Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen 2011 (Rheden)

Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden; gelet op de: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Wet bescherming persoonsgegevens; Verordening gemeentelijke basisregistratie personen 2010; b e s l u i t e n : vast te stellen de volgende beheerregeling: Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen 2011 Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen 2010 vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 14 december 2010; basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Rheden als bedoeld in artikel 2 van de wet; basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Rheden; college: het college van burgemeester en wethouders; GBA: gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit; verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit; het college is de verantwoordelijke; autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten; beheerder: de gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die namens het college is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen; geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Rheden en over wie het college persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen; informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures; beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan; gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening; systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van de toepassingsystemen; functioneel (applicatie)beheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening; privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit; gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze door middel van het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht; binnengemeentelijk afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde; authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt. aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet. Artikel2 1.De manager van de afdeling Dienstverlening is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij/zij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren. 2.De adviseur informatiemanagement van het cluster Personeel, Organisatie en Informatie is de beveiligingsbeheerder. 3.De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan. 4.De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het Directieteam en het college. Artikel3 1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met: gegevensbeheer basisadministratie; functioneel (applicatie)beheer basisadministratie; gegevensverwerking basisadministratie; het namens het college afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring. 2.De manager van het cluster Informatietechnoligie en Vastgoedinformatie wijst medewerkers aan die worden belast met: systeembeheer; functioneel beheer basisregistratie personen. Hoofdstuk2Het informatiebeheer Artikel4 De informatiebeheerder voorziet in: een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten; een jaarlijkse rapportage aan het college over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures; een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef; administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien; periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders; richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen. Artikel5 De informatiebeheerder adviseert het college als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten: persoonsinformatievoorziening; beveiliging; privacy; gegevenskwaliteit; personeelsaangelegenheden. Artikel6 De informatiebeheerder beslist: basisadministratie en basisregistratie personen; op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V; over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de toepassingssystemen op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen; op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch1 verkrijgen van gegevens; over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d. 1 Onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving). Artikel7 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de verordening en de Wet bescherming persoonsgegevens; de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd; dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de toepassingsystemen basisadministratie en basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie; de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd. Artikel8 De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan. Hoofdstuk3Het gegevensbeheer Artikel9 1.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie2; het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisadministratie; de communicatie met de afnemers en andere houders van basisadministraties over gegevensverwerking; het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisadministratie; het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisadministratie. 2 Het betreft hier de basisadministratie van Rheden. 2.De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing. Artikel10 De gegevensbeheerder voorziet in: de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet; controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen Artikel11 De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel (applicatie)beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie. Artikel12 Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit. Artikel13 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. Hoofdstuk4Het systeembeheer Artikel14 De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de toepassingssystemen. Artikel15 De systeembeheerder voorziet in: de fysieke beveiliging van de toepassingssystemen; een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld; de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van de toepassingssystemen; de beschikbaarheid van de toepassingssystemen overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel16 De systeembeheerder is bevoegd: direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van de toepassingssystemen of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder; aanwijzingen te geven over: beheer toepassingssystemen; beheer van bestanden; reconstructiemaatregelen. Artikel17 De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. Hoofdstuk5Het functioneel (applicatie)beheer basisadministratie Artikel18 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie voorziet in: een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan; de communicatie bij storingen in hard- en software; een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder; de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend; het testen en evalueren van nieuwe versies van het, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan; een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten; de voorlichting aan de alle in artikel 3.1 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder; de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend; de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde. Artikel19 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is verantwoordelijk voor: de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database; de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen; het beheer van de tabellen van de basisadministratie; het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel20 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is bevoegd: gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; over het gebruik van de basisadministratie gedragsregels op te stellen. Artikel21 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk. Artikel22 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd. Artikel23 De functioneel (applicatie)beheerder basisadministratie neemt deel aan: het overleg genoemd in artikel 4, onder e; het externe gebruikersoverleg. Hoofdstuk6Het functioneel (applicatie)beheer basisregistratie personen Artikel24 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen voorziet in: de communicatie bij storingen in hard- en software; een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; de toekenning van de autorisatieniveaus voor raadplegers van de basisregistratie personen, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder; de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend; het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan; een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder g genoemde problemen en klachten; de voorlichting aan de onder c genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder; de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde. Artikel25 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is verantwoordelijk voor: de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database; de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen; het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen; het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel26 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is bevoegd: het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen. Artikel27 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk. Artikel28 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd. Artikel29 De functioneel (applicatie)beheerder basisregistratie personen neemt deel aan: het overleg genoemd in artikel 4, onder e; het externe gebruikersoverleg. Hoofdstuk7Het privacybeheer Artikel30 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling; het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel31 De privacybeheerder voorziet in: de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage); de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van artikel 102 lid 2; de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens; de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens; de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden. Artikel32 De privacybeheerder is bevoegd: op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel33 De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn. Hoofdstuk8De gegevensverwerking Artikel34 De gegevensverwerkers voorzien in: het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel (applicatie)beheerder geautoriseerd; het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt; de behandeling van mutaties; de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking; de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten; de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven; de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen; de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van: wijziging van het naamgebruik; vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de basisadministratie; de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een: 1e inschrijving in de basisadministratie; een vervolginschrijving uit het buitenland. Artikel35 De gegevensverwerkers: beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 23 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien; beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer; stellen afnemers in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel. Hoofdstuk9Het beveiligingsbeheer Artikel36 De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan. Artikel37 De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van alle afdelingen adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan. Artikel38 De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat: beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd; de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd. Artikel39 De beveiligingsbeheerder adviseert het college rechtstreeks als verantwoordelijke van de basisregistratie personen over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien. Artikel40 De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer. Hoofdstuk10Overige bepalingen Artikel41 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen alsmede voor de in de basisadministratie opgenomen aangehaakte gegevens. Artikel42 De Beheerregeling GBA 2009 van 26 januari 2009 wordt ingetrokken. Artikel43 Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie. Artikel44 Deze regeling kan worden aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen 2011. Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2011. De Steeg, 16 december 2011Burgemeester en wethouders voornoemd,burgemeester.secretaris.