Verordening betreffende de regeling van de zorg door het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de informatie van de gemeentelijke

Verordening betreffende de regeling van de zorg door het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de informatie van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Littenseradiel 2012)De raad van de gemeente Littenseradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 december 2011; gelet op de artikel 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de Verordening betreffende de regeling van de zorg door het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de informatie van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Littenseradiel 2012) Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: wet: de Archiefwet 1995; college: het college van burgemeester en wethouders; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; informatie: de in artikel 1, onder c, Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen plaats; archiefruimte: de ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: het systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; ordeningsstructuur: het systeem van ordening van informatie of informatiebestanddelen binnen een (deel van een) archief. Hoofdstuk2De zorg van het college voor de informatie Artikel2 Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet en van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel4 Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatie. Artikel5 1.Het college draagt zorg voor de vervaardiging en bewaring van informatie op zodanige wijze, dat het behoud van deze informatie voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is ook van toepassing op de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie kan worden aangenomen dat deze voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Artikel6 Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om kosten, verbonden aan de zorg voor informatie, te kunnen dekken. Artikel7 Het college stelt voorschriften vast voor het beheer van informatie van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht. Artikel8 Het college doet tenminste één keer per twee jaar verslag aan de gemeenteraad omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk3Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9 De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat informatie, die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht, wordt beheerd overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels en voorschriften. Artikel10 De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 1.De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk is en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen. 2.De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, heeft toegang tot de informatie en de ruimten waarin deze zich bevindt, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie en de ruimten waarin deze zich bevindt. Artikel12 De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, en, als hij dit noodzakelijk vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13 De beheerder vraagt schriftelijk toestemming aan de gemeentesecretaris en doet tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, en; voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningsstructuur. Artikel14 De gemeentesecretaris doet één keer per twee jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel15 Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 1 januari

1. De Archiefverordening Littenseradiel 1997 van 24 maart 1997 wordt op de in het eerste lid bedoelde datum ingetrokken. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Littenseradiel
2. Wommels, 23 januari 2012 De raad voornoemd, , de voorzitter , de griffier Algemene toelichting De Archiefverordening gemeente Littenseradiel 2012 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
3. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de informatie van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren, maar ook op audiovisuele en digitale informatie. Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit
4. Hoofdstuk 3 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet. Het toezicht op het beheer van de informatie, die niet naar een archiefbewaarplaats is overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 bij de gemeentesecretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Deze verordening is aangepast aan de wettelijke regelingen ten aanzien van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden die met ingang van 8 maart 2006 in werking zijn getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentesecretaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer Littenseradiel
5. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling (Staatscourant nr. 70 d.d. 6 januari 2010) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De voorschriften tot aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Littenseradiel 2012 op grond van artikel
6. Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onvolledig. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft in voorkomende gevallen als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Littenseradiel
7. Artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste twee keer wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 9 Op grond van artikel 32 van de huidige Archiefwet is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de bewaring en opslag van informatie, voor zo ver dat nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze functionaris dient er op toe te zien dat de informatie wordt geordend en opgeslagen overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke voorschriften. De gemeente Littenseradiel kent geen gemeentearchivaris. Bij het ontbreken van een dergelijke functionaris wordt die taak toegerekend aan de gemeentesecretaris. Zie artikel 32, eerste lid, Archiefwet. Zie eveneens in de Algemene toelichting hetgeen over hoofdstuk 3 geschreven is. Artikel 11 Met de ruime betekenis van informatie hebben sommige begrippen een andere, ruimere inhoud gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13 Slechts die aspecten van de uitoefening van het toezicht op het informatiebeheer worden hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burgers tot gevolg zouden hebben. Artikel 14 De verslaglegging door de gemeentesecretaris is de basis voor de verantwoording van het college aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 8.