Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht (Woensdrecht)

Organisatieregeling van de gemeente WoensdrechtBurgemeester en wethouders van Woensdrecht; Overwegende, dat het college bevoegd is inzake het vastleggen van de structuur, verantwoordelijkheden en de werkwijze van de ambtelijke organisatie in een regeling. Gelet op het advies van de ondernemingsraad d.d. Gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en artikel 13 lid a en b van de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; B E S L U I T E N: Vast te stellen de ‘Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht’ welke luidt als volgt: Hoofdstuk1Begripsomschrijvingen Artikel1Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: · Afdeling: een organisatie onderdeel als Organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie.; De afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd die als integraal manager optreedt. · Afdelingsplan: Integraal werkplan met een looptijd van een jaar waarin de planning, prioriteitsstelling en de verdeling van middelen naar de te leveren producten/diensten onderverdeeld per team worden vastgesteld, alsmede de activiteiten op het terrein van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering binnen de gegeven concernbrede en bestuurlijke kaders (zoals o.a. het organisatieplan, het collegewerkprogramma en de programmabegroting en de productenraming). · Ambtelijke organisatie: het personeel en zijn taken en het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de werkprocessen binnen het ambtelijke apparaat. · Budgethouder: medewerker van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten. · Integraal management: het behalen van de afgesproken resultaten met de beschikbare middelen binnen de vastgestelde kaders: personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting, inclusief de uitvoeringsorganisatie. Integraal management is opgedragen aan de integraal manager. Deze legt aan het college verantwoording af voor het gebruik van deze middelen en het behalen van de resultaten. · Integraal middelenbeleid: beleid ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. · Leidinggeven: het richting geven aan de activiteiten van functionarissen die hiërarchisch direct of indirect ondergeschikt zijn, of zich in een situatie bevinden die daarmee vergelijkbaar is, zulks blijkende uit deze regeling alsmede uit het vastgestelde functieboek. · Managementteam: het orgaan bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter) en de afdelingshoofden. · Overlegvorm: een structureel overleg binnen de organisatie om tot een goede afstemming van de werkzaamheden te komen. · Planning & Control: instrumentarium in het kader van bedrijfsmatig werken met betrekking tot het sturen van de organisatie, het plannen en beheersen van de uitvoering, het afleggen van verantwoording en het toezicht hierop. · Stafafdeling: de organisatorische eenheid die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris is geplaatst. · Sturing: het regelen en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden. · Team: een eenheid op een functioneel deelgebied met een samenhangend takenpakket binnen een afdeling. · Teamleider: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd functioneel sturing geeft aan een team. Hoofdstuk2De structuur van de ambtelijke organisatie Artikel2Hoofdfuncties In de ambtelijke organisatie worden de volgende leidinggevende (hiërarchische) functies onderscheiden: a. de gemeentesecretaris b. het afdelingshoofd Artikel3Inrichting van de ambtelijke organisatie 1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie in de functie van algemeen directeur. 2De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:

1. Staf
2. Afdeling publiekszaken (PZ)
3. Afdeling beleid en planvorming (BPV)
4. Afdeling beheer collectieve voorzieningen (BCV)
5. Afdeling interne dienstverlening (ID) 3Het college van burgemeester en wethouders besluit op voorstel van de gemeentesecretaris over wijzigingen in de structuur van en/of binnen één of meer afdeling(en). Vooraf zal er, voor zover van toepassing, overleg zijn over deze wijzigingen met het verantwoordelijk afdelingshoofd, het Managementteam en de Ondernemingsraad. Artikel4De afdelingen 1De afdelingen zijn onderverdeeld in teams. Het college stelt de /indeling vast. 2Het college stelt de taken c.q. opdrachten voor de afdelingen vast. Hoofdstuk3De functionarissen Artikel5De functionarissen 1De medewerkers hebben een eigen verantwoordelijkheid die tot uitdrukking komt in algemene principes, de taken en bevoegdheden en de verantwoordelijkheden zoals omschreven in het functieboek 5 januari
6. 2Medewerkers kunnen worden aangewezen als bestuursorgaan voor zover de wet dit vordert. De uitgangspunten van deze regeling zijn daarbij van kracht. Medewerkers blijven ook bij de uitoefening van deze taken gehouden aan de uitgangspunten van deze regeling. Artikel6Vervanging 1De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de locosecretaris. 2Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een door de secretaris aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een besluit. 3De teamleider wordt bij afwezigheid vervangen door de door het afdelingshoofd aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een vervangingsschema. Hoofdstuk4Taken en bevoegdheden Artikel7Taken en bevoegdheden 1Taken en bevoegdheden worden op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn. 2Het college, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd, een teamleider of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen/hem besluiten te nemen of stukken te ondertekenen of op te treden als zelfstandig bestuursorgaan. 3Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het actueel houden van de mandaterings- en delegatiebesluiten en pleegt hierover overleg met de teamleiders. 4Delegatie en mandaat c.q. aanwijzing als bestuursorgaan dienen schriftelijk te geschieden. Hierbij dient rekening te worden gehouden met functiescheiding. Hoofdstuk5Budgethouderschap Artikel8Budgettoedeling en begrotingsuitvoering 1Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en de daarin opgenomen investeringen stelt het college de themaraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de per thema opgenomen producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen. 2Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de themaraming, maken de afdelingshoofden in overleg met de secretaris/algemeen directeur voor hun afdeling een afdelingsplan. De producten met de bijbehorende budgetten en de investeringen met bijbehorende kredieten maken deel uit van het afdelingsplan. 3In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, resultaten en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven. 4Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het college. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap. Artikel9Budgetbevoegdheden en plichten 1Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan. 2Een budgethouder informeert tijdig aan de financieel adviseur over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten en onderneemt de noodzakelijke maatregelen ter correctie rekening houdend met de bepalingen in artikel
7. De maatregelen worden vastgelegd in een begrotingswijziging. 3Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college. 4De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente. Artikel10Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen 1Door het college in de themaraming vastgestelde budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het thema van het desbetreffende programma van de programmabegroting tegenover staat. Daarnaast mag de compensatie niet ten koste gaan van het beleid binnen het betreffende thema. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende thema van het programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen. 2Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen. 3Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten binnen het thema van het desbetreffende programma en investeringskredieten. Deze meevallers mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen binnen het thema van een programma. 4Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen. 5De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de bestuursrapportages aan het college voorgelegd. 6Overschrijding van de lasten van thema’s binnen een programma uit de programmabegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college. Het totaal van de lasten en baten per programma mag daarbij niet worden overschreden. 7Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor beleidsintensiveringen worden aan het college voorgelegd. Artikel11Verantwoording en décharge 1Iedere afdeling legt bij de bestuursrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan het hoofd van de afdeling Interne Dienstverlening. 2Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, betekent de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Dit alles onder voorbehoud van later gebleken onrechtmatigheden. Dit is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag. Hoofdstuk6Overlegvormen Artikel12Managementteam 1Het managementteam vergadert in de regel 1 maal per week. Wanneer hiertoe aanleiding bestaat kan hiervan worden afgeweken. 2De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor verslaglegging. 3Het management team kan indien gewenst een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Functionarissen kunnen ook op eigen initiatief, na instemming van het managementteam, in de vergadering aansluiten. 4Het managementteam is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de vertaling van bestuurlijke wensen naar ambtelijke activiteiten en voor de onderlinge afstemming tussen de afdelingen. 5Taken van het managementteam zijn onder meer: afstemmen en overleg plegen over met name die beleidsdoeleinden die afdelingsoverstijgend zijn en het daarbij zo nodig aangeven van het primaatschap; coördineren en bewaken van de voortgang van de uitvoering van beleidsdoeleinden op hoofdlijnen; stimuleren en bewaken van een effectief en efficiënt functioneren van de ambtelijke organisatie, gericht op samenwerking; ontwikkelen van een algemeen middelenbeleid; ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan een doorzichtige, cliëntgerichte en doelmatig functionerende organisatie, uitgaande van een effectieve, politieke sturing en een zo groot mogelijke betrokkenheid van de ambtenaren; integrale afstemming van de voorbereiding en uitvoering van beleid. 6Aan het managementteam kunnen bevoegdheden gemandateerd worden. Artikel13Overleg college - managementteam 1Naast het voornoemde overleg vindt in beginsel één keer per twee weken afstemmingsoverleg plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en het managementteam, ter bespreking van ontwikkelingen, lopende en nieuwe activiteiten. 2Naast het voornoemde overleg vindt in beginsel één keer in de twee weken structureel overleg plaats tussen de individuele portefeuillehouders en de afdelingshoofden, ter bespreking van lopende en nieuwe activiteiten. Artikel14Werkoverleg Binnen afdelingen en teams is er werkoverleg. De vorm en inhoud van het werkoverleg worden afgestemd op de doelgroep en efficiënt vorm gegeven. Het college stelt terzake een regeling vast, waarop, indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht, andere overlegvormen kunnen worden toegevoegd. Artikel15Bestuursopdracht 1Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester geven, onder meer bij majeure en afdelingsoverstijgende ontwikkelingen, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie, indien dit door één of meerdere bestuursorganen van de gemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) of het managementteam gewenst wordt geacht. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'. 2De gemeentesecretaris draagt zorg voor de voorbereiding, afstemming en bewaking van de voortgang van de bestuursopdrachten. 3Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester kunnen nadere regels stellen voor de wijze van voorbereiding en uitwerking van een bestuursopdracht. Artikel16Uitvoering bestuursopdracht 1Na vaststelling van een bestuursopdracht ziet de gemeentesecretaris toe op de uitvoering daarvan. 2Tenzij in de bestuursopdracht anders wordt bepaald, wordt de aangelegenheid voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort. 3Indien een aangelegenheid waarvoor een bestuursopdracht wordt gegeven zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt adviseert de gemeentesecretaris aan burgemeester en wethouders respectievelijk burgemeester welk(e) afdelingshoofd(en) of derden lopende het project verantwoordelijk is c.q. zijn voor de verdere voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang. Artikel17Projectmatig werken 1Burgemeester en wethouders kunnen een stuurgroep en/of projectgroep instellen of inrichten. De benoeming, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden in de bestuursopdracht geregeld. 2Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van projectmatig werken. 3Daar waar er sprake is van een project dat zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wordt in de bestuursopdracht bepaald waar het primaat ligt. Hoofdstuk7Slotbepalingen Artikel18 1In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, treffen burgemeester en wethouders de gewenst geachte voorzieningen. 2Deze verordening treedt onmiddellijk in werking na vaststelling door het college. 3Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling 2011 gemeente Woensdrecht’. 4Bij in werking treding van deze verordening vervalt de Organisatieverordening gemeente Woensdrecht
8. Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 mei 2012.Burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, de burgemeester,A.P.E. Baart MBA M.A. FränzelBesluit inzake inrichting afdelingen in teams1 Het college van burgemeester en wethouders; Gehoord het advies van de ondernemingsraad d.d. Gelet op artikel 4, lid 1 en 2 van de organisatieregeling 2011 Woensdrecht. Overwegende, dat de inrichting van afdelingen en teams om dynamiek vraagt in de besluitvorming vanwege ontwikkelingen op het gebied van regionalisering en doorontwikkeling van de organisatie. Dat de vigerende organisatieverordening spreekt over afdelingen en teams en die beschrijving in dit besluit is overgenomen. B E S L U I T: Vast te stellen het navolgende besluit tot inrichting en taaktoedeling van de afdelingen en teams:
9. De afdelingen worden functioneel onderverdeeld in teams en wel als volgt:
10. Stafafdeling Geen teams
11. Afdeling Publiekszaken · team frontoffice;· team vergunningen en WMO.De navolgende taakvelden vallen rechtstreeks onderde aansturing van het afdelingshoofd:· burgerzaken;· leerplicht;· leerlingenvervoer en subsidies.
12. Afdeling Beleid en Planvorming · team ruimte;· team welzijn;De projectleiders vallen rechtstreeks onder deaansturing van het afdelingshoofd.
13. Afdeling Beheer Collectieve Voorzieningen · team beheer en handhaving;· team wijkoverstijgend beheer;· wijk- en dorpsbeheer.
14. Afdeling Interne Dienstverlening · team advies;· team service.
15. De afdelingen zijn op hoofdlijnen belast met de navolgende taken, die in het organisatieplan, de afdelingsplannen en het functieboek nader worden uitgewerkt:
16. Stafafdeling · Ondersteunt en adviseert het college vanburgemeester en wethouders zowel als hetmanagementteam in de strategische vraagstukkendie in de bestuurlijke en organisatorische contextaan de orde zijn.· Is verantwoordelijk voor planning en controlinstrumenten,kwaliteitssysteem enadministratieve organisatie interne control en hetontwikkelen en analyseren van strategischescenario's.
17. Afdeling Publiekszaken De opdracht van de afdeling Publiekszaken is devraag van de burger zo goed mogelijk identificerenen conform de wensen van die burger, wettelijkeeisen, beleid en plannen diensten te verlenen en deafhandeling daarvan adequaat te bewaken.
18. Afdeling Beleid en Planvorming De opdracht van de afdeling Beleid en Planvormingis de vraag van het bestuur zo goed mogelijkidentificeren en conform de wensen van dat bestuurhoofdzakelijk beleid en plannen tot stand te brengen.
19. Afdeling Beheer Collectieve Voorzieningen · De opdracht van de afdeling Beheer CollectieveVoorzieningen is zo efficiënt als mogelijk gevolggeven aan de vraag van het bestuur (veelalvertaald in uitvoeringsplannen) met betrekking tothet beheer en onderhoud van de collectievevoorzieningen binnen de vastgelegde kaders.· Voortzetting van de wensen van het bestuur ophet gebied van de integrale handhaving
20. Afdeling Interne Dienstverlening De opdracht van de afdeling Interne Dienstverleningis het geven van advies, het uitvoeren van controltaken en het verrichten vanondersteuning/servicetaken op het gebied vanbedrijfsvoering. Aldus vastgesteld door het college op 17 januari 2012.