finacieringsstatuut. Artikel16Bevoegdheden In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot de financieringsactiviteiten weergegeven, inclusief de daarbij benodigde fiattering Artikel17Informatievoorziening Met betrekking tot de financieringsactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen en organen. Informatie Frequentie Informatie verstrekker Informatie ontvanger 1. Gegevens m.b.t. toekomstige Incidenteel Budgetbeheerders Hoofd team O&U uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning 2. Liquiditeitenplanning Minimaal eens per jaar Bij begroting: college Bij begroting: gemeenteraad (bij begroting) Overigens: overigens: college Hoofd team O&U uitvoering 3. Beleidsplannen financiering in jaarlijks College Gemeenteraad financieringsparagraaf begroting 4. Evalutatie en verantwoording jaarlijks College Gemeenteraad financieringsactiviteiten in financieringsparagraaf van jaarrekening en in jaarverslag 5. Informatie aan derden kwartaal Senior medewerker Derden (provincie en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido Financiën Artikel18Inwerkingtreding Dit financieringsstatuut treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2009. Het op 10 december 2007 vastgestelde financieringsstatuut wordt hierbij ingetrokken. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Vlieland op 12 september 2011 De voorzitter, De griffier